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摘要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性與日俱增,這意味著人們對(duì)檔案管理提出了新的要求。檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分,不僅種類繁多,而且數(shù)量眾多,傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。在當(dāng)今信息時(shí)代,企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),將信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中,才能有效提高檔案管理質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案的作用,以此來促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。文章探討了新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略。
關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;信息建設(shè)
對(duì)于檔案來說,是記錄各種信息的活動(dòng),而對(duì)企業(yè)來講,是記錄企業(yè)發(fā)展的歷程的,檔案管理是需要綜合性的工作,所以在管理的過程中,會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。為了能夠有效將企業(yè)檔案管理進(jìn)行改善,信息化檔案管理建設(shè)成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要方向,所以企業(yè)需要不斷創(chuàng)新檔案管理的方法,充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案的建設(shè),以此來提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
1信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)
(1)提升企業(yè)的工作效率。隨著信息時(shí)代的發(fā)展,無論在生活中還是企業(yè)當(dāng)中,都需要使用大量的信息數(shù)據(jù)。在利用信息化進(jìn)行檔案管理的過程中,信息化能夠從數(shù)據(jù)庫(kù)快速將數(shù)據(jù)與信息提取出來,并且能夠篩選出不符合數(shù)據(jù)的信息,這樣一來,不僅能夠有效提高企業(yè)的工作效率,還能夠有效避免出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。在信息化檔案建設(shè)管理的過程中,信息化檔案建設(shè)管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案,人工進(jìn)行檔案管理消耗大量的人力和物力,所以,信息化檔案管理解決了這一問題,信息化檔案管理能夠?qū)⑺@取的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存,并且在查找的過程中,省去大量的時(shí)間,由于信息化的普及,企業(yè)在查找信息數(shù)據(jù)時(shí),能夠快速查找出所需要的信息,因此,對(duì)于信息化檔案管理,能夠有效提高工作效率并延長(zhǎng)檔案的使用壽命,以此來提升企業(yè)的工作效率。(2)信息化檔案管理儲(chǔ)存的優(yōu)勢(shì)。在企業(yè)檔案管理的過程中,由于部分企業(yè)在使用檔案管理的過程中,仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,這樣不僅會(huì)造成大量的人力和物力消耗,并且工作效率也沒有顯著提升。為了能夠有效改善這種情況,企業(yè)在檔案管理儲(chǔ)存的過程中,可以充分利用信息化進(jìn)行檔案管理,有效避免傳統(tǒng)檔案管理所出現(xiàn)的問題,能夠快速查找出所需要的內(nèi)容,并擁有大量的儲(chǔ)存空間,進(jìn)而有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的空間需求。
2新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性
企業(yè)在日常管理過程中,工作內(nèi)容繁多,且類型復(fù)雜。其中,檔案管理是極為關(guān)鍵的部分,與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和日常業(yè)務(wù)的有序開展息息相關(guān)。特別是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展和普及之前,企業(yè)的檔案管理工作模式相對(duì)單一化。紙質(zhì)材料通常用作載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容。然而,由于紙張材料自身的特性,在保存過程中存在著一定的缺點(diǎn)和不足。紙張易受環(huán)境條件的影響,一旦受潮便會(huì)慢慢腐爛和褪色,字跡變得模糊,且紙張容易受損,這增加了工作人員的管理難度。其次,紙張材料相對(duì)脆弱,如果受損就很難修復(fù)。對(duì)于有價(jià)值的檔案信息資料,一旦遭到破壞,將造成不可估量的損失。因此,信息化檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義,通過現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段,將檔案信息存儲(chǔ)和備份到計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中,這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后,檔案管理包含許多復(fù)雜多樣的內(nèi)容,用傳統(tǒng)的保存方法如果經(jīng)常反復(fù)地查看和翻閱,這樣便很容易造成紙張破損,或者丟失。紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料,管理工作量大,如果檔案中的信息太多,分類肯定會(huì)更加繁瑣,在查找的過程中會(huì)出現(xiàn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。而將信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)平臺(tái)當(dāng)中,并對(duì)其進(jìn)行備份和歸類保存,在需要時(shí),便可通過檢索功能快速查找到相關(guān)信息數(shù)據(jù)和檔案資料,以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提高企業(yè)檔案管理的工作效率,塑造良好的部門形象,為企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。
3企業(yè)信息化檔案管理所存在的問題
(1)檔案管理并未融入信息化。隨著企業(yè)的快速發(fā)展,企業(yè)并未根據(jù)檔案管理進(jìn)行深入地研究及改革,導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在著較多問題。在檔案管理的過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案亂儲(chǔ)存的問題,由于檔案管理的機(jī)制并未完善,所以企業(yè)在檔案管理的過程中,會(huì)不知如何下手,為了能夠有效解決這一問題,企業(yè)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化進(jìn)行改革,并對(duì)比較重要的檔案進(jìn)行深入分析,如果檔案中存在著殘缺,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行完善,將所需要的和有價(jià)值的信息進(jìn)行快速儲(chǔ)存,避免出現(xiàn)重要的信息丟失等情況。企業(yè)在目前的檔案管理過程中仍然存在著較大問題,并沒有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展制定合理的檔案管理制度,導(dǎo)致檔案管理的制度相對(duì)于落后,在出現(xiàn)檔案的問題時(shí),不能夠及時(shí)解決,這對(duì)于企業(yè)來講影響是非常大的,長(zhǎng)此以往,導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率未有明顯提升。(2)檔案管理的效率。在企業(yè)檔案管理的過程中,由于部分企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性,所以,在檔案管理的過程中,未能融入信息化檔案管理,信息化檔案管理是需要與部門進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的,這樣才能提高檔案管理的效率以及準(zhǔn)確性。但常常有部分企業(yè)為了省去時(shí)間,未能和部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),導(dǎo)致在查找信息數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)較多問題。由于企業(yè)的快速發(fā)展,大量的信息撲面而來,如果各部門沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào),會(huì)嚴(yán)重影響檔案搜索的效率,阻礙企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。如果想要將企業(yè)的檔案效率提升,先要將各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一,如檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性,在統(tǒng)一后無論是查找資料還是工作效率都會(huì)得到相應(yīng)的提升。(3)信息化檔案建設(shè)未充分利用。在企業(yè)發(fā)展的過程中,由于有部分企業(yè)對(duì)信息化檔案管理產(chǎn)生抗拒,所以,在企業(yè)檔案管理中,沒有利用信息化檔案管理,這不僅對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響,并且還會(huì)消耗大量的人力和物力,所以,企業(yè)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化,制定合理的信息檔案管理制度,充分利用信息化檔案建設(shè),避免出現(xiàn)在急需查找檔案信息時(shí)出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象,造成檔案信息的偏差,從而不利于企業(yè)的發(fā)展。所以企業(yè)在使用信息化檔案管理建設(shè)時(shí),企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展,制定出合理的信息化檔案管理方案,這樣不僅能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率,還能將比較重要的檔案信息進(jìn)行妥善保存,避免在管理的過程中出現(xiàn)信息泄漏等情況。(4)管理機(jī)制不完善。企業(yè)所涉及的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣化,會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息,因此,檔案管理工作至關(guān)重要,屬于系統(tǒng)性的工作。由于部分企業(yè)缺乏對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知和了解,并未配備一些硬件、軟件設(shè)備,信息化檔案管理水平較低,無法高效有序地進(jìn)行信息化建設(shè)工作。產(chǎn)生這些問題的根本原因是企業(yè)沒有結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理機(jī)制。此外,管理手段和方法相對(duì)落后,使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作步履維艱,無法全面有效開展。雖然由于各種因素的影響,部分企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和作用,但在信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用中仍存在許多問題,如缺乏完善的規(guī)范化管理體系,特別是對(duì)于部分原始資料信息的歸檔保存,缺乏科學(xué)合理的操作指導(dǎo)。此外,部分企業(yè)在建立檔案管理信息系統(tǒng)與平臺(tái)之后,檔案檢索流程并未得到簡(jiǎn)化,使得檔案檢索依然比較復(fù)雜,檔案信息資料也無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享,從而導(dǎo)致管理效率較低。(5)專業(yè)人才匱乏。在企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)的過程中,由于企業(yè)的專業(yè)人才匱乏,所以在管理的過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題,企業(yè)在招募專業(yè)人才時(shí),要根據(jù)管理人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行評(píng)估,是否對(duì)檔案管理有一定的認(rèn)識(shí),企業(yè)可以根據(jù)自身的需求,對(duì)管理人員進(jìn)行招募。企業(yè)檔案管理人員如果沒有掌握相應(yīng)的檔案儲(chǔ)存方法以及處理能力的話,在工作中就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的差錯(cuò),導(dǎo)致企業(yè)檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。
4根據(jù)企業(yè)所需檔案管理制度制定合理的措施
(1)根據(jù)企業(yè)檔案管理制定合理的規(guī)劃。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,企業(yè)首先要制定合理的規(guī)劃,并將所涉及的范圍和檔案的內(nèi)容進(jìn)行綜合分析,根據(jù)所需要的管理制度制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。在企業(yè)發(fā)展過程中,只有通過合理的信息化建設(shè),才能充分提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中,需要做好部門之間的協(xié)調(diào),并將軟硬件做到最好,在管理的過程中,如果發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)插時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理,才能有效避免問題的發(fā)生。(2)充分利用信息化檔案管理。企業(yè)在日常的管理中,需要所儲(chǔ)存的資料先以數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存,并將各種紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,對(duì)于較為重要的文件,可以以密碼的形式進(jìn)行儲(chǔ)存,避免出現(xiàn)丟失等情況。如果想要查找信息的話,可以在網(wǎng)上進(jìn)行查詢,這樣一來,能夠快速查找出所需要的資料,以此來提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。(3)創(chuàng)新管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)逐漸滲透到人們生活的各個(gè)方面,給人們帶來了極大的便捷,同時(shí)也改變了人們的生活方式。企業(yè)的管理人員必須高度重視檔案信息建設(shè)工作,積極創(chuàng)新和更新管理理念??梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手:首先,要全面貫徹“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與發(fā)展趨勢(shì),通過定期培訓(xùn),不斷提升管理工作人員的信息技術(shù)操作能力與熟悉度,優(yōu)化操作流程。要讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì),全面掌握當(dāng)前新形勢(shì)下檔案管理工作的核心要點(diǎn),努力突破傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的局限與不足,充分運(yùn)用信息技術(shù),對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行全面有效整合。其次,相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)起到表率作用,積極借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)手段,可通過講座、會(huì)議、培訓(xùn)等方式,不斷提升工作人員的重視程度,并學(xué)會(huì)積極適應(yīng)新的發(fā)展潮流,迎接全新的挑戰(zhàn),營(yíng)造良好的信息化管理氛圍。
5總結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的快速進(jìn)步,企業(yè)在管理的過程中還經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題,尤其是檔案管理,由于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)腐蝕或丟失的情況,信息化檔案管理可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案,并能夠及時(shí)儲(chǔ)存,這樣一來,不僅能夠提高企業(yè)檔案儲(chǔ)存的效率,還能夠提升企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
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作者:楊暉 單位:連云港市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心
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