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一個企業(yè)從創(chuàng)立到不斷地發(fā)展壯大,在這個過程中所形成的文件文書、人事資料、財務(wù)報表、科技成果、企業(yè)活動圖片、錄音、錄像、實物等有關(guān)企業(yè)的材料,這些材料都充分地反映了企業(yè)的發(fā)展歷程,這也是企業(yè)發(fā)展過程中積累的經(jīng)驗財富。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,檔案作為一項無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。要做好企業(yè)檔案管理工作,就必須認識到企業(yè)檔案資料的重要性,不斷開拓檔案管理的各項職能,提高檔案管理水平,以為推動企業(yè)發(fā)展更好地服務(wù)。
一、收集檔案資料,豐富企業(yè)信息資源
檔案資料的收集是一個漫長的過程,收集的檔案資料主要包括企業(yè)運營管理當(dāng)中的商業(yè)行為、活動以及在網(wǎng)上交易、產(chǎn)權(quán)及價值等多項工作當(dāng)中所直接形成的檔案信息資料。收集這些資料的主要目的就是要有效地補充企業(yè)信息,使企業(yè)能統(tǒng)一地管理內(nèi)外部信息,也能夠合理地對以往的信息結(jié)構(gòu)狀況進行必要的改善,使其能夠符合企業(yè)改革形勢下對于多方面信息的急切需求。此外,還可以通過實現(xiàn)檔案管理信息化促使檔案信息和企業(yè)信息獲得同步發(fā)展,在此基礎(chǔ)上構(gòu)建出一個以整個集團公司為中心的檔案信息管理中心。
二、規(guī)范檔案管理,實現(xiàn)標準化、現(xiàn)代化、智能化
第一,推進檔案管理的標準化。要求凡是有國家標準的都要按照國家標準來執(zhí)行,暫時沒有國家標準的就參照國際標準執(zhí)行。第二,推進檔案管理的現(xiàn)代化。在知識經(jīng)濟時代,為適應(yīng)時展的需要,要努力提高計算機技術(shù)的應(yīng)用程度,能從計算機技術(shù)的角度對企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)技術(shù)和做法進行重新審視,與此同時,還要根據(jù)計算機技術(shù)的發(fā)展水平、特點、要求,對企業(yè)檔案管理原有的工作方式和工作理論做全新改革。第三,推進檔案管理的智能化。使單一型向復(fù)合型、應(yīng)用型人才轉(zhuǎn)變,由單一的企業(yè)檔案管理型向企業(yè)檔案管理與文件管理一體化和企業(yè)檔案圖書工作一體化的發(fā)展趨勢轉(zhuǎn)變。
三、加大力度投入資金,完善軟硬件設(shè)施
要做好企業(yè)檔案管理工作,最重要的一點就是要對基礎(chǔ)設(shè)施進行完善,這是基本保障,也將會影響到企業(yè)檔案資源的利用效果以及企業(yè)檔案的安全保管。所以,為了使企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作能夠順利地實施,企業(yè)就必須在資金方面給予扶持,尤其要提供專項經(jīng)費用來改善檔案管理的軟硬件條件。第一,根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,可以選用單獨的庫房作為檔案庫房,但是要注意不能將檔案庫房設(shè)立在辦公樓底層,以免發(fā)生偷盜行為;第二,為了確保檔案資料能夠完好地保存下來,還要做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防塵、防高溫等多項工作。除此之外,還要安裝檔案管理軟件,配備電腦、打印機、掃描儀等設(shè)備,從而全面提高企業(yè)檔案管理效率。
四、開發(fā)檔案資源,將其價值發(fā)揮出來
企業(yè)檔案管理工作的根本目標就是要合理的開發(fā)利用檔案資源,這也是企業(yè)檔案管理工作過程中的一個重要組成部分。因此,為了企業(yè)能夠長遠地發(fā)展就必須要充分地開發(fā)和利用檔案資源。第一,要明確方向,增強服務(wù)理念。企業(yè)檔案管理工作的開展,其根本目的就是用來為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)的,這是檔案服務(wù)的基本方向。所以,要結(jié)合著企業(yè)檔案管理工作的目標,時刻圍繞著企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)進行,服務(wù)重點應(yīng)尤為突出。第二,要利用先進的信息技術(shù),逐步更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)該擴大企業(yè)檔案服務(wù)的對象,使得企業(yè)檔案服務(wù)趨于社會化。在不違反相關(guān)法規(guī)的前提下,可以將本企業(yè)、本系統(tǒng)外的相關(guān)潛在用戶作為潛在服務(wù)對象,為這些社會成員提供企業(yè)檔案服務(wù)。通過這樣的創(chuàng)新服務(wù),不僅能突顯出人文性的企業(yè)檔案管理,也能夠為企業(yè)樹立起良好的社會形象,提高社會競爭力。五、加強隊伍建設(shè),提高檔案人員素質(zhì)企業(yè)在重視檔案管理工作的同時,也要按照自己的需求建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的檔案人員隊伍。企業(yè)的正確引導(dǎo)及政策調(diào)整,這些都有利于檔案管理人員在工作中盡職盡責(zé),使得檔案隊伍更加穩(wěn)定。第一,注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識。培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員職業(yè)道德的首要任務(wù)就是要先培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識,培養(yǎng)企業(yè)檔案人員如何看待自己職業(yè)的社會價值,如何培養(yǎng)對自己職業(yè)的熱愛,以及對“責(zé)任、權(quán)利、地位”等職業(yè)關(guān)系的認識。第二,提高檔案管理人員的職業(yè)道德認識。提高企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德認識也就是提高企業(yè)檔案管理人員對檔案職業(yè)道德關(guān)系的理論和行為規(guī)范的理解和掌握,正確地處理好企業(yè)檔案職業(yè)道德中產(chǎn)生的愛憎關(guān)系的態(tài)度和行為的內(nèi)在動力,以認識為基礎(chǔ),繼續(xù)深化意志。與此同時,還要求企業(yè)檔案管理人員積極按照職業(yè)道德的原則,有選擇和克服困難的行動能力,有強烈的責(zé)任感,較強的自控能力,這樣才能在工作進行中逐漸養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣。
參考文獻
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作者:閆天舟 單位:北京首創(chuàng)環(huán)境投資有限公司