企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理探究

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軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，是指國防科工局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨?bào)國務(wù)院審批，全部或部分使用中央政府預(yù)算的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，是指在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成具有保存價(jià)值的不同載體形式的項(xiàng)目文件。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容，以項(xiàng)目建設(shè)檔案（文件）為管理對象的專業(yè)性和服務(wù)性工作。提高軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理水平，完善項(xiàng)目檔案管理制度和歸集流程，提高項(xiàng)目檔案人員的工作效率和專項(xiàng)驗(yàn)收的通過率，能有效保證公司項(xiàng)目總驗(yàn)收的順利通過，并最大限度發(fā)揮項(xiàng)目檔案資料的利用率，使其在項(xiàng)目建設(shè)乃至資產(chǎn)維權(quán)過程中，充分發(fā)揮“鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗(yàn)證效果、規(guī)范管理”等多方面作用。

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性

國家對國防科技工業(yè)的固定資產(chǎn)投入，是保障武器裝備研制生產(chǎn)核心能力建設(shè)和高新技術(shù)武器裝備研制生產(chǎn)需要，提高國防科技工業(yè)技術(shù)裝備水平和自主創(chuàng)新能力的基礎(chǔ)。在固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資建設(shè)過程中，形成了大量十分寶貴的對整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記錄的項(xiàng)目檔案資料。它真實(shí)地記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況。為了加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。國防科工局陸續(xù)出臺了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資檔案驗(yàn)收辦法》等相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理已成為檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。通過加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，提高建設(shè)單位對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的思想認(rèn)識，促使建設(shè)單位規(guī)范基本建設(shè)和設(shè)備儀器檔案管理工作，完善固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作流程。確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的前提；是工程質(zhì)量評估的依據(jù)；是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的保證和前提；也是今后工程新建、改建和擴(kuò)建，設(shè)備運(yùn)行、改造、維護(hù)不可替代的權(quán)威佐證；更是企業(yè)維權(quán)最有力的證據(jù)。因此，加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理具有十分重大的意義。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

目前，公司在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目開展過程中，已經(jīng)積累了一些固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。公司設(shè)有專門的檔案管理部門；并根據(jù)工作實(shí)際明確了技術(shù)改造中心、機(jī)械設(shè)備管理處等相關(guān)部門的職責(zé)和歸檔范圍；從制度層面上制定編寫了一系列固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和程序，如：《基本建設(shè)檔案管理辦法》《設(shè)備（儀器）檔案管理辦法》。但在具體的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作過程中，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1.項(xiàng)目檔案管理工作管控乏力。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目檔案制度體系方面的不完善，各相關(guān)部門雖然有職責(zé)、分工，但由于職責(zé)與分工不夠清晰、細(xì)致，加之沒有建立有效的溝通考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理部門在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中始終處于被動(dòng)地位。在項(xiàng)目推進(jìn)的各個(gè)環(huán)節(jié)上，無法有效地管控項(xiàng)目檔案的流轉(zhuǎn)與歸檔，項(xiàng)目文件資料的流轉(zhuǎn)游離在項(xiàng)目管理的邊緣，等到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收階段再對檔案資料進(jìn)行收集，經(jīng)常造成項(xiàng)目文件資料的缺失。導(dǎo)致在項(xiàng)目財(cái)審、檔案資料驗(yàn)收前準(zhǔn)備各階段的資料存在不合理性、收集補(bǔ)齊比較困難，資料的真實(shí)性和質(zhì)量都存在一定的問題。驗(yàn)收前期準(zhǔn)備時(shí)間緊迫，對于時(shí)間久得項(xiàng)目來說，需要收集補(bǔ)缺的資料多，任務(wù)量大，需要檔案員“收集資料———梳理資料———提出資料缺項(xiàng)———整改———收集資料”，制定節(jié)點(diǎn)整改過程，在節(jié)點(diǎn)下循環(huán)過程，直到通過檔案驗(yàn)收。這樣的工作方式給項(xiàng)目的開展帶來阻礙，給項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收帶來困難。

2.項(xiàng)目檔案管理工作滯后。造成現(xiàn)在項(xiàng)目檔案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)工作未能實(shí)現(xiàn)同步進(jìn)行，我們的檔案管理人員雖然也參與項(xiàng)目設(shè)備的開箱等環(huán)節(jié)，但是參與力度較小。有些投資項(xiàng)目要時(shí)隔十幾年才驗(yàn)收，項(xiàng)目的主管單位負(fù)責(zé)人已經(jīng)脫離此崗位，項(xiàng)目的廠家單位也可能已經(jīng)脫離市場，項(xiàng)目采購的資料（主管單位）和后期的開箱資料（使用單位）由于當(dāng)時(shí)沒有及時(shí)歸檔，最后驗(yàn)收時(shí)才去收集檔案資料，廠家和各個(gè)單位負(fù)責(zé)人都脫離原有的管理崗位，現(xiàn)有的單位負(fù)責(zé)人，推脫責(zé)任，責(zé)任人職責(zé)和分工不夠清晰細(xì)致，最終，投資項(xiàng)目的資料收集不上來的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。從投資項(xiàng)目實(shí)施的那一刻起，就應(yīng)該開始項(xiàng)目檔案管理工作。項(xiàng)目建設(shè)單位需將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，建立項(xiàng)目檔案管理制度。項(xiàng)目檔案管理人員大多只能在投資項(xiàng)目實(shí)施很長一段時(shí)間甚至是檔案驗(yàn)收之前才能參與到檔案的收集整理工作，這不僅影響項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)度，而且影響到檔案資料的質(zhì)量。

3.項(xiàng)目檔案管理信息化水平低。在這個(gè)信息化時(shí)代，我們檔案館的檔案管理也在逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，檔案館也已建設(shè)成了數(shù)字化檔案館，但是由于各種原因，項(xiàng)目檔案的管理至今還未完全實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理。這樣不僅嚴(yán)重降低了工作效率，也直接降低了檔案管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，現(xiàn)階段生產(chǎn)廠商的信息化投資項(xiàng)目缺乏可控的信息化；生產(chǎn)廠商也應(yīng)該在投資項(xiàng)目檔案管理上不斷更新和重視，需要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際需求來設(shè)計(jì)信息化體制和信息化管理平臺，不單純的管理資料，不單純檔案資料的著錄，而是能夠動(dòng)態(tài)控制項(xiàng)目進(jìn)程的管理，參與并控制固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的各階段，完成每個(gè)階段資料收集的閉環(huán)過程。

4.項(xiàng)目檔案管理專業(yè)人員匱乏。一方面，由于對項(xiàng)目檔案管理工作沒有足夠的重視，項(xiàng)目檔案工作人員的流動(dòng)性較為頻繁，且多數(shù)為兼職管理項(xiàng)目檔案，這就從人才管理的層面導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理的不連續(xù)性，形成管理斷層。特別是公司各檔案分室，對項(xiàng)目檔案的管理更是沒有給予足夠的重視。另一方面，一些單位雖然設(shè)置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理水平有限，在面對各專項(xiàng)，涉及多種元素、涵蓋多項(xiàng)內(nèi)容范圍的項(xiàng)目，在整理檔案過程中，可以說相當(dāng)?shù)碾y。在項(xiàng)目檔案資料的收集、整理時(shí)經(jīng)常處于“給什么收什么”的被動(dòng)局面。雖然有時(shí)在專業(yè)知識范圍下構(gòu)建了檔案的歸檔范圍，建立了針對該項(xiàng)目的歸檔制度，讓有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人依照歸檔制度和范圍去收集資料，但有時(shí)候歸檔范圍的制定是僅僅不夠的，有些項(xiàng)目涉及的面廣，像某一項(xiàng)目中的一大項(xiàng)同時(shí)存在自籌、外購、外協(xié)、自研、科研，這種相對混合的項(xiàng)目，在整理檔案資料的時(shí)候難度非常大。最終造成了檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范，達(dá)不到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求。

三、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的策略

1.完善固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度體系。針對現(xiàn)在公司各相關(guān)部門雖然有職責(zé)、分工，但由于職責(zé)與分工不夠清晰、細(xì)致，加之沒有建立有效的溝通考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理部門在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中始終處于被動(dòng)地位的現(xiàn)狀。首先，需要制定明確的規(guī)章制度來約束項(xiàng)目相關(guān)部門，明確責(zé)任單位，明確責(zé)任人，責(zé)任人積極有效配合檔案員，協(xié)調(diào)采購的廠家，在項(xiàng)目過程中的每個(gè)階段完成檔案資料的收集工作。其次，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，完善項(xiàng)目檔案管理制度，根據(jù)需要及時(shí)擴(kuò)充和完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。再次，檔案管理部門研究現(xiàn)有固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的體制和機(jī)制，包括項(xiàng)目檔案管理體制中管理網(wǎng)絡(luò)的形成及流程，對項(xiàng)目檔案管理的體制和機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和完善，并且建立有效的溝通機(jī)制和可操作的考核機(jī)制。最后，檔案管理部門根據(jù)工作實(shí)際及時(shí)對各規(guī)章制度以及管理辦法的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，使我們項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“有規(guī)可依，有規(guī)必依，執(zhí)規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”。

2.加強(qiáng)實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則。由于固定資產(chǎn)投資建設(shè)投資數(shù)額大、建設(shè)周期長、時(shí)間跨度大、涉及部門多，且項(xiàng)目進(jìn)行中形成檔案資料的過程復(fù)雜、數(shù)量繁多、種類不一、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，要做好項(xiàng)目檔案管理工作，必須與工程建設(shè)同步。一是提出文件材料歸檔要求要與下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)同步；二是文件材料形成情況與工程計(jì)劃進(jìn)度同步；三是檔案管理人員要在項(xiàng)目建設(shè)伊始就要參與到項(xiàng)目過程中，便于及時(shí)準(zhǔn)確收集檔案資料；四是檔案驗(yàn)收工作與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作同步。檔案工作與工程建設(shè)同步的實(shí)質(zhì)是將項(xiàng)目檔案工作納入工程管理計(jì)劃，避免脫節(jié)，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制，及時(shí)收集資料，不滯后。同時(shí)，兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”，真正做到對項(xiàng)目檔案的全程有效管理。

3.加快固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的信息化進(jìn)程。一方面，借助現(xiàn)有的蘭臺檔案管理平臺，盡快實(shí)現(xiàn)已歸檔驗(yàn)收固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的信息化，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的網(wǎng)上管理和借閱利用，提高日常工作效率和檔案管理質(zhì)量；另一方面，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，通過把我們現(xiàn)在的項(xiàng)目檔案可視化管理細(xì)化前置并且與航空蘭臺檔案管理平臺相結(jié)合，檔案管理中資料的收集過程要納入到整個(gè)項(xiàng)目階段中進(jìn)行跟蹤和控制；在項(xiàng)目采購中產(chǎn)生的前期資料，依據(jù)技術(shù)協(xié)議和合同內(nèi)容要求收集的后期開箱資料、安裝、驗(yàn)收、培訓(xùn)等一系列產(chǎn)生的交付資料一同歸檔；到一階段就立刻移交資料，及時(shí)歸檔；檔案員收集齊全可以在每個(gè)階段信息化平臺中完成資料審核歸檔，實(shí)現(xiàn)在蘭臺系統(tǒng)中實(shí)時(shí)顯示項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度和項(xiàng)目檔案歸檔情況，從而真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案可視化管理的作用。

4.建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員分為項(xiàng)目人員、兼職檔案員和專職檔案員。根據(jù)目前項(xiàng)目檔案管理需要和相關(guān)先進(jìn)管理方式，在培養(yǎng)專業(yè)的專職檔案管理人員的同時(shí)加強(qiáng)對項(xiàng)目人員和兼職檔案員的管理與培訓(xùn)，建立起固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)，從而確保各個(gè)環(huán)節(jié)項(xiàng)目檔案的完整。鑒于之前項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和集團(tuán)對項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化和嚴(yán)格化趨勢，加之項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)性強(qiáng)等原因。一方面我們可以設(shè)立專職的項(xiàng)目檔案管理人員，實(shí)行項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制；另一方面也可以在檔案部門內(nèi)培養(yǎng)一批專業(yè)的項(xiàng)目檔案管理兼職人員，以備不時(shí)之需。檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。這不僅要求我們要有科學(xué)系統(tǒng)完善的制度體系，更需要我們的項(xiàng)目檔案工作者有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，要耐心細(xì)致，要掌握一定的新技術(shù)和新方法，要有較高的專業(yè)技術(shù)能力。另外，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的新問題、新情況。如何搞好這項(xiàng)工作解決隨時(shí)出現(xiàn)的問題，還需要我們在工作實(shí)踐中不斷地探索，不斷地創(chuàng)新?？傊覀円獔?jiān)持不懈地探索創(chuàng)新，尋找更加快捷有效的工作方式，將實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標(biāo)。

作者:劉春鳳 單位:沈陽飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司工程技術(shù)中心檔案館