城建檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對策略探討

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一、城建檔案的重要作用

城建檔案主要是在城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展、管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、圖表等多種載體的文件資料,是建設(shè)工程的有機組成部分，承載著人們的城市建設(shè)構(gòu)想，是建筑技術(shù)、建設(shè)經(jīng)驗等智慧結(jié)晶，在城市發(fā)展和管理等過程中有不可替代的示范、參考、利用價值。

二、城建檔案管理的現(xiàn)狀

1.城建檔案形成單位檔案管理意識不強。在城建檔案形成過程中，一些建設(shè)單位習慣“重建設(shè)、輕檔案”，關(guān)注點都集中在實體建筑物上，對檔案工作并不重視，建設(shè)單位移交檔案也只是為了竣工備案和辦理產(chǎn)權(quán)證需要。因此，收集的檔案資料質(zhì)量不高是普遍存在的問題，制約了城建檔案管理部門管理工作的順利開展。

2.城建檔案管理人員大齡化嚴重。由于城建檔案管理工作本身的邊緣化，加之工作內(nèi)容單調(diào)、瑣碎，所以不招年輕人喜歡。目前，從事城建檔案管理的工作人員中很多是其他部門轉(zhuǎn)崗過來，年齡偏大，所學也非檔案專業(yè)，對檔案管理工作缺少系統(tǒng)的專業(yè)理論知識與實際操作經(jīng)驗；有些甚至不能熟練操作計算機、新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，雖然他們工作主動性也很高，但管理能力跟不上新形勢，降低了城建檔案管理工作效率。

3.城建檔案信息化建設(shè)長期落后。一直以來，由于政府沒有認識到檔案信息化在城建檔案事業(yè)發(fā)展中的重要性，以致財政對城建檔案建設(shè)投入不足。這造成了城建檔案信息化過程中應(yīng)用軟件、設(shè)備基礎(chǔ)缺乏，技術(shù)也長期落后于其他檔案工作同行。對新接收、保管、管理的檔案做不到實時接收，所謂的電子檔案實際上只是紙質(zhì)檔案同步電子化。所以，這不是真正意義上的開展城建檔案信息化工作，仍沒有跟上城市化建設(shè)發(fā)展的進程。

4.城建檔案利用服務(wù)效率低下。目前，城建檔案利用服務(wù)還是保持傳統(tǒng)方式，即查詢?nèi)藥в嘘P(guān)證明和資料到查檔窗口現(xiàn)場，待工作人員確認后再手工登錄、檢索，等查詢到需要查詢的檔案，再一頁頁地打印的模式。這“封閉”式服務(wù)過程等候時間長，利用效率低，已滿足不了新時期社會組織及社會大眾對城建檔案多樣化的需求。

三、城建檔案管理途徑

城建檔案作為城市建設(shè)的真實記錄，是城市建設(shè)、管理、運行中的信息支撐、依據(jù)，記錄了一個城市的過去、現(xiàn)在，也是一個城市文化的體現(xiàn)。

1.規(guī)范檔案形成單位檔案管理意識。城建檔案是建筑工程建筑過程真實的記錄，從立項到竣工，建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等每一家單位在每一個運行環(huán)節(jié)都投入了大量的精力。如果建筑物出現(xiàn)質(zhì)量問題，可以從檔案記錄中查找到原因，檔案資料具有不可替代的質(zhì)量責任監(jiān)督作用。因此，城建檔案管理部門要加強與檔案形成單位溝通、管理、督查，讓他們重視檔案資料收集、管理、歸檔工作，健全檔案管理制度，確保歸檔資料完整、準確、規(guī)范、及時。

2.提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)。城建檔案管理工作中，人是具體執(zhí)行者和參與者，是影響檔案管理工作質(zhì)量高低，推進檔案事業(yè)發(fā)展、進步的重要因素。新形勢下，面對涉及專業(yè)性更強、領(lǐng)域更廣、內(nèi)容更復雜的城建檔案管理工作，這就需要管理人員擁有更高的職業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)。（1）轉(zhuǎn)換管理觀念。時代在發(fā)展，要求在提高。這就要求城建檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作作風，進一步提升超前服務(wù)、主動服務(wù)理念。管理人員要結(jié)合新形勢發(fā)展，破除“甘當配角”的觀念，對傳統(tǒng)的服務(wù)模式與服務(wù)方法進行完善、改革與創(chuàng)新，讓城建檔案服務(wù)工作立足“服務(wù)”且多元化、社會化、全方位服務(wù)。（2）引進專業(yè)人才。城建檔案管理部門要圍繞城建檔案管理崗位實際需要，制定科學的人才引進計劃及人才培養(yǎng)機制，通過提供公平晉升機會、提高薪酬待遇，鼓勵更多的年輕的專業(yè)人士進入檔案管理崗位，促進城建檔案管理隊伍綜合素質(zhì)提高。（3）重視多元化培養(yǎng)。城建檔案管理過程中，涉及政治、經(jīng)濟、生活、文化等方方面面，這就要求管理人員除了具有豐富的城建檔案管理專業(yè)知識，還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等其他新專業(yè)技能，具備快速處理問題、組織語言文字表達等能力。因此，城建檔案管理部門要引入、定制個性化的培訓教育工作模式，將各個專業(yè)從廣度和深度上充實人才隊伍。

3.加強城建檔案信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，城建檔案管理工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴展為各種不同載體檔案，管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?，城建檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。（1）建立城建檔案信息化管理制度。城建檔案工作是在檔案信息化背景下開展城建檔案管理工作。因此，首先要建立健全信息化管理制度，規(guī)范信息化管理流程，解決城建檔案信息化工作推進過程中不同層次及不同領(lǐng)域間標準、規(guī)范不一致、不兼容問題。（2）研發(fā)城建檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)。城建檔案工作的信息化建設(shè)，是循序漸進融入社會和政府信息化整體進程的動態(tài)過程。在這個過程中，除了要不斷更新硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等信息化建設(shè)工作開展必需的基礎(chǔ)設(shè)施，還要研發(fā)一套檔案信息資源管理、共享、安全保障及方便利用的應(yīng)用系統(tǒng)。

4.提升城建檔案管理服務(wù)水平。管理的目的是為了提供更好的服務(wù)。城建檔案管理部門要堅持“為人民服務(wù)”宗旨，與時俱進，把新思想、新理念注入管理過程中，不斷提升服務(wù)水平。（1）重視部門間的溝通協(xié)調(diào)。城建檔案管理機構(gòu)在深度挖掘城建檔案潛在價值作用的同時，應(yīng)當加強與建設(shè)系統(tǒng)相關(guān)部門及橫向部門間的協(xié)調(diào)，尤其是加強財政、大數(shù)據(jù)管理等資金審批、信息化合力部門的支持。讓這些擁有權(quán)力、深諳技術(shù)的部門了解城建檔案開展信息化、數(shù)字化的重要性、困難，以尋得財力、技術(shù)上的支持。這既能提高辦事效率，又減少行政運行成本。（2）加速城建檔案接收、利用智能化。在全面推進城建檔案管理工作信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實際情況，加快開發(fā)“建設(shè)工程檔案在線報送系統(tǒng)”；逐步完成檔案利用不受時空、地域限制的“傳統(tǒng)查、網(wǎng)上查、現(xiàn)場自助查”三結(jié)合的查詢方式，實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)跑、群眾和企業(yè)少跑或不跑的目標，進而促進城建檔案管理智能化提升。（3）簡化城建檔案辦事流程。城建檔案管理人員要在確保工程檔案驗收、移交事項辦理依法合規(guī)的前提下,積極推進便民高效流程改革。開展檔案驗收“容缺受理、告知承諾”改革試點工作,實現(xiàn)當場辦結(jié)檔案驗收事項,實現(xiàn)建設(shè)工程檔案驗收“最多跑一次”的改革目標。（4）推進城建檔案整理工作社會化。加強培育檔案中介服務(wù)市場，提高第三方從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵資料專業(yè)人員向中介機構(gòu)轉(zhuǎn)型,助力建設(shè)單位完成紙質(zhì)檔案收集、整理及數(shù)字化加工，提高檔案質(zhì)量，實現(xiàn)“專業(yè)的人做專業(yè)的事”。從源頭上減輕建設(shè)單位的壓力也促進城建檔案管理部門管理工作有效開展。

5.推進城建檔案法制建設(shè)。城建檔案法制化是城建檔案工作的立足之本，也是促進城建檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障。在日常管理工作中，城建檔案管理工作人員要加強城建檔案法律、法規(guī)、業(yè)務(wù)標準的宣傳，對不按規(guī)定、不按要求移送檔案的單位進行排查、檢舉，并向主管機關(guān)提出處罰建議，使城建檔案管理工作有法可依。只有納入國家法制管理軌道，才能使城建檔案管理工作更好地服務(wù)于社會。城建檔案管理工作在城建檔案事業(yè)發(fā)展的進程中，會遇到各式各樣的瓶頸，我們要大膽想象，謹慎論證，找出更多的創(chuàng)新、發(fā)展的方法,為城建檔案管理工作注入新活力，讓城建檔案在城市記憶視角下創(chuàng)造出新的價值內(nèi)容。

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作者：陳飛君 單位：寧波市建設(shè)數(shù)據(jù)和檔案管理中心