人才流動給人事檔案管理帶來的新問題
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摘要：人事檔案管理是實現(xiàn)人力資源優(yōu)化整合的重要途徑，優(yōu)質的檔案管理工作可對單位甚至整個社會的經濟發(fā)展起推動作用。人才流動的頻繁為人事檔案管理帶來了新挑戰(zhàn)，本文從人才流動帶來的新問題入手，探究新形勢下如何制定新的人事檔案管理策略。
關鍵詞：人才流動；人事檔案管理；問題與對策
（一）重建檔案數(shù)量直線上升
一般情況下，“檔隨人走”是人事檔案管理中應遵循的制度之一，過去經濟發(fā)展形勢下，人事檔案是極為重要的關鍵文件，是人才經歷的縮影，人才流動必須保證檔案跟隨。但是新的市場經濟條件下，人才資源特別是稀缺人才成為各大企業(yè)爭相爭搶的對象，許多企業(yè)為保證自身長遠發(fā)展而加大人才招收力度[2]。更有部分企業(yè)為應對人才單位不放人、無法進行人事檔案調動的情況而開啟“綠色通道”。所謂“綠色通道”，就是指人才不攜帶人事檔案而進行流動的情況，個人只要提供了部分材料就可以在流入單位進行檔案重建。就流入企業(yè)來說，未接受人才之前檔案而為人才進行重新建檔是一種解決人事管理檔案需求的具體措施。但是這種現(xiàn)象對于檔案管理的影響是負面的，形成了人才流動的不規(guī)范現(xiàn)狀，重建檔案數(shù)量直線上升。人才流動環(huán)境下的“綠色通道”一方面弱化了人事檔案的現(xiàn)實功效，另一方面也會為人事管理埋下隱患。
（二）人檔分離現(xiàn)象普遍
社會主義市場經濟體制的深入發(fā)展促使了各種形式企事業(yè)單位的出現(xiàn)和發(fā)展，用人單位也依據(jù)市場狀況進行了招聘形式的改革變化，改變了原本單一的市場招聘機制。與此同時，中國人才受到西方擇業(yè)觀就業(yè)觀的影響觀念也發(fā)生了較大變化，企業(yè)招聘人才時不再受到傳統(tǒng)招聘形式的束縛，用人形式的增多讓人才招聘不拘一格[3]。只有人才有能力、有潛力，在招聘中即可以通過簡單身份證明提交而正式入職，人事檔案被排除在所需資料之外，甚至有部分小微型企業(yè)不存在檔案管理部門，這就造成人才流動時大范圍的人檔分離現(xiàn)象[4]。跳過人事檔案提交和接收而直接入職看似更加靈活，也確實為優(yōu)化社會資源配置起到一定正面作用，但是人檔分離造成的檔案在而人不知所蹤的尷尬情況為人事檔案有效管理帶來了強大阻礙。
（三）檔案管理混亂
人才流動帶動檔案流轉，若檔案管理的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)工作偏差就會為之后的工作埋下隱患。檔案隨著人員的流動在各企業(yè)單位間流轉，但是部分企業(yè)缺乏專業(yè)檔案管理人員，管理檔案的較多是相關管理知識和管理理念缺乏的其他部門人員，且各單位間溝通機制空缺，檔案傳遞也沒有有效途徑，這就造成了檔案流轉時極易出現(xiàn)缺少或者丟失的情況[5]。檔案具有原始性特點，內部包含的經歷說明、身份證明等極為重要的材料，很難補辦甚至無法補辦，部分得以補辦的材料也喪失了檔案原有的效果。檔案丟失意味著某段經歷的空白，這對于人員來說有很大的消極影響。
二、檔案管理問題對策
（一）轉變檔案管理觀念
計劃經濟體制下人員流動頻率極低，人與單位之間有著超穩(wěn)定性關系，即人的一生發(fā)展都被固定于某一個單位之中，這就促成了傳統(tǒng)人事檔案管理理念的形成：人事檔案管理工作僅為本單位人員調動工作服務[6]。新時期人員流動情況的普遍性使得舊有理念的局限性不斷凸顯，已不適應現(xiàn)如今社會需要，故此，檔案管理人員要及時發(fā)現(xiàn)新時期的新需求，不斷革新檔案管理理念。轉變管理理念不僅是社會主義市場經濟條件下人才流動的要求，也是人事檔案管理工作效用得以發(fā)揮的基本前提。人員流動在全社會范圍內已成為一種普遍現(xiàn)象，而人事檔案管理工作也應立足于社會需要進行改革，為整個社會服務。
（二）完善檔案管理制度
人事檔案是人員經歷的縮影，根據(jù)檔案管理相關規(guī)定，人員與人事檔案是逐一對應的，且不具備重新建檔資格，避免因重復建檔造成的資源浪費。完善的檔案管理制度為正常檔案管理工作的開展提供制度保障，相關管理人員一定要按照已制定的規(guī)范對管理工作進行指導。人員流動情況下的檔案管理也要遵照規(guī)定規(guī)范認識檔案重建，防止因人才流動不規(guī)范造成的檔案管理質量下降[7]。就人事檔案管理人員來說，要重視自身能力的不斷提升，不僅要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，還需擁有較高政治素養(yǎng)和不斷提升專業(yè)能力的意識。此外，人員還應充分了解人事檔案管理條例及要求，確保自身工作符合規(guī)范，從檔案收集、鑒別到相關整理以及歸檔都嚴格按照規(guī)定進行，不可私自進行建檔、調檔。
（三）將互聯(lián)網技術應用于檔案管理
新世紀以來人口數(shù)量大幅增加，人口流動日趨頻繁，舊有的人事檔案管理方式與高速發(fā)展的經濟社會已呈現(xiàn)出不相適狀態(tài)，不能夠滿足人才大范圍流動需要?；ヂ?lián)網時代電子信息已經在各行業(yè)各領域得到了廣泛應用，人事檔案管理也應將其使用于管理之中，利用先進的信息手段進行檔案管理，解決因落后管理方法導致的效率低下問題。現(xiàn)代儲存技術以及通訊技術的應用可以完成由紙質檔案向電子檔案的轉變，這樣一方面有利于檔案更好保存，另一方面也為單位間的檔案轉移提供便捷途徑。利用互聯(lián)網技術實現(xiàn)檔案電子化、網絡化對于加強檔案管理機構間的交流溝通有積極意義，既可以促進人檔分離問題的有效解決，又可以提高檔案傳遞效率，從而減少因檔案傳遞不及時造成的重新建檔問題。此外，檔案信息傳遞的便利性會使得人才流動更加自由，對于促進社會經濟發(fā)展、優(yōu)化人才資源配置有重要作用。
（四）建立全國性的檔案信息網絡
互聯(lián)網時代下，信息技術實現(xiàn)了人事檔案管理和對人事進行信息管理的分離，具體來說就是原有單位可以為豐富自身檔案而對流出人員的檔案進行繼續(xù)保存，同時充分利用現(xiàn)代信息儲存和信息傳播技術建立起全國性的檔案信息網絡，實現(xiàn)對于接受單位的信息授權開放[8]。具體實施來說，各區(qū)域內的人才交流中心是最適宜進行檔案信息網絡建立的部門，由省級人才交流中心率先與用人單位達成合作，對單位內流出人員的人事檔案進行數(shù)字轉化，對信息進行匯集整理，建立起流動人才相關的專業(yè)人事檔案信息庫。后輻射全國，建立起全國范圍內的人事檔案信息管理中心。在此過程中，人才交流中心的主要工作就是對數(shù)據(jù)庫信息進行維護、管理以及向接受單位授權進行信息開放。在此之前交流中心一定要制定出一套契合實際的科學性收費標準和利用規(guī)范，授權單位只需在平臺內繳納一定費用就可以實現(xiàn)隨時查詢相關人員檔案。人才交流中心的工作還包括積極聯(lián)合各用人單位，實現(xiàn)較為全面的流出人員信息收集以保證信息系統(tǒng)內部人事檔案信息的相對完整，解決部分企業(yè)對人才信息了解不全的問題。
三、結語
總而言之，人才流動的頻繁和廣泛使得傳統(tǒng)人事檔案管理工作受到沖擊，社會經濟發(fā)展形勢的變化和人們就業(yè)理念的革新也對人事檔案管理提出了新要求。舊有管理理念和管理方式已經無法滿足新經濟形式下的新要求，對此各企事業(yè)單位和國家人事部門都在探索有效人事管理的新方法，研究人才流動造成新挑戰(zhàn)的解決策略。具體來說可以通過轉變檔案管理觀念、完善檔案管理制度、將互聯(lián)網技術應用于檔案管理、建立全國性的檔案信息網絡等途徑保障人事檔案管理工作的正常進行和革新，將人事檔案管理發(fā)展成為推動社會發(fā)展、促進經濟進步的積極力量。
【參考文獻】
[1]呂鵬娟.高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策[J].檔案管理,2019(3):88-89.
[2]黃昆.人才流動環(huán)境下高校人事檔案管理模式探析——以江蘇淮安高校為例[J].檔案與建設,2019(4):56-58.
[3]江赟.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與應對措施[J].蘭臺內外,2019(3):60-61.
[4]全柯樺.新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].辦公室業(yè)務,2018(4):167.
作者：盧鑌 單位：中國海峽人才市場