企業(yè)合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)探析

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［摘要］文章在研究、參考和總結(jié)基礎(chǔ)上歸納了合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)要介紹其大致系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)及其內(nèi)容。為建立功能完備的合同管理系統(tǒng)，提供理論參考作用。

［關(guān)鍵詞］合同管理系統(tǒng);管理;合同管理

1背景

隨著世界一體化的進(jìn)程，中國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷完善和深入，致使企業(yè)對(duì)內(nèi)擴(kuò)大生產(chǎn)，對(duì)外加強(qiáng)合作，隨之產(chǎn)生的是大量的合同。而一直以來(lái)，企業(yè)對(duì)合同管理方面都采用線下人工管理，面對(duì)數(shù)量劇增的合同，缺乏意識(shí)，處理效率低下，浪費(fèi)了大量人力、物力，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致法律糾紛。如何進(jìn)行有效管理、監(jiān)督和履行合同逐步成為各項(xiàng)工作乃至整個(gè)企業(yè)能否平穩(wěn)發(fā)展的重要關(guān)鍵。如今，正是合同管理中不斷出現(xiàn)新問(wèn)題，現(xiàn)代大型企業(yè)開(kāi)始對(duì)合同管理業(yè)務(wù)越來(lái)越重視。大型企業(yè)對(duì)合同管理業(yè)務(wù)的需求是建立集中、統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，滿(mǎn)足各子公司、各部門(mén)制定各自合同管理流程需要、實(shí)現(xiàn)對(duì)合同查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)單位、部門(mén)、合同類(lèi)別等的不同維度的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)合同管理的一體化管理。這就需要運(yùn)用先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而建立功能完整的合同管理系統(tǒng)。為了我國(guó)企業(yè)和各單位建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供理論借鑒，大致總結(jié)了合同管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)。

2企業(yè)的合同管理系統(tǒng)功能階段分析

基于此背景以及需求，對(duì)企業(yè)合同實(shí)施過(guò)程進(jìn)行了解求證后，再對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行分階段，然后整理各階段的主要任務(wù)。在合同管理系統(tǒng)中，根據(jù)各階段的主要業(yè)務(wù)，系統(tǒng)所能實(shí)現(xiàn)的功能有系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、合同管理。梳理合同管理業(yè)務(wù)流程，從而實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，通過(guò)基礎(chǔ)信息與企業(yè)實(shí)際發(fā)展的實(shí)際情況相符，及時(shí)修改系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，有利于系統(tǒng)更加及時(shí)有效地服務(wù)于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。系統(tǒng)管理模塊主要包括機(jī)構(gòu)管理、角色管理、用戶(hù)管理以及權(quán)限管理。

2.1.1機(jī)構(gòu)管理

要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分類(lèi)，首先應(yīng)按照企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)管理(新增、修改、撤銷(xiāo)、隸屬用戶(hù)等);其次可以采用名稱(chēng)、代碼、類(lèi)型等信息內(nèi)容進(jìn)行管理。這有利于企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際需要按照企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的實(shí)際變更，對(duì)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)內(nèi)容作出相應(yīng)的改變。

2.1.2角色管理

根據(jù)企業(yè)合同管理過(guò)程中實(shí)際發(fā)展需求可將用戶(hù)角色定義為六類(lèi):集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)法務(wù)員、單位領(lǐng)導(dǎo)、單位法務(wù)員、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)業(yè)務(wù)員。區(qū)分不同的角色信息，對(duì)角色設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和操作，以便相應(yīng)企業(yè)人員的權(quán)責(zé)在系統(tǒng)的操作與使用中的合理有效應(yīng)用于實(shí)際。

2.1.3用戶(hù)管理

用戶(hù)管理是對(duì)系統(tǒng)的登錄用戶(hù)進(jìn)行管理，即對(duì)企業(yè)使用該系統(tǒng)的用戶(hù)的登錄名、密碼、姓名、性別、所在組織機(jī)構(gòu)、職務(wù)電腦進(jìn)行錄入管理，從而確定用戶(hù)所屬角色，獲得相應(yīng)的權(quán)限。

2.1.4權(quán)限管理

權(quán)限管理是對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)別，按照企業(yè)性質(zhì)對(duì)合同類(lèi)別劃分級(jí)別，一級(jí)合同為技術(shù)類(lèi)、采購(gòu)類(lèi)、工程類(lèi)和其他類(lèi);二級(jí)合同主要為買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、建設(shè)工程合同、供水、電、氣合同等;三級(jí)合同一般為物資采購(gòu)合同、配件采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同等。根據(jù)合同類(lèi)別設(shè)置角色權(quán)限，處于不同角色的用戶(hù)對(duì)合同的操作(查詢(xún)、修改等)不同。

2.2基礎(chǔ)信息管理

合同管理系統(tǒng)可分為兩大部分———基礎(chǔ)信息管理和合同管理，合同管理設(shè)計(jì)的功能主要為合同范本管理、合同相對(duì)方管理、合同信息登記、合同履行、合同變更、合同履行管理、合同監(jiān)控、合同歸檔模塊。

2.2.1合同范本管理

合同范本管理是為了規(guī)范合同、保持合同與管理系統(tǒng)、實(shí)施流程的相符，由公司管理相關(guān)人員創(chuàng)建和輸入的合同規(guī)范性文本，以供合同的起草及減少輸入工作的煩瑣。而合同范本管理的職能并不能是這樣淺層的，在大型企業(yè)中每年交易所簽訂的合同能以千為單位，若只是簡(jiǎn)單的合同規(guī)范及輸入并不是有效的合同管理，規(guī)范性的合同范本在很大程度上符合法律規(guī)定，避免漏洞和不平等條款出現(xiàn)。合同范本主要由公司法律事務(wù)部以及合同管理相關(guān)人員共同創(chuàng)建和維護(hù)，前者注重于合同是否符合法律規(guī)定、雙方交易是否存在漏洞和不平等條款，后者則是根據(jù)前者對(duì)合同范本進(jìn)行維護(hù)及選擇使用。

2.2.2合同相對(duì)方管理

合同相對(duì)方管理即業(yè)務(wù)員進(jìn)行相對(duì)方信息管理(增加、刪除、修改)，相對(duì)方的信息不僅包括客戶(hù)名稱(chēng)、注冊(cè)地址、法人等基本信息，增加對(duì)合同相對(duì)方的管理本質(zhì)上是增加企業(yè)對(duì)合作單位的信用評(píng)估，即相對(duì)方的信息還包括往期合作評(píng)估信息，根據(jù)評(píng)估等級(jí)從而判定與相對(duì)方合作謹(jǐn)慎程度，以供系統(tǒng)管理人員查看。

2.2.3合同信息登記

合同信息登記是由單位法務(wù)員搜集有效合同信息后，進(jìn)行合同關(guān)鍵信息和文本等信息輸入，提交后進(jìn)入審批階段，由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的管理人員以及高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。當(dāng)合同進(jìn)入審批階段，所進(jìn)行審核的管理人員可提出合同有異議條款，法務(wù)員最后審核時(shí)錄入審核意見(jiàn)。

2.2.4合同變更

合同變更是由于客觀環(huán)境發(fā)生變化而造成合同部分利益關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，子單位或集團(tuán)用戶(hù)需要使用對(duì)合同進(jìn)行變更，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本信息以及變更的內(nèi)容、理由，若是解除合同，則是填寫(xiě)解除理由以及后果評(píng)估，提交申請(qǐng)后，系統(tǒng)自動(dòng)反饋給高層管理人員審核，判定合同變更情況，確定合同變更。

2.2.5合同履行

合同信息提交完畢后，建立合同履行單，相關(guān)業(yè)務(wù)由系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)(業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé))錄入合同履行信息。合同履行是合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，合同履行單的填寫(xiě)要實(shí)事求是，保證企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。合同履行管理是各單位對(duì)合同有效期內(nèi)所需履行的任務(wù)進(jìn)行管理。根據(jù)合同的周期設(shè)置節(jié)點(diǎn)，如驗(yàn)收日期、付款、質(zhì)保金、審計(jì)預(yù)留等，實(shí)時(shí)對(duì)合同的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)未到達(dá)節(jié)點(diǎn)的合同發(fā)出履行的預(yù)警提示，起到對(duì)合同履行情況的管理。

2.2.6合同監(jiān)控

合同監(jiān)控即對(duì)合同進(jìn)入履行階段的全部履行情況進(jìn)行監(jiān)控，合同監(jiān)控是輔助合同正常的履行。對(duì)合同進(jìn)行定期更新的履行狀態(tài)，管理員監(jiān)控履行情況，法務(wù)員監(jiān)控合同履行過(guò)程中是否發(fā)生問(wèn)題，避免合同履行過(guò)程中出現(xiàn)法律糾紛的問(wèn)題。增加法務(wù)員對(duì)合同履行情況的監(jiān)控有利于規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，提前發(fā)現(xiàn)合同漏洞，及時(shí)反饋合同監(jiān)控的法律環(huán)境情況，避免合同發(fā)生糾紛時(shí)企業(yè)才發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題。合同履行完畢后，進(jìn)入歸檔狀態(tài)。

2.2.7合同歸檔

合同歸檔，即對(duì)履行完畢的合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，合同管理部門(mén)管理人員將合同歸檔信息錄入，合同管理完畢。合同歸檔后將所履行和完成的合同按年或月生成合同管理報(bào)表，對(duì)合同管理報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析可以按集團(tuán)或單位統(tǒng)計(jì)，通過(guò)輸入集團(tuán)名稱(chēng)或單位名稱(chēng)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)本集團(tuán)或本單位年度、季度或月度的合同的簽訂以及各類(lèi)合同的簽訂的情況，也可以按不同金額等級(jí)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。整個(gè)合同管理系統(tǒng)不僅改變了以往人工管理合同的弊端，也補(bǔ)充合同管理中的法律缺陷?；诖?，合同管理報(bào)表可以按被訴訟合同情況統(tǒng)計(jì)，反映給企業(yè)高層管理者企業(yè)往年合同簽訂的法律漏洞，有利于企業(yè)全方面的管理。

3結(jié)論

合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程歸納合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際合同管理從而達(dá)到合同管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、合同的集中管理、全方位合同管理服務(wù)、提高管理效率、管理精度和減少合同的法律糾紛的效用。本文主要借鑒現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，加以思考和研究，從而對(duì)合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的概況。為今后各企業(yè)或各單位開(kāi)發(fā)建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供一些理論借鑒，加快合同管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的應(yīng)用和完善，實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

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作者：李燕 沈濤 方攀 單位：中國(guó)礦業(yè)大學(xué) ( 北京) 管理學(xué)院