煙草企業(yè)檔案管理信息化實施路徑探析
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檔案作為煙草企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的“忠實記錄者”，反映并記錄著煙草企業(yè)的發(fā)展歷程。煙草企業(yè)的各類檔案具有顯著的文化特征，在煙草企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著承前啟后的作用。一些煙草企業(yè)客觀上由于煙草企業(yè)本身成立時間較短、檔案整體數(shù)量也較少，造成檔案管理不完善且門類涵蓋不齊全的問題。與此同時，由于煙草企業(yè)對檔案管理工作的重要性認識不足，沒有充分認識到加強煙草企業(yè)檔案管理對提升煙草企業(yè)基礎(chǔ)管理水平方面的歷史和現(xiàn)實價值，也直接影響到了煙草企業(yè)檔案管理工作整體水平的提升。有的煙草企業(yè)經(jīng)歷了技改或搬遷，很多文件檔案、影像檔案和實物檔案都面臨散落或遺失的風險，亟待進行搶救式整理保護，加強檔案管理工作已迫在眉睫。只有立足煙草企業(yè)發(fā)展實際，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，變“死檔案”為“活資源”，實現(xiàn)檔案的科學管理，全面促進信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的相互融合和相互促進，才能推進煙草企業(yè)檔案管理信息化和現(xiàn)代化。基于此，本篇文章對煙草企業(yè)檔案管理信息化實施路徑進行研究，以供參考。作為煙草企業(yè)經(jīng)營管理中的基礎(chǔ)性建設(shè)內(nèi)容，煙草企業(yè)檔案對煙草企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，但就當前煙草企業(yè)檔案建設(shè)、管理的現(xiàn)狀來看，仍然存在諸多不足。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要目的在于使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，依據(jù)現(xiàn)代化管理思想，健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理利用流程，整合煙草企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的各項信息資源，為煙草企業(yè)各項工作提供信息支持。因此，檔案信息化建設(shè)不僅是煙草企業(yè)當前的重要任務(wù)，而且是煙草企業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。
一、相關(guān)概述
（一）煙草企業(yè)加強檔案管理意義
煙草企業(yè)檔案能夠真實地反映出煙草企業(yè)各個項目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是煙草企業(yè)中的一份信息資料，是組成煙草企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是煙草企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著煙草企業(yè)人力資源的細節(jié)性信息，從而讓煙草企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應(yīng)的獎懲措施，保障煙草企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助煙草企業(yè)增強知識儲備和技術(shù)儲備，保障知識產(chǎn)權(quán)與煙草企業(yè)機密，為煙草企業(yè)未來的發(fā)展提供強有力的后勤保障。同時，好的煙草企業(yè)檔案管理可以幫助煙草企業(yè)在未來的發(fā)展中具備抵御風險的能力，在法律糾紛當中提供重要憑證與依據(jù)，保護煙草企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，煙草企業(yè)檔案管理還能夠幫助煙草企業(yè)建立自身煙草企業(yè)文化，通過檔案資料向員工展示煙草企業(yè)發(fā)展歷程，增強員工對煙草企業(yè)的歸屬感及認同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高煙草企業(yè)形象。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的意義
其一，方便檔案整理和共享檔案信息。檔案管理信息化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉(zhuǎn)向信息采集、信息管理和信息服務(wù)，更能科學管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為煙草企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。例如：一些部門要查看、借閱檔案，通常要經(jīng)過比較復雜的程序：部門審批、領(lǐng)導批準、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門，但如檔案實行信息化和信息化管理，通過局域網(wǎng)可實現(xiàn)檔案的共享，高效而又便捷。其二，網(wǎng)絡(luò)管理方便信息調(diào)取。為實現(xiàn)各區(qū)域部門資源共享，我國大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)建立了適用于其內(nèi)部工作開展的局域網(wǎng)絡(luò)。工作人員將檔案信息輸入計算機系統(tǒng)后，各部門就能通過單位內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)和密碼驗證，直接進入檔案數(shù)據(jù)庫進行查閱和調(diào)取，不僅節(jié)約了檔案調(diào)取的時間，也減輕了工作人員的負擔，提高了各部門的工作效率
二、煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理人員缺乏、專業(yè)能力不足
煙草行業(yè)的檔案管理專職人員匱乏，目前，煙草企業(yè)基本都是以兼職檔案管理人員為主，兼職人員的檔案管理主動意識不強，這是煙草企業(yè)檔案管理工作面臨的主要困難之一。由于兼職檔案管理員基本沒有經(jīng)過專業(yè)學習和系統(tǒng)培訓，解讀國家及行業(yè)檔案法規(guī)制度只能依靠臨時的檔案專業(yè)培訓或自學為主。由于缺乏學習的動力，檔案管理員自身專業(yè)化能力不足，已經(jīng)成為提升煙草企業(yè)檔案管理水平的主要障礙和瓶頸。
（二）檔案管理制度和標準不完善
煙草企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息化管理制度與標準，導致組織與規(guī)劃能力嚴重不足，進而影響到其他方面的信息化建設(shè)工作。一方面，由于煙草企業(yè)管理層對檔案信息化建設(shè)工作的重視不足，導致檔案管理的規(guī)定與制度形同虛設(shè)，缺乏實際約束力與執(zhí)行力。另一方面，關(guān)于檔案管理的各項細節(jié)工作沒有相關(guān)規(guī)定與執(zhí)行標準，對各項管理流程中的問題沒有及時解決，導致在具體開展工作時缺乏科學合理的制度標準依據(jù)。另外，對各項檔案管理工作職責與權(quán)限確定均不明確，因此檔案管理工作很難達到高度的協(xié)同統(tǒng)一。除此之外，煙草企業(yè)在檔案管理工作方面的監(jiān)督與懲罰機制不完善，缺乏科學有效的監(jiān)督制度，對檔案管理人員也沒有設(shè)置相應(yīng)的獎懲制度，導致人員在實際工作中隨意性較強，積極性不高，進而致使檔案建設(shè)與管理工作整體質(zhì)量不高。
（三）煙草企業(yè)缺乏對檔案管理工作的重視
在日常檔案管理工作中，部分煙草企業(yè)管理者抱有陳舊的管理觀念，視檔案管理工作為簡單的紙質(zhì)文件的收集、整理和保管。而沒有從更高的維度和更適應(yīng)現(xiàn)代辦公理念的角度出發(fā)，看待煙草企業(yè)的檔案管理工作，使得管理者管理意識較為淡薄，導致很多資料不能進行及時有效的收集、整理，因此造成工作中檔案資料的缺失。煙草企業(yè)為追求經(jīng)濟效益，缺少對檔案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用現(xiàn)有的辦公室人員兼職檔案管理員。在日常工作中，面對大量復雜工作或受時間等多種因素的影響，極有可能出現(xiàn)檔案資料收集、擺放不及時、不規(guī)范的現(xiàn)象，造成查閱資料困難，嚴重影響了辦公效率。
（四）檔案資源利用率較低
檔案是現(xiàn)代煙草企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，若能科學高效地運用檔案資源，可為煙草企業(yè)發(fā)展乃至整個社會的發(fā)展提供有效的信息。但目前許多煙草企業(yè)管理人員并沒有真正意識到檔案資源的價值，所以存在只重視檔案管理，但未能采取科學精準的手段運用檔案資源，檔案資源利用率較低，進而削弱了檔案資源的價值及作用。
（五）信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善
實現(xiàn)檔案管理信息化必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案信息化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對實現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對檔案信息化建設(shè)沒有深刻的認識，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴重影響了檔案信息化建設(shè)的進度。
三、煙草企業(yè)檔案管理信息化實施路徑研究
（一）加強檔案保密人才隊伍建設(shè)，提升保密素養(yǎng)
一是思想素質(zhì)，即思想作風要過硬，要有較強的責任感，要有強烈的保衛(wèi)國家利益的思想意識和責任心。二是加強對檔案管理人員的培訓，通過定期學習，集中培訓，把保密學習納入日常的業(yè)務(wù)學習范圍，使保密學習常態(tài)化、規(guī)范化，熟練掌握檔案管理相關(guān)保密知識，提升檔案管理人員保密知識和保密意識。三是加強人員保密技術(shù)的學習，配備齊全必要的技防設(shè)備，加強網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)學習應(yīng)用，掌握防范設(shè)備的使用，做到防患于未然。
（二）完善檔案信息化管理制度體系
就檔案信息化建設(shè)工作而言，制定統(tǒng)一化、標準化的管理制度體系是搞好信息化管理工作的前提和基礎(chǔ)。當煙草企業(yè)缺乏統(tǒng)一的管理制度與建設(shè)標準時就無法實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的整合與共享，檔案信息化建設(shè)工作缺乏制度標準支持則會導致管理工作混亂。因此，煙草企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作初期就應(yīng)建立健全信息化建設(shè)的標準與制度體系，并在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)嚴格遵循相關(guān)的制度標準，制定科學合理的建設(shè)案，確保檔案信息化建設(shè)工作高效開展。
（三）轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，增強信息化管理意識
首先，轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想意識上真正認識到檔案管理工作已進入信息化時代這一現(xiàn)實，充分重視檔案信息在現(xiàn)代辦公管理工作中的重要作用。從而，以觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)槠鯔C，加快煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。其次，加強檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和培訓工作。通過宣傳，加強煙草企業(yè)領(lǐng)導者對現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的重視，從而由上往下推動煙草企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進程。通過培訓工作，真正培養(yǎng)出一批具有信息化管理能力檔案管理人員，確保檔案信息化建設(shè)工作的最后一步落到實處。
（四）提高檔案資源的利用率
一方面，要做好檔案的保管工作，確保檔案的完整性，然后在此基礎(chǔ)上對檔案資源進行開發(fā)利用?？砂才艡n案管理人員主動開展檔案資源的調(diào)查研究，結(jié)合煙草企業(yè)發(fā)展的需求，并在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上進行檔案開發(fā)策略的調(diào)整，確保檔案信息資源得以進一步開發(fā)。另一方面，建立檔案信息反饋系統(tǒng)，可通過構(gòu)建信息網(wǎng)站，形成全面的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，讓檔案信息不再只是單向傳遞，而是雙向傳遞，為相關(guān)人員提供使用機會，提高檔案資源的利用率。
（五）加強檔案信息化建設(shè)
信息化水平是現(xiàn)代煙草企業(yè)檔案管理工作重要標志之一，煙草企業(yè)要重視檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)納入到煙草企業(yè)整體信息化建設(shè)規(guī)劃中，解放思想，加大資金投入，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，促使檔案管理信息化工作全面推開的同時，提升檔案管理的效率及服務(wù)質(zhì)量。除此之外，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一性的操作，應(yīng)實現(xiàn)檔案互聯(lián)互通，資源共享，重視高效率信息化軟件的利用，指導檔案管理人員科學合理操作，推動檔案管理程序化和智能化，從而提升檔案管理的效率。
（六）做好安全維護
互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的傳輸隨時面臨著安全風險的考驗。為了確保煙草企業(yè)檔案資源的安全傳輸，我們必須切實做好煙草企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全維護工作。從檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、調(diào)閱等幾個重要方面入手，構(gòu)建覆蓋煙草企業(yè)檔案管理整體網(wǎng)絡(luò)的安全維護體系，通過招投標形式選擇具備優(yōu)良資質(zhì)的技術(shù)外包服務(wù)單位，能夠依據(jù)煙草企業(yè)發(fā)展需求定期更新檔案服務(wù)系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)界面板塊的使用功能，升級系統(tǒng)安全防護補丁，充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息后臺備份，保障煙草企業(yè)檔案存儲安全。同時，按照密保等級嚴格劃分檔案閱覽權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門不得擅自閱覽無權(quán)限的檔案資源，檔案管理部門要將信息安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全防護等工作當作重點來抓，對重要文件進行加密處理，設(shè)定動態(tài)密鑰，實現(xiàn)煙草企業(yè)檔案傳輸全過程安全可控。
四、結(jié)語
煙草企業(yè)要切實糾正固守舊模式和老套路的檔案管理思想，敢于打破思維慣性和路徑依賴，堅決摒棄不合時宜的檔案管理觀念和做法，進一步推進檔案管理信息化建設(shè)進程，通過加強檔案信息化應(yīng)用，探索更加適合煙草行業(yè)的檔案管理新模式。借助信息化工具，通過提升檔案管理和服務(wù)效率，挖掘利用好煙草企業(yè)檔案的價值，才能為推動煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、提升煙草企業(yè)軟實力作出應(yīng)有的貢獻。
作者:楊茜 單位:云南省煙草公司曲靖市公司沾益分公司
