國有企業(yè)工程項目部行政管理工作改進

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【摘要】目前國內(nèi)建筑市場呈現(xiàn)飽和狀態(tài)，各建筑企業(yè)的技術(shù)、管理水平差距逐漸減小。論文主要以國有建筑企業(yè)的最小單元———工程基層項目部為載體，分析行政管理工作在項目中的作用，出現(xiàn)的問題，尋求改進途徑，為建筑企業(yè)基層項目的行政管理工作提供改進參考。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；工程項目部；改進建議

1引言

工程項目部，作為建筑企業(yè)的最小單元，它的最終目的是完成工程的建設(shè)任務(wù)。通過組織構(gòu)架的建立，形成緊緊圍繞工程項目建設(shè)，具有“五臟六腑”的“小企業(yè)”。根據(jù)業(yè)務(wù)特點，項目部劃分出各個職能部門，其中行政部門（通常稱為辦公室、綜合辦公室）是項目部的重要管理部門，在各部門中起到潤滑的作用。因此，做好行政管理工作是項目部有效運轉(zhuǎn)的重要前提，也是提高工程項目部管理水平的一個重要切入點。

2行政管理在工程項目中的作用

基層項目部的行政管理工作紛繁復(fù)雜。大量的、瑣碎的、不起眼的工作都需要行政部門去處理?？偨Y(jié)來講，項目部的行政管理工作主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。而行政管理部門則擔(dān)負著項目部的各類行政事務(wù)工作，使項目部的職工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，從而可以集中精力、輕裝上陣，全力投入項目的生產(chǎn)之中。從“管理”功能上講，項目部行政部門不僅要在日常事務(wù)中做好基層領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在項目部的管理策略、活動策劃、企業(yè)宣傳、人員任用等重大問題上有自己的建議，用平時積累的數(shù)據(jù)及事實給領(lǐng)導(dǎo)提供合理的參考。從“協(xié)調(diào)”功能上講，項目部的行政部門擔(dān)負著協(xié)調(diào)項目部內(nèi)部各部門間的關(guān)系、協(xié)調(diào)項目部與工程周邊社區(qū)、社會機構(gòu)和政府部門的關(guān)系的重任。對內(nèi)部各部門間關(guān)系的協(xié)調(diào)，主要是對各部門在執(zhí)行工作計劃的過程中在日常事務(wù)上所發(fā)生的矛盾沖突進行調(diào)解。對項目部外部的其他企業(yè)、社會機構(gòu)和政府部門的協(xié)調(diào)，主要是在維護項目部的基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，發(fā)展同工程所在地周邊各有關(guān)單位的友好交往。從“服務(wù)”功能上講，項目部的行政部門主要就是幕后英雄的角色。因為施工生產(chǎn)才是工程項目部的最終目的。而行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不會成為項目部甚至公司關(guān)注的焦點。因此，行政管理人員必須端正心態(tài)，樹立良好的服務(wù)觀念，從根本上切實搞好服務(wù)?？傊?，項目部的行政管理在工程管理中具有重要的地位和作用，但是，許多基層項目部在行政管理中還沒有理清這三項功能的關(guān)系與內(nèi)涵，還存在許多的問題，這些都將限制工程項目的施工生產(chǎn)。

3行政管理工作出現(xiàn)的問題

第一，單一強調(diào)服務(wù)功能，造成行政管理工作失衡。傳統(tǒng)的行政管理思想造成一些人認為行政管理不過是提供日常辦公服務(wù)、傳達領(lǐng)導(dǎo)指令的服務(wù)部門。也正是這樣一種根深蒂固的思想，造成了現(xiàn)在基層項目部的管理人員也潛意識認為“領(lǐng)導(dǎo)交代什么就做什么，別人需要什么就辦什么?！本枚弥?，行政管理部門就變了所謂的“傳話筒”“管家”，而管理、協(xié)調(diào)功能逐漸弱化，沒有真正起到監(jiān)督、督辦等重要作用。第二，忽視規(guī)章制度建立，權(quán)責(zé)的劃分，造成行政管理工作實施困難。一些基層工程項目部因為沒有良好的監(jiān)管，出現(xiàn)公司的規(guī)章制度流于程序，部分項目經(jīng)理根據(jù)自己的管理特點，隨意更改部門崗位職責(zé)，人員分工不明確，工作沒有具體的流程，責(zé)任劃分不清晰，造成項目部的運行沒有秩序。而行政部門在這個時候往往就擔(dān)當(dāng)起了“清道夫”的作用。其他部門不愿意干的、領(lǐng)導(dǎo)沒安排的工作全部交給行政管理部門來干。同樣其他部門認為與其平時業(yè)務(wù)不相關(guān)的工作，也全部推到行政部門處理，從而造成行政管理部門的事項堆積，處理不及時，最終產(chǎn)生扯皮推諉的情況。第三，簡化溝通協(xié)調(diào)機制，造成工作配合無默契。行政管理部門是一個承上啟下的部門，工作涉及較廣的層面，也關(guān)系到項目部上下眾多關(guān)系，一方面要向執(zhí)行部門傳達領(lǐng)導(dǎo)層的決策意見和要求，另一方面要對執(zhí)行部門的工作進行監(jiān)督，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋群眾的心聲。一些行政管理人員認為只要把領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，不用去考慮其他員工的想法。這樣就容易出現(xiàn)行政管理部門與其他部門對立的情況，不愿意去積極配合行政管理部門的工作。另外一些行政管理人員在傳達信息過程中，有時會誤解領(lǐng)導(dǎo)的意思，導(dǎo)致信息或指令傳達錯誤。這兩種情況最終都將引起職工與領(lǐng)導(dǎo)層的矛盾。第四，行政管理人員素質(zhì)不高，造成行政工作處理效率低下。因為企業(yè)盈利目的的本質(zhì)特點，造成了對行政管理人員的不重視。一些項目部甚至認為行政管理工作誰都能做，行政管理部門就是一些能力低、表現(xiàn)不好的人員待的部門。因此對行政工作人員的培訓(xùn)教育工作往往不重視。還有些項目部的行政管理人員沒有傳承，讓其他部門的人員兼職或者臨時聘用人員兼任，對行政管理人員的考核往往放在最低檔。這都造成了行政管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平低下，直接影響整個工程項目行政效率的提高。

4工程管理中行政管理工作的改進

4.1完善制度，權(quán)責(zé)清晰，為行政管理提供制度保障

一方面建立健全的規(guī)章制度，崗位職責(zé)制度，使項目部各部門的權(quán)責(zé)劃分清楚。同時規(guī)范辦事流程，制定一系列規(guī)范化的表格、模板。讓項目部的行政流程有章可循，不至于出現(xiàn)混亂。另一方面，加大規(guī)章制度的學(xué)習(xí)力度，尤其面對上級公司的新文件、新方法等文件要及時傳達到各部門，實行動態(tài)跟蹤，及時更新項目部的管理制度，使得基層制度與上級制度相統(tǒng)一，這樣就能減少部門不對應(yīng)，業(yè)務(wù)不銜接的現(xiàn)象。

4.2利用信息平臺，為行政管理提供快速反應(yīng)依據(jù)

信息的收集在行政管理中的作用至關(guān)重要。工程項目的建設(shè)是否順暢，信息的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。因此，行政管理部門應(yīng)建立一系列的信息溝通機制，如報紙、電視，建立與周邊社區(qū)、社會部門的溝通機制，設(shè)立項目部的信息箱、談心談話等制度，及時、實事求是地收集各方面的信息。

4.3加強溝通協(xié)調(diào)，確保行政管理工作暢通

行政管理工作的成功與否，其中重要的一個因素就是看其與其他部門的協(xié)調(diào)是否通暢。綜合協(xié)調(diào)能力的高低也是行政工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)，作為項目部承上啟下的橋梁和紐帶，要求行政人員必選了解全局，掌握規(guī)律，按程序辦事。一方面要圍繞項目部生產(chǎn)任務(wù)，在重大會議、重大活動等安排上要做到有計劃，與部門分工合作上能夠清晰界定，明確任務(wù)；另一方面要加強人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。

4.4優(yōu)化行政管理人員素質(zhì)及考核機制，提高行政管理整體效率

行政事務(wù)，歸根結(jié)底要通過行政機構(gòu)中的行政人員去貫徹執(zhí)行。行政管理人員要有與時代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識結(jié)構(gòu)。行政管理人員因為要發(fā)揮其協(xié)調(diào)的作用，因此其業(yè)務(wù)水平要全面，要綜合性了解各個業(yè)務(wù)基本知識。一方面，項目部及公司要拓展人才培訓(xùn)渠道，實時動態(tài)地對上級公司的制度及時進行培訓(xùn)；另一方面，要合理化行政管理部門的績效考核制度，對行政管理工作部門的考核要客觀、準(zhǔn)確、實事求是，只有合理的考核才能使行政管理人員時刻保持工作積極性，實現(xiàn)科學(xué)合理的行政管理。

5結(jié)論

行政管理作為工程項目部基礎(chǔ)性的工作，為項目部各部門建立了一個管理服務(wù)平臺，使項目部各職能部門能夠在各自的崗位上發(fā)揮更大的效能，保證了管理過程中信息傳遞的及時通暢。通過規(guī)章制度、信息化平臺、人才的培育、績效的動態(tài)考核等多方面的措施，能夠使行政管理工作的效率提高，從而推動工程項目部的建設(shè)。

【參考文獻】

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作者：李伯權(quán) 單位：中鐵建大橋工程局集團南方工程有限公司