企業(yè)檔案管理的問題及對策

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一、檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識淡薄

檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全。有的企業(yè)沒有把檔案管理列入企業(yè)的重要日程，造成很多相關(guān)檔案資料歸檔不同步。檔案材料缺失、信息不準(zhǔn)、整理不規(guī)范。檔案管理設(shè)施陳舊制約了檔案管理升級。同時(shí)檔案材料收集困難，材料形成過程中工作拖沓，檔案部門意識不強(qiáng)。企業(yè)管理者忽視檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，管理機(jī)構(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，企業(yè)中的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。

2、檔案管理設(shè)施的缺失

企業(yè)職能部門雖然對檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，但是沒有完善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒有專用檔案庫房、鐵質(zhì)柜，檔案裝訂不及時(shí)。各級各部門對檔案管理工作的不重視，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性不強(qiáng)。

3、檔案管理手段落后。

在市場化和資訊化的基礎(chǔ)上,缺乏完善檔案的法律管理制度,檔案征信體系和力度不明確。有的企業(yè)檔案沒有有效實(shí)現(xiàn)資源共享，管理工作不透明公開。同時(shí)檔案管理沒有采取分段治理的辦法，對含涉密文件的原卷，缺少嚴(yán)密密封等措施。對重點(diǎn)保護(hù)檔案，沒有采取科學(xué)有效的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的對策

1.提高管理意識

1.1提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。檔案管理者要結(jié)合自己的崗位工作，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，學(xué)習(xí)資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。抓好每年歸檔工作，各類文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)。

1.2強(qiáng)化服務(wù)意識。檔案管理要樹立高度的服務(wù)觀念，以主動服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，要樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，不斷改變以往被動服務(wù)的局面，檔案管理工作者嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

2.改進(jìn)和完善檔案功能

2.1.健全管理體制，健全規(guī)章制度。規(guī)章制度要建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心，每月核對查檔次數(shù)，并做好有關(guān)的保密制度，檔案工作人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重予紀(jì)律處分。檔案規(guī)章要采取征編結(jié)合的方法，提高查找利用檔案的效率。檔案已破損和字跡褪色的檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

2.2采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學(xué)習(xí)邊操作，注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，學(xué)會利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

2.3加強(qiáng)檔案的服務(wù)信息建設(shè)。需要把同類文件材料歸檔在一個(gè)卷內(nèi)，不斷探索檔案數(shù)字化管理，建好檔案信息管理系統(tǒng)，一些有保存價(jià)值的檔案必須通過讓它發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。檔案收集可以進(jìn)一步了解企業(yè)對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，并把相關(guān)的信息進(jìn)行綜合性的分析。

2.4確保檔案管理質(zhì)量的提高。質(zhì)量是決定檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題的關(guān)鍵，檔案擬制格式要規(guī)范，行文不要使用不規(guī)范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫橫排，公文幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，文件制法要左側(cè)裝訂，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。使用文種不要濫用不規(guī)范的字，完善檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案要確保內(nèi)容真實(shí)可靠，對檔案管理工作者要強(qiáng)化系統(tǒng)意識。

作者：鄭丹 單位：哈爾濱市松北供排水有限公司