文書檔案論文精選(九篇)
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第1篇：文書檔案論文范文
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補(bǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補(bǔ)，提高文書檔案資源的質(zhì)量、準(zhǔn)確度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對(duì)文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當(dāng)前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對(duì)醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當(dāng)前大部分管理者仍然存在著認(rèn)為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯(cuò)誤觀念，沒有深刻認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項(xiàng)工作的重要意義，進(jìn)而造成在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補(bǔ)過程中動(dòng)力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。（二）缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進(jìn)慢，當(dāng)前在實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實(shí)和推進(jìn)也就更加吃力和緩慢，想要真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準(zhǔn)，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對(duì)較一般，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案的精細(xì)化信息化管理，在文書檔案的精準(zhǔn)分門別類、分科保存、時(shí)間軸橫縱向?qū)?、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進(jìn)步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實(shí)不到位有關(guān)。
三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對(duì)策建議
第2篇：文書檔案論文范文
【摘要題】數(shù)字信息化
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案/信息安全/互聯(lián)網(wǎng)
【正文】
1.數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的安全問題
數(shù)字檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行。系統(tǒng)的應(yīng)用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結(jié)構(gòu)和基于客戶服務(wù)器模式的Client/Server結(jié)構(gòu)），這兩種方式都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)換、存貯和訪問。在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)利用等過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全問題往往表現(xiàn)在多個(gè)層面。
1.1網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全。是指支撐系統(tǒng)運(yùn)行的物理設(shè)備的安全問題，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮。往往會(huì)根據(jù)需要采用適當(dāng)?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，如雙機(jī)熱備份、磁盤陣列等設(shè)備的采用來保證一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓問題，等等。網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全策略是整個(gè)系統(tǒng)得以安全運(yùn)行的基本保障，這是需要在系統(tǒng)規(guī)劃階段嚴(yán)格把關(guān)的重要內(nèi)容之一。
1.2數(shù)據(jù)級(jí)安全。主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數(shù)據(jù)版本的更新、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備的意外損壞、存貯介質(zhì)的老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞和癱瘓。操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的安全問題雖說主要是取決于軟件供應(yīng)商所開發(fā)的商品化軟件的穩(wěn)定性和安全的保障問題，但對(duì)于建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案元數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數(shù)據(jù)庫的分布式或集中式存放模式、數(shù)據(jù)的異地備份、電子數(shù)據(jù)格式的定期升級(jí)和保存介質(zhì)的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和具體實(shí)現(xiàn)的過程中需要綜合考慮的關(guān)鍵因素，也是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。
1.3應(yīng)用級(jí)安全。是指檔案管理信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用操作的過程中應(yīng)考慮的基本問題，主要取決于檔案部門所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實(shí)際需求，對(duì)其操作權(quán)限和操作功能進(jìn)行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、普通業(yè)務(wù)員等。但不論采用哪種用戶模型，要求應(yīng)用級(jí)的安全至少包括兩項(xiàng)功能，一是對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個(gè)是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。比如，兩個(gè)不同的用戶可以操作同一個(gè)功能模塊，但所能看到的數(shù)據(jù)只能是本用戶所在單位的數(shù)據(jù)，而不應(yīng)看到另一個(gè)用戶所在單位的數(shù)據(jù)，這是網(wǎng)絡(luò)版檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作需求；再如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠看到下級(jí)人員所操作的數(shù)據(jù)，而下級(jí)人員則無權(quán)看到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。
2.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案
網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)是防止系統(tǒng)外部非法用戶和不安全數(shù)據(jù)包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來討論數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全解決方案。
2.1防火墻安全解決方案。
防火墻是多個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間的安全隔離網(wǎng)，其基本原理是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，可以實(shí)現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問特殊站點(diǎn)；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。清華大學(xué)檔案館防火墻安全運(yùn)行結(jié)構(gòu)采用了三臺(tái)對(duì)外提供服務(wù)利用的服務(wù)器，都部署在非軍事管轄區(qū)（DMZ區(qū)），服務(wù)器通過特定的端口對(duì)外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8085端口，數(shù)據(jù)服務(wù)的1528等，避免了外界用戶對(duì)服務(wù)器其他端口訪問的可能性。如果少數(shù)的檔案室需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認(rèn)證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認(rèn)證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)都需要通過防火墻進(jìn)行過濾和篩選，具體使用時(shí)可以通過對(duì)客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進(jìn)行判斷和識(shí)別，以及通過對(duì)可疑數(shù)據(jù)包的檢測進(jìn)行過濾，以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來實(shí)現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的辦公PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，為私有IP，通過防火墻的NAT功能訪問互聯(lián)網(wǎng)，保證了安全性。外界不能直接訪問到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實(shí)現(xiàn)MAC地址綁定，可以針對(duì)需要控制內(nèi)部用戶的上網(wǎng)時(shí)段和訪問內(nèi)容。
2.2網(wǎng)絡(luò)安全管理的人文策略。
硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理軟件是保證網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行的基本手段，同樣加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取科學(xué)有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當(dāng)?shù)确矫妫虼吮仨氁鹱銐虻闹匾暋?/p>
系統(tǒng)管理員采用雙人負(fù)責(zé)制和任期有限的基本原則，防止人員流動(dòng)或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時(shí)間過長。
安全級(jí)別確定應(yīng)根據(jù)工作的重要程度來確定，根據(jù)確定的安全等級(jí)，確定安全管理的范圍。
制定的機(jī)房管理制度：對(duì)于安全等級(jí)要求較高的系統(tǒng)，要實(shí)行分區(qū)控制，限制工作人員出入與己無關(guān)的區(qū)域。出入管理可采用證件識(shí)別或安裝自動(dòng)識(shí)別登記如門禁系統(tǒng)，采用磁卡、身份卡等手段，對(duì)人員進(jìn)行識(shí)別、登記管理。
制定嚴(yán)格的操作規(guī)程：操作規(guī)程要根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍。
制定完備的系統(tǒng)維護(hù)制度，如數(shù)據(jù)保護(hù)，數(shù)據(jù)備份等工作計(jì)劃。重要數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)要首先經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并有安全管理人員在場，隨時(shí)將出現(xiàn)故障的原因、維護(hù)內(nèi)容和維護(hù)前后的情況要詳細(xì)記錄。
制定應(yīng)急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復(fù)的應(yīng)急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對(duì)工作調(diào)動(dòng)和離職人員要及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的授權(quán)。
3.檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案
數(shù)字檔案信息的錄入和維護(hù)主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)功能來完成，由于用戶角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。一是要采用成熟先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)：二是對(duì)系統(tǒng)用戶按照工作需要進(jìn)行角色和等級(jí)的區(qū)分；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別如保密、開放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行多級(jí)安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問。
3.1應(yīng)用系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。
三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)有著多層數(shù)據(jù)安全機(jī)制、日常維護(hù)工作量小、對(duì)客戶端的運(yùn)行環(huán)境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶端物理位置可以靈活設(shè)置等諸多優(yōu)點(diǎn)，因此采用三層B/S的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)無疑是一個(gè)先進(jìn)且明智的選擇。安全防護(hù)措施有三級(jí)，即防火墻安全措施、應(yīng)用系統(tǒng)的身份認(rèn)證安全措施以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的安全模型，
3.2應(yīng)用系統(tǒng)用戶權(quán)限管理：
系統(tǒng)用戶權(quán)限的管理和角色分配與檔案管理的業(yè)務(wù)功能、操作流程、檔案數(shù)據(jù)的管理層次密切相關(guān)。一般情況下用戶分3大類，即管理級(jí)用戶、業(yè)務(wù)級(jí)用戶和瀏覽級(jí)用戶。管理級(jí)用戶負(fù)責(zé)系統(tǒng)整體數(shù)據(jù)備份，日常維護(hù)，系統(tǒng)模塊設(shè)置、公共字典維護(hù)、用戶定義及用戶權(quán)限設(shè)置等；業(yè)務(wù)級(jí)用戶負(fù)責(zé)各個(gè)業(yè)務(wù)崗位上數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)、檢索等功能，該類用戶對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)具有完全的存取訪問權(quán)限，每個(gè)用戶的操作功能和訪問數(shù)據(jù)內(nèi)容的權(quán)限將根據(jù)其業(yè)務(wù)職能的不同而有所區(qū)別；瀏覽級(jí)用戶主要是通過Internet網(wǎng)查詢已經(jīng)開放的檔案信息，絕不允許對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)字進(jìn)行修改和刪除。無論是哪一類用戶，他在訪問系統(tǒng)的過程中主要是通過嚴(yán)格的身份認(rèn)證技術(shù)來保證系統(tǒng)的安全性。因此系統(tǒng)用戶的安全管理也是非常重要的。各業(yè)務(wù)人員在操作過程中切不可將密碼帖在機(jī)器上，或者設(shè)置非常簡單的密碼，這些都是不利于安全管理的常見錯(cuò)誤做法。
第3篇：文書檔案論文范文
1.信息資源挖掘不深
城建檔案編研的最終目的應(yīng)該是服務(wù)城市建設(shè)，對(duì)檔案信息資源的利用必須既有深度又有廣度，如果只局限于現(xiàn)有館藏，那么在選題上的范圍上必然會(huì)受到限制，這樣編寫出來的資料缺乏吸引力，社會(huì)利用率也注定不高。要想充分體現(xiàn)城建檔案的專業(yè)特點(diǎn)和一個(gè)城市的地方特色，就必須編寫出真正反映城市建設(shè)過程中不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格與城市文化，這樣的成果才具有較高的借鑒參考及利用價(jià)值。
2.工作經(jīng)費(fèi)有限，資金投入不足
真正稱得上編研成果的應(yīng)該是題材新穎、制作精美，經(jīng)過正式印刷出版并廣為流傳的作品。同時(shí)它也是一項(xiàng)文化產(chǎn)品,只有投入才會(huì)有產(chǎn)出，要獲得一項(xiàng)高質(zhì)量的編研成果，少不了必要的資金投入。但由于是公益性事業(yè)單位，城建檔案館經(jīng)費(fèi)多靠地方財(cái)政撥款。而所撥到的款項(xiàng)主要用于支付職工工資、一般日常性支出和少量的業(yè)務(wù)建設(shè)，能夠真正用在編研工作上的幾乎沒有。城建檔案館要想立項(xiàng)目，爭取資金渠道少、難度大。
3.專業(yè)技術(shù)人才缺乏
人員知識(shí)儲(chǔ)備不豐富。各領(lǐng)域的發(fā)展關(guān)鍵靠人才。但能夠被選派和充實(shí)到城建檔案編研工作崗位上的具備專業(yè)水平高、研究能力強(qiáng)、知識(shí)儲(chǔ)備豐富的專業(yè)技術(shù)人員力量較少，且多為兼職。城建檔案編研工作恰恰缺少這樣一些有責(zé)任感、有事業(yè)心、熱愛本職、精通專業(yè)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)又熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。
4.技術(shù)資源尚缺
編研工作既要有設(shè)施配備，又要有技術(shù)資源的支持。這些是編研工作有效開展的物質(zhì)保障。導(dǎo)致編研成果質(zhì)量不高，利用形式單一的另外一個(gè)因素就是缺少技術(shù)上的有效支持。技術(shù)資源的有效使用決定了編研成果宣傳度、利用率和社會(huì)價(jià)值。
二、聲像技術(shù)資源優(yōu)勢
聲像技術(shù)是近代聲學(xué)、電影和電視技術(shù)的綜合性運(yùn)用，通過畫面和音響來表達(dá)內(nèi)在含義的方法和設(shè)備。它涉及對(duì)語言、音響和畫面加工處理及專題片制作等技術(shù)，早已被廣泛應(yīng)用到城建檔案工作領(lǐng)域。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和更新，在原有的基礎(chǔ)上，還能夠利用視覺差異把觀賞者引入畫面立體空間中，使其具有深度感和現(xiàn)場感。而且光盤為聲像存儲(chǔ)提供了新的載體，將技術(shù)與藝術(shù)融為一體，作為文獻(xiàn)檔案材料可作長期貯存和快速傳遞的有效途徑，其優(yōu)點(diǎn)是傳遞信息快、直觀、形象生動(dòng)，在經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展中越來越顯示出重要的作用，是新時(shí)期城建檔案工作的重要內(nèi)容。
三、發(fā)揮聲像技術(shù)優(yōu)勢
第4篇：文書檔案論文范文
（一）需提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蘊(yùn)含量從城建檔案的工作程序以及技術(shù)角度來看，現(xiàn)在的城建檔案工作以及管理標(biāo)準(zhǔn)并沒有考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)以及未來發(fā)展，再加上現(xiàn)在很多歸檔城建工程的圖紙以及數(shù)據(jù)資料是通過光盤、U盤以及磁盤進(jìn)行分類、管理，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段的城建檔案的分類規(guī)范、檔案整理辦法以及管理標(biāo)準(zhǔn)滿足不了城建檔案日益發(fā)展的需求。而且我國現(xiàn)仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全程度有待加強(qiáng)。
（二）需加強(qiáng)城建檔案工作的規(guī)范化程度以及標(biāo)準(zhǔn)化程度城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是檔案工作的數(shù)字化、高科技化的基礎(chǔ)。但是從實(shí)際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業(yè)務(wù)能力以及發(fā)展程度不均衡，系統(tǒng)軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質(zhì)量、水平較低等問題。再加上現(xiàn)在仍舊沒有一個(gè)統(tǒng)一的城建檔案自動(dòng)化管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)已有的自動(dòng)化管理規(guī)范只適用與個(gè)別城市建設(shè)檔案館，不能滿足所有城市建設(shè)檔案館的需求，所以該自動(dòng)化管理規(guī)范得不到推廣以及應(yīng)用，這也就導(dǎo)致了城建檔案數(shù)字化的推廣以及應(yīng)用工作受阻。
（三）需提升相關(guān)工作者的素質(zhì)水平要想實(shí)現(xiàn)、加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進(jìn)技術(shù)，可熟練應(yīng)用專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是從實(shí)際情況來看，大部分城建檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員并沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)也沒有能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行處理的高級(jí)復(fù)合型人才。雖然部分城建檔案機(jī)構(gòu)引進(jìn)了現(xiàn)代化的機(jī)械、設(shè)備，但是由于沒有可以熟練應(yīng)用設(shè)備的人才，導(dǎo)致設(shè)備的作用得不到發(fā)揮，進(jìn)而導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。
二、優(yōu)化提升城建檔案資料數(shù)字化應(yīng)用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)性提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的完善程度，首先應(yīng)當(dāng)促使城建檔案信息資料數(shù)字化工作更為標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說，城建檔案信息資料數(shù)字化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建數(shù)字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統(tǒng)一、完善、規(guī)范以及具有可實(shí)施性的操作文件以及標(biāo)準(zhǔn)處理措施，需落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。我國當(dāng)前的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一般可以分為兩部分，也就是數(shù)字化檔案管理以及信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中數(shù)字化檔案管理包含需建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，與相應(yīng)的檔案管理以及具體落實(shí)細(xì)則等；信息化標(biāo)準(zhǔn)包含加強(qiáng)城建檔案信息資料采集、整理，對(duì)城建檔案信息資料進(jìn)行網(wǎng)站式的管理，數(shù)字化建檔需要的格式標(biāo)準(zhǔn)，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現(xiàn)有的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，不斷地基于實(shí)際對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的完善，城建檔案信息資料數(shù)字化才能夠得以實(shí)現(xiàn)，才可以保證數(shù)字化應(yīng)用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合水平城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用會(huì)涉及到很多的專業(yè)、實(shí)際問題以及理論知識(shí)，所以只有不斷提升檔案從業(yè)人員的理論專業(yè)知識(shí)水平以及實(shí)踐能力，建立起一支專門進(jìn)行城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的隊(duì)伍，城建檔案信息資料數(shù)字化才能得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn)，同時(shí)根據(jù)城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)際情況，幫助檔案從業(yè)人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，以加強(qiáng)城建檔案工作者的檔案信息資料數(shù)字化實(shí)際應(yīng)用能力以及專業(yè)知識(shí)水平。另外城市建設(shè)機(jī)構(gòu)還需要不斷引進(jìn)專業(yè)的人才，引進(jìn)高校對(duì)口的專業(yè)畢業(yè)生，為城建檔案信息資料數(shù)字化管理注入新的血液，內(nèi)外結(jié)合快速提升整個(gè)建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。
（三）優(yōu)化城建檔案信息資料數(shù)字化技術(shù)的辦法城建檔案信息資料數(shù)字化工作由于涉及各種高新技術(shù)，而且也沒有案例、經(jīng)驗(yàn)可以依靠，所以必須通過實(shí)踐積累經(jīng)驗(yàn)，不斷完善管理系統(tǒng)以對(duì)數(shù)字化城建檔案信息資料技術(shù)進(jìn)行不斷的優(yōu)化。這點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)需要城建檔案的相關(guān)工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術(shù)應(yīng)用等的實(shí)踐應(yīng)用以及相關(guān)知識(shí)理論探析，以不斷提升數(shù)字化城建檔案信息資料的技術(shù)水平。優(yōu)化提升數(shù)字化城建檔案信息資料工作的技術(shù)水平實(shí)質(zhì)上是對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字集成化管理控制，主要是通過對(duì)檔案資料轉(zhuǎn)變的所有流程進(jìn)行全過程監(jiān)控，以促進(jìn)各個(gè)技術(shù)之間更為協(xié)調(diào)。通過集成多種計(jì)算機(jī)技術(shù)，比如說計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的，對(duì)分散在不同區(qū)域以及載體的檔案資料進(jìn)行集成化管理，使得不同計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用均可以在檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用中綜合發(fā)揮出來。
三、結(jié)語
第5篇：文書檔案論文范文
1.1對(duì)于技術(shù)檔案管理重視程度不夠
企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無意的回避。
1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范
技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。
1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性
技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。
2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對(duì)措施
針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。
2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)
首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。
2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系
技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。
2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理
考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)
要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術(shù)檔案的格式
技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識(shí)、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。
3.2技術(shù)檔案的變更程序
技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。
3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理
針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。
3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。
4結(jié)語
第6篇：文書檔案論文范文
有些單位雖有制度，但只是流于形式，沒有落實(shí)到行動(dòng)中，也沒有相關(guān)的收集、登記、監(jiān)督制度，使得檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和體制，處于無序、混亂的狀態(tài)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化程度低。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化成為各行業(yè)的發(fā)展趨勢。而就目前的農(nóng)業(yè)科技檔案來說，其資料的存在形式主要是紙質(zhì)、圖片和聲像資料，缺乏系統(tǒng)的電子信息，使得農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化程度較低。農(nóng)業(yè)科技檔案利用情況復(fù)雜。在農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作中，工作人員只把工作重點(diǎn)放在對(duì)檔案的保存上，而忽視了對(duì)檔案資源的利用，致使檔案的利用率較低。同時(shí)隨著國家農(nóng)業(yè)科研的發(fā)展，檔案利用面也擴(kuò)大，利用主體增多，致使利用主體在利用過程中稍有不慎就容易出現(xiàn)問題。
對(duì)策和措施
(一)形成領(lǐng)導(dǎo)重視的農(nóng)業(yè)科技檔案管理。合理的農(nóng)業(yè)科技檔案管理能夠創(chuàng)造極大的物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)財(cái)富，領(lǐng)導(dǎo)的重視有利于檔案的高效管理，從而創(chuàng)造更大的價(jià)值。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，給予充足的經(jīng)費(fèi)確保實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要采取措施調(diào)動(dòng)科技人員的主動(dòng)性和積極性，為農(nóng)業(yè)科技檔案管理和利用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做到最好。（二）建立高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員隊(duì)伍。提高管理人員的思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，培養(yǎng)其對(duì)工作的責(zé)任心，使其能夠?qū)r(nóng)業(yè)科技檔案管理工作有足夠的熱情和耐心。同時(shí)，還要著重培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才，提高管理水平。（三）健全農(nóng)業(yè)科技檔案管理體制。建立健全嚴(yán)格的管理體制，有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制度。及時(shí)更新不適合的規(guī)定，建立新的管理機(jī)制。使農(nóng)業(yè)科技檔案管理有“制”可依。還要樹立服務(wù)觀念，建立反饋機(jī)制等等，完善各項(xiàng)管理體制。（四）完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過多種渠道爭取經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。加大對(duì)信息化的投入，建立檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。要想適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，就必須重視檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。
科學(xué)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理機(jī)制的意義
通過建立健全農(nóng)業(yè)科技管理機(jī)制，提高檔案管理的利用效率，有助于促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化和科研工作的進(jìn)一步深人研究；有助于加快現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的建設(shè)步伐，提高農(nóng)業(yè)效益，鞏固農(nóng)業(yè)的基礎(chǔ)地位，增加農(nóng)民收人；這也體現(xiàn)了國家和政府的工作重心。
第7篇：文書檔案論文范文
現(xiàn)在，我國眾多公共圖書館中大多數(shù)圖書館的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式階段，即以紙質(zhì)檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導(dǎo)致檢索效率低下。綜合來說，傳統(tǒng)公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點(diǎn)問題：
1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識(shí)上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個(gè)檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時(shí)常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時(shí)地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時(shí)間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實(shí)施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對(duì)較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對(duì)于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。
2.2技術(shù)問題。實(shí)施檔案的數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲(chǔ)、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時(shí)間，實(shí)現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺(tái)受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲(chǔ)等工序，此項(xiàng)工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等工作時(shí)，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。
2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時(shí)，也對(duì)數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計(jì)算機(jī)硬件有可能會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會(huì)對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲(chǔ)受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個(gè)生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實(shí)際管理工作中，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計(jì)算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會(huì)癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個(gè)非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。（4）計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時(shí)需要更新（更換）時(shí)，就很可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識(shí)，因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時(shí)候，可能會(huì)誤刪某些文件或誤點(diǎn)某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時(shí)受到身體等原因的限制對(duì)于新知識(shí)的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對(duì)于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對(duì)數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個(gè)人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時(shí)間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實(shí)施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，多渠道籌集資金。現(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時(shí)展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對(duì)圖書館功能的宣傳，鼓勵(lì)更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會(huì)愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對(duì)掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲(chǔ)工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲(chǔ)格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲(chǔ)管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。
3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對(duì)相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實(shí)時(shí)更新，確保檔案的安全性；第三，注意計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲(chǔ)介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計(jì)算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。
3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實(shí)施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對(duì)既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對(duì)現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實(shí)際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計(jì)劃。
4結(jié)束語
第8篇：文書檔案論文范文
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。而現(xiàn)代化的文書檔案管理工作，是提升加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和水平意義重大。
一、文書檔案管理的特點(diǎn)
1． 文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個(gè)階段管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。
2．與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ); 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時(shí)進(jìn)行歸檔等，對(duì)檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。
3．文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級(jí)部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。
二、文書檔案現(xiàn)代化管理的三個(gè)原則
1 保密原則
保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點(diǎn)在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴(kuò)散，可能影響到本單位正當(dāng)利益，在對(duì)外開放使用，特別是對(duì)國外、境外的開放使用時(shí)，一定要按照嚴(yán)格的審批制度和程序進(jìn)行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。
2 開放原則
在強(qiáng)調(diào)保密原則的同時(shí)，也要堅(jiān)持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發(fā)揮作用。要根據(jù)形勢的變化和發(fā)展，及時(shí)提出有關(guān)文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時(shí)解密。對(duì)一些實(shí)際工作中急需的、涉及密級(jí)又不高、保密時(shí)間要求比較短的檔案，更要及時(shí)解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進(jìn)了我的門，一律都是重要機(jī)密的認(rèn)識(shí)。不能守著大批價(jià)值連城的豐富資料，只當(dāng)一個(gè)保管員，而要積極主動(dòng)創(chuàng)造條件，挖掘?qū)?shí)際工作有利用價(jià)值的文書資料，為需要者提供有效的服務(wù)。
3 服務(wù)原則
在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權(quán)力機(jī)關(guān)"的作風(fēng)，去除"衙門"習(xí)氣，堅(jiān)持"服務(wù)"的原則。在提供服務(wù)中，提倡熱情、主動(dòng)、積極、方便的態(tài)度，簡化相關(guān)的審批手續(xù)。我們應(yīng)解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統(tǒng)禁忌，文書檔案為實(shí)際工作服務(wù)就能走出更加廣闊的路子。
三、現(xiàn)代文書檔案管理中存在的問題
1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中，文書和檔案實(shí)行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。如: 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范; 版記不全，附件不規(guī)范; 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范; 原稿不齊全，編號(hào)不規(guī)范，等等。
2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡?qiáng)勁等方面的問題。另外，一些檔案員對(duì)檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因?yàn)闄n案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對(duì)檔案工作缺乏能動(dòng)力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。
3．領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠，存在片面的認(rèn)識(shí)。檔案工作在單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時(shí)候能夠提供參考就行。
4．各部門對(duì)檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個(gè)部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要?dú)w檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。一些責(zé)任心較強(qiáng)的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合支
持，在做好檔案工作時(shí)常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
四．文書檔案科學(xué)管理的對(duì)策與要求
1.領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案在企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個(gè)重要途徑。在具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促指導(dǎo)、及時(shí)解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創(chuàng)造必要的條件。
2．必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。對(duì)文書檔案從產(chǎn)生、收集、整理、保存到利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行不同程度的參與，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時(shí)間、地點(diǎn)共同完成的。因此，要樹立"我直接面對(duì)的就是利用者"的觀念，為下一個(gè)環(huán)節(jié)提供高質(zhì)量的"半成品"，這樣，整個(gè)文書檔案質(zhì)量就會(huì)有可靠的保證。另外，對(duì)整個(gè)文書檔案的形成和利用要有整體意識(shí)，明白自己負(fù)責(zé)的某一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到整體的質(zhì)量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質(zhì)量的好壞，往往事關(guān)全局工作能否繼續(xù)，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質(zhì)量管理要求與檔案形成過程有關(guān)的工作人員，包括領(lǐng)導(dǎo)、擬稿人、校對(duì)人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質(zhì)量，人人有責(zé)"的觀念。
3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質(zhì)。良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關(guān)。這就要求管理人員要具有強(qiáng)烈的政治意識(shí)。在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對(duì)待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)上首先確保文書檔案的安全。
4.加強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)。即在現(xiàn)代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊(yùn)藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠(yuǎn)、受當(dāng)時(shí)歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發(fā)現(xiàn)有效信息的情況下，就需要管理部門對(duì)其進(jìn)行編研，形成方便利用、準(zhǔn)確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動(dòng)上網(wǎng)，積極熱情提供服務(wù)。對(duì)一些可以公開的資料，要積極利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主動(dòng)上網(wǎng)，讓"死材料"變?yōu)?活信息"，提高利用率。
5.運(yùn)用科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。如：統(tǒng)一制定文件格式。對(duì)文件選用、文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題制作、發(fā)文范圍、正文提煉、標(biāo)題字形、附件、主題詞標(biāo)示、印發(fā)科室等一一作了詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)上級(jí)單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環(huán)環(huán)緊扣，手續(xù)齊全。三是目錄編號(hào)、檢索系統(tǒng)的建立要科學(xué)。除了建立案卷目錄、專題目錄、計(jì)算機(jī)等檢索體系外，還要逐步完善計(jì)算機(jī)、光盤等高科技檢索工具。盡早地進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過上網(wǎng)，擴(kuò)大信息來源，聯(lián)系更多的信息內(nèi)容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)。
結(jié)束語
總而言之，文書檔案實(shí)行全面現(xiàn)代化管理，有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。并加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。
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第9篇：文書檔案論文范文
在對(duì)高校檔案管理中不僅僅要做好對(duì)電子檔案的記錄以及存儲(chǔ)等方面的工作，還需要對(duì)檔案工作的共享進(jìn)行合理的分工。現(xiàn)對(duì)高校檔案進(jìn)行三個(gè)層次的分類：高校的原始資料和檔案的掃描件以及檔案數(shù)據(jù)庫。其中高校檔案的原始資料轉(zhuǎn)化為掃描件是檔案數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)，包括對(duì)文件的掃描所采用的掃描儀的選擇以及對(duì)文件掃描的清晰度，保證了對(duì)圖像的采集工作。但是要在極短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行掃描工作需要將檔案進(jìn)行拆分，利用掃描儀進(jìn)行檔案的掃描工作。而對(duì)建立高校檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的并存。高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并借助多媒體來對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化可以借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等多種技術(shù)，將現(xiàn)存各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像和聲音文件，并存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了最大可能地保證信息的原始性和真實(shí)性。在建立高校系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后對(duì)隨時(shí)發(fā)生的信息變更都可以將形成的檔案資料及時(shí)轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)文件，保證了高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息的時(shí)效性與真實(shí)性。
二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。
（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。
（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。
（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。
三、總結(jié)
