企業(yè)檔案信息化問題及優(yōu)化淺析
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摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、管理工作中形成的有價值的記錄，檔案管理是企業(yè)管理和發(fā)展的重要基礎。隨著信息技術的發(fā)展，信息化成為檔案工作的新趨勢。本文分析企業(yè)檔案信息化存在的問題，提出進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化工作的建議。
關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；問題；對策
企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、管理工作中形成的有價值的記錄，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的價值和作用。隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息化建設成為檔案工作的新方向和新趨勢。本文將從企業(yè)檔案信息化存在的問題分析入手，對進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化工作提出建設性的意見和建議，以期進一步做好企業(yè)檔案信息化工作。
1檔案信息化成為企業(yè)檔案工作的重點
1.1新檔案法提出的新要求
新《檔案法》將檔案信息化提到了一個重要的高度。作為一個有社會責任的企業(yè)，其發(fā)展必須緊密結合國家的行業(yè)動態(tài)、遵循法律法規(guī)。因此，現(xiàn)代企業(yè)應該積極行動，按照《檔案法》的新要求，適應新環(huán)境和新任務，進一步做好檔案信息化建設。
1.2現(xiàn)代企業(yè)管理的要求
現(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)產(chǎn)權清晰、權責明確，而檔案正是現(xiàn)代企業(yè)制度執(zhí)行情況的真實記錄和憑證。對檔案進行信息化管理，能進一步推進檔案收集歸檔、規(guī)范管理和有效利用，促進企業(yè)管理?，F(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)進一步改革，厘清工作流程，簡化工作手續(xù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已落伍，與現(xiàn)代企業(yè)制度的要求相差甚遠，必須將檔案信息化作為當前和今后很長一段時間的重點工作。
2企業(yè)檔案信息化存在的問題
2.1資金及人員投入不夠
一些企業(yè)檔案方面投入的資金和人員不足，檔案信息化建設舉步維艱。對檔案工作的投入不夠，致使檔案信息化建設滯后。特別是缺少經(jīng)費和人員，致使檔案信息管理平臺建設進展緩慢，水平較低，檔案信息資源的共享不足，檔案信息利用成效較低。產(chǎn)生這些問題的主要原因是領導重視不夠，檔案信息化建設推進力度不夠。
2.2檔案管理制度和標準缺乏
一些企業(yè)缺乏檔案管理制度與標準，致使企業(yè)在檔案信息化方面的組織和規(guī)劃約束不足，影響了檔案信息化建設的落實。其原因，一是一些企業(yè)認為只要將檔案收集保管好就行了，使得檔案管理制度的執(zhí)行力和約束力不夠。二是缺乏針對檔案信息化建設細節(jié)把控方面的制度，檔案信息化建設難以提高。三是企業(yè)缺乏檔案信息化獎懲制度，激勵作用不明顯。
2.3缺乏檔案信息化建設專業(yè)技術人才
一些企業(yè)檔案信息化建設處于起步階段，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員缺乏信息化建設的知識儲備，加上忙于日常繁瑣的工作，學習機會少，知識更新慢，使得既懂檔案理論知識又掌握信息化技術的人才匱乏，特別是對檔案信息化建設的流程不熟，對其工作細節(jié)和要點掌握不全面，工作成效不大。
3企業(yè)檔案信息化優(yōu)化對策
3.1進一步重視企業(yè)檔案信息化建設
企業(yè)的發(fā)展離不開先進的生產(chǎn)經(jīng)營，但也離不開檔案管理等基礎性工作。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄，記載了企業(yè)在不同發(fā)展時期的關鍵數(shù)據(jù)。通過這些檔案，能夠研究企業(yè)的決策變化、可喜的成績和過去的經(jīng)驗、教訓等，能進一步幫助企業(yè)科學決策、做出戰(zhàn)略規(guī)劃。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案工作如果還是局限于傳統(tǒng)的檔案管理工作，不思進取，必將成為企業(yè)管理的短板。因此，企業(yè)檔案管理人員應緊跟時代潮流，轉變思想，開展以信息技術為支撐的檔案管理模式和服務方式的探索，在收集、整理、保存等工作之外，還應該運用現(xiàn)代信息技術，開發(fā)企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展做出檔案人的貢獻。應清楚地認識到企業(yè)檔案信息化工作是新時代檔案工作的新方向和新要求，要大力宣傳檔案信息化工作的內(nèi)容、方式，在企業(yè)內(nèi)部形成大家都重視檔案信息化的良好局面。應以宣傳貫徹新《檔案法》為契機，多匯報、多請示，讓企業(yè)有關領導進一步重視檔案信息化工作，并深入分析企業(yè)檔案信息化企業(yè)檔案信息化問題及優(yōu)化對策文/盛雅苑蘭臺縱橫工作中遇到的困難和問題，將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃中，進而增加檔案信息化建設在人力、物力、設備、技術支持方面的投入，以及計算機軟件系統(tǒng)和硬件設施的投入，確保檔案信息化建設必需的基礎設備到位，使得企業(yè)檔案信息化建設邁入正軌，有效推進，取得實效。
3.2進一步加強企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設
新《檔案法》規(guī)定企業(yè)要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接，這為檔案部門融入企業(yè)業(yè)務網(wǎng)絡流程提供了機會，也進一步強調(diào)了企業(yè)檔案信息化建設的重要性。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度在企業(yè)的逐步建立，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作逐步正規(guī)化、科學化和規(guī)范化，企業(yè)信息化建設也如火如荼開展起來，很多業(yè)務系統(tǒng)運用網(wǎng)絡辦公，有的需要升級換代。在這個時候，企業(yè)檔案管理部門一定要切實行動起來，積極參與，特別是前期的論證，檔案管理部門要有聲音，不然業(yè)務部門系統(tǒng)更新完成，檔案管理部門才提出如何完成歸檔和檔案查閱的問題，為時已晚，造成很多不必要的麻煩。檔案部門應以檔案前端控制理論為指導，提前介入，在業(yè)務系統(tǒng)改造升級論證階段，提出業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口設置以及歸檔要求，比如元數(shù)據(jù)的收集，這是電子數(shù)據(jù)收集中最容易忽視的問題。這些元數(shù)據(jù)是歸檔檔案的背景資料，缺了背景資料，則檔案的可信度會降低。在業(yè)務系統(tǒng)正常運行之后，業(yè)務檔案就應順利地在線轉移到檔案信息管理系統(tǒng)里，然后通過檔案管理人員的后期處理，電子檔案歸檔完成。因此，只有進一步加強企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設，并及時統(tǒng)籌納入企業(yè)信息系統(tǒng)建設中，才能確保檔案信息化建設的順利開展。
3.3規(guī)范企業(yè)檔案信息化管理
在企業(yè)檔案管理工作中引進網(wǎng)絡信息技術，探索檔案信息化管理模式，已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理部門當前的重要工作。在這個探索過程中，企業(yè)檔案管理工作取得了不少成績，檔案管理的質(zhì)量和水平也得到了進一步提高。但為了進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理工作，必須強化企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)范建設。如果沒有規(guī)范的、標準化的檔案信息管理制度體系為支撐，企業(yè)檔案信息化建設就沒有可參照執(zhí)行的標準。目前，檔案界有不少關于數(shù)據(jù)檔案建設標準、數(shù)字檔案館建設標準、電子檔案的歸檔標準等，但這都是關于專業(yè)技術方面的建設標準和規(guī)范，針對企業(yè)檔案信息化管理方面的制度和標準，還需要各企業(yè)根據(jù)企業(yè)自身的情況具體調(diào)整。就目前而言，很多企業(yè)，特別是大型企業(yè)，多地化辦公模式，需要總部檔案部門拿出企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的管理制度和標準，才能形成統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案信息數(shù)據(jù)，否則，就會形成一個個信息孤島，不能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合、共享、遠程利用。為此，企業(yè)在檔案信息化建設的初期，就要將制度建設問題放在重要位置，建立規(guī)范的、科學的、具有可操作性的標準和制度，并嚴格按照標準和制度執(zhí)行，提高企業(yè)在檔案信息化建設方面的執(zhí)行力，從而確保檔案信息化建設的順利開展。另外，在雙軌制檔案管理普遍應用的同時，企業(yè)檔案在信息化建設過程中，可以對一些低于十年保管期限的檔案信息實行“單套制”管理，進一步減輕企業(yè)檔案管理及庫房的壓力，進一步歷練檔案管理人員的信息化管理能力，逐步掌握運用數(shù)字簽名、電子印章和可信時間戳、數(shù)字水印等技術，為企業(yè)檔案向數(shù)字化轉型積累經(jīng)驗、儲備能力，激發(fā)企業(yè)檔案工作潛能，為企業(yè)發(fā)展做好檔案服務工作。
3.4保障企業(yè)檔案信息安全
新《檔案法》對企業(yè)檔案信息安全問題作出了明確規(guī)定，指出企業(yè)應加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。安全問題一直是檔案工作的重要底線。在企業(yè)檔案信息化建設中，安全問題不能忽視，必須進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息管理的安全。一是在企業(yè)檔案信息化建設中樹立長遠的眼光，著眼于未來，保證檔案信息數(shù)據(jù)的絕對安全，特別是應探索各種不同類型檔案數(shù)據(jù)的儲存格式，有利于長期保存，并完成檔案數(shù)據(jù)安全性檢測，注意數(shù)據(jù)備份或開展異地備份工作，做好檔案信息存儲安全的維護。二是應該高度重視檔案信息數(shù)據(jù)在傳輸利用工作中的信息安全。檔案信息化建設的目的是方便利用，能實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公，有利于資源共享，但在網(wǎng)路辦公、資源共享的同時，保障檔案信息的安全就顯得尤為重要。應高度重視檔案信息系統(tǒng)的維護，從錄入、存儲和利用等方面進一步構建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡的安全體系，保證信息化管理檔案的安全。在檔案信息查閱工作環(huán)節(jié)，要通過各崗位的職責權限設置檔案查閱權限，當查閱權限不足時，如有查檔任務，應臨時授權，一次一用，不得查閱權限之外的檔案信息，確保檔案信息在查閱過程中的安全。企業(yè)檔案部門應對檔案信息安全高度重視，將確保檔案信息安全作為檔案工作的重點，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。
3.5培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化專業(yè)技術人才
企業(yè)檔案信息化建設需要人才，目前企業(yè)存在著檔案管理人員素質(zhì)不高、人員配置不足、績效分配偏低等問題，對開展檔案信息化建設是很大的制約。要破解這個問題，應進一步配置素質(zhì)高、能力強的人員充實到企業(yè)檔案管理隊伍中，成為信息化建設的主力軍和技術骨干。一是可以通過引進專門人才，設置特殊崗位，納入企業(yè)人才管理，享受人才津補貼，給予專門任務指標，如培養(yǎng)技術骨干、技術能手等指導任務，強將手下無弱兵，使之帶領好一個團隊。二是針對企業(yè)的實際情況，對信息化技術薄弱環(huán)節(jié)有針對性地開展內(nèi)部培訓，讓引進人才作為指導教師，開展崗位培訓，提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務能力。三是將檔案信息化管理人才培養(yǎng)培訓納入企業(yè)的人才培養(yǎng)計劃，以理論與實踐相結合的方式開展培訓，在理論培訓方面可以請進來的方式，請專家學者前來舉辦講座開展培訓，另外還可以通過送出去的方式開展培訓，將企業(yè)檔案人員派到檔案信息化做得好的企業(yè)，參觀學習取經(jīng)，進一步提高企業(yè)檔案管理人員的信息化管理水平。企業(yè)檔案信息化建設是當前企業(yè)檔案管理的一項重要工作，企業(yè)檔案工作者一定要迎難而上，更新信息化管理理念，在檔案信息化建設方面下功夫、出實力，讓網(wǎng)絡信息技術在企業(yè)檔案管理工作中落地、生根、開花，在企業(yè)檔案信息資源建設和開發(fā)利用方面做出成績，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展更好地發(fā)揮檔案和檔案部門的職能作用。
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作者:盛雅苑 單位:浙江省杭州浙商資產(chǎn)管理有限公司
