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摘要:基于信息資源共享,探析高校檔案管理模式建立,有利于高校更好地管理與共享檔案信息,提升其社會服務(wù)能力,滿足高校與社會的共同發(fā)展需求。高校基于信息資源共享建立檔案管理新模式,需要教育人員正確認(rèn)識高校共享檔案信息資源的必要性,以此為基礎(chǔ),采取建立信息服務(wù)中心、構(gòu)建用戶反饋模式、完善信息集成體系、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式等措施,實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式在信息資源共享下的有效建立。
關(guān)鍵詞:信息資源共享;高校;檔案管理模式
一、高校共享檔案信息資源的必要性
在社會信息資源中,高校的檔案信息資源屬于重要組成部分,基于社會信息不斷完善發(fā)展的大背景,信息資源共享已經(jīng)可以對高校檔案信息資源的實(shí)際效用進(jìn)行充分發(fā)揮,體現(xiàn)信息資源共享為高校檔案信息管理提供的理想形式。隨著網(wǎng)絡(luò)資源的越發(fā)成熟,檔案信息資源的有效整合與充分共享,可以為現(xiàn)代社會提供和諧的空間環(huán)境,以有效契機(jī)的形式助力檔案事業(yè)發(fā)展。因此,高校共享檔案信息是滿足社會發(fā)展需求的必然趨勢。
1、維護(hù)知情權(quán)
高校共享檔案信息資源可以對公眾的知情權(quán)進(jìn)行有效維護(hù),保障大眾知曉高校檔案信息中的多樣內(nèi)容。高校傳統(tǒng)檔案信息僅限于校內(nèi)師生使用,使大眾缺少渠道去了解知識與查閱資料。但是在信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的現(xiàn)代社會,高校共享檔案信息,可以為大眾查閱信息提供更多的渠道,促進(jìn)其根據(jù)信息開展有效研究,提升其個(gè)人能力,推動社會進(jìn)步。人們借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以進(jìn)行有效溝通與信息資源高效利用,加強(qiáng)高校檔案信息資源與社會大眾的聯(lián)系,在彼此強(qiáng)化了解的基礎(chǔ)上,提升高校檔案信息的基本公共服務(wù)能力,為高校基于信息共享建立檔案管理新模式奠定基礎(chǔ)。
2、提供共享環(huán)境
高校共享檔案信息資源可以將更好的共享環(huán)境提供給社會,高校內(nèi)部的檔案信息資源整合與利用,可以將良好的信息技術(shù)環(huán)境提供給社會。社會不斷完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、健全檔案信息化設(shè)施、實(shí)施總體建設(shè)等,都需要多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支持。但是現(xiàn)階段的檔案信息資源相關(guān)的技術(shù)并不完善,而我國高校檔案信息資源可以在技術(shù)不成熟的情況下,借助數(shù)據(jù)采集與查閱實(shí)現(xiàn)技術(shù)的革新,進(jìn)而可以借助多種途徑與渠道為社會網(wǎng)絡(luò)信息共享環(huán)境提供發(fā)展機(jī)遇。現(xiàn)階段,人們的工作環(huán)境與生活習(xí)慣都密切聯(lián)系信息資源,使人們逐漸增強(qiáng)自身信息共享意識,促使信息真實(shí)性出現(xiàn)轉(zhuǎn)變,在對個(gè)體信息權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的同時(shí),我國社會化信息環(huán)境也開始趨向成熟化發(fā)展。
二、基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立路徑
1、建立信息服務(wù)中心
高校基于信息資源共享,建立檔案管理模式,需要建立信息服務(wù)中心。在信息資源共享下,我國高校建立信息服務(wù)中心,需要在觀念、具體操作以及服務(wù)功能建設(shè)等方面采取措施,促進(jìn)高校檔案管理新模式實(shí)現(xiàn)有效構(gòu)建。在觀念層面,建立信息服務(wù)中心,需要轉(zhuǎn)變觀念。高校的信息服務(wù)中心屬于機(jī)構(gòu)之間溝通與連接的紐帶,是對現(xiàn)代功能進(jìn)行充分利用的管理機(jī)構(gòu)?,F(xiàn)代社會屬于知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,高校檔案管理實(shí)際效益的標(biāo)尺已經(jīng)發(fā)展為信息與信息技術(shù)含量,在信息資源共享背景下,加強(qiáng)高校內(nèi)部檔案信息資源的共享,增強(qiáng)其科學(xué)管理功能,使傳統(tǒng)硬性管理發(fā)展為軟性管理,有利于提升檔案價(jià)值含量與知識含量,提高檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。因此,高校需要對自身檔案管理觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變,改革檔案信息對應(yīng)服務(wù)的舊機(jī)制與舊制度,建立具備開放性特征的新型社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)。在具體操作方面,高校也需要加強(qiáng)信息服務(wù)中心建設(shè)工作。高校建立檔案管理模式,創(chuàng)建信息服務(wù)中心,本質(zhì)上是滿足我國檔案管理體制要求的必然結(jié)果,可以具體、物化地表現(xiàn)文件的內(nèi)部運(yùn)動規(guī)律。因此,高校針對檔案管理建立的信息服務(wù)中心,是同時(shí)具備檔案保管、整理、查詢、利用以及處理等功能的機(jī)構(gòu),區(qū)別于傳統(tǒng)高校檔案管理,這種新型管理模式可以有效降低管理的經(jīng)濟(jì)成本,提升管理工作效率。信息服務(wù)中心包括檔案服務(wù)部門、檔案處置部門與檔案保管部門等職能部門,其特點(diǎn)是具備檔案管理傳統(tǒng)專業(yè)技能素養(yǎng),同時(shí),具備開發(fā)檔案信息資源的能力,能夠促進(jìn)信息傳播,提供高效信息服務(wù)。在服務(wù)功能建設(shè)方面,高校針對檔案管理建設(shè)信息服務(wù)中心,需要做到重視服務(wù)功能的建設(shè)。建設(shè)服務(wù)功能需要在服務(wù)的高度、深度與廣度等三個(gè)層面開展工作:在服務(wù)高度層面,高校需要圍繞自身發(fā)展目標(biāo),在各項(xiàng)事務(wù)工作中融入服務(wù)功能,利用現(xiàn)代信息技術(shù)獲取檔案信息資源,對其價(jià)值進(jìn)行深度挖掘,以此為基礎(chǔ),保證自身為用戶提供的信息資源具有較高價(jià)值,提升資源優(yōu)質(zhì)性;在服務(wù)深度層面,高校需要專業(yè)化處理檔案信息,對信息資源配置進(jìn)行優(yōu)化,在不同類別與角度等層次上開展信息資源整合工作,在保證信息資源服務(wù)滿足用戶需求的同時(shí),提升信息傳播質(zhì)量;在服務(wù)廣度層面,信息服務(wù)中心保存的檔案信息資源主要是校內(nèi)日常生活中產(chǎn)生的信息資源,這些資源需要具備保存價(jià)值,大量的信息收集與儲存可以為高校專業(yè)化管理檔案信息提供基礎(chǔ),促進(jìn)高校向社會提供檔案信息資源有效共享的平臺。
2、構(gòu)建用戶反饋模式
高?;谛畔①Y源共享,建立檔案管理新模式,需要在創(chuàng)建信息服務(wù)中心的基礎(chǔ)上,構(gòu)建用戶反饋模式。高校結(jié)合信息資源共享發(fā)展目標(biāo)建立檔案管理模式,離不開高校檔案用戶的反饋信息,因此,高校在信息資源共享下構(gòu)建用戶反饋機(jī)制具有一定的必要性。檔案信息管理中的用戶反饋內(nèi)容主要是不同用戶在信息資源共享?xiàng)l件下,使用信息后按照自身需求提出的建議性反饋?;诖?,我國高校的檔案管理工作者需要按照反饋信息,及時(shí)回復(fù)用戶建議,根據(jù)建議完善檔案管理反饋體制。例如,高??梢苑治隹偨Y(jié)高校畢業(yè)生反饋專業(yè)設(shè)置方面的建議,深入研究高校專業(yè)設(shè)置,考慮市場經(jīng)濟(jì)需求,實(shí)現(xiàn)自我調(diào)節(jié),提升專業(yè)設(shè)置合理性與檔案管理實(shí)效性。高校建立反饋模式,也可以跟蹤記錄專業(yè)科研活動,在分析記錄的基礎(chǔ)上,調(diào)整科研檔案信息管理工作,還可分析畢業(yè)生反饋情況,以此客觀評價(jià)檔案管理工作,使檔案信息開發(fā)與檔案管理獲得原始數(shù)據(jù),提升高校檔案管理的針對性與實(shí)效性。
3、完善信息集成體系
在信息資源共享背景下,高校革新檔案管理模式,需要完善信息集成體系。我國高校之間的信息資源共享程度較低,在一定程度上,造成高校檔案資源的浪費(fèi)。因此,高校需要完善信息集成體系,為高校檔案信息資源有效共享提供保障。完善信息集成體系,建設(shè)新型檔案管理模式,有利于我國各大高校有效共享信息資源,促進(jìn)不同高校檔案信息資源構(gòu)成具備整體性的信息集成體系,提升檔案管理便捷性。當(dāng)前形勢是我國高校正致力于建設(shè)自身檔案信息共享,為高校之間的信息聯(lián)系提供基礎(chǔ)。但是外界條件與自身?xiàng)l件等多方面的限制,會制約高校之間檔案信息資源向共享發(fā)展的腳步,影響其集成體系建立。并且我國不同高校使用的相關(guān)軟件與系統(tǒng)不同,在很大程度上影響集成體系的完整性。因此,高校需要豐富化信息集成體系、信息資源化檔案系統(tǒng),以此保證信息共享獲得相應(yīng)物質(zhì)基礎(chǔ),提升信息共享可操作性。我國高校基于信息資源共享,建立檔案管理模式,也需要在創(chuàng)建信息集成體系的過程中,加強(qiáng)高校與高校之間的聯(lián)系,更新信息系統(tǒng)的同時(shí)更新檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)二者統(tǒng)一,促進(jìn)高校檔案管理新模式有效構(gòu)建。
4、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式
基于信息資源共享,高校建立檔案管理模式,需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)字化管理模式。高?;谛畔①Y源共享,建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),可以為檔案信息資源數(shù)字化共享提供保障,提升高校管理檔案的便捷性。創(chuàng)建數(shù)字化管理模式,高校需要從以下四方面開展工作:一、高校檔案管理需要數(shù)字化建設(shè)檔案目錄,對文件目錄實(shí)施數(shù)字化管理,有效滿足用戶的不同信息檢索需求;二,高校檔案管理創(chuàng)建數(shù)字化管理模式,需要對檔案信息的數(shù)字化進(jìn)行完善,借助原始文件掃描與檔案信息處理,保證檔案信息資源的完整性,使其圖像文件不被破壞,從而對對應(yīng)檢索工作也可進(jìn)行進(jìn)一步的編制;三,在檔案信息資源對應(yīng)的管理系統(tǒng)中,銜接庫存數(shù)據(jù)與檔案相關(guān)數(shù)據(jù),使用戶檢索與查詢檔案信息資源的時(shí)間相應(yīng)減少,提升信息資源共享效率;四,建設(shè)數(shù)字化管理模式,需要對檔案管理數(shù)字化發(fā)展步伐進(jìn)行加快推進(jìn),對相關(guān)信息處理技術(shù)進(jìn)行加強(qiáng),保證數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)更加完善與規(guī)范,以此降低檔案信息資源的共享盲目性,為高校檔案數(shù)字化管理質(zhì)量提供保障。當(dāng)然,在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中,高校也需要對硬件設(shè)施與軟件設(shè)施加強(qiáng)維護(hù)與引進(jìn),從而有效提升高校檔案管理實(shí)效性。
結(jié)語
綜上所述,在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)今社會,高校結(jié)合信息資源共享,革新檔案管理工作是社會發(fā)展的必然要求,能夠?yàn)楦咝Ec社會的共同發(fā)展提供保障。因此,高校在信息資源共享下構(gòu)建新型檔案管理模式,需要強(qiáng)調(diào)高校共享檔案信息資源的重要意義,結(jié)合現(xiàn)有檔案管理實(shí)際情況,實(shí)施建立信息服務(wù)中心、構(gòu)建用戶反饋模式、完善信息集成體系、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式等革新策略,滿足高校建立檔案共享管理模式的發(fā)展需求。
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作者:謝靜 單位:江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院