建設(shè)管理思想下投資檔案建議探究

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建設(shè)項目是國民經(jīng)濟各部門再生產(chǎn)或擴大再生產(chǎn)的投資行為，旨在促進生產(chǎn)發(fā)展，提高社會物質(zhì)和文化水平。建設(shè)項目所屬行業(yè)與類型千差萬別，但管理程序、內(nèi)容和方法具有高度的一致性，即項目管理遵循的基本思路是相同的，項目管理主要是投資、質(zhì)量、進度和安全四大目標控制[1]，它們相互依存、互為制約，投資控制是項目管理的重點和難點。投資檔案是項目投資管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的各種文字、圖表、實物等各種載體信息，是項目核算和評價工作不可替代的依據(jù)。建設(shè)項目一般周期較長，投資管理貫穿于項目前期決策到項目后評價全過程，因此投資檔案時間跨度大，即使同一項目，投資檔案并非完全獨立，與質(zhì)量、進度等其他類型檔案相互交叉和融合，加之投資管理涉及經(jīng)濟、技術(shù)等不同學(xué)科與專業(yè)，決定了投資檔案管理者需具備一定的項目技術(shù)、經(jīng)濟和管理經(jīng)驗，檔案從業(yè)者對項目投資管理內(nèi)容與方法的熟悉程度決定著投資檔案的質(zhì)量。

一、建設(shè)項目管理思想

建設(shè)項目是在一定的時間和資源等條件約束下，為完成某一獨特產(chǎn)品或服務(wù)的一次性任務(wù)[2]。從項目宏觀管理角度看，程序性、模塊化、要素控制法是建設(shè)項目管理的基本思想，項目管理思想已經(jīng)大量項目和長時間的實踐檢驗并得到廣泛應(yīng)用，科技的進步，新材料、新技術(shù)在項目建設(shè)中的推廣，項目技術(shù)手段不斷得到創(chuàng)新發(fā)展，但建設(shè)項目管理思想沒有根本性變化，依然根深蒂固。項目管理必須遵循一定的階段及其先后順序,我國行政法規(guī)、行業(yè)規(guī)范對項目管理程序做了規(guī)定，把建設(shè)項目管理過程劃分為若干個階段,規(guī)定了每一個階段的工作原則和內(nèi)容，它既是基本建設(shè)應(yīng)遵循的準則,也是投資人對基本建設(shè)進行科學(xué)管理、監(jiān)督的依據(jù)和手段，從建設(shè)項目整體角度，項目管理程序一般分為項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、項目實施、竣工驗收和項目后評價六個階段；建設(shè)項目主要圍繞投資、質(zhì)量、進度和安全控制作為管理模塊，以各模塊的管理要素為手段對項目進行有效管理，就投資控制而言，項目估算、概算、預(yù)算、結(jié)算和決算是投資管理的要素，可稱其為“五算”，五算是建設(shè)項目投資管理的主要方法，無疑是投資檔案管理的線索和內(nèi)容。

二、基本內(nèi)容

1.估算。估算也稱投資估算，是建設(shè)項目造價初期概略估計[3]，是投資檔案的起點，產(chǎn)生于項目建議書和可行性研究報告階段，是建議書和可行性研究的重要組成部分。項目建議書是項目建設(shè)最初階段工作,是投資決策前對擬建項目的輪廓設(shè)想，項目建議書獲批后，主要就項目市場、技術(shù)、經(jīng)濟進行論證編制出具可行性研究報告。估算一般由建設(shè)單位委托的設(shè)計單位或咨詢公司，依據(jù)項目規(guī)劃方案或方案設(shè)計，以估算指標或?qū)⒏潘愣~擴大10%計算項目可能發(fā)生的工程費用、工程其他費用、預(yù)備費用和建設(shè)期利息，是項目投資的最高限額，后續(xù)概算不得隨意突破，估算主要用于計算項目投資規(guī)模和融資方案選擇，供項目投資者決策參考。

2.概算。概算是項目初步設(shè)計階段的主要投資檔案。在可行性研究認為項目符合市場需求、技術(shù)先進、經(jīng)濟可行后即開展初步設(shè)計,初步設(shè)計基本內(nèi)容與可行性研究相同，但較可行性研究階段比選方案進一步深入，推薦項目方案進一步向?qū)嶋H靠攏。設(shè)計單位依據(jù)初步設(shè)計圖紙、設(shè)計說明和概算定額或擴大的預(yù)算定額（一般部頒擴大3%、省頒擴大5%）、各項費用標準進行編制，項目概算總投資應(yīng)控制在已核準的估算投資范圍內(nèi)；在初步設(shè)計認為需對項目重大技術(shù)問題進行專題研究時，可開展技術(shù)設(shè)計，相應(yīng)編制修正概算；為加強投資管理，建設(shè)單位在完成主要項目招標后，往往編制管理概算，管理概算更加趨近項目實際投資。概算主要作用是確定和控制項目投資、簽訂項目合同與融資、控制施工圖預(yù)算、衡量設(shè)計方案技術(shù)經(jīng)濟合理性和選擇最佳設(shè)計方依據(jù)。

3.預(yù)算。預(yù)算主要是施工圖設(shè)計階段的投資檔案。預(yù)算分施工圖預(yù)算和施工預(yù)算，在初步設(shè)計或技術(shù)設(shè)計確定了設(shè)計原則、結(jié)構(gòu)方案和控制尺寸后，即開展施工詳圖設(shè)計，設(shè)計單位根據(jù)施工圖、預(yù)算定額、各項取費標準、建設(shè)地區(qū)的自然及技術(shù)經(jīng)濟條件等編制施工圖預(yù)算，主要作用是建設(shè)單位確定招標控制價，與施工企業(yè)簽訂承包合同的依據(jù)。施工預(yù)算由施工單位編制，主要用于施工單位內(nèi)部成本控制，不納入建設(shè)單位項目投資檔案體系。

4.結(jié)算。結(jié)算主要發(fā)生在建設(shè)項目實施階段，包括結(jié)算前置的招投標、合同等內(nèi)容，結(jié)算具有點多、面廣的顯著特點，是投資檔案管理的重點和難點。招投標（包括詢價等非招標形式）是以較低的價格獲取最優(yōu)服務(wù)或產(chǎn)品的投資控制方式，始于招標計劃或項目立項，止于中標通知，產(chǎn)生的主要文件內(nèi)容有立項報批、招標文件、招標公告、售標、標前會議、投標、開標、評標和定標文件[4]；合同是招標人與投標人簽訂的權(quán)利義務(wù)關(guān)系協(xié)議，在建設(shè)項目管理中具有綱領(lǐng)性的作用，主要包括合同審批、談判會議紀要、補充協(xié)議、合同變更及合同主體法定代表人授權(quán)委托書等文件。就本質(zhì)來看，合同是招投標的結(jié)果，招投標是合同不可分割的組成部分，合同也是結(jié)算的依據(jù)性文件。結(jié)算主要有預(yù)付款、進度結(jié)算（包括索賠與反索賠）、竣工結(jié)算等類型，結(jié)算階段項目變更管理是投資管理的重點[5]。預(yù)付款是建設(shè)單位按照合同約定，在項目開工前支付給承包商用于儲備主要材料等所需的流動資金，承包單位在項目開工前提交預(yù)付款申請，監(jiān)理、建設(shè)單位審核后支付，一般在項目進度結(jié)算時分期扣回。大中型建設(shè)項目進度結(jié)算一般以月度為周期，由施工單位編制并申報，完整、規(guī)范的進度結(jié)算主要由總支付證書、編制說明、工程量計算書、合同內(nèi)項目清單、合同外（變更）項目清單、扣款項目等構(gòu)成。進度結(jié)算編制需要重點注意的是，應(yīng)將合同外（變更）項目臺賬、工程量簽證、單價分析審批文件作為支撐性材料附于結(jié)算報表之后，并在報表備注欄進行標注說明，使每一項結(jié)算賬目依據(jù)充分、手續(xù)完備?？⒐そY(jié)算是指在項目竣工后，施工單位根據(jù)設(shè)計變更、施工記錄、單價分析等文件，進行合同價款的增減或調(diào)整編制申報的項目總結(jié)算。索賠與反索賠是建設(shè)項目合同履行過程中，當事人一方因?qū)Ψ皆蛟斐蓹?quán)利人損失，向?qū)Ψ教岢鲅a償。索賠與反索賠的依據(jù)與證據(jù)文件需堅持全面性、關(guān)聯(lián)性，在項目實施過程處理終結(jié)的索賠與反索賠文件是進度結(jié)算的依據(jù)，因合同當事人分歧擱置的索賠與反索賠，一般在項目完工達成一致意見后作為竣工結(jié)算的依據(jù)文件歸檔。

5.決算。竣工決算是建設(shè)項目最終的實際投資額，在項目所有施工任務(wù)竣工后，建設(shè)單位財務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定編制決算報告。竣工決算是正確核定新增固定資產(chǎn)價值，考核分析投資效果，建立健全經(jīng)濟責(zé)任制的依據(jù)，也是竣工驗收報告的重要組成部分?？⒐Q算由竣工決算編制說明和竣工決算報表兩大部分組成。竣工決算需委托外部審計機構(gòu)審計。

6.項目后評價。項目后評價是投資檔案的終點。項目后評價是在項目建成投產(chǎn)后1—2年內(nèi)對項目全過程進行的評價，投資評價是項目評價的內(nèi)容之一。與項目前期階段的評估方法基本一致，但目的不同，主要特點有全面性、重點性、現(xiàn)實性、反饋性。后評價的內(nèi)容主要有影響評價,包括項目投產(chǎn)后對各方面影響的評價；經(jīng)濟評價,包括國民經(jīng)濟評價、財務(wù)評價、社會效益評價；過程評價,包括立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)運營等過程評價；持續(xù)運營評價,對項目持續(xù)運營評價并提出改進建議。項目后評價側(cè)重于投資控制效果的全面分析和評價，一般不改變項目實際總投資金額。

7.其他。建設(shè)項目估算、概算、預(yù)算、結(jié)算、決算和項目后評價是項目投資檔案最主要的內(nèi)容，但并非全部，在項目投資管理中，諸如計入項目成本的建設(shè)單位人工等管理費用、項目財務(wù)費用與概算必然存在出入，即使與項目決算相符，但兩者等同于總賬與明細的關(guān)系，因此項目財務(wù)檔案是項目投資檔案不可分割的組成部分；對于任何項目管理，投資管理與質(zhì)量、進度管理緊密聯(lián)系，沒有完全獨立意義的質(zhì)量、進度或者投資管理，因此，項目質(zhì)量管理、進度管理檔案在一定條件下必然轉(zhuǎn)化為投資管理檔案，項目開工令、大型設(shè)備進退場報驗單作為索賠的證據(jù)在投資檔案中較為常見，部分施工方案作為編制該項目預(yù)算的基礎(chǔ)性文件也是例證。

三、投資檔案管理存在的問題與建議

1.檔案從業(yè)者與項目管理要求不匹配。建設(shè)項目管理是一項多學(xué)科、技術(shù)密集的經(jīng)濟活動，集科學(xué)性、嚴謹性、邏輯性于一體，項目檔案理應(yīng)是項目管理規(guī)律和結(jié)果的如實記載者，但當前檔案從業(yè)人員由于客觀和主觀因素的制約，參與建設(shè)項目數(shù)量較少，對項目的認知陌生，造成無法正確理解項目管理方法及其意圖，項目檔案與項目建設(shè)完全脫節(jié)，檔案人員綜合素養(yǎng)與工作需要不匹配，建立的項目檔案質(zhì)量偏低，指導(dǎo)項目檔案工作更是無從談起。項目檔案人員應(yīng)秉持“做檔案就是做業(yè)務(wù)”的理念，重視對建設(shè)項目技術(shù)及管理的學(xué)習(xí)，熟悉項目管理的內(nèi)在特點與規(guī)律，使檔案與項目建設(shè)完美吻合。

2.投資檔案不完整。當前，建設(shè)項目投資檔案不齊全、不規(guī)范的問題突出，從投資檔案整體看，合同就是投資檔案的局限認識較為普遍，項目估算至決算全過程投資檔案存在斷鏈現(xiàn)象，甚至部分項目存在要決算、棄結(jié)算的嚴重錯誤做法；從局部看，單純以縱向的文件類型整理投資檔案，投資管理信息橫向未得到有效聯(lián)系，大中型建設(shè)項目合同外或變更計價、工程量簽證等文件孤立于結(jié)算報表，給決算審計等工作造成障礙，重要的投資檔案支撐性材料不充分、不完備。檔案人員應(yīng)熟悉建設(shè)項目投資管理的基本知識，重點掌握項目實施階段結(jié)算工作的主要內(nèi)容及相互關(guān)系，探索更加符合項目投資管理特點的文件整理方法。建設(shè)項目管理貫穿于項目實施全過程，是一項系統(tǒng)性工程，涉及技術(shù)、經(jīng)濟等多種學(xué)科、多個專業(yè)，企業(yè)管理、社會管理等多個方面滲透于項目管理，建設(shè)項目管理的復(fù)雜性在大中型項目表現(xiàn)尤為突出，項目檔案工作難度也大幅提高，因此，對于項目參與者的要求較高。檔案從業(yè)者應(yīng)努力提高自身綜合素養(yǎng)，深入熟悉建設(shè)項目管理知識，避免檔案工作閉門造車現(xiàn)象發(fā)生，使項目檔案完整、準確、系統(tǒng)記載項目管理全過程，切實保障投資者合法權(quán)益。

參考文獻

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[4]張偉，王景龍，王婷婷.對水電項目工程檔案管理的認識與建議[J].中國電力教育，2012（7）.

作者:張偉 張菁花 單位:華潤電力技術(shù)研究院有限公司 華能甘肅水電開發(fā)有限公司