企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)思考

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【摘要】在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，檔案管理占有重要位置。隨著信息化，科技化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。因此，信息化和現(xiàn)代化已經(jīng)成為企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心，這是企業(yè)檔案管理適應(yīng)整個社會發(fā)展所做出的改變。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式，指企業(yè)檔案要服務(wù)于企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)，同時企業(yè)檔案工作人員還要創(chuàng)新思維和轉(zhuǎn)變工作觀念，基于此，對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進行研究，在新的時期具有新的意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理創(chuàng)新；服務(wù)模式

1.檔案創(chuàng)新和服務(wù)理論概述

1.1企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

綜合國內(nèi)外關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的研究，總結(jié)出檔案管理創(chuàng)新指的是依據(jù)于社會變化和市場變化趨勢，對人才，業(yè)務(wù)和技術(shù)進行優(yōu)化調(diào)整，注重以知識創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，以滿足企業(yè)檔案管理的發(fā)展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務(wù)需求，最終實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會服務(wù)目標。這個過程，就是檔案管理信息資源創(chuàng)新的過程。①創(chuàng)新首先是檔案管理理念的創(chuàng)新。首先是改革常規(guī)傳統(tǒng)的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識和新思想。一是服務(wù)大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競爭與協(xié)作的理念。②檔案管理機制的創(chuàng)新。檔案管理機制的創(chuàng)新指的是，對于新形勢下的企業(yè)檔案管理工作的特點與規(guī)律要進行積極探索，同時要逐步建立起有利于檔案開發(fā)和利用的創(chuàng)新管理機制，還可對檔案工作者的積極性進行深入挖掘，最終實現(xiàn)檔案管理機制的創(chuàng)新。具體內(nèi)容是：一是建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)；二是建立科學的崗位目標責任制；三是獎懲機制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度。

1.2企業(yè)檔案服務(wù)模式

現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式，應(yīng)依據(jù)于檔案管理發(fā)展趨勢，在利用者不斷變化需求的基礎(chǔ)上，做到服務(wù)理念的及時更新，服務(wù)內(nèi)涵的及時深化，服務(wù)范圍的及時拓展，同時引進新成果和改善服務(wù)手段，這是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理模式的主要內(nèi)容。①檔案服務(wù)模式要創(chuàng)新內(nèi)容：一是創(chuàng)新服務(wù)職能；二是創(chuàng)新服務(wù)方式；三是創(chuàng)新服務(wù)主體；四是創(chuàng)新服務(wù)手段；五是創(chuàng)新服務(wù)環(huán)境；六是創(chuàng)新服務(wù)質(zhì)量；七是創(chuàng)新服務(wù)條件；八是創(chuàng)新服務(wù)群體合作方式。②我國目前檔案模式創(chuàng)新的具體措施：一是對網(wǎng)站功能進行完善，開展網(wǎng)上利用服務(wù)；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎(chǔ)上，共享檔案信息資源。

2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

2.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

企業(yè)檔案管理工作要想保持活力和升級，就要不斷創(chuàng)新，尤其在信息化和現(xiàn)代化的今天，企業(yè)檔案管理工作必須要開拓創(chuàng)新和與時俱進，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務(wù)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新首先是思想觀念的創(chuàng)新，具體要求是：

（1）要樹立檔案工作服務(wù)大局的認識觀。新的經(jīng)濟形勢下，黨和國家的中心任務(wù)就是以經(jīng)濟建設(shè)為主要目標，這要求企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為工作重點，要以服務(wù)大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長效發(fā)展做出貢獻。

（2）改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經(jīng)濟相適應(yīng)，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進企業(yè)內(nèi)部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務(wù)化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。

2.2創(chuàng)新檔案管理機制

（1）首先建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，主要是因為在社會全面發(fā)展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關(guān)資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。

（2）企業(yè)檔案的各項規(guī)章制度要建立健全。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業(yè)檔案工作的特點和規(guī)律進行深入研究，在充分調(diào)動檔案管理工作者積極性的基礎(chǔ)上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質(zhì)量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。另外，還要在建立工作規(guī)章制度管理機制的前提下，對檔案工作的最終目標，還有兼職檔案員在檔案工作中的責任都要做到明確規(guī)定，還要對評價檔案活動效果的方式方法進行綜合考慮，從而制定出科學合理的考核方法，對檔案管理相關(guān)人員進行總評。

3.檔案管理功能服務(wù)模式創(chuàng)新

3.1我國當前的企業(yè)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的具體措施

3.1.1完善網(wǎng)站功能

目前各大企業(yè)在檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新中，普遍開展網(wǎng)上利用服務(wù)，并對網(wǎng)站功能進行完善。這是隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立鞏固，企業(yè)檔案部門將充分利用網(wǎng)站，進行自己網(wǎng)頁的制作，并且還對上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息進行積極組織，不僅使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與政府網(wǎng)站緊密相聯(lián)，還能實現(xiàn)檔案信息的完善檢索功能。

3.1.2建立電子文檔中心

建立電子文檔中心，主要是對各單位的電子文檔進行集中歸檔，然后通過建立的檔案網(wǎng)站，可以對登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務(wù)，這在發(fā)揮信息中心和信息公開場所作用的同時，還能實現(xiàn)電子文檔的自動上傳收集和整理的功能，最終實現(xiàn)電子文件信息資源共享的目的。它的優(yōu)點在于包括較為廣泛的覆蓋面，內(nèi)容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優(yōu)勢還在于，能有效減少中小企業(yè)因必須購買網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，所帶來的經(jīng)濟壓力。

3.2創(chuàng)新檔案服務(wù)能力

（1）檔案信息服務(wù)能力的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案服務(wù)模式中，檔案信息服務(wù)占有重要地位。對檔案信息服務(wù)能力進行創(chuàng)新，要求對檔案信息資源進行主動開發(fā)，對于檔案服務(wù)項目和專題服務(wù)可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務(wù)時，要清楚檔案的的家底，還要有精準的服務(wù)方向，要了解自己企業(yè)員工需要的檔案信息服務(wù)屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務(wù)，此外還要積極研究，加工和開發(fā)檔案信息，可以主動為各企業(yè)單位提供經(jīng)過提煉的，深層次和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息；并根據(jù)自己內(nèi)部員工需求和社會需求，對檔案文化產(chǎn)品進行精心策劃。（2）檔案部門遠程服務(wù)能力的創(chuàng)新。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，檔案信息服務(wù)需要有更高的標準。因此，在實現(xiàn)檔案服務(wù)模式中，可充分融入信息技術(shù)，為檔案信息服務(wù)實現(xiàn)方便快捷的目的，提供了堅實的技術(shù)保障。與此同時，在加強檔案資源建設(shè)的時候，可以充分利用信息技術(shù)，還可充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，可以有效提高檔案部門遠程服務(wù)能力的重要力量。

3.3深化層次編研

企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對的是企業(yè)日常工作和實際的數(shù)據(jù)及運行需要等諸多方面的內(nèi)容，因此，要進行檔案資料的編研，就需要對檔案原始信息進行充分優(yōu)化，以及全面系統(tǒng)的整理原始數(shù)據(jù)，特別是注意有價值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進行，還與企業(yè)整體利益相符，有利于企業(yè)良好穩(wěn)定的發(fā)展?；诖?，在進行深化檔案資料層次編研工作時，要注意三個方面的內(nèi)容。（1）由于檔案資料具有數(shù)量繁多，內(nèi)容龐雜和種類多樣等特點，深化層次編研時，要以優(yōu)先級的方式進行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業(yè)檔案資料是與企業(yè)切身利益密切相關(guān)的，在深化層次編研時，可聘請經(jīng)驗豐富的檔案專家協(xié)同進行，這對檔案資料編研的合理性與科學性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對于企業(yè)檔案資料庫中，應(yīng)定期編研匯總那些來自企業(yè)管理部門和國家行業(yè)協(xié)會的指導性文件。

4.結(jié)語

文章對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進行研究探討，主要是在企業(yè)實施信息化建設(shè)的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業(yè)檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務(wù)模式，最終使檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，最終實現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標。

【參考文獻】

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［3］江濤等.信息時代企業(yè)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新[J].佳木斯教育學院學報，2010．

作者：李林 曲金玲 單位：煙臺職業(yè)學院