企業(yè)人事檔案管理解讀

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摘要：

人事檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是以個(gè)人為單位組合起來(lái)的，起著記錄和憑證的作用，它反應(yīng)的是個(gè)人歷史的成長(zhǎng)，其內(nèi)容是經(jīng)過(guò)組織審查或認(rèn)可的。本文主要結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)，對(duì)企業(yè)人事檔案目管理狀況進(jìn)行解讀，并提出建議。

關(guān)鍵詞：解讀；人事檔案管理

1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案材料存在部分失真現(xiàn)象

在人事檔案管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分個(gè)人檔案中年齡、工齡、黨齡有出入，學(xué)歷材料也存在不全現(xiàn)象，這些使個(gè)人檔案喪失了真實(shí)性和權(quán)威性。因此，我們按照相關(guān)要求對(duì)每卷檔案進(jìn)行“三齡一歷”的審核，以確保其真實(shí)性。例如，員工王某，其檔案中出生年月有好幾個(gè)，按單位勞資上記錄今年已到退休年齡，本人數(shù)次反映其出生年月有誤，組織上派人查檔案，確定以第一張招工表填寫為準(zhǔn)，組織認(rèn)定退休年齡維持不變。

1.2檔案材料歸檔不及時(shí)

某些單位改制致使原單位不存在，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集補(bǔ)充。長(zhǎng)期以來(lái)，個(gè)人也不夠重視，取得學(xué)歷材料有些存放在個(gè)人手里或不知到哪里去了，這種現(xiàn)象在市場(chǎng)化用工和勞務(wù)合同工檔案中較多，這些破壞了人事檔案的完整性及整體性，給人事檔案的管理及更好的掌握員工動(dòng)態(tài)帶來(lái)不利。

1.3人事檔案分類類別復(fù)雜

由于本企業(yè)特殊地理位置，在管好、用好在職人員檔案的前提下，需確保其他檔案（退休、死亡、改制企業(yè)、流動(dòng)等人員檔案）正常運(yùn)轉(zhuǎn)。例如：死亡人員吐某，去逝前雙方為再婚家庭，且雙方均帶有子女，在吐某去逝多年后，男方家子女為房產(chǎn)繼承起糾紛，相關(guān)部門通過(guò)查閱吐某去逝前檔案中履歷表家屬一欄實(shí)際情況，依據(jù)法律規(guī)定確定其妻繼承權(quán)，避免了女方受到傷害，保障了婦女的合法權(quán)益。

1.4整理人事檔案工序繁雜

按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對(duì)收集歸檔的材料在一個(gè)月內(nèi)歸入人事檔案內(nèi)，每?jī)赡暄b訂歸檔一次。按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)檔的材料要做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于散材料的收集、鑒別、入檔等繁雜而重復(fù)性的工作，沒(méi)有精力與時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行一些研究性、探討性的開發(fā)與利用。

1.5人事檔案宣傳力度不夠

人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，因此要強(qiáng)化人事檔案的宣傳，讓人們了解個(gè)人人事檔案的重要性，通過(guò)宣傳，使人們養(yǎng)成重視個(gè)人檔案的行為，養(yǎng)成自覺(jué)、主動(dòng)關(guān)注自己個(gè)人檔案的去向。

2人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

2.1由于檔案起著依據(jù)、憑證的作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益

人事檔案不僅為單位用人、選人等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人利益服務(wù)，對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，就業(yè)、考研、出國(guó)政審、職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具都以檔案材料的審核為依據(jù)。如某單位退休職工薛某原是紅軍身份，在中被打成叛徒、歷史反革命分子，紅軍身份也被取消。1986年退管站領(lǐng)導(dǎo)聽說(shuō)此事，深知中搞了很多冤假錯(cuò)案，讓很多人蒙受了冤屈，決心把薛某的問(wèn)題搞清楚。退管站領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)各級(jí)組織、多方面查找資料，最后，在某辦事處的一大堆待處理的廢舊文字材料中，翻出了已經(jīng)紙張破損、發(fā)黃的原始檔案。退管站領(lǐng)導(dǎo)重新把薛某的檔案裝訂好并呈送×××黨委組織部審核?！痢痢咙h委組織部于×××年2月14日，以新黨組審字［×××］010號(hào)文批復(fù)，為薛某恢復(fù)紅軍身份。

2.2人事檔案不僅為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，對(duì)企業(yè)人力資源的合理配置也有促進(jìn)作用

人事檔案是人力資源管理的組成部分，利用檔案中員工的歷史和工作經(jīng)歷，根據(jù)個(gè)人能力和不同特點(diǎn)，預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，進(jìn)行科學(xué)管理和合理配置，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人盡其才的作用。

2.3人事檔案在組織人事部門考察任用干部中有著重要作用

由于人事檔案中詳細(xì)地記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及業(yè)績(jī)表現(xiàn)、專長(zhǎng)愛(ài)好等情況，考察任用干部時(shí)有著重要的參考價(jià)值，并直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部選拔、任用的準(zhǔn)確性。

3對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

3.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的關(guān)心與支持，是做好人事檔案管理工作重要保障

每個(gè)人對(duì)待檔案的視角不同，領(lǐng)導(dǎo)從企業(yè)的全局出發(fā)來(lái)權(quán)衡工作，人事檔案管理人員則多從自己的專業(yè)角度來(lái)思考問(wèn)題。而檔案管理工作歸根到底是要為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的，檔案管理人員應(yīng)與其形成材料的部門人員建立良好的互動(dòng)關(guān)系，讓自己更好的開展工作。

3.2人事檔案管理人員對(duì)接收的各類材料,要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別

有些人對(duì)人事檔案內(nèi)容不了解，對(duì)不符合歸檔要求的材料也交由檔案室保管，比如入學(xué)通知書、獨(dú)生子女證、結(jié)婚證等材料，檔案人員要根據(jù)人事檔案歸檔范圍及時(shí)進(jìn)行鑒別處理，以保證人事檔案管理的準(zhǔn)確性及嚴(yán)肅性。

3.3提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)及管理水平

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷加強(qiáng)，人事檔案工作管理人員除了要掌握檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)知識(shí)、理論知識(shí)外，更要掌握和加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，管理好本單位的人事檔案，提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命，更好的為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，用檔案信息化推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3.4加大人事檔案的宣傳力度

通過(guò)借助企業(yè)宣傳媒體，營(yíng)造良好的外部環(huán)境，宣傳人事檔案與個(gè)人關(guān)系、人事檔案與企業(yè)的關(guān)系等內(nèi)容，從而激發(fā)人們從思想上、行動(dòng)上形成自覺(jué)、主動(dòng)地向組織人事部門移交具有保存價(jià)值的個(gè)人檔案材料的積極性，從而保證人事檔案的完整性及延續(xù)性。人事檔案管理工作是一項(xiàng)平凡而又機(jī)密性極強(qiáng)的工作，在當(dāng)前形勢(shì)下，企業(yè)及檔案管理人員要以全新的思維、全新的視角、全新的理念、全新的舉措主動(dòng)適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化對(duì)企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面提供準(zhǔn)確完整的第一手資料的重要性，從而更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

作者：和慶云 單位：新疆油田公司準(zhǔn)東采油廠信息檔案管理站