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事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

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事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

摘要:在新時(shí)代下,事業(yè)單位除了要關(guān)注自身的發(fā)展以外,還應(yīng)注重創(chuàng)新檔案管理理念、管理方法和管理服務(wù)方式,管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,并有效運(yùn)用創(chuàng)新的管理模式,以高效完成檔案管理工作,同時(shí)在實(shí)際的管理過程中要有效運(yùn)用信息化管理方法,以快速整理檔案,不僅提高檔案管理效率,同時(shí)取代了傳統(tǒng)的管理方法,有利于提升檔案管理水平和效果。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

1前言

從多個(gè)方面分析傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作,導(dǎo)致檔案管理工作效率低下,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無法有效檔案管理工作,并且,經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的情況。此外,部分管理人員在檔案管理過程中過于關(guān)注工作進(jìn)度,忽視創(chuàng)新管理思路,自然難以提高檔案管理工作效率,為了改變這一管理現(xiàn)狀,以下提出創(chuàng)新檔案管理觀念、應(yīng)用信息化檔案管理方法、落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)方式等措施,進(jìn)一步提高檔案管理工作有效性和實(shí)效性。

2落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度

早期,在檔案管理過程中因缺少嚴(yán)格的規(guī)章制度和創(chuàng)新的機(jī)制,導(dǎo)致檔案管理人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無法有效完成歸檔工作和保存工作,并且,不注重按照規(guī)范化的流程整理檔案,各種檔案擺放在一起,非?;靵y,難以快速找到所需的檔案,不僅增加其查找困難,同時(shí)也會(huì)造成檔案管理效果不理想,對(duì)此,事業(yè)單位要落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度,并且要做到如下幾點(diǎn):(1)要求檔案管理人員在開展工作之前,應(yīng)結(jié)合工作量制定檔案管理計(jì)劃,做到有計(jì)劃地完成檔案管理工作,同時(shí)對(duì)于在工作中表現(xiàn)出色的人員,應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì),如,發(fā)放相應(yīng)的獎(jiǎng)金,獎(jiǎng)勵(lì)透明化、公開化,做到公平對(duì)待所有管理人員,能夠調(diào)動(dòng)管理人員認(rèn)真做好本職工作。(2)在進(jìn)行檔案管理時(shí),應(yīng)依照規(guī)范化的流程進(jìn)行細(xì)致的工作,對(duì)于違規(guī)人員予以處罰,創(chuàng)新的檔案管理制度中明確提出獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和處罰機(jī)制,做到獎(jiǎng)罰分明,能夠提高檔案管理工作的效率,有利于進(jìn)一步做好檔案管理工作[1]。

3創(chuàng)新檔案管理理念

新時(shí)期,事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作提出了新的要求,因此,管理人員必須創(chuàng)新工作思路,改變傳統(tǒng)的管理理念,落實(shí)全新的檔案管理工作,促使管理人員積極轉(zhuǎn)變落后的管理觀念,在實(shí)際的工作過程中貫徹落實(shí)事業(yè)單位提出的要求,自覺創(chuàng)新思路,并且不斷學(xué)習(xí)新的管理方法,才能促進(jìn)自我不斷進(jìn)步,進(jìn)而做好檔案管理工作,不僅獲得事業(yè)單位的認(rèn)可和滿意,同時(shí)落實(shí)不斷學(xué)習(xí)理念,將這一全新的觀念落實(shí)到工作中,其能夠積極向身邊優(yōu)秀的同事學(xué)習(xí),進(jìn)而為了促進(jìn)自我勝任檔案管理工作,管理人員在事業(yè)單位的激勵(lì)下,主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí),在實(shí)際的學(xué)習(xí)中轉(zhuǎn)變落后的工作思路,同時(shí)注重落實(shí)創(chuàng)新的管理方法,深入落實(shí)的過程中積極學(xué)習(xí)全新的管理方法,并且與同事相互取長補(bǔ)短,相互促進(jìn)、互相幫助,不僅形成共同合作的觀念,同時(shí)樹立不斷學(xué)習(xí)的理念。管理人員自覺創(chuàng)新檔案管理理念,有利于推動(dòng)管理人員不斷進(jìn)步,進(jìn)而勝任檔案管理工作,可見,創(chuàng)新和改變落后的管理觀念非常重要[2]。

4運(yùn)用信息化檔案管理方法

過去,在檔案管理工作中所運(yùn)用的管理方法比較陳舊,并且需要耗費(fèi)較長時(shí)間才能完成歸檔工作,難以高效完成檔案管理工作,對(duì)此,事業(yè)單位的管理人員在實(shí)際的工作中必須做到與時(shí)俱進(jìn),調(diào)動(dòng)管理人員有效運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng),并且在運(yùn)用過程中落實(shí)信息化檔案管理方法,靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),完成檔案分類、整理文件等工作,在短時(shí)間內(nèi)即可完成歸檔工作,同時(shí),還可以運(yùn)用信息技術(shù)加密檔案,提高檔案的嚴(yán)密性和保密性,防止檔案內(nèi)容泄露出去,以此確保檔案保存完好[3]。因此,在新形勢(shì)下,檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐,在實(shí)際的工作中學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化檔案管理方法,并在應(yīng)用過程中取代落后的管理方式,以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),能夠快速分類檔案,之后,應(yīng)用信息技術(shù)將不同的檔案保存在不同的文檔中,保存后可以備份、加密、上傳,充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,創(chuàng)新檔案管理方法的同時(shí),方便管理人員整理、分類檔案,有效提高檔案管理工作效率。

5創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

當(dāng)前,事業(yè)單位在發(fā)展過程中要格外關(guān)注檔案管理工作,在關(guān)注的同時(shí),在檔案管理中必須創(chuàng)新管理服務(wù)方式,管理人員在清楚要求后,積極運(yùn)用電腦登錄在線服務(wù)系統(tǒng),不僅可以在線溝通檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn),還可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送各個(gè)部門需要的檔案,無需耗費(fèi)時(shí)間傳送,通過運(yùn)用在線服務(wù)系統(tǒng),在線提供服務(wù),既創(chuàng)新了檔案管理服務(wù)方式,又發(fā)揮在線服務(wù)功能,有利于提高檔案管理利用率。同時(shí),方便管理人員發(fā)送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件??梢?,檔案管理部門創(chuàng)新管理服務(wù)方式,以一種全新的管理服務(wù)模式進(jìn)行檔案管理工作,其利用在線服務(wù)系統(tǒng),整理、發(fā)送檔案,在線提供檔案信息,創(chuàng)新了檔案管理服務(wù)方式的目標(biāo),以此提高檔案管理水平[4]。

6結(jié)束語

新時(shí)期下,事業(yè)單位要注重創(chuàng)新檔案管理觀念,在實(shí)際的管理過程中要求管理人員應(yīng)相互學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,這樣才能不斷進(jìn)步,并強(qiáng)調(diào)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),必須學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化管理模式,管理人員在明確要求后,積極轉(zhuǎn)變管理理念,同時(shí)主動(dòng)創(chuàng)新管理服務(wù)方式和管理方法,在實(shí)際的工作中運(yùn)用全新的管理方法高效歸檔、分類,有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(08):100-101.

[2]楊寶芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(08):102+104.

[3]李冬梅.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(08):106.

作者:劉宏 單位:惠安縣就業(yè)和人事人才公共服務(wù)中心

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