計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

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一、在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

1.1目錄管理。這是檔案管理系統(tǒng)中的核心內(nèi)容，通過(guò)目錄管理可以對(duì)存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)直接進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和整理，不僅能夠滿足檔案工作的需要，還能提高工作效率。數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)放性很強(qiáng)可以自由地對(duì)檔案進(jìn)行刪除、增加、更改等操作，而且還為管理者和使用者提供了抽詞、列表、編碼等多種輔助輸入功能，更方便檔案的管理工作。而且檔案檢索功能的實(shí)用性較強(qiáng)，具有較高的查準(zhǔn)率和查全率，可以為管理員和使用都提供更全面、更快捷高質(zhì)量的查詢服務(wù)。具有強(qiáng)大的編目功能，提高了使用的靈活性。

1.2檔案數(shù)字化?？梢詫?shí)現(xiàn)檔案信息的全文存儲(chǔ)功能，管理人員通過(guò)目錄進(jìn)行管理，把檔案的文字信息、視頻信息、圖像信息等各種信息集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理。當(dāng)對(duì)檔案信息進(jìn)行操作時(shí)，可以通過(guò)目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，利用瀏覽功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索。它包括檔案數(shù)字化、光盤(pán)記錄、圖像管理等。

1.3檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)通信線路和通信設(shè)備，可以對(duì)分布于各地的獨(dú)立的計(jì)算機(jī)、終端等進(jìn)行檔案管理操作，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享，很大程度的提高了檔案管理工作的效率。

二、運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的要求

2.1檔案信息原文件：（1）著錄。這是在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入檔案信息的前提，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行記錄、分析和選擇的過(guò)程，檢索結(jié)果的質(zhì)量直接受其影響。對(duì)于一些不能滿足全文存儲(chǔ)條件的，需要將檔案文件制作成二次文獻(xiàn)卡輸入計(jì)算機(jī)，這樣可以實(shí)現(xiàn)非全文檢索；（2）主題標(biāo)引。在對(duì)檔案文件進(jìn)行審讀和分析，了解檔案文件的主題內(nèi)容后，使用規(guī)范化的主題詞將其表達(dá)出來(lái)。在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)由檔案標(biāo)引人員為檔案文件建立主題詞，標(biāo)注后將其納入檢索系統(tǒng)和檢索工具。在檢索檔案信息時(shí)，查詢者也要根據(jù)所要檢索的文件內(nèi)容的主題來(lái)確定檢索范圍，通過(guò)主題詞標(biāo)引才能查找到自己需要的檔案信息。

2.2系統(tǒng)分析的準(zhǔn)備。全面、準(zhǔn)確的系統(tǒng)分析可以使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)揮最大的功能服務(wù)于檔案管理工作，可以使經(jīng)濟(jì)效益最大化，所以需要對(duì)系統(tǒng)分析予以足夠的重視。首先要明確系統(tǒng)所要解決的問(wèn)題和途徑，選擇合適的計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化處理，為了提高服務(wù)質(zhì)量，需要經(jīng)過(guò)調(diào)查、研究、討論后確立最優(yōu)化的方案。首先要確定系統(tǒng)目標(biāo)即系統(tǒng)功能；然后對(duì)系統(tǒng)可行性進(jìn)行分析，要從數(shù)據(jù)、硬件等各方面進(jìn)行深入的研究后提出對(duì)策；最后對(duì)系統(tǒng)的有效性進(jìn)行評(píng)估，使系統(tǒng)的價(jià)值充分的得以體現(xiàn)。

2.3提高隊(duì)伍建設(shè)。隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員的要求有所改變，需要聘用大量的信息處理、分析和研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生成與維護(hù)人員以及運(yùn)行維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境人員，需要計(jì)算機(jī)軟、硬件各方面的人才。另外，隨著計(jì)算機(jī)的普及，整個(gè)社會(huì)和技術(shù)進(jìn)步，檔案管理工作中也會(huì)遇到一些新問(wèn)題，所以需要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理工作隊(duì)伍，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

三、結(jié)語(yǔ)

在科學(xué)文化、經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展的信息時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，具有快速檢索、存儲(chǔ)量大、查找方便、保密性強(qiáng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)手工檔案管理無(wú)法比擬的。既能夠提高檔案管理工作的效率，又可以促進(jìn)檔案管理部門(mén)正規(guī)化、科學(xué)化的管理，使其能夠更好地服務(wù)于國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人，有利于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

作者：殷麗紅 單位：龍井市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局