整理檔案精選(九篇)

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第1篇：整理檔案范文

一、科技檔案分類的目的

1、實現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或專題目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應力求保持科技檔案之間的有機聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類或屬類中出現(xiàn)，而不應在不同的類中出現(xiàn)。

2、分類要符合檔案形成專業(yè)或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業(yè)和不同類型的單位，其生產(chǎn)、技術活動的性質(zhì)、任務和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業(yè)系統(tǒng)或一個單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類標準應該一致。

只有標準一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標準允許有所不同。分類的結果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。

專業(yè)系統(tǒng)分類的標準化，有利于科技檔案向科技專業(yè)檔案館移交，實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數(shù)量多的應分得細一點，數(shù)量少的應分得簡略些。在同一單位內(nèi)，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產(chǎn)品檔案和設備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業(yè)分類法：按科技檔案反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

5、地域分類法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時間特征進行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設備很多，我們可以先根據(jù)設備的使用性質(zhì)（專業(yè)）進行分類，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表。科技檔案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標準。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應以專業(yè)系統(tǒng)的分類為指導。

2、分類方案應當有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應當是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學、合理，分類方案應相對穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類方案的結構

一個完整的科技檔案分類表，主要內(nèi)容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據(jù)的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經(jīng)過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現(xiàn)，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據(jù)。

在分類方案中，類目的設置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來作為分類標準的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類表中，每一個類目應分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構成和形成特點。

2、根據(jù)科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標準和分類方法。

3、設置科學、合理的類目體系，以文字敘述和圖表的形式表示出來。

類目體系確定后，應給每個類目以固定的代字或代號，并用文字敘述或圖表的形式將類目體系表達出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內(nèi)分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結構

科技檔案案卷檔號的結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產(chǎn)品、工程、課題、設備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”。科技檔案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）

第2篇：整理檔案范文

關鍵詞：歸檔文件 整理 方法

歸檔文件整理是檔案工作的基礎，為適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，提高工作效率，根據(jù)國家檔案局《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《歸檔文件整理工作原則》、《歸檔文件整理工作指南》有關規(guī)定，從改革我國傳統(tǒng)的文書立卷歸檔的方法出發(fā)，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，為歸檔文件整理工作提供了技術依據(jù)，確定了文書檔案的整理方法。

1、主要內(nèi)容和適用范圍

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體要求。

2、文書檔案的含義

文書檔案是企業(yè)單位黨委、行政、工會、共青團組織及各業(yè)務職能部門在管理活動中形成的具有保存價值的紙質(zhì)和電子文件材料。它是以文字、圖表的形式作出的真實歷史記錄，是企業(yè)單位檔案的重要組成部分。在維護文書檔案完整性的同時，要解決好文書檔案與科技檔案文件材料交叉問題，凡針對一個工程項目、一個科研課題、一臺設備和一種產(chǎn)品所形成的文書材料，應歸入科技檔案；文書和科技檔案人員要緊密配合，互相協(xié)作。

3、歸檔文件整理目的

機關或單位在工作活動中形成的反映活動面貌的歷史記錄（文件材料），當它們完成了傳達辦事意圖的使命之后，還具有記載事實為今后的工作和歷史研究備作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文書部門將辦理完畢或辦理告一段落的零散的單份文件，對其中有查考保存價值的進行整理，這就是文書部門歸檔工作。

3.2、某一問題或某一項工作活動形成的文件資料，是文書檔案整理的基本保管單位。

4、文書檔案整理的意義

4.1、對機關檔案工作的意義：①緩解機關檔案工作壓力；②節(jié)省機關的財力物力；③理順機關檔案工作職能。

4.2、對檔案館工作的意義：①便于檔案館控制檔案進館質(zhì)量；②有利于檔案館向社會開放。

4.3、對檔案管理現(xiàn)代化的意義：①為以計算機技術為中心的現(xiàn)代科學技術在檔案管理工作中的有效應用鋪平道路；②促進機關文檔一體化管理的實現(xiàn)；③為設計合理的電子文件整理方法打下基礎。

5、文書歸檔工作的要求

5.1、歸檔文件齊全完整

根據(jù)歸檔范圍由文書部門或者業(yè)務部門收集齊全，并進行整理，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，任何單位或個人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

5.2、分類科學性

分類，主要是指能全面、準確地反映機關各項活動情況和相互聯(lián)系，能正確體現(xiàn)企業(yè)、單位生產(chǎn)建設、工作特點和黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行情況。根據(jù)本機關各職能部門的職責任務、業(yè)務分工、按年度―問題進行分類。上級普發(fā)性和有關單位文件，可適當分級，采用以作者特征或以問題特征整理作短期或作資料保管。

6、文書歸檔整理規(guī)程

6.1、“件”的確定“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。如果正文與附件或來文與復文數(shù)量較多太厚不易裝訂時，也可各為一件，但件號要相連，以便查閱。

6.2、整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?？缒甓鹊恼埵練w在批復或復文年度為一件，沒有批復或復文的在請示年度為一件。

6.3、質(zhì)量要求

歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

6.4、整理方法

①裝訂。歸檔文件應按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。②分類方法。鑒于企業(yè)檔案管理特點和機構職能變化頻繁，宜采用年度―問題―保管期限的分類方法，取消案卷級管理的年度―問題（結合機構）的分類方法。③排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。④編號。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并設置問題項。全宗號：根據(jù)實際情況用單位簡稱。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2012。保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱。即永久、定期（分30年、10年）。件號：文件的排列順序號。根據(jù)不同的保管期限分設件號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注，也稱室編件號。⑤編目：依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。題名：文件標題，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。日期：文件形成的時間。應以發(fā)文單位蓋章處的日期為準，法規(guī)文件以公布日期為準，決議、決定以會議通過的日期為準，批轉、批復、轉發(fā)的文件，以批轉、批復、轉發(fā)的日期為準。以八位阿拉件數(shù)字標注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，凡有圖、文、公章、文件處理簽的頁面為一頁。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面?？梢砸曅枰O置全宗名稱、年度、保管期限、問題等項目。⑥裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

6.5、歸檔文件填寫必須使用炭素或蘭黑墨水。有保密要求的歸檔文件，必須由文件責任者加蓋“密級章”，絕密、機密、秘密三種蓋其中相應的一種。

總之，要堅持以便于保管利用，才能更好地實現(xiàn)歸檔文件整理的目的。不足之處，請批評指正。

第3篇：整理檔案范文

一、傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理的共性

任何一種物質(zhì)都有其自身的結構形式，檔案也有其結構的特性，在檔案整理的過程中，通?？梢钥偨Y出檔案自身的結構特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結構的物質(zhì)轉化成檔案結構，因此無論是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理還是對現(xiàn)代的電子檔案整理，都要嚴格的根據(jù)其自身的結構特征對其進行有效的處理。

在對檔案物質(zhì)結構了解的過程中經(jīng)歷了不同的階段，在不同的時代，人們對檔案結構的認識也存在著一定的差異，因為檔案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時代人們的認識作為出發(fā)點，對傳統(tǒng)的檔案整理工作和當今的檔案整理工作有一個更加全面和科學的認識，從而能夠更好的總結出自檔案整理中應該遵循的原則。

二、檔案的物質(zhì)結構和傳統(tǒng)檔案整理

在對傳統(tǒng)檔案進行整理的過程中，人們對檔案物質(zhì)結構并沒有一個十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現(xiàn)了文件之間在時間層面上的聯(lián)系。當前我們要將這些不同時期的認識綜合在一起，才能順利的總結出不同時代人們對檔案整理工作的認識重點，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯(lián)系的結合體。

對于潛意識當中的傳統(tǒng)檔案物質(zhì)結構，我們尤其要關注的一點就是在這樣的檔案形式當中，文件集合是物質(zhì)形式，但是文件之間的歷史聯(lián)系是非常抽象的，它不是以物質(zhì)的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質(zhì)，為了使人們對這一點有更加充分的認識，我們也將傳統(tǒng)檔案時代的檔案結構形式稱作是檔案的單一物質(zhì)結構。

盡管檔案學很早就發(fā)現(xiàn)了文件之間歷史聯(lián)系的六個特征，也就是說，已經(jīng)認識到了文件之間歷史聯(lián)系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則。但由于傳統(tǒng)檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，所以我們就必須客觀地認識到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系”是一塊“短板”，實際上它將阻礙傳統(tǒng)檔案整理在實踐上實現(xiàn)文件之間歷史聯(lián)系的多維記錄。因此，檔案學所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯(lián)系”，這是在“單一檔案物質(zhì)結構”的意識下，傳統(tǒng)檔案整理所無法違背的又一個客觀規(guī)律。

三、檔案的物質(zhì)結構與現(xiàn)代檔案整理

當前人們對檔案物質(zhì)結構的認識在不斷的深化和發(fā)展，檔案雙重物質(zhì)結構認識的形成也就意味著人們在實際的工作中可以更好的認識和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中所固有的一些規(guī)律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學者在實際的工作中更好的推動相關工作的開展。

在“檔案雙重物質(zhì)結構”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結構所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結構中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)――“歷史聯(lián)系的記錄”。通俗地說，檔案物質(zhì)雙重結構中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱為“雙重物質(zhì)”。千萬不要低估了檔案物質(zhì)結構的這一變化，正是因為這一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點與規(guī)律。

“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學和實用的方法。所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結構中的“文件集合”，轉移到了檔案雙重物質(zhì)構成中的“歷史聯(lián)系記錄”。而利用“歷史聯(lián)系的記錄”這種物質(zhì)，來專門記錄文件之間的歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理的一個必須恪守的法則。

“歷史聯(lián)系的記錄”在檔案物質(zhì)結構中的出現(xiàn)，不但能將文件之間的歷史聯(lián)系用物質(zhì)的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系這一規(guī)律，實現(xiàn)過去已經(jīng)想到的但又總是無法實現(xiàn)的多維記錄歷史聯(lián)系的夙愿。能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個特征和規(guī)律。由于計算機技術的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。檔案整理將不再堅持傳統(tǒng)的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質(zhì)結構的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個最根本的基礎。而檔案物質(zhì)結構的這種演進，也就成為了檔案進化的一個規(guī)律。

第4篇：整理檔案范文

1 現(xiàn)階段檔案相關工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應現(xiàn)代的檔案管理工作，時代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調(diào)動，這也就導致了雖然單位經(jīng)常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關技巧

2.1 檔案管理的相關技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

第5篇：整理檔案范文

關鍵詞：工程檔案整理問題 對策研究與探索

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提高，在許多的工程建設中都會形成各種各樣的工程材料，這些材料包括施工過程的記錄，以及工程設計的記錄，還包括維修或是后續(xù)工作的完工，這些對以后的工程建設都有著非常重要的參考價值和意義。所以做好工程檔案整理工作是極其重要的，同時分析和探討工程檔案整理中存在的問題也是非常有必要的。文章就是分析出現(xiàn)在工程檔案整理中存在的問題，提出了解決對策的。

一、工程檔案整理的重要性

工程檔案整理的重要性是指在各項工程建設中保存下來的有價值的、真實的文字、圖紙，或者是其他的載體的文件材料對社會生產(chǎn)產(chǎn)生的積極的作用。這些工程檔案資料都是對當時實際工程的真實情況的實錄，它對以后的生產(chǎn)生活來講是一種無形中的強大的生產(chǎn)力。工程檔案資料可以為日后的工程提供參考，具有很大的價值。所以工程檔案整理也是相當重要的。通過對工程檔案有效的整理，對工程檔案進行編制，開發(fā)，利用，將會為將來的工程提供有價值的參考，避免在未來的工程中出現(xiàn)相類似的工程失誤等，推動社會生產(chǎn)生活的進步，為我們的社會創(chuàng)造更多的財富和利益。

二、工程檔案整理出現(xiàn)的問題

（一）工程檔案資料收集不夠全面和準確

工程檔案資料收集不夠全面和工程檔案資料收集不夠準確是工程檔案整理中出現(xiàn)的常見問題。工程檔案收集不夠全面是由于某些工程在設計等其他方面發(fā)生變動，工程檔案整理人員沒有能夠進行相應的修改和記錄，導致所記錄的工程檔案資料比較片面，沒有完全真實地反應工程的實際情況。工程檔案資料收集的不準確主要是因為工作人員對工程資料的收集比較隨意，沒有按照實事求是，嚴謹?shù)膽B(tài)度去記錄工程的實際情況。工程檔案資料收集不夠全面和準確都是因為夠做人員的不嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度所造成的，其中造成的誤差，會給整個工程帶了不必要的麻煩。

（二）工程檔案資料整理不及時

在工程檔案資料整理中出現(xiàn)的工程檔案整理不及時導致的資料亂編和混亂的情況時有發(fā)生，這主要是因為在記錄工程檔案資料的時候，檔案整理工作人員沒有能夠及時地記錄當時工程的識記情況，而是通過后補的方式來保證工程檔案資料的完整性。還有一個表現(xiàn)就是，當工程的設計，施工進程出現(xiàn)變更的時候，工程檔案資料管理員沒有能夠及時的對記錄進行變更，這種不及時記錄工程檔案的實際情況，會導致在整個工程檔案資料整理中出現(xiàn)偏差或者是錯誤，為立檔單位帶來不便。

三、如何做好工程檔案整理

（一）加強對工程檔案整理員的培訓

加強對工程檔案整理員的培訓是如何做好工程檔案整理過程中的一個重要的環(huán)節(jié)。對立檔單位的檔案資料整理人員要實行標準化的培訓，要不斷地訓練工程檔案整理人員的專業(yè)化水平，對他們實行嚴格的崗前培訓和再教育。同時要讓工程檔案資料管理人員的嚴謹工作，實事求是的態(tài)度。從而使他們能夠在工程檔案整理中建立一絲不茍，實事求是的工作作風，在一定程度上確保了工程檔案資料的準確性和真實性。

（二）采用多種方法進行工程檔案整理

在如今這個科學技術水平快速發(fā)展的時代，信息化給人們的生產(chǎn)和生活帶來了極大的便利。如果在工程檔案整理中引入信息化管理的模式，就會使工程檔案整理避免了許多不必要的誤差和錯誤。各個資料檔案管理的單位可以根據(jù)自身單位的情況，從自身單位情況的實際情況出發(fā)，用多種信息化的手段去收集和掌握工程的檔案資料，保證工程檔案資料的真實性。同時采用多種方法，從不同的角度去收集和整理工程檔案資料。使得工程檔案資料更記得準確、及時，能夠為日后的工程建設同更加有價值的參考。

四、結語

工程檔案資料管理是一種對文字資料的管理，各個工程單位應該重視工程檔案資料的管理。工程檔案資料管理對我們的社會生產(chǎn)生活起著積極重要的作用，為未來的工程建設提供了一種有價值的參考。文章通過對工程檔案資料管理問題的探析，從工程檔案資料管理中出現(xiàn)的問題，即工程檔案資料收集不夠全面和準確以及工程檔案資料收集不夠及時，以及如何做好工程檔案的整理工作，分別從加強對工程檔案整理員的培訓和采用多種方法進行工程檔案整理來進行分析。研究這一課題具有積極地實踐意義和現(xiàn)實意義。

參考文獻：

[1]黃曉娥，王越，蔡云芳，檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J]黑龍江科技信息，2009（35）

[2]趙玉嬌，加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程的舉措[J]黑龍江科技信息；2012（12）

第6篇：整理檔案范文

為使工程建設單位、施工單位和監(jiān)理單位能明確各自在平時收集歸檔工作中所承擔的職責，確保一流的工程，一流的竣工檔案。在工程建設之初，項目建設單位就要在檔案管理部門和交通主管部門檔案專業(yè)人員的指導下制定適合本工程特點的檔案分類方案，明確各種文件材料的歸檔范圍和保管期限，通常我們將其簡稱為“三合一制度”，下發(fā)給各工程管理人員、承包商、監(jiān)理單位，從而規(guī)范、指導檔案收集整理工作，把竣工檔案大量工作分散在平時收集歸檔過程中，這樣就避免了竣工檔案資料收集不齊全、不完整、缺失的現(xiàn)象，避免了由于平時標準不統(tǒng)一到交工驗收前將資料全部打散突擊重新整理的情況發(fā)生，節(jié)約了大量人力、物力、財力，加快了竣工檔案的交驗過程，使檔案工作與建設同步。

工程質(zhì)量檢測資料、各種技術資料貫穿于整個施工、監(jiān)理過程中，必須確保每個分項工程、每道工序的質(zhì)量，保證資料真實、準確、齊全。由于公路項目建設規(guī)模大、周期長、涉及的部門多，大量的隱蔽工程驗收資料、測量記錄和材料質(zhì)量證明、購配件合格證書、檢測報告等資料收集難度大、任務重，這部分資料是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容，是今后工程項目合同決算，工程管理、維護、改造、擴建的基本依據(jù)。在隱蔽工程覆蓋前我們要做到工程建設單位、監(jiān)理單位和承包單位三方共同現(xiàn)場簽證，檔案的收集歸檔與工程進度保持同步，才能保證原始資料的真實、準確和完整性。

由于公路工程線長面廣的特點，原始質(zhì)量保證資料、測量記錄和簽證記錄等受現(xiàn)場環(huán)境制約在一定程度上或多或少地存在著使用“三色筆”現(xiàn)象、填項不完整和涂改的等情況，使得工程原始資料符合工程管理程序要求卻不符合文件歸檔要求，給后期的竣工資料整理造成了極大的麻煩?，F(xiàn)階段工程項目都是實行項目法人制，為保證公路工程竣工檔案的質(zhì)量，項目法人不僅要對整個工程項目負責，還要將工程檔案資料的收集歸檔整理工作切實納入到工程管理中，作為工程質(zhì)量管理的一項重要內(nèi)容來抓。制定檔案工作制度，設置專門的檔案室，配備專、兼職檔案人員，定期檢查、督促檔案工作進度，開展檔案工作交流活動，強化各有關單位負責人檔案意識。

二、公路工程檔案的分類、整理

公路工程檔案資料的分類必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間有機聯(lián)系以便于保管和利用。公路工程檔案可以按文件材料的載體、形成部門和問題不同分類，把工程籌備、設計、招投標、施工、監(jiān)理、交工驗收按階段問題分類整理，按保管期限長短排序，工程管理文件可按“機構―年度―問題―發(fā)文字號”進行排序，隔年批復的文件歸入批復年度整理。

科技文件材料應保持其成套性和完整性。根據(jù)《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、交通部《關于印發(fā)〈公路工程竣工文件材料歸檔管理辦法〉的通知》等規(guī)范和文件規(guī)定，公路工程檔案結合項目實際情況，按項目籌備（立項）、準備（勘察設計）、實施、總結（竣工驗收）等階段收集就歸檔的文件材料。其中施工監(jiān)理部分包括整個施工過程中各分部分項工程的所有現(xiàn)場檢測記錄施工自檢和監(jiān)理抽檢資料，這部分資料內(nèi)容最多，工作量最大，隱蔽工程驗收和軟基處理資料也在其中。該部分是公路建設項目實施過程中最重要、最真實的反映，不允許有任何人為的更改，在平時收集時則是零散地分散在工程的各個階段，必須嚴格按照“三合一制度”科學組織、合理分類、規(guī)范整理?？⒐D要按照工程實際發(fā)生情況單獨成套組卷，每份加蓋檔號章。

三、公路工程檔案的驗收

第7篇：整理檔案范文

一、衛(wèi)生行政許可檔案的組成

衛(wèi)生行政許可檔案由四部分組成：檔案盒、卷內(nèi)目錄、衛(wèi)生行政許可資料、卷內(nèi)備考表。

1、檔案盒的填寫：

檔案盒的盒脊要填寫案卷級檔號和編號（此為檔案形成時，自然形成的編號一般與許可證號相對應）。檔案盒的封面應填寫：許可證號、許可內(nèi)容、申請企業(yè)的名稱（一般都應填寫帶有地域名的生產(chǎn)企業(yè)的名稱。例：平泉縣道虎溝鄉(xiāng)上福泰紡織品有限公司）、地址以及聯(lián)系電話。

2、卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是衛(wèi)生行政許可檔案案卷材料的索引，相當于一本書中書的目錄。衛(wèi)生行政許可檔案根據(jù)內(nèi)部資料的不同分類，分為不同的件，每一件都有自己的順序號、卷內(nèi)題名、頁號和頁數(shù)。將這些內(nèi)容錄入檔案管理軟件。卷內(nèi)目錄在錄入完成后，直接打印出來，放在案卷的最前面。

3、衛(wèi)生行政許可資料

（1）行政許可檔案卷內(nèi)資料的排列順序：

衛(wèi)生行政許可中每一類都有需要申請人提交的材料目錄，行政許可檔案中申請人提交的材料部分，按目錄上的排列順序進行排列。衛(wèi)生行政許可部門的申批資料的排列順序為：行政許可文書送達回證、衛(wèi)生行政許可審批表、準予行政許可決定書、衛(wèi)生行政許可證。

（2）衛(wèi)生行政許可資料頁碼的打印。

衛(wèi)生行政許可資料的頁碼正面應打在右上角，背面應打在左上角。衛(wèi)生行政許可檔案有專門的檔案裝具，用鋼釘從后往前打兩個孔，將資料插在鋼釘上，這樣的裝訂方式使變更、換證等延續(xù)資料放在最上面更方便裝訂。為了解決這一問題，可采用從后往前打頁碼的方式，這樣新增加的資料放在案卷的最上面，但頁碼是在最后的，這樣使檔案的條理清楚，簡化了整理過程，增加了整理效率。

4、卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表置于案卷的最后。應填寫立卷人、檢查人、整理日期、歸檔日期以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

二、衛(wèi)生行政許可檔案的分類

根據(jù)許可事項不同，衛(wèi)生行政許可檔案大體分為十類：保健食品類、化妝品類、食品添加劑類、涉水產(chǎn)品類、消毒產(chǎn)品類、放射衛(wèi)生技術服務機構類、放射診療類、建設項目審核類、職業(yè)健康檢查機構類、職業(yè)病診斷機構類。

三、衛(wèi)生行政許可檔案檔號的設置

將所有業(yè)務檔案的代碼設為Y，設行政許可檔案在所有業(yè)務檔案中的排位是b，衛(wèi)生行政許可檔案的代碼則為Yb

衛(wèi)生行政許可檔案又分為十小類，每一小類用一個順序號表示，后面是年度，然后是案卷號，每一小類每年大流水排列。

以2014年每一類的第一卷為例，其檔號的設置如下：

保健食品類Yb-01-2014-001

化妝品類Yb-02-2014-001

食品添加劑類Yb-03-2014-001

涉水產(chǎn)品類Yb-04-2014-001

消毒產(chǎn)品類Yb-05-2014-001

放射衛(wèi)生技術服務機構類Yb-06-2014-001

放射診療類Yb-07-2014-001

建設項目審核類Yb-08-2014-001

職業(yè)健康檢查機構類Yb-09-2014-001

職業(yè)病診斷機構類Yb-10-2014-001

假設保健食品類許可檔案2014年共有15卷，其案卷級檔號便為Yb-01-2014-001至Yb-01-2014-015

由于行政許可檔案種類多、數(shù)量多，行政許可檔案大多由不同的檔案管理員每人分管其中的幾類。按上述方法設置檔號，在檔案錄入的時候不會發(fā)生錄入交叉，產(chǎn)生混亂。每一個檔號與每一本檔案相對應，順序流暢，條理清晰方便歸檔與查閱。

四、行政許可檔案案卷錄入界面的設置

1、衛(wèi)生許可證號：輸入核準的衛(wèi)生許可證號

衛(wèi)生許可證號輸入時要將前面的年度、橫杠以及后面的流水號全部輸入，不要漏項，這樣在檔案查找時，能按年度或者流水號分別查找。

2、題名

在題名項輸入企業(yè)名稱。企業(yè)名稱輸入時，要盡量將企業(yè)名稱輸全，不能人為簡化，以免給檔案查詢帶來困難。有些中途更名的企業(yè)，更換題名后需將原名稱保留在題名項內(nèi)，可將原名用括號括在后面，以避免因為題名不對難以查找的情況發(fā)生。

3、保管期限

目前，關于衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限，并沒有相關規(guī)定。根據(jù)行政許可檔案的性質(zhì)、特點、企業(yè)的實際情況以及檔案保管的其它規(guī)定綜合評定，我們將衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限定為30年。

4、案卷分類

這個需要兩次選擇，第一次從所有的業(yè)務檔案類別中選出衛(wèi)生行政許可類，這樣案卷級檔號就自動對應到Yb這一層。第二次從衛(wèi)生行政許可類的十個類別中選出正在錄入的類別，這樣檔號就對應到Yb-0n這一層。

歸檔年度：為檔案本身產(chǎn)生的年度。

5、歸檔日期

《檔案管理辦法》規(guī)定每年三、四月份進行上一年度檔案資料的整理。六月底之前向檔案室歸檔。所以歸檔日期應在每年的六月底之前。歸檔日期中的年度應為歸檔年度中年度的下一年。例：2012年形成的檔案其“歸檔年度”應為2012年，而歸檔日期中的年度應為2013年。

另歸檔日期應用八位阿拉伯數(shù)字表示。例：如果歸檔日期是2013年5月20日則錄入的歸檔日期應為20130520。

6、案卷號

為衛(wèi)生行政許可檔案中每一小類檔案的每一年度的流水號

例：行政許可檔案中的涉水產(chǎn)品2014年度的第5卷。其案卷號就為005

7、案卷級檔號

第8篇：整理檔案范文

【關鍵詞】獨立學院 藝術類 檔案管理 教學管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）10 -0018-02

獨立學院藝術類檔案是教學、科研等各項工作中具有保存價值的文字、實物等原始記錄，能系統(tǒng)地反映藝術生產(chǎn)、藝術研究、藝術教育的歷史面貌和工作成果，也是進行藝術創(chuàng)作研究、藝術交流等工作不可缺少的重要資料來源和保障。由于藝術類檔案類別的多樣性，比如雕塑、繪畫、傳統(tǒng)工藝、現(xiàn)代設計等門類，特別是隨著獨立院校積極開展“產(chǎn)學結合、校企合作”的教學應用研究，各類實踐類教學檔案也相應出現(xiàn)，遠遠未達到檔案管理規(guī)范化的程度。因此，規(guī)劃化的藝術類檔案管理具有重要的意義。

一、獨立學院藝術類檔案工作的內(nèi)容

藝術類專業(yè)分支多，作業(yè)類型多、種類差異大，檔案在教學、科研和管理等各項活動中形成，具有保存價值的文字、實物、聲像等不同載體的材料組合。獨立學院藝術類的檔案工作內(nèi)容包括以下兩個方面：

（一）實物檔案。實物檔案包括在藝術類教學過程中形成的各類具有保存價值的紙質(zhì)、模型等實物，具體分為：

1.教學相關文件檔案，包括學科建設規(guī)劃文件、人才培養(yǎng)方案、課程建設與教學改革等文件資料。

2.教學相關工作檔案，包括授課計劃表、執(zhí)行計劃表、教學檢查情況的記錄、各類考試安排以及教學質(zhì)量保障等內(nèi)容。

3. 學生學習檔案，包括學生期末考試作業(yè)、期末考試成績、畢業(yè)設計相關（報告書、圖冊、展板、實物模型）學生補考和重修相關資料等內(nèi)容。

（二）電子檔案。電子檔案主要包括教學光盤、視頻和教學成果放在校園網(wǎng)上共享。

1.教學光盤檔案，包括期末考試作業(yè)光盤、畢業(yè)設計光盤等相關內(nèi)容。

2.視頻檔案，主要指各類教學研討會、管理工作會、教師教學過程等的工作記錄。

3.校園網(wǎng)的檔案，主要指將教學相關的文字材料變成電子案存檔，比如，將教學過程中的教研成果、畢業(yè)設計指導過程、教學課件、典型教案等制成數(shù)據(jù)庫，放在校園網(wǎng)上，全院師生共享資源，促進教學質(zhì)量的提升。

二、獨立學院藝術類檔案工作的作用

1.衡量獨立學院藝術類教學的質(zhì)量和管理水平

獨立學院教學的質(zhì)量和管理水平直接影響著獨立學院的辦學，其教學質(zhì)量取決于各二級學院的教學管理水平，二級學院的教學檔案管理工作是教學工作的基本組成部分。二級學院將教學管理和教學活動過程中形成的具有保存價值的圖片、文字等材料歸檔，成為獨立學院辦學質(zhì)量的支撐力量。

2.規(guī)范教學秩序，提高教學工作

藝術類教學檔案記錄了教學和管理工作的實際情況，是學院的重要依據(jù)。比如，全院教師集體備課，形成統(tǒng)一的教學大綱、教案，穩(wěn)步推進整個教學秩序。同時，教學檔案記錄了專業(yè)教師們在教學過程中的教學內(nèi)容、教學方法以及學生的成績分析表等材料，對今后教師的教學、管理和實踐具有參考和借鑒作用。

3.做好教學評估的“軟件”工作

教育部教學評估主要是從辦學指導思想、師資隊伍、專業(yè)建設、教學管理和教學改革、教學條件、教風和學風等方面對獨立學院教學質(zhì)量和教學管理水平進行分析。藝術類檔案能如實的反應整個藝術類教學和管理的全過程，直接為教學活動服務。因此，最真實、完整的藝術類檔案是獨立學院順利通過教學評估的重要條件。

4.營造良好的校園文化

校園文化是獨立學院在長期的育人過程中形成的價值觀念、文化觀念、思維特征、審美情趣和行為方式。藝術類檔案以多種形式發(fā)揮文化服務功能，促進校園文化建設。

三、獨立學院藝術類檔案整理現(xiàn)代化的對策

1.全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

目前獨立學院正處于向民辦普通高?！稗D設”的過渡期，由于時間短，需要大量的資金投入校園基礎建設，幾乎沒有專職的檔案管理員，導致工作缺乏效率。因此，獨立學院檔案整理人員需要提高自身的綜合素質(zhì)。

第一，掌握運用必要的檔案知識。藝術類檔案是屬于檔案管理的一個分支，作為藝術檔案工作人員，必須通曉檔案相關的知識，包括檔案學知識、檔案館知識以及檔案管理期限表的相關知識等。

第二，掌握藝術檔案的性質(zhì)、作用和內(nèi)容。設立藝術檔案室，檔案管理人員依據(jù)管理制度的規(guī)范化藝術類檔案特殊性及，了解本部門的藝術類檔案，做好檔案信息的篩選、排序、分類和匯總，為藝術研究、藝術教學服務。

第三，隨著辦公的現(xiàn)代化，許多檔案采取以電子檔的方式保存，注重檔案管理者計算機技術、數(shù)字信息的學習掌握顯得尤為重要。

2.教學形式多樣的藝術類檔案的科學整理

獨立學院藝術類專業(yè)分支多，教學形式多樣，形成豐富的教學檔案。全院上下不僅要重視教學過程的控制和管理，對各種教學資料的收集整理也不容忽視。在配備專業(yè)化的藝術檔案室、藝術類檔案柜的基礎上，把藝術類檔案的整理工作主要分為幾個方面：其一，期末教學課程考試作業(yè)若為文字類，如試卷、調(diào)查報告等，依然以文稿實物存檔；其二，課程考試作業(yè)若為作品類，如繪畫雕塑、陶藝、園林設計等，考慮到檔案室的規(guī)劃，以電子稿（照片）形式存檔，節(jié)約空間；其三，藝術類專業(yè)學生畢業(yè)設計，包括畢業(yè)設計報告書、實物作品、展板、圖冊、光盤等，我院將報告書存放于檔案室，實物作品和展板以展覽的形式展示在藝術學院展廳，供師生們參觀、交流學習，圖冊由指導教師自己保存用于下一屆畢業(yè)設計指導，光盤里面刻錄著每個學生的報告書、圖冊、展板，實物等，同時，每年給學校圖書館選送一些優(yōu)秀畢業(yè)設計報告書，這些不但是學校教學過程的客觀記錄和真實，也利于獨立學院教育教學工作的持續(xù)健康發(fā)展。另外，我院表演課視頻作業(yè)較大，采用節(jié)選代表性的優(yōu)秀段落章節(jié)刻盤存檔的方式，同時，在改變課程考試作業(yè)存檔方式后，依然要在作品類作業(yè)中，以一定比例選取優(yōu)秀作品以實物形式存檔，建立了優(yōu)秀作業(yè)收藏制。

3.重視實踐類教學檔案的科學化管理

以四川師范大學成都學院藝術學院為例，結合我校開展“產(chǎn)學結合、校企合作”教育教學應用研究，加強對教師教學科研成果、師生獲獎作品以及參展參賽作品等進行科學化歸檔，推進理論與實踐教學相結合的教育。建立教師科研工作登記表，鼓勵教師申請項目、、作品比賽、作品參展等。學生獲獎作品方面，收集教師對學生的專業(yè)輔導方面檔案，完成作品收集，同時學院給提供作品的教師和學生出具收藏證書和補償一定的制作成本費用。

綜上所述，藝術類檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，檔案整理工作是獨立學院教學工作的重要組成部分，是學校教學管理水平的可靠保證。獨立院校應該高度重視藝術類檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的存檔觀念，提高藝術類檔案工作者的藝術修養(yǎng)，實現(xiàn)藝術類檔案管理的最優(yōu)化，為教學管理和改革做出貢獻。

參考文獻：

[1]林偉.獨立學院檔案管理之我見[J].高等教育，2012

[2]齊愛年.關于獨立學院二級院系教學檔案管理的思考[J].文學教育，2013

第9篇：整理檔案范文

（赤峰學院 學報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘 要：現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實行新型的整理模式[1].本文針對當前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.

關鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡應用；高校檔案；規(guī)范整理；思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02

高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現(xiàn)其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動力[2].在網(wǎng)絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機關、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展推動了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創(chuàng)新，更要注重對實質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質(zhì)要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優(yōu)化目標，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現(xiàn)遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現(xiàn)錯誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設施條件差

投入資金不足導致現(xiàn)代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學校雖然配備了現(xiàn)代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統(tǒng)不能很好的適應檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統(tǒng)計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.

3 有關檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡稱“《規(guī)則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規(guī)定，在全國范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標準化和科學化，實現(xiàn)檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡應用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經(jīng)進入了一個以信息技術應用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發(fā)展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠遠不夠，需要與網(wǎng)絡信息技術融合，才能促進整體效率的提高.

4.1 當前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡應用的現(xiàn)狀

當期階段我國高校檔案管理工作的網(wǎng)絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡化程度仍然很低.

4.2 實際工作中應用網(wǎng)絡信息技術進行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設計的也較為簡單，只是簡單的實現(xiàn)了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發(fā)其他實質(zhì)性的應用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴充了信息技術的應用范圍，但是仍然沒有實現(xiàn)信息之間的共享，單機網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學的方法實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術的實現(xiàn)是一項非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息進行數(shù)字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點，具體表現(xiàn)在可以精簡機構和管理人員，實現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現(xiàn)信息資源的互補和共享，才能實現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結語

當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網(wǎng)絡應用發(fā)展趨勢，結合國家檔案局和教育部頒布的有關規(guī)定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

參考文獻：

〔1〕周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭懷珍.“大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J].蘭臺世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設[J].改革與開放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發(fā)展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.

〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.

〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計算的高校檔案管理系統(tǒng)研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.