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制定年度目標(biāo)
所有下年度的部門(mén)目標(biāo)需要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。每年公司財(cái)務(wù)年度開(kāi)始之前,都要做下一年的計(jì)劃,制定財(cái)務(wù)目標(biāo),并從多維度去評(píng)價(jià)目標(biāo)的可行性和合理性。業(yè)務(wù)部門(mén)制定目標(biāo)時(shí)間會(huì)長(zhǎng)一些,因?yàn)橐紤]宏觀經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)發(fā)展、公司總體的戰(zhàn)略目標(biāo),對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō),在業(yè)務(wù)部門(mén)目標(biāo)制定后,開(kāi)始制定下一年度的財(cái)務(wù)目標(biāo)和考核機(jī)制。一些在中國(guó)的外國(guó)公司不是采用日歷財(cái)務(wù)年度,而是和自己的總部保持一致,采用不同的財(cái)務(wù)年度,比如惠普公司財(cái)務(wù)年度就是從每年11月1日開(kāi)始,至第二年10月31日結(jié)束,當(dāng)然報(bào)送中國(guó)政府主管部門(mén)的財(cái)務(wù)報(bào)告和稅務(wù)報(bào)告還是遵循日歷年度。
具體來(lái)講,首先要保證財(cái)務(wù)部門(mén)的目標(biāo)跟企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)一致,并且與企業(yè)下年度的預(yù)算保持高度吻合,使得財(cái)務(wù)部門(mén)的計(jì)劃、審計(jì)、內(nèi)控等內(nèi)容能夠在一個(gè)企業(yè)的大環(huán)境中協(xié)調(diào)進(jìn)行;第二個(gè)就是變化和調(diào)整,外國(guó)公司在中國(guó)運(yùn)作得好壞跟中國(guó)市場(chǎng)密切相關(guān),特別是IT領(lǐng)域,市場(chǎng)上瞬息萬(wàn)變的風(fēng)向都會(huì)影響企業(yè)整體業(yè)務(wù)部門(mén)的變化,而這些變化會(huì)帶來(lái)財(cái)務(wù)后端的調(diào)整,包括財(cái)務(wù)分析報(bào)告的分類(lèi)以及財(cái)務(wù)人員的配置的調(diào)整等,會(huì)影響到后期的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估指標(biāo)的調(diào)整甚至于重新制定。所以在年度目標(biāo)的基礎(chǔ)上,各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)還有季度和月度的預(yù)算,去評(píng)估短期預(yù)算與年度目標(biāo)的偏差和原因,及時(shí)反映市場(chǎng)變化和企業(yè)運(yùn)行現(xiàn)狀。作為考核機(jī)制,所有的目標(biāo)必須在財(cái)務(wù)年度開(kāi)始的時(shí)候和被評(píng)估的人進(jìn)行全面的溝通,取得雙方的認(rèn)可,才可以正式確立,作為來(lái)年的考核指標(biāo)和依據(jù)。同時(shí),前一年確定的指標(biāo)會(huì)和短期預(yù)算進(jìn)行對(duì)比,考慮指標(biāo)的合理性和對(duì)考核人的評(píng)判的內(nèi)因和外因。
應(yīng)用平衡記分卡
在公司整體目標(biāo)之下,財(cái)務(wù)部門(mén)怎樣考核其自身的業(yè)績(jī)?平衡記分卡是一個(gè)非常好的工具。平衡計(jì)分卡(The Balanced ScoreCard,簡(jiǎn)稱(chēng)BSC)的四個(gè)維度是:財(cái)務(wù)指標(biāo)、顧客、內(nèi)部經(jīng)營(yíng)過(guò)程、學(xué)習(xí)與發(fā)展。這意味著我們要去做目標(biāo)的細(xì)化過(guò)程。在外國(guó)公司中,由于組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜和多變,有些部門(mén)是垂直領(lǐng)導(dǎo),比如直接匯報(bào)到亞太區(qū)或總部。這里先假定所有的財(cái)務(wù)部門(mén)都是匯報(bào)給中國(guó)區(qū),那么可以用下面的表簡(jiǎn)單說(shuō)明。橫向是組織結(jié)構(gòu)中的每一個(gè)部門(mén),比如業(yè)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,稅務(wù)部,財(cái)務(wù)管理部等,縱向是平衡記分卡的幾個(gè)維度,每個(gè)維度考核的指標(biāo)列出了一些重要的項(xiàng)目,各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)自己的特點(diǎn)和重點(diǎn)去設(shè)置。
讓公司或業(yè)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)指標(biāo)比如收入、利潤(rùn)作為財(cái)務(wù)經(jīng)理的考核指標(biāo),可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)部門(mén)的配合,幫助業(yè)務(wù)部門(mén)優(yōu)化資源配置,更經(jīng)濟(jì)有效地組織運(yùn)行。比如跟供應(yīng)商談判一起研究應(yīng)收應(yīng)付的策略;又比如賣(mài)一個(gè)產(chǎn)品利潤(rùn)率的高低,怎么實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化。這些都能幫助業(yè)務(wù)部門(mén)提高整體的績(jī)效。從收入來(lái)說(shuō),可以把年度預(yù)算作為一條衡量標(biāo)準(zhǔn),完成100%或超過(guò)達(dá)為綠色,在90%~99% 范圍內(nèi)為黃色,小于90%為紅色。當(dāng)然如果是衡量預(yù)算的準(zhǔn)確度,超過(guò)15%或低于15%都為紅色,當(dāng)然這個(gè)要參考?xì)v年同期水平和絕對(duì)值來(lái)考慮。最后所有的結(jié)果用紅綠燈的形式展現(xiàn)在后端,綠色為績(jī)效優(yōu)良,黃色為達(dá)到一定的可接受的范圍,紅色表示要引起注意和需要改善,一目了然,清晰而明確。
學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)和員工的切身利益緊密相關(guān),員工能力、組織合作的積極性,直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)效益,所以必須把人員和培訓(xùn)作為一個(gè)重要的業(yè)績(jī)度量指標(biāo)。我們說(shuō)以人為中心,只有具備優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員,才能發(fā)揮最大的效益。
內(nèi)部經(jīng)營(yíng)過(guò)程的業(yè)績(jī)衡量已超越了簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)度量,平衡計(jì)分卡闡述了三個(gè)指標(biāo):創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)過(guò)程(降低成本或增加生產(chǎn)能力)、售后服務(wù)。作為財(cái)務(wù)部門(mén),要把內(nèi)部財(cái)務(wù)流程的梳理,風(fēng)險(xiǎn)管理,會(huì)計(jì)合規(guī)、轉(zhuǎn)變、資源最優(yōu)配置,提高業(yè)務(wù)部門(mén)的滿意度等等作為其衡量指標(biāo)。比如財(cái)務(wù)流程的簡(jiǎn)單化、高效化:如何把原來(lái)一個(gè)星期才能完成的事情簡(jiǎn)化到兩、三天完成,并且保證合規(guī),這也意味著工作量的簡(jiǎn)少,成本的降低。
平衡計(jì)分卡把指標(biāo)量化,易于對(duì)分級(jí)的財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行對(duì)比和評(píng)估,清晰地比較孰優(yōu)孰劣。但是如果考核整體財(cái)務(wù)部門(mén)業(yè)績(jī),平衡記分卡還有一些局限性。比如財(cái)務(wù)部門(mén)整體的業(yè)績(jī),需要全方位的考慮,投資決策,資金運(yùn)作,稅務(wù)籌劃,審計(jì)結(jié)果,財(cái)務(wù)運(yùn)作模式改變,成本節(jié)約等等,有些是和公司戰(zhàn)略決策和公司經(jīng)營(yíng)的生命周期密切相關(guān)的,往往不是一張平衡計(jì)分卡能夠概括和衡量的。所以筆者認(rèn)為,平衡記分卡更適合考核部門(mén)業(yè)績(jī),并且分解指標(biāo),層層往下。
指標(biāo)分解
對(duì)普通的財(cái)務(wù)人員,需要一步步向下分解平衡記分卡中的指標(biāo),列出數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。比如一個(gè)最底層的財(cái)務(wù)人員,他的考核標(biāo)準(zhǔn)可能就包括做賬的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,財(cái)務(wù)分析報(bào)告的質(zhì)量,有無(wú)重大疏漏或錯(cuò)誤等等。從員工個(gè)人角度來(lái)看,每年參加培訓(xùn)的次數(shù),工作幾年后的輪崗次數(shù),是否參加或負(fù)責(zé)某些項(xiàng)目等等。所有的指標(biāo)在財(cái)年初確定,每月或每季度打分一次,經(jīng)理和員工溝通,看哪些指標(biāo)完成得好,哪些需要提高和完善。
【關(guān)鍵詞】骨干;經(jīng)費(fèi);管理
2010年教育部、財(cái)政部推出了“國(guó)家骨干高職院校建設(shè)項(xiàng)目”(教高[2010]8號(hào))。標(biāo)志著自2006年啟動(dòng)實(shí)施了“國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃”后,國(guó)家大力發(fā)展高等職業(yè)教育的又一重大舉措。面對(duì)國(guó)家政策的積極扶持和經(jīng)費(fèi)的大量投入,如何更加高效、合理的使用建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),保證國(guó)家骨干高職院校建設(shè)的效果,將是骨干高職院校建設(shè)過(guò)程中一項(xiàng)重要的任務(wù)。下文就建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)在制度、預(yù)算、核算以及績(jī)效等方面的管理作了些探索。
一、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的目標(biāo)
加強(qiáng)骨干高職院建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理;保障項(xiàng)目建設(shè)的順利實(shí)施;合法、合理、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、有序地使用建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi);提高項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用效益。
二、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理原則
根據(jù)教高[2010]8號(hào)和教高[2007]12號(hào)文件要求,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理采用“集中管理,統(tǒng)一核算;突出重點(diǎn),兼顧配套;總體規(guī)劃,分年實(shí)施;項(xiàng)目管理,專(zhuān)款專(zhuān)用、績(jī)效考評(píng)”的原則。
三、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理需要和立項(xiàng)建設(shè)單位實(shí)際情況建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),可參照(圖一)建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),設(shè)立項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,下設(shè)項(xiàng)目建設(shè)管理辦公室(以下簡(jiǎn)稱(chēng)建設(shè)辦)和項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)控辦公室(以下簡(jiǎn)稱(chēng)監(jiān)控辦)。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理可以考慮在建設(shè)辦下設(shè)經(jīng)費(fèi)管理組,專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的日常管理,人員可由建設(shè)辦、各專(zhuān)業(yè)建設(shè)組、財(cái)務(wù)部門(mén)、監(jiān)控辦等部門(mén)人員組成。
圖一
四、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度建設(shè)
項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度是否完善是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理好壞的重要標(biāo)志,也是項(xiàng)目是否能順利實(shí)施的保證。制定管理制度一方面要按照現(xiàn)行的財(cái)經(jīng)法規(guī)和財(cái)務(wù)管理制度,另一方面要緊扣教育部和財(cái)政部教高[2010]8號(hào)、教高[2007]12號(hào)文件的要求,這樣才能做到制度有針對(duì)性,保證制度的適用性。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度在制定過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn):
(一)經(jīng)費(fèi)要統(tǒng)一管理,歸口負(fù)責(zé),逐級(jí)控制。
(二)要明確經(jīng)費(fèi)使用審批部門(mén),審批的權(quán)限和責(zé)任的落實(shí);審批權(quán)限的設(shè)計(jì)要與項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的分解相對(duì)應(yīng),體現(xiàn)事權(quán)和財(cái)權(quán)相結(jié)合;審批權(quán)限的設(shè)計(jì)要注意條塊結(jié)合,可采用職能部門(mén)和子項(xiàng)目建設(shè)組雙重審批程序;審批權(quán)限的金額設(shè)置要分層級(jí)。
(三)經(jīng)費(fèi)使用流程:經(jīng)費(fèi)使用流程設(shè)計(jì)既要體現(xiàn)易操作,又要符合內(nèi)控的要求,防止經(jīng)費(fèi)使用失控。
(四)經(jīng)費(fèi)使用的內(nèi)容要嚴(yán)格控制,符合教育部、財(cái)政部相關(guān)文件規(guī)定的范圍和比例。
五、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理
(一)預(yù)算編制是預(yù)算管理的第一步。首先,預(yù)算的編制必須以審批通過(guò)的項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)書(shū)為基準(zhǔn),在項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)書(shū)的基礎(chǔ)上進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)一步分解,制定明細(xì)的子項(xiàng)目預(yù)算。預(yù)算編制可采用核定指標(biāo)后,自下而上模式。
(二)預(yù)算編制要注意統(tǒng)分結(jié)合,不可將所有項(xiàng)目預(yù)算都分到各子項(xiàng)目,要分院級(jí)統(tǒng)籌部分和子項(xiàng)目部分,因?yàn)橛行┤蝿?wù)是需要在學(xué)院的統(tǒng)一布置下完成的。院級(jí)統(tǒng)籌部分可由建設(shè)辦以及經(jīng)費(fèi)管理組共同編制;子項(xiàng)目部分由各子項(xiàng)目組負(fù)責(zé)編制。經(jīng)費(fèi)預(yù)算由經(jīng)費(fèi)管理組匯總審核后報(bào)項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組審定,最終匯入學(xué)院財(cái)務(wù)年度預(yù)算,上報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)。
(三)預(yù)算的下達(dá)要根據(jù)各子項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的完成情況分階段下達(dá),對(duì)沒(méi)有按照時(shí)間要求完成任務(wù)的子項(xiàng)目,要停止下達(dá)經(jīng)費(fèi),整改完成后繼續(xù)下達(dá)經(jīng)費(fèi)。
(四)定期監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況,編制預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告,發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。
六、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)核算體系的設(shè)計(jì)
項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度和項(xiàng)目預(yù)算制定好后,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)核算就極為關(guān)鍵。根據(jù)教育部、財(cái)政部建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)核算的要求,要做到“集中管理,統(tǒng)一核算、專(zhuān)款專(zhuān)用”,因此必須設(shè)計(jì)好項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的核算體系。
(一)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)屬于學(xué)院年度預(yù)算經(jīng)費(fèi)的一部分,必須納入學(xué)院財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)統(tǒng)一核算,統(tǒng)一匯入學(xué)院年度預(yù)算和決算。
(二)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)要體現(xiàn)項(xiàng)目專(zhuān)用性,專(zhuān)款專(zhuān)用,可在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中引入項(xiàng)目核算。以下是以“數(shù)控維修“專(zhuān)業(yè)為例的核算系統(tǒng)設(shè)計(jì)見(jiàn)(圖二)。
經(jīng)濟(jì)科目
子項(xiàng)目 辦公費(fèi) 差旅費(fèi) 培訓(xùn)費(fèi) 專(zhuān)用材料費(fèi) …… 備注
一、數(shù)控維修 根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算金額設(shè)置限額控制
(一)人才培養(yǎng)模式改革
1、課程改革
2、資源庫(kù)
……
圖二
設(shè)計(jì)架構(gòu)為:縱向?yàn)轫?xiàng)目帳反映子項(xiàng)目支出情況,橫向?yàn)榭颇繋し从匙禹?xiàng)目支出經(jīng)濟(jì)內(nèi)容,在核算系統(tǒng)中錄入科目的同時(shí)也錄入項(xiàng)目;科目帳按照政府支出經(jīng)濟(jì)分類(lèi)科目,與學(xué)院財(cái)務(wù)核算使用同一套科目;項(xiàng)目帳為輔助帳,按照建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算方案的明細(xì)分類(lèi),在核算系統(tǒng)中設(shè)置分配限額。項(xiàng)目分類(lèi)的作用主要在于:1、明確各子項(xiàng)目支出的歸口部門(mén)或工作組。2、限定各類(lèi)子項(xiàng)目的支出經(jīng)濟(jì)內(nèi)容。3、與項(xiàng)目預(yù)算相銜接,實(shí)際上項(xiàng)目設(shè)置的過(guò)程就是項(xiàng)目預(yù)算的分配過(guò)程。
(三)通過(guò)上述核算體系的設(shè)置,既可以將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用匯入學(xué)院總決算,又可以將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況分類(lèi)統(tǒng)計(jì)出來(lái),達(dá)到專(zhuān)帳核算的效果,并進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行控制。
七、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審計(jì)監(jiān)督和績(jī)效管理
項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審計(jì)監(jiān)督和績(jī)效管理由項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的監(jiān)控辦負(fù)責(zé)。
(一)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的審計(jì)監(jiān)督主要采用過(guò)程控制法,將事前、事中、事后審計(jì)相結(jié)合起來(lái),事前參與項(xiàng)目預(yù)算的編制工作;事中強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)支出的審計(jì),達(dá)到審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的商品和服務(wù)的采購(gòu),必須審計(jì),達(dá)到政府采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的,必須實(shí)行政府采購(gòu);事后聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。
(二)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的績(jī)效管理,由各子項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)書(shū)的年度建設(shè)任務(wù),制定每年度的子項(xiàng)目建設(shè)績(jī)效指標(biāo),由項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)書(shū)審核認(rèn)定后作為各子項(xiàng)目組年度績(jī)效考核的依據(jù)。
參考文獻(xiàn):
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[4]淺議專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理的審計(jì)保障 《會(huì)計(jì)之友》2010年第09期 作者:劉春紅
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