文書檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：文書檔案管理論文范文

1.文書工作與檔案工作銜接不好

文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)

一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。

4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。

5.完善管理機(jī)制

辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

三、總結(jié)

第2篇：文書檔案管理論文范文

1.1對于技術(shù)檔案管理重視程度不夠

企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對該項(xiàng)工作有意無意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施

針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對性的整改，強(qiáng)化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識，讓他們充分認(rèn)識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

4結(jié)語

第3篇：文書檔案管理論文范文

借助于圖書管理系統(tǒng)，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)規(guī)范圖書進(jìn)庫工作；預(yù)借、借書以及還書工作則屬于流通作業(yè)，這樣三種作業(yè)的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統(tǒng)計(jì)館藏書；系統(tǒng)維護(hù)可以合理運(yùn)用本系統(tǒng)，并且快捷迅速的解決隨時(shí)出現(xiàn)的問題，條形碼掃描也是系統(tǒng)所支持的，在實(shí)際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時(shí)，從因特網(wǎng)上就可以將圖書相關(guān)信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。

二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因?yàn)橐廊豢梢杂行У木庉嫼托薷男纬珊蟮碾娮游募?，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實(shí)有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強(qiáng)檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預(yù)進(jìn)行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動(dòng)提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。

三、電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案因?yàn)檫^分依賴計(jì)算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時(shí)都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲(chǔ)和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲(chǔ)形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲(chǔ)電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，在選擇的時(shí)候，需要充分兼顧用戶的實(shí)際需要。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時(shí)，第三方介質(zhì)也需要注意存儲(chǔ)，比如可以將專用電腦以及專用的存儲(chǔ)裝置給應(yīng)用進(jìn)來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案使用者在對需要的資料進(jìn)行查找時(shí)，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項(xiàng)根本性的革新，同時(shí)，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時(shí)，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

五、結(jié)語

第4篇：文書檔案管理論文范文

檔案記載了大量的信息和知識，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的知識信息中心和重要的知識寶庫。那么數(shù)字檔案館的知識管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過把對數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷Π跀?shù)字檔案館里的信息、知識等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對數(shù)字檔案知識和人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識信息功能與效益的最大化。簡單來說，數(shù)字檔案館的知識管理就是更加注重隱性知識的開發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實(shí)現(xiàn)知識的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識管理的意義

首先，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識管理和知識服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻?、深層次的系統(tǒng)知識服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識型實(shí)體，而知識管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實(shí)踐過。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識管理的策略

1．加強(qiáng)對數(shù)字檔案館知識管理的認(rèn)知

知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強(qiáng)大作用。面對這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識管理的運(yùn)作模式，通過對包括檔案信息在內(nèi)的所有知識資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識管理。數(shù)字檔案館的知識管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識資源管理、知識服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強(qiáng)對用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識是最關(guān)鍵、最具有競爭力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識管理強(qiáng)調(diào)對隱性知識的管理，實(shí)際是注重對數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識服務(wù)

檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數(shù)字檔案館的知識服務(wù)是一種面向知識創(chuàng)新、知識傳播與知識應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級形式，服務(wù)的高知識含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導(dǎo)向，對檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識產(chǎn)品，提供知識與價(jià)值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

第5篇：文書檔案管理論文范文

電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實(shí)現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動(dòng)化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動(dòng)性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時(shí)抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

2提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識

數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進(jìn)行分類、存檔時(shí)容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲(chǔ)空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會(huì)的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時(shí)代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時(shí)代的發(fā)展。

3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫

數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時(shí)，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時(shí)間數(shù)據(jù)庫，時(shí)間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對錄入的時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時(shí)間數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對信息進(jìn)行管理的同時(shí)，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。

4做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作

第6篇：文書檔案管理論文范文

[關(guān)鍵詞]高校聲像檔案;數(shù)字化;管理策略

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進(jìn)了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護(hù)和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價(jià)值，是我們不能回避的問題。

一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義

本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學(xué)、科研、管理等各種社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動(dòng)中的現(xiàn)場，真實(shí)地反映高校教學(xué)、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨(dú)特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動(dòng)形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過程。這些技術(shù)手段包括計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個(gè)趨勢，其基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護(hù)傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價(jià)值，拓寬為高校各項(xiàng)管理的服務(wù)渠道。

二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析

（一）復(fù)雜多樣的聲像檔案存儲(chǔ)載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復(fù)制品，采錄技術(shù)復(fù)雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復(fù)，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲(chǔ)介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復(fù)措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應(yīng)把重視修復(fù)放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個(gè)兼容的容災(zāi)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，存放經(jīng)過非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護(hù)的要求，同時(shí)也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)必須慎重，避免由于計(jì)劃、設(shè)計(jì)不周而造成的重復(fù)投資和無效勞動(dòng)等浪費(fèi)。對管理系統(tǒng)、在線存儲(chǔ)系統(tǒng)以及異地的容災(zāi)存儲(chǔ)系統(tǒng)、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施升級，必須預(yù)留充分的發(fā)展空間。同時(shí)，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務(wù)的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強(qiáng)，則價(jià)值就越高，而能滿足這個(gè)條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時(shí)間考驗(yàn)的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]

三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略

（一）存儲(chǔ)策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實(shí)行多元化存儲(chǔ)。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲(chǔ)的物理存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲(chǔ)策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個(gè)備份文件存放在新的儲(chǔ)存媒介上。檔案備份后實(shí)行遠(yuǎn)距離異地存儲(chǔ)，異地存儲(chǔ)既可避免存儲(chǔ)介質(zhì)因人為損壞或自然災(zāi)害而危及聲像檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無法讀取。存儲(chǔ)策略是為保證在當(dāng)前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲(chǔ)存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲(chǔ)存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會(huì)經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時(shí)，為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，還需對其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問題。選擇技術(shù)策略時(shí)，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風(fēng)險(xiǎn)。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點(diǎn)，但最大弱點(diǎn)是其數(shù)字形式相當(dāng)脆弱，需要探討保護(hù)技術(shù)和參考技術(shù)保護(hù)方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設(shè)計(jì)聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進(jìn)一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)、元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)等諸多細(xì)節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達(dá)到聲像數(shù)據(jù)的長期應(yīng)用和保存的目的。符合標(biāo)準(zhǔn)的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴(kuò)展、標(biāo)準(zhǔn)化是在選擇保存格式時(shí)應(yīng)遵循的原則。完整的格式規(guī)范應(yīng)全面公布，并形成真正的國際標(biāo)準(zhǔn)。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，以確保聲像檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價(jià)值及持久價(jià)值進(jìn)行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進(jìn)行校驗(yàn)，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進(jìn)行鑒定。參照同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進(jìn)行及時(shí)地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時(shí)注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件要進(jìn)行同步保留和及時(shí)備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護(hù)。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運(yùn)用語音識別及人像識別技術(shù)，將既能夠全面準(zhǔn)確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應(yīng)的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時(shí)間和地點(diǎn)、講話底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準(zhǔn)確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運(yùn)用科技手段對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和深層次加工，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快速查閱并及時(shí)利用學(xué)校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學(xué)等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學(xué)校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時(shí)的音像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學(xué)校名人堂、教學(xué)名師風(fēng)采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學(xué)校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽(yù)感、使命感和責(zé)任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺(tái)。[7]

作者:梁驍 單位:賀州學(xué)院

[參考文獻(xiàn)]

[1]馬麗,程俊睿.歷史聲像檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對策[J].管理觀察,2015,(01中旬).

[2]楊潔,周銘,馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數(shù)字化研究綜述[J].云南檔案,2015,(01).

[3]張美芳,馬丹寧.聲像檔案數(shù)字化搶救中存儲(chǔ)與長期保存策略的研究[J].數(shù)字與縮微影像,2007,(01).

[4]李寧.關(guān)于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011,(03).

[5]張美芳.國外聲像檔案數(shù)字化進(jìn)程對中國聲像檔案保存的啟示[J].數(shù)字與縮微影像,2013,(03).

第7篇：文書檔案管理論文范文

（一）資金投入少。

國家財(cái)政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計(jì)算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實(shí)際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。

城建檔案數(shù)字化管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，這個(gè)過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計(jì)算機(jī)設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實(shí)，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二、城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，并符合社會(huì)對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。

在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個(gè)管理崗位、每個(gè)責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理?xiàng)l例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個(gè)重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實(shí)際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實(shí)現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

第8篇：文書檔案管理論文范文

1.1“全院護(hù)士”工作表設(shè)計(jì)

打開表格，橫序列從A開始分別輸入科室、總?cè)藬?shù)、各科人數(shù)、姓名、職務(wù)、出生年月、身份證號、參加工作時(shí)間、現(xiàn)學(xué)歷、最后學(xué)歷畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時(shí)間、任職資格、取得職稱時(shí)間、政治面貌、執(zhí)業(yè)證書編號及備注等。豎序列分別按橫序列的項(xiàng)目依次輸入相應(yīng)資料。護(hù)士輪科時(shí)只需把護(hù)士所在橫列單元格剪切后插入輪轉(zhuǎn)的科室單元格中，也便于下一步與每個(gè)護(hù)士個(gè)人技術(shù)檔案進(jìn)行快速鏈接。

1.2“職稱結(jié)構(gòu)”、“學(xué)歷結(jié)構(gòu)”工作表設(shè)計(jì)

把“全院護(hù)士”工作表進(jìn)行復(fù)制，重命名為“職稱結(jié)構(gòu)”，刪除標(biāo)題行，全選工作表，點(diǎn)擊“排序”，以“任職資格”為主要關(guān)鍵字，“取得職稱時(shí)間”為次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，排序后表格可直觀地反映各職稱人數(shù)、取得職稱時(shí)間先后順序。為動(dòng)態(tài)反映職稱結(jié)構(gòu)，在表格的右側(cè)空白處通過圖形向?qū)Р迦肴鹤o(hù)士各職稱人數(shù)的統(tǒng)計(jì)圖表，注明每次統(tǒng)計(jì)的時(shí)間，一般每年職稱晉升后統(tǒng)計(jì)一次。“學(xué)歷結(jié)構(gòu)”表格也以相同的方法建立。

1.3“人動(dòng)”工作表設(shè)計(jì)

“人動(dòng)”表格橫序列從A開始輸入年份、時(shí)間、當(dāng)年新招錄護(hù)士(調(diào)入、新招在編護(hù)士及非在編護(hù)士)、離開護(hù)理崗位護(hù)士(退休、辭職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)離等)、職稱晉升、繼續(xù)學(xué)歷教育畢業(yè)等信息，有人動(dòng)時(shí)，分別在相應(yīng)的序列內(nèi)輸入名字，此表格可動(dòng)態(tài)清晰地反映歷年護(hù)士進(jìn)出、各職稱、學(xué)歷等動(dòng)態(tài)變化。

2“護(hù)士個(gè)人技術(shù)檔案”工作表

2．1工作表的建立

新建Excel工作表作為“護(hù)士個(gè)人技術(shù)檔案”，打開表格，新建Sheet1～7共7個(gè)工作表，分別命名為:基本情況、科室輪轉(zhuǎn)、獎(jiǎng)懲考評、業(yè)務(wù)考核、中醫(yī)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動(dòng)及進(jìn)修、論文及技術(shù)成果。每個(gè)護(hù)士一個(gè)工作表并以名字命名，根據(jù)項(xiàng)目輸入個(gè)人信息資料。再將工作表放于以所在科室命名的文件夾里。

2．2工作表內(nèi)容設(shè)計(jì)

打開表格，“基本情況”工作表內(nèi)容包括個(gè)人的基本資料，照片，學(xué)歷教育經(jīng)歷，工作經(jīng)歷，技術(shù)職稱晉升，職務(wù)變動(dòng)等項(xiàng)目。“科室輪轉(zhuǎn)”工作表內(nèi)容包括輪轉(zhuǎn)科室、起始時(shí)間、工作時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)。“管理考核”工作表內(nèi)容包括:考核年度，出勤情況、病事假、績效考核、獎(jiǎng)勵(lì)登記、過失處罰登記等。“業(yè)務(wù)考核”工作表內(nèi)容包括:考試時(shí)間、理論內(nèi)容及成績、操作項(xiàng)目及成績、年度一、二類學(xué)分、年度中醫(yī)學(xué)時(shí)等。“中醫(yī)培訓(xùn)”工作表內(nèi)容包括參加各類中醫(yī)培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、組織部門、獲得學(xué)時(shí)，每年進(jìn)行一次學(xué)時(shí)匯總。“學(xué)術(shù)活動(dòng)及進(jìn)修”內(nèi)容包括參加市級及以上二類學(xué)分和一類學(xué)分項(xiàng)目，個(gè)人進(jìn)修起始時(shí)間及?？频?。“論文及技術(shù)成果”內(nèi)容包括個(gè)人發(fā)表的論文資料、開展的科研課題、新技術(shù)、新項(xiàng)目及成果。

2．3“護(hù)士個(gè)人技術(shù)檔案”輸入方法

為保證個(gè)人技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和連續(xù)性，首次建檔時(shí)需輸入原個(gè)人紙質(zhì)檔案中的全部資料，并按要求進(jìn)行完善。在首次輸入時(shí)，由各科護(hù)士長共同協(xié)助，以科室為單位輸入科內(nèi)護(hù)士的技術(shù)檔案，對個(gè)人一般資料進(jìn)行重新核對，確保電子檔案資料的真實(shí)完整，最后再匯總至護(hù)理部。

3功能應(yīng)用

3．1“超鏈接”功能應(yīng)用

“全院護(hù)士檔案總表”與“護(hù)士個(gè)人技術(shù)檔案”建立以后，打開“全院護(hù)士檔案總表”，選中個(gè)人姓名，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“超鏈接”至個(gè)人技術(shù)檔案，使總表中的每一個(gè)護(hù)士姓名與相應(yīng)的個(gè)人技術(shù)檔案鏈接。使用時(shí)，只需直接打開總表點(diǎn)擊姓名，即可跳轉(zhuǎn)到超鏈接所指向的個(gè)人技術(shù)檔案中去，用完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

3．2其他功能

“函數(shù)”功能:可應(yīng)用于如中醫(yī)學(xué)時(shí)的統(tǒng)計(jì)、學(xué)分統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì);“排序”“篩選”功能應(yīng)用:把總表復(fù)制后，可根據(jù)要求設(shè)置主要次要“關(guān)鍵字”進(jìn)行排序或根據(jù)條件進(jìn)行篩選，建立所需的工作表如人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等表格;“編輯”功能:利用其中復(fù)制、粘貼、查找、替換等功能，可方便信息的輸入和查閱，可使用鍵盤的快捷功能鍵“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等進(jìn)行快速編輯;“標(biāo)記”、“批注”功能:在護(hù)士一覽表中，護(hù)理部可以對病假、產(chǎn)假、非在編等護(hù)士，在表格中用不同顏色填充單元格或標(biāo)記字體進(jìn)行區(qū)分。對于一些需要特殊說明備注的，可使用“插入”批注或右鍵插入批注。

4應(yīng)用體會(huì)

第9篇：文書檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫；檔案信息化建設(shè)；現(xiàn)代信息技術(shù)

在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時(shí)代前提下，要想讓檔案信息化建設(shè)具備時(shí)效性，能夠在有限的時(shí)間和空間內(nèi)即時(shí)完成信息平臺(tái)的資源共享、確保給用戶提供最準(zhǔn)確有效的檔案信息、提高檔案信息的有效利用率，就必須通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)采用正確的檔案信息化管理，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)生態(tài)系統(tǒng)。

1檔案信息化的概念和內(nèi)涵

檔案信息化是一個(gè)總的過程，是一種動(dòng)態(tài)發(fā)展的概念，是對應(yīng)用技術(shù)生成管理和開發(fā)利用這一種動(dòng)態(tài)過程的總的描述。在如今高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案信息化顯得尤為重要，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息保存方式不同，其是通過采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來建設(shè)檔案信息，使得信息更加的具有機(jī)密性和安全性。我國的檔案信息化建設(shè)首先要以檔案事業(yè)自身的發(fā)展為基點(diǎn)，推動(dòng)我國國家信息技術(shù)化建設(shè)的發(fā)展為根本目的，從固有的檔案信息資源本身出發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)的外延，從而展開一系列的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。

2當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)中所存在的缺陷

結(jié)合近年來相關(guān)部門的調(diào)研，我認(rèn)為政府部門在檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)上存在如下普遍性問題：1）以用戶為本做的不夠。強(qiáng)調(diào)基本功能的描述，但是缺少對一些細(xì)節(jié)的打磨。用戶在檔案信息化建設(shè)中沒有得到應(yīng)有的用戶體驗(yàn)，自然不會(huì)自發(fā)的去認(rèn)同和推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，由此，政府必須要廣泛收集民意，不斷改善檔案信息化技術(shù)，最終推動(dòng)信息化建設(shè)的發(fā)展。2）缺少一批專業(yè)的高技術(shù)人才。目前我國的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中普遍存在著一群專業(yè)化能力不足，容錯(cuò)率低的工作者，專業(yè)人才靠進(jìn)口已經(jīng)不是個(gè)別企業(yè)中存在的特殊現(xiàn)象。3）系統(tǒng)集約化程度偏低。一方面群眾不能通過系統(tǒng)了解到自己需要的內(nèi)容，另一方面業(yè)務(wù)處理繁瑣，數(shù)據(jù)更新嚴(yán)重滯后。使得用戶體驗(yàn)差的同時(shí)，信息數(shù)據(jù)庫空虛，不能滿足最廣大人民群眾的信息需求。4）運(yùn)營理念缺失。要把流量做起來，要把流量穩(wěn)定住。杜絕部分企業(yè)曾經(jīng)出現(xiàn)的流量壟斷現(xiàn)象，要注意信息的推送。不能僅僅把視角局限于信息技術(shù)所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，更要注意的是爆點(diǎn)信息的作用。

3檔案信息化建設(shè)的必要性

1）我國的檔案信息化建設(shè)是構(gòu)建我國數(shù)字化檔案管理的基本要求，是用于構(gòu)建我國政治服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和文件性檔案信息的主要橋梁，也是我國開發(fā)檔案信息管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件的基本要求。2）早期信息化技術(shù)發(fā)展不足，發(fā)展環(huán)境較差。我國在信息化技術(shù)發(fā)展的初期就落后于西方國家，所以在現(xiàn)代化的信息管理中一直壓制著我國的信息技術(shù)發(fā)展，想要重新拿回我國在亞洲以至于世界的話語權(quán)就必須快速推進(jìn)我國的信息化建設(shè)。3）現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展自身的需要。相比傳統(tǒng)落后的信息數(shù)據(jù)管理而言，新型的檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理是適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的，這種趨勢的出現(xiàn)也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢下的必然，檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)建設(shè)管理中的優(yōu)勢是傳統(tǒng)信息管理方式所無法取代的，它更具備系統(tǒng)性、科學(xué)性和安全性。

4怎樣進(jìn)行檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

4.1優(yōu)化檔案信息化建設(shè)中的檔案信息化硬件建設(shè)。檔案信息化建設(shè)必須具備嚴(yán)密的科學(xué)性和技術(shù)性，而做好硬件設(shè)備的基礎(chǔ)性建設(shè)是檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是基礎(chǔ)性項(xiàng)目。檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目繁多，其中就包括了數(shù)據(jù)系統(tǒng)化的加工和存儲(chǔ)，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的功能性建設(shè)。各種網(wǎng)站所需要的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、E-mail服務(wù)器、引用服務(wù)器等，這些都是由檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)中的硬件設(shè)備來完成的，由此我們可以清楚的了解到，檔案信息化中的硬件設(shè)備不僅僅是檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)的一環(huán)，更是核心的構(gòu)成部分，想要建設(shè)一個(gè)完善的檔案信息化管理模式，優(yōu)化硬件設(shè)備便是首要前提。4.2完善檔案信息化建設(shè)中的檔案信息化軟件建設(shè)。完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，把各種不同組織形式的數(shù)據(jù)集合到一起，再通過不同的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行系統(tǒng)的、有序地劃分，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中控制，達(dá)到冗余度少，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。4.3采取監(jiān)控與管理相協(xié)調(diào)的計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)測。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在根本上決定了不能采用傳統(tǒng)的信息化建設(shè)管理方式，互聯(lián)網(wǎng)必須將內(nèi)部和外部的動(dòng)態(tài)信息變化相結(jié)合進(jìn)行分析利用，采取最佳的信息通道，使得信息能在最短的時(shí)間和空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)互享，從而達(dá)到信息高速整合利用的理想效果。4.4改變當(dāng)前檔案管理的發(fā)展模式。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)就必須要拋棄以檔案實(shí)體為重，將檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到以檔案信息為中心，因此我們的信息檔案建設(shè)必須設(shè)立專門的技術(shù)部門來提高我們的檔案建設(shè)的信息利用能力和管理能力。

5結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)就是通過網(wǎng)絡(luò)作為主要的傳輸紐帶，以提供的數(shù)字化信息為核心基礎(chǔ)，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。同時(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容十分的廣泛，涉及到了各行各業(yè)的各個(gè)不同的領(lǐng)域，但都是通過現(xiàn)代化技術(shù)的檔案信息化建設(shè)來統(tǒng)籌完成的。在越來越數(shù)字化的現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息化的建設(shè)對網(wǎng)絡(luò)工程師和檔案工作人員提出了更高的要求，需要兩者共同探索研究，通過高效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)控制來規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和建設(shè)，確保檔案信息能夠得到安全有效的利用，同時(shí)工程師也必須不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化工程向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集合化的方向發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

作者:文蓓蕾 萬靜 王昕煒 單位:江蘇省泰州引江河管理處

參考文獻(xiàn)