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積壓檔案整理的重要性及對策

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積壓檔案整理的重要性及對策

一、積壓檔案整理重要意義

(一)學(xué)校歷史文化傳承和延續(xù)的關(guān)鍵紐帶。積壓檔案承載著高校文化傳承和發(fā)展的關(guān)鍵紐帶。文化傳承是高校保持自身發(fā)展與持久吸引力的基礎(chǔ),其所表現(xiàn)出來的人文精神與思想內(nèi)涵的重要性不言而喻。貴州大學(xué)現(xiàn)存積壓檔案是在辦學(xué)過程中形成的寶貴歷史記錄,是在黨政管理、教學(xué)科研、基建、出版、財會等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實記載。積壓檔案中的照片檔案,真實記錄有關(guān)學(xué)校重大歷史事件、對外交流、校園活動、校園風(fēng)景、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等方面的情形;教學(xué)檔案,詳細(xì)記載了學(xué)校的教學(xué)理念發(fā)展和轉(zhuǎn)變,以及教學(xué)研究成果,很大程度上可以彰顯學(xué)校辦學(xué)實力和人才培養(yǎng)模式與質(zhì)量;科研檔案,其作用一方面可以規(guī)范科研活動,為后人攻克科研難題提供文獻(xiàn)參考,另一方面體現(xiàn)著學(xué)校濃厚的科學(xué)研究氛圍,記載著學(xué)校科研工作取得的豐碩成果等。因此,積壓檔案不僅是傳承和延續(xù)學(xué)校文化的重要基礎(chǔ),而且可為學(xué)??茖W(xué)發(fā)展提供重要的歷史借鑒和內(nèi)生動力。檔案資料的完整和全面是學(xué)校歷史得以客觀、真實傳承的關(guān)鍵,科學(xué)有效地管理積壓檔案,可以促進(jìn)學(xué)校文化可持續(xù)發(fā)展,塑造高校形象,擴(kuò)大學(xué)校的社會影響力,增強(qiáng)學(xué)校競爭力,保持并發(fā)揚其文化特色。(二)館藏資料豐富和檔案資源潛能釋放的重要途徑。檔案整理工作,就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目,組成有序體系的過程。積壓檔案是檔案管理工作的重要組成部分之一,對積壓檔案的科學(xué)整理和開發(fā)利用,有利于高校檔案資源的有效管理和館藏資料的豐富與完善。貴州大學(xué)是貴州省唯一的部省合建和“211工程”重點建設(shè)大學(xué),已有百余年的辦學(xué)歷史,蘊含著深厚的歷史文化底蘊和獨特的文化氣息與豐富的物質(zhì)文化遺產(chǎn)。然而,由于學(xué)校發(fā)展歷程中經(jīng)歷多次的合并重組,部分檔案資料被拆分出去,比如一些民國檔案現(xiàn)保存于貴州省檔案館、南京第二歷史檔案館等。有的檔案則因未及時歸檔而流失,比如原貴州工業(yè)大學(xué)、原貴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院等相關(guān)檔案資料。同時,貴州大學(xué)自1958年恢復(fù)辦學(xué)及合并重組以來,各類檔案資料歸檔率不高,例如藝術(shù)學(xué)院(2007屆之前)、職業(yè)技術(shù)學(xué)院以及繼續(xù)教育學(xué)院(2004年至今)的教學(xué)檔案,以及原貴州農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院(1997年之前)、原貴州工業(yè)大學(xué)(2004年之前)、貴州大學(xué)南北校區(qū)(1997年至今)和1997年之前大部分學(xué)生的學(xué)位證書發(fā)放清冊等等。2018年3月,貴州大學(xué)檔案館計劃開展實施積壓檔案整理工作,5月初積壓資料整理工作正式啟動。截至2018年12月底,組織完成4151卷積壓檔案資料的整理、立卷、裝盒。其中,原職業(yè)技術(shù)學(xué)院文書檔案499卷、教學(xué)檔案951卷、科研檔案13卷、財務(wù)檔案6卷、基建檔案2卷;原農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院文書檔案461卷、教學(xué)檔案535卷、科研檔案4卷、財務(wù)檔案35卷、基建檔案16卷;明德學(xué)院文書檔案181卷、教學(xué)檔案168卷、財務(wù)檔案2卷、基建檔案2卷;原煤炭工業(yè)學(xué)校文書檔案222卷、教學(xué)檔案939卷、財務(wù)檔案87卷、基建檔案28卷,這些珍貴的歷史資料,極大地豐富了貴州大學(xué)檔案館館藏資料,為歷史資料查閱和開發(fā)利用提供了堅實保障。(三)學(xué)校內(nèi)涵式跨越發(fā)展的重要基石。利用積壓檔案信息資源做好檔案編研和開發(fā)服務(wù)工作,可以更好地傳達(dá)高校辦學(xué)精神,營造濃厚的校園文化氛圍,從而大大增強(qiáng)學(xué)校的文化自信。積壓檔案中包含豐富的校史資料,能為校史年鑒編纂工作提供豐富而珍貴的原始材料。例如,貴州大學(xué)《貴州大學(xué)史話》《檔案日活動宣傳資料匯編》《貴州大學(xué)年鑒》等的出版,主要得益于大量檔案資料的支撐。另外,貴州大學(xué)檔案館利用聲像檔案為學(xué)校申報文物保護(hù)單位提供了最為重要的8張歷史照片,為學(xué)校校園文化建設(shè)以及學(xué)校文化的大繁榮、大發(fā)展起到促進(jìn)作用。檔案資料的科學(xué)整理和深入開發(fā),不僅能進(jìn)一步豐富學(xué)校的物質(zhì)文化遺產(chǎn),更好地彰顯學(xué)校歷史,激活文化內(nèi)涵,而且能使廣大校友獲得歸屬感,使師生產(chǎn)生自豪感、幸福感,從而加深校友及師生對學(xué)校的熱愛和關(guān)注,增強(qiáng)師生對學(xué)校的責(zé)任感,深化其愛國愛校的人文情懷,進(jìn)而推動學(xué)校各項工作不斷向前。

二、檔案積壓現(xiàn)象規(guī)避的可能途徑

(一)增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感,堅定文化自信。黨的報告明確指出:文化自信是一個國家、一個民族發(fā)展中更基本、更深沉、更持久的力量。堅定文化自信,推動社會主義文化繁榮興盛是新時代的主要目標(biāo)之一。高校文化是貫徹落實國家文化強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要抓手之一,而檔案資料是高校文化建設(shè)的重要組成部分。作為新時代的檔案工作者,應(yīng)將增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感作為己任。高校檔案的移交驟增存在規(guī)律性,這就要求不斷提高檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。貴州大學(xué)檔案館新修訂了《貴州大學(xué)各單位檔案材料歸檔范圍和保管期限表》、《貴州大學(xué)班級檔案管理實施細(xì)則》,要求各歸檔單位兼職檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究檔案專業(yè)知識,熟悉部門以及單位工作職能與要求,做好歸檔材料的整理工作。同時,在制度中明確了具體的歸檔時間節(jié)點與歸檔期限,以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施,從而預(yù)防檔案積壓現(xiàn)象的反復(fù)出現(xiàn)。(二)努力提高檔案工作者業(yè)務(wù)能力和水平,強(qiáng)調(diào)人才優(yōu)先。隨著信息時代的迅速到來,檔案的載體形式和形成方式越來越趨于數(shù)字化,檔案管理工作日益復(fù)雜化、專業(yè)化,檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)多元化、數(shù)字化、高效化,這就要求檔案工作者要通過不斷地學(xué)習(xí),借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗,提高自身業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。為此,貴州大學(xué)檔案館針對每一位新進(jìn)檔案人員,長期堅持派出前往四川雅安檔案學(xué)校進(jìn)行專業(yè)檔案培訓(xùn),深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識,提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外,每年組織人員外出學(xué)習(xí)、調(diào)研,并在館內(nèi)設(shè)置圖書閱覽室,購買專業(yè)書籍供大家學(xué)習(xí),提升個人專業(yè)素質(zhì)。同時,為激發(fā)檔案人員學(xué)習(xí)潛能和提高業(yè)務(wù)水平,積極鼓勵撰寫研究論文,申請科研課題,在實際工作中探索未知,增強(qiáng)創(chuàng)新能力,提升研究能力和專業(yè)技能。針對兼職檔案人員,檔案館定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),由具有豐富檔案工作經(jīng)驗和能力的檔案人員進(jìn)行指導(dǎo),幫助其提高檔案管理意識和人員素質(zhì),嚴(yán)格執(zhí)行檔案整理相關(guān)規(guī)范,按時完成檔案資料移交,提高工作效率。(三)切實提高檔案管理與服務(wù)意識和質(zhì)量,堅持服務(wù)為主。檔案意識是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀印象,也就是人們對檔案的性質(zhì)和價值的認(rèn)識,對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識。高校檔案工作者作為學(xué)校檔案工作的主要力量,檔案意識的樹立尤為重要,正確理解檔案的重要性和科學(xué)價值,能夠從更深層次探索檔案資料中蘊含的豐富內(nèi)涵,從而更加有效地研究和利用檔案資料。除了對檔案資料進(jìn)行挖掘開展科學(xué)研究外,檔案資料的另一重要功能即查詢和服務(wù),所以服務(wù)觀念就成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ),檔案工作者要不斷提高自身服務(wù)意識,積極主動分析預(yù)測不同類別檔案使用者的需求,及時整理相應(yīng)檔案信息,提高服務(wù)滿意度,讓檔案工作的改進(jìn)與社會發(fā)展同步。比如,2004年,貴州大學(xué)與貴州工業(yè)大學(xué)合并,檔案館及早地研判了校校合并后可能出現(xiàn)的大量查檔需求,提前準(zhǔn)備好學(xué)校相關(guān)合并文件資料,從而及時高效地為師生提供了檔案服務(wù)工作,成效明顯。此外,仍需加強(qiáng)宣傳力度,提高人們對檔案的重要性及檔案工作的關(guān)注度,積極參與檔案工作,自覺地收集資料,及時歸檔。截止目前,貴州大學(xué)已舉行了五次國際檔案日宣傳活動,向?qū)W校師生發(fā)放檔案資料,普及檔案知識,發(fā)展檔案文化,取得較好效果。(四)加大檔案資料保護(hù)和開發(fā)利用投入力度,推動創(chuàng)新發(fā)展。以高校合并為例,隨著高校合并重組,新組建高校師生人數(shù)大幅增加,檔案資料數(shù)量、類別等也會隨之驟增,勢必就要求檔案工作者的人數(shù)增加、檔案管理和日常服務(wù)設(shè)施改善。例如,貴州大學(xué)檔案兼職人員新增設(shè)至約100名,并對他們進(jìn)行較為系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn),能按照要求和標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的移交、收集和整理工作,從而有效避免出現(xiàn)檔案積壓、損毀或遺失等現(xiàn)象。另外,制訂了兼職檔案人員崗位職責(zé),將各直屬部門檔案管理工作完成情況納入目標(biāo)考核。進(jìn)入新時代,檔案信息化的發(fā)展對服務(wù)方式、服務(wù)效率等方面提出了更高要求。為此,必須通過增加新設(shè)備的投入和改善檔案保管、服務(wù)環(huán)境來適應(yīng)時代潮流。貴州大學(xué)原檔案館所在庫房面積較小,極大地影響檔案的分類保管及利用服務(wù)。2019年初,檔案館搬遷至新校區(qū)辦公樓,極大地改善了檔案整理、分類保存及服務(wù)條件。新館面積約7000平方米,設(shè)置了專用庫房,配置有庫房門禁系統(tǒng)、溫濕度自動控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、檔案密集架等設(shè)施設(shè)備,為檔案安全提供了強(qiáng)力保障。檔案辦公服務(wù)條件也得到改善,大大提高了學(xué)校檔案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率,使檔案在更廣闊的范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享,更加充分地發(fā)揮和體現(xiàn)了檔案的作用和價值。此外,為了加快檔案信息化建設(shè),開展高水平的檔案管理工作,貴州大學(xué)檔案館加快檔案管理信息化建設(shè)步伐,啟動了館藏資源管理系統(tǒng)定制開發(fā)工作,完成了虛擬式環(huán)境部署、電子文件元數(shù)據(jù)方案和電子公文交換與檔案管理系統(tǒng)接口方案制定,以及新開發(fā)系統(tǒng)的第一輪功能測試、意見反饋等工作;啟動了綜合檔案數(shù)字化外包招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,逐步實現(xiàn)檔案信息化,保證數(shù)據(jù)的安全與系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

三、檔案積壓的解決措施

積壓檔案問題的處理,通常可以采取內(nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包兩種方式解決。內(nèi)部整理即部門內(nèi)部成立專項整理小組,分門別類地對積壓檔案進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源,從而達(dá)到降低成本,提高效率,充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強(qiáng)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。將次要的、非核心的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式承包給承包機(jī)構(gòu)來完成,它們可以利用其專業(yè)化、程序化的優(yōu)勢,高效率地完成整理工作。但考慮到檔案工作的安全性、機(jī)密性,貴州大學(xué)檔案館積壓檔案的整理均采用內(nèi)部集中整理的方式加以解決。為此,檔案館成立了積壓檔案專項整理領(lǐng)導(dǎo)小組,由具有正高級職稱的專業(yè)檔案人員擔(dān)任組長,副高級職稱專業(yè)檔案人員擔(dān)任副組長,負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)制定、監(jiān)督檢查等工作。根據(jù)積壓檔案形成的特點和規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,以檔案資料的管理和利用為目標(biāo),結(jié)合實際情況研究制定切實可行的工作方案和計劃。制定了《積壓檔案整理指導(dǎo)手冊》,使整理工作有據(jù)可依,有章可循。小組成員主要由綜合檔案室專職檔案人員擔(dān)任,兼職檔案人員輔助配合。另外,考慮積壓檔案整理的目標(biāo)和任務(wù),以及檔案整理人員專業(yè)能力參差不齊的現(xiàn)狀,整理工作啟動前期,對人員進(jìn)行專項培訓(xùn),通過實際操作演示、授課等方式,詳細(xì)說明整理方案、操作要求、具體標(biāo)準(zhǔn)等。在以上準(zhǔn)備和籌備工作基礎(chǔ)上,針對積壓檔案資料進(jìn)行了全宗分類、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列等工作,并同步啟動系統(tǒng)錄入工作。注:基金——貴州省教育學(xué)會檔案工作研究會科研課題“貴州大學(xué)館藏基建圖紙檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究”

作者:張婷 單位:貴州大學(xué)檔案館

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