社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作現(xiàn)狀與改進(jìn)策略

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摘要：準(zhǔn)確把握社保檔案工作的重要意義，分析事業(yè)規(guī)劃欠缺、管理體制粗放等現(xiàn)狀和不足，有針對(duì)性地探索加強(qiáng)規(guī)劃指引、完善管理體制等改進(jìn)思路和策略，能夠高質(zhì)量推進(jìn)社保檔案工作，高占位策應(yīng)社會(huì)保障體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：社保檔案工作；當(dāng)前現(xiàn)狀；改進(jìn)策略

社保檔案工作是檔案工作的重要組成部分，也是社會(huì)保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)項(xiàng)目。分析社保檔案工作的當(dāng)前現(xiàn)狀，探索社保檔案工作的改進(jìn)對(duì)策，對(duì)于建設(shè)完備的社會(huì)保障體系，解決群眾后顧之憂，提高全民福利水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。

1社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的當(dāng)前現(xiàn)狀

1.1事業(yè)規(guī)劃需要更新

社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變遷和參保對(duì)象的期盼，系統(tǒng)性、結(jié)構(gòu)化地對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)近期、中期和遠(yuǎn)期發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)。尤其是針對(duì)社保檔案覆蓋各個(gè)行業(yè)，社保檔案跨區(qū)域跨行業(yè)的形成和利用更加頻繁，電子檔案及數(shù)字檔案地位和作用持續(xù)提升，以及參保對(duì)象數(shù)量劇增且流動(dòng)性逐漸加大、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)對(duì)檔案工作需求更加旺盛的特點(diǎn)，迫切需要加強(qiáng)社保檔案事業(yè)的規(guī)劃引領(lǐng)，推動(dòng)其管理模式和發(fā)展路徑的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.2發(fā)展形勢(shì)需要緊隨

黨的對(duì)“加強(qiáng)社會(huì)保障體系建設(shè)”作出了全面、系統(tǒng)的部署，社保檔案工作能否做到覆蓋全民與統(tǒng)籌城鄉(xiāng)、做到權(quán)責(zé)清晰與保障適度，直接或間接關(guān)系著社會(huì)民生的高質(zhì)量保障。同時(shí)，隨著檔案行政管理職能劃入屬地黨委辦公室，且社會(huì)保險(xiǎn)征收、支出和管理，又分散到稅務(wù)、人社、醫(yī)保等多個(gè)部門(mén)。這就需要社保檔案部門(mén)緊跟形勢(shì)，適應(yīng)大勢(shì)，加快構(gòu)建治理多元、行動(dòng)協(xié)同、資源共享的組織體系，才能有效解決檔案局（館）與稅務(wù)、人社、醫(yī)保部門(mén)的分工與合作問(wèn)題。

1.3擔(dān)當(dāng)作為需要增強(qiáng)

思想上的足夠重視，才能保障行動(dòng)上的足夠擔(dān)當(dāng)。新形勢(shì)下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的形成、歸集、檢索、開(kāi)發(fā)、利用等環(huán)節(jié)，涉及諸多部門(mén)和崗位，然而現(xiàn)狀是除了專兼職社保檔案工作者之外，并沒(méi)形成強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，導(dǎo)致登記、繳納、支付、結(jié)算、調(diào)整等一些過(guò)程性檔案信息和資源，散落在各個(gè)條線、各個(gè)崗位。總的看來(lái)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的推進(jìn)步伐，仍然不同程度滯后于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)拓展的比例和規(guī)模。

1.4管理體制需要完善

隨著社會(huì)保險(xiǎn)法的深入實(shí)施，以及社會(huì)保險(xiǎn)、優(yōu)撫安置等法定保障和商業(yè)保險(xiǎn)、公益慈善等補(bǔ)充保障系統(tǒng)的不斷健全，參保單位和個(gè)人的急劇增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案種類的持續(xù)拓展，且檔案形成和利用所涉及的地區(qū)、部門(mén)和崗位呈現(xiàn)明顯的跨界和交織特點(diǎn)，逐步形成多頭管理、分散各處的局面。例如，參保對(duì)象的社會(huì)保險(xiǎn)信息存在于稅務(wù)、人社、醫(yī)保、民政、扶貧辦、退役軍人事務(wù)等多個(gè)部門(mén)，歷經(jīng)多個(gè)崗位、多道手續(xù)，事實(shí)上造成了行政管理資源的浪費(fèi)，拉低了社保檔案的服務(wù)效率。究其原因，根源在于各自為政、多頭管理，造成檔案信息分散、檔案資源利用粗放。

1.5隊(duì)伍配置需要優(yōu)化

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作專業(yè)化、社會(huì)化特征明顯，且具有鮮明的政治屬性和歷史屬性，需要建設(shè)一支政治素質(zhì)過(guò)硬、專業(yè)能力過(guò)硬、敬業(yè)精神過(guò)硬、服務(wù)態(tài)度過(guò)硬的社保檔案工作者隊(duì)伍。然而，我們看到在各級(jí)各類社保機(jī)構(gòu)中，為數(shù)不少的管理人員和從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、技能水平一般，尤其是年齡較大人員較多、兼職工作者崗位流動(dòng)性較大、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化操作能力較弱。為數(shù)不少的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在運(yùn)作過(guò)程中，未能適時(shí)開(kāi)展崗前培訓(xùn)和崗中進(jìn)修，導(dǎo)致社保工作者在理想信念、職業(yè)操守、專業(yè)水平、服務(wù)績(jī)效等方面沒(méi)有達(dá)到理想的狀態(tài)。部分社會(huì)保險(xiǎn)工作者甚至是直接負(fù)責(zé)人兼做其他工作、擔(dān)任多個(gè)職務(wù)，事實(shí)上牽扯了過(guò)多的精力，難以全身心地投入到社保檔案工作中。以上多種因素，使得社保檔案專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)缺乏有力支撐。

1.6信息化建設(shè)需要加快

從國(guó)家檔案局辦公室在2008年、2016年分別印發(fā)的《市、縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館測(cè)評(píng)辦法》《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》，到全國(guó)人大常委會(huì)2019年向社會(huì)征求意見(jiàn)的《中華人民共和國(guó)檔案法（修訂草案）》，都對(duì)社保檔案工作的信息化建設(shè)做出了總體部署，提出了具體要求。然而為數(shù)不少的社會(huì)保險(xiǎn)結(jié)構(gòu)雖然開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代設(shè)備和科技手段，但是沒(méi)有把信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的位置，電子化、智能化處置和利用社保檔案的范圍不廣、程度不深。

2新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的改進(jìn)策略

2.1加強(qiáng)規(guī)劃指引

在“加強(qiáng)中國(guó)特色社會(huì)保障體系建設(shè)”的總體框架下，把握《檔案法》修訂、國(guó)家治理現(xiàn)代建設(shè)、檔案與社保機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展大勢(shì)，按照“檔案+治理”的改革方向，系統(tǒng)規(guī)劃?rùn)n案事業(yè)發(fā)展的一年目標(biāo)、三年計(jì)劃或五年規(guī)劃，著力保障社保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，有效服務(wù)養(yǎng)老保險(xiǎn)全國(guó)統(tǒng)籌、醫(yī)療保險(xiǎn)完善統(tǒng)一、失業(yè)保險(xiǎn)保障有力的工作進(jìn)程。堅(jiān)持民為先、檔為媒，加強(qiáng)社保檔案工作的總體設(shè)計(jì)與具體指導(dǎo)，在收集、形成、歸類和保護(hù)社保檔案的過(guò)程中，廣泛傳播檔案文化，展現(xiàn)社保檔案作為，最大限度保障相關(guān)單位和個(gè)人的合法查詢和合規(guī)利用。

2.2堅(jiān)持分類指導(dǎo)

社保檔案主要包括養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、生育、工傷五大類，其中前三類檔案又占絕對(duì)體量。不同類別的社保檔案，其涉及內(nèi)容、形成過(guò)程和運(yùn)用方法有著不同程度的差異，需要基層社保檔案工作者區(qū)別對(duì)待、因“案”施策。社保檔案工作者把握參保人員就業(yè)、就醫(yī)、養(yǎng)老、生育等不同保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，差異化做好相關(guān)記載、歸集、分類、檢索、移交、銷毀等檔案業(yè)務(wù)，幫助參保對(duì)象精準(zhǔn)落實(shí)有關(guān)社保待遇，在共享發(fā)展成果中增強(qiáng)愛(ài)國(guó)心和民族自豪感。

2.3增強(qiáng)服務(wù)功能

建樹(shù)“小政府、大服務(wù)”的服務(wù)意識(shí)，加快規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的集約化、聯(lián)動(dòng)化進(jìn)程，辯證處理依法規(guī)范治檔和提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的關(guān)系。貫徹“小檔案、大作用”的服務(wù)理念，綜合應(yīng)用政策手段、管理手段、技術(shù)手段等，推動(dòng)社保檔案信息跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨崗位的共建共享，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)主體的多元化和利用價(jià)值的最大化。同時(shí)開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的綜合評(píng)估和專項(xiàng)驗(yàn)收，接受主管部門(mén)與社會(huì)各界的考評(píng)測(cè)評(píng)和監(jiān)督指導(dǎo)，匯聚內(nèi)部自律和外部監(jiān)督兩種力量，推動(dòng)檔案服務(wù)質(zhì)量的不斷提高。

2.4完善治理體系

推進(jìn)社保檔案管理的規(guī)范化與優(yōu)質(zhì)化，離不開(kāi)“按制度辦事、用制度管人”。這需要基層檔案機(jī)構(gòu)執(zhí)行上級(jí)規(guī)章制度，同時(shí)結(jié)合實(shí)際制定本單位的規(guī)定制度。注重社保檔案工作制度的開(kāi)放性，體現(xiàn)與社會(huì)保障、公共服務(wù)、政務(wù)公開(kāi)等制度的銜接性，以擴(kuò)大檔案工作的彈性調(diào)節(jié)空間。基于社保檔案經(jīng)辦深度和利用廣度的加深，且保存時(shí)限超過(guò)50年的實(shí)際，需要以省份或全國(guó)為單位，發(fā)揮各地大數(shù)據(jù)中心的統(tǒng)籌作用，建立左右協(xié)同、上下聯(lián)動(dòng)的社保檔案“一張網(wǎng)”。通過(guò)智能化和大數(shù)據(jù)的手段，可以破解跨地區(qū)、跨部門(mén)多主體管理、分散化形成檔案的制約，避免和減少各地區(qū)、各部門(mén)之間的重復(fù)建檔和不完整建檔，推動(dòng)檔案服務(wù)的全域化和精準(zhǔn)化，更加方便參保對(duì)象和管理部門(mén)進(jìn)行社保檔案的檢索和使用。

2.5建設(shè)專業(yè)化團(tuán)隊(duì)

專業(yè)化社保檔案工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，關(guān)鍵在于實(shí)行“配置、使用、培訓(xùn)、考評(píng)”的全流程閉環(huán)管理。在配置方面，安排專人負(fù)責(zé)社保檔案歸類梳理和依法使用，并明確相關(guān)人員全員參與檔案信息準(zhǔn)確記錄與結(jié)轉(zhuǎn)及時(shí)，并明確直接負(fù)責(zé)同志不得兼任多個(gè)職位、承辦多項(xiàng)任務(wù)，避免精力旁移、主業(yè)荒廢。在使用方面，可以采取菜單式交辦任務(wù)、“結(jié)對(duì)式”幫帶等辦法，促進(jìn)專兼職從業(yè)人員優(yōu)化作風(fēng)、提升能力。在培訓(xùn)方面，突出新從業(yè)人員的崗前培訓(xùn)，在崗人員的提高培訓(xùn)。在考評(píng)方面，運(yùn)用績(jī)效評(píng)估和監(jiān)督指導(dǎo)工具，引入?yún)⒈?duì)象監(jiān)督和第三方機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)，全面衡量理想信念、職業(yè)操守、專業(yè)水平、服務(wù)績(jī)效等達(dá)標(biāo)情況。

2.6突出信息化應(yīng)用

伴隨“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”向檔案領(lǐng)域的融合應(yīng)用，自助服務(wù)、網(wǎng)上經(jīng)辦和智慧社保，將成為社保檔案工作的主流趨勢(shì)。以電子檔案、數(shù)字檔案為主，以文字檔案、圖表檔案、影像檔案、實(shí)物檔案為輔，電子檔案和傳統(tǒng)檔案雙軌并進(jìn)的社保檔案工作格局將逐步定型。可以采取掃描、拍照等方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，逐步建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案庫(kù)，方便有關(guān)部門(mén)和參保對(duì)象進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)閱。自主開(kāi)發(fā)程序或引進(jìn)軟件系統(tǒng)，對(duì)社保檔案形成和利用等環(huán)節(jié)實(shí)行全覆蓋抓取、差異化分類、便捷式檢索，構(gòu)建起既多元治理又獨(dú)立負(fù)責(zé)的現(xiàn)代社保檔案網(wǎng)絡(luò)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)重要的惠民工程，需要各級(jí)社保檔案機(jī)構(gòu)及工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極擔(dān)當(dāng)、創(chuàng)新探索，持續(xù)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作宣傳，不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量，為新時(shí)代加強(qiáng)社會(huì)保障體系建設(shè)貢獻(xiàn)應(yīng)有的社保檔案力量。

參考文獻(xiàn)：

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［2］聶鑫鑫.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理創(chuàng)新途徑探尋［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（01）：65+31.

作者：趙寶娟 單位：山東省諸城市社會(huì)保險(xiǎn)中心助理館員