聲像檔案管理精選(九篇)

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第1篇：聲像檔案管理范文

關(guān)鍵詞：聲像檔案；缺陷；對策；開發(fā)利用

聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的，以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。隨著科技的發(fā)展，越來越多的聲像檔案出現(xiàn)在日常工作當中，它們是現(xiàn)代社會檔案資源體系的重要組成部分。一張醫(yī)院外貌的照片、一段慶典的錄像所帶來的視覺感受，是文字形容無法媲美的，聲像檔案在再現(xiàn)歷史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在醫(yī)院，聲像檔案遠遠少于病案、病歷檔案，導致很多管理者不重視?，F(xiàn)實工作中，由于對聲像檔案重要性的認識不足，管理措施沒有及時跟上，導致大量聲像檔案分散流失，或是被科室和個人據(jù)為己有，沒有發(fā)揮出聲像檔案的綜合效益。

1 醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題

1.1聲像檔案管理意識不強 聲像檔案未受到應(yīng)有的重視，沒有真正視作檔案進行整理和歸檔，對于舊的照片沒有分類和沒有文字說明，對于今后的再利用造成一定的阻礙，不了解資料的人員很難找到想要照片，大多是靠當時活動的參與者的記憶去尋找。視頻資料的歸檔更令人擔憂，隨著科技的發(fā)展，儀器的更新?lián)Q代，舊的帶子往往難以讀取，資料存儲需要大量的儲存設(shè)備，以前的設(shè)備有限，導致有資料無法讀取。有時一盤帶子反復用，原始資料沒有及時歸檔，導致資料流失。另外，由于聲像檔案的保管需要各種設(shè)施，成本相對較高，因此，聲像檔案的保管問題一直在探索當中。

1.2聲像檔案管理制度不科學 聲像檔案管理制度不夠落實，歸檔率不高。聲像檔案形成科室一般在醫(yī)院宣傳部門，重要日?；顒淤Y料的拍攝、錄像等由上述科室負責，每年一次將聲像檔案整理上交綜合檔案室。但醫(yī)院還有許多臨床科室，醫(yī)院宣傳部門不一定能將全院各個科室、部門的每一件重要的事件記錄下來，各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，對于特殊患者、新技術(shù)、新項目的開展，一些臨床科室都會自行拍照，但卻為自己科室使用。這些聲像資料其檔案價值不容忽視，由于科室并沒有上交檔案室的意識，便使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.3檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足 個人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。聲像檔案處理起來有一定的技術(shù)含量，然而很多醫(yī)院并沒有相應(yīng)的設(shè)備和專業(yè)的管理人員。就我院而言，雖然有相應(yīng)的設(shè)備，但管理人員沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓，沒有對聲像檔案進行科學的管理。同時，隨著科技的進步，如今的聲像檔案已可以大量拍攝，后期再進行修剪，不可用的圖片、修剪前的圖片和修剪后的圖片都一并保持，且不做標記，僅僅是以事件的時間和名稱命名文件夾，以致再想利用上修剪過的圖片時，無從檢索，存儲混亂。

1.4聲像檔案利用開發(fā)意識不足 檔案管理者對聲像檔案開發(fā)利用意識不夠，甚至可以說從未對該類檔案正真利用起來，缺乏開發(fā)利用動力，只有在編輯畫冊、建院史館時利用了一些照片，視頻資料則常常拍完就放一邊。由于管理隊伍不穩(wěn)定，對聲像檔案了解不足，專業(yè)素質(zhì)不足無法對聲像檔案進行專題編研，很多非常有歷史價值的檔案只能封在柜子之中，無人知曉，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用。

2 聲像檔案管理研究與對策

2.1建立完善的聲像檔案管理制度 領(lǐng)導首先要重視，有的單位領(lǐng)導意識不強，甚至取消原有的檔案部門，導致檔案無人管理，醫(yī)院的發(fā)展歷史無從考證。強化規(guī)范管理，提升聲像檔案形成部門的意識，對產(chǎn)生的聲像資料從收集到歸檔都要定期移交聲像檔案管理部門統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有[2]。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環(huán)節(jié)應(yīng)有明確的規(guī)定。必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動。

2.2醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔 一個醫(yī)院的聲像檔案工作，不是一個人或者一個部門就能做好的，形成聲像檔案的科室、部門的拍攝、錄像人員與醫(yī)院檔案管理員要增強檔案意識，經(jīng)常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎(chǔ)。必須實行統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時對收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機聯(lián)系、便于利用為原則進行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代--問題進行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對聲像檔案按規(guī)定的要求對內(nèi)容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關(guān)工作[3]。

2.3加強聲像檔案的監(jiān)督和分類指導，注重業(yè)務(wù)培訓 針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)提高各科室、各部門對聲像檔案的整理意識，加大監(jiān)督指導力度，并對各部門的兼職檔案員進行培訓，力爭整體水平的提高，全面加強形成聲像檔案的科室、部門攝錄人員的相關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。有設(shè)備也有整理聲像檔案的習慣科室，常常由于水平不足，所形成的聲像檔案質(zhì)量參差不齊，以至于需要使用時，看似多實則能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的聲像檔案利用價值更高；對有設(shè)備，但沒有整理意識的科室，要幫助其建立相關(guān)的管理制度，同時加強監(jiān)督和指導，使其養(yǎng)成整理聲像檔案的良好習慣，同時加強技能培訓，抓住時機，形成高質(zhì)量的聲像檔案。諸多問題都需要高素質(zhì)檔案管理人員去完成，作為醫(yī)院領(lǐng)導者，要創(chuàng)造合適的培養(yǎng)人才的環(huán)境，多途徑提高檔案管理人員素質(zhì)[4]。

2.4醫(yī)院聲像檔案的開發(fā)利用 充分利用其醫(yī)院聲像檔案不是僅靠檔案部門就能完成的，需多部門共同合作。檔案管理部門制度相關(guān)的管理制度，統(tǒng)一全院聲像檔案的歸檔要求，編制檢索工具，方便利用者查找；定期充分利用聲像檔案，舉辦圖片展或?qū)ｎ}展覽，如有條件，可開設(shè)院史館，展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展軌跡的同時，發(fā)揮聲像檔案價值，使展覽形式更加生動、內(nèi)容更加豐富、視覺更有刺激。無論何種檔案，不加以整理、利用，都無法體現(xiàn)其價值，而展示價值的最好途徑就是通過一定的編制，使檔案之間有機結(jié)合，合奏出一部美麗的史詩[5]。

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進和發(fā)展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術(shù)，探索醫(yī)院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫(yī)院的改革發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻：

[1]連穎.試論聲像檔案價值鑒定[J].檔案學通訊，2012（01）：85-88.

[2]王進慶，夏禹波.醫(yī)療聲像檔案的開發(fā)和利用[J].科技致富向?qū)В?008（12）：30.

[3]羅麗云.淺談我院檔案管理存在的問題及對策[J].醫(yī)學信息，2008（01）：50-51.

第2篇：聲像檔案管理范文

關(guān)鍵詞：聲像檔案管理；存在問題；對策；建議

中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）08-0130-02

聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。

聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，有強烈的時間感和空間感，依賴先進的科學技術(shù)和快速的傳送手段，把在工作中有重要意義的事件以最直觀的畫面記錄下來并予以再現(xiàn)，具有現(xiàn)實性和不可重復性。根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定，歸檔的照片、錄音、錄像資料要集中統(tǒng)一管理。由于物質(zhì)條件和技術(shù)條件所限，以前產(chǎn)生的聲像資料很少，企業(yè)檔案部門收集內(nèi)容主要是紙質(zhì)檔案，聲像檔案收集數(shù)量少，對聲像資料收集力度不夠，管理上不重視。隨著科技的發(fā)展和辦公現(xiàn)代化管理水平的提高，數(shù)碼相機、攝像機在辦公領(lǐng)域使用，隨著產(chǎn)生大量的聲像文件，但是聲像檔案管理中普遍存在著一些問題，影響了聲像檔案的齊全完整，以及保管和利用。因而，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理中存在的主要問題

1.聲像資料歸檔不齊全不完整

通過研究分析可將原因歸納為以下四個方面原因。

第一，企業(yè)各級領(lǐng)導對聲像檔案意識不強，重要性認識不足，沒有認識到聲像資料是對建設(shè)過程與面貌的形象記錄，是把動態(tài)的過程變成靜態(tài)的影像資料，對于今后追溯和回放意義重大。

第二，企業(yè)攝錄人員對聲像資料歸檔的意識淡薄，有些人根本就沒有聲像資料歸檔的概念。在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為完成任務(wù)了，就把影像資料放到自己的柜子里，作為自己的工作成果?；蛘咴跀?shù)碼相機、錄音和錄像帶的使用過程中，發(fā)現(xiàn)存儲空間不夠，就把原有的照片和錄音、錄像在沒有備份的情況下進行覆蓋刪除，造成聲像資料大量流失。

第三，檔案部門收集難，拍攝多為業(yè)務(wù)部門，檔案部門對其拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握，從活動籌備至結(jié)束沒有相應(yīng)的控制措施和貫穿始終的檔案管理工作，使對這些聲像檔案的收集往往處于被動地位，而且不能全面反映當時業(yè)務(wù)活動的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。

第四，由于企業(yè)影像設(shè)備配置到各二級部門，因此形成多部門產(chǎn)生聲像資料，由于職責不清，部分聲像檔案長期在個人和部門存放，不移交檔案部門統(tǒng)一保存，也不做相應(yīng)的記錄和說明，久而久之，面對大量的照片、磁帶或計算機內(nèi)照片、錄音、錄像，沒有人能說清來龍去脈，給日后歸檔帶來麻煩。特別是隨著人員的變動和機構(gòu)調(diào)整，聲像資料的失控和流失變得更加突出。

2.聲像檔案保管難

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格，需要具備恒溫、恒濕和防磁、防光等條件的專業(yè)保管裝具。從目前情況來看，只是企業(yè)效益好的檔案部門設(shè)置了聲像檔案室或配置了聲像檔案防磁柜。所以在保管過程中，容易發(fā)生使照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等現(xiàn)象。保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。只有少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣。

3.聲像檔案開發(fā)利用少

聲像檔案開發(fā)利用少，一般僅處于利用次數(shù)較少的查閱，或者單位出版?？媰缘膶哟?。收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。

二、解決聲像檔案集中管理難的對策

通過研究上述出現(xiàn)的問題，其主要原因是各級領(lǐng)導和有關(guān)人員對聲像檔案的重要性和緊迫性缺乏認識，再加上檔案部門對聲像檔案管理制度執(zhí)行不力，管理不到位。解決問題的具體途徑有如下幾點。

1.加強宣傳，強化聲像檔案管理意識

搞好檔案工作，不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一是要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。二是要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.完善相關(guān)法律法規(guī)

明確歸檔范圍、歸檔要求和保管移交程序等內(nèi)容，在制度上規(guī)范聲像檔案的收集與整理，并嚴格執(zhí)行，在各項業(yè)務(wù)活動中，對聲像資料進行有效控制，保證聲像檔案的齊全完整。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失。杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.加大聲像檔案保管設(shè)備的投入，做好特殊載體檔案的保管

為保管好聲像檔案，延長使用壽命，可將現(xiàn)代管理手段和計算機技術(shù)應(yīng)用于聲像檔案管理，通過專用設(shè)備進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把重要照片和磁帶全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的聲像檔案。聲像檔案數(shù)字化度對實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線或運程查詢與利用。對聲像檔案的利用可以通過兩個途徑實現(xiàn)：

其一，刻錄聲像檔案光盤。聲像檔案的利用與保存是一對矛盾，較高的利用率會縮短聲像檔案的壽命，甚至有導致聲像檔案丟失報廢的危險。解決利用與保管的矛盾，可以刻制成圖像光盤或VCD光盤，減少重要聲像檔案的人為損害，并且方便查詢利用。

其二，在聲像檔案實現(xiàn)數(shù)字化的前提下，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺，開展網(wǎng)上照片、音像展覽，這種方式使聲像檔案宣傳范圍廣、成本低，查詢利用更加方便快捷，提高工作效率。

4.加大監(jiān)督指導力度，注重業(yè)務(wù)知識和技能培訓

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下工夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

5.檔案部門與各部門積極協(xié)調(diào)配合

聲像檔案的收集，前端控制很重要。檔案部門除加強平時收集聲像資料外，還應(yīng)與形成聲像資料的各業(yè)務(wù)部門建立業(yè)務(wù)關(guān)系，加強溝通，向有關(guān)人員及時了解信息，查詢聲像資料的去向。在條件允許的情況下，可將設(shè)想崗位編制在檔案部門，承擔企業(yè)重要活動的攝制工作，這是聲像資料積累，保證聲像檔案齊全完整的最佳條件。其優(yōu)越性在于：真正掌握企業(yè)重要活動的第一手資料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有深刻的印象；再者有利于檔案管理工作中“四同步”開展，檔案人員能夠掌握各種主要活動過程、目的等第一手材料，很好界定重要聲像資料的歸檔，做到心中有數(shù)，及時催收，保證聲像資料及時歸檔，確保聲像檔案系統(tǒng)性準確性。

6.嚴格遵循操作規(guī)則，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

綜上所述，隨著科學技術(shù)進步和信息化建設(shè)的發(fā)展，反映企業(yè)的影像資料將會越來越多，如不重視和解決聲像檔案在收集和管理利用上面臨的問題，勢必會影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，同時，會影響新形勢下檔案工作的發(fā)展。因此，企業(yè)各級領(lǐng)導及有關(guān)部門，尤其從事檔案管理工作的部門，應(yīng)重視聲像檔案的管理，當做一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案的流失和損失，以確保企業(yè)各項活動真實的歷史記錄。為企業(yè)發(fā)展留下寶貴的聲像檔案。

參考文獻：

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[2]聶秀春，王麗，石艷菊，張小青.關(guān)于開發(fā)利用水利科技檔案的幾點認識[J].山東水利，2003，(6).

[3]劉佩茹，李金蘭.加強聲像檔案管理是檔案工作者刻不容緩的職責[J].蘭臺內(nèi)外，2007，(5).

第3篇：聲像檔案管理范文

關(guān)鍵詞:工程項目;聲像檔案;電子檔案

聲像資料的形成與管理應(yīng)與工程建設(shè)進度同步進行，應(yīng)反映工程建設(shè)的全過程。施工單位應(yīng)將聲像資料的形成和積累應(yīng)貫穿到工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)加入到領(lǐng)導議事日程、工程建設(shè)計劃和年終考核、本單位有關(guān)責任部門和有關(guān)責任人的職責范圍。

1建設(shè)工程檔案管理工作職責

總承包單位是建設(shè)項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協(xié)調(diào)責任、指導責任、監(jiān)督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協(xié)調(diào)工作，讓各參建單位均明確在建設(shè)項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設(shè)全過程中檔案工作的順利開展。

2建設(shè)工程聲像檔案管理現(xiàn)存的問題

2．1聲像檔案采集設(shè)備存在“一高一低”的現(xiàn)象?！耙桓摺笔侵嘎曄裨O(shè)備數(shù)量多、品質(zhì)高。隨著社會的發(fā)展及原始記錄累積工作的需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善?！耙坏汀笔侵嘎曄裨O(shè)備管理水平低?！耙桓咭坏汀钡默F(xiàn)象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質(zhì)的高低直接決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)狀。“優(yōu)”表現(xiàn)在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優(yōu)”的一面;“劣”表現(xiàn)在攝錄人員專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。2．4建設(shè)工程聲像檔案管理狀況發(fā)展不平衡，差距懸殊。經(jīng)調(diào)查，本單位所屬項目中設(shè)備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規(guī)范的有45個，占總數(shù)的6．8%;然而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位就有28個，就占了總數(shù)的62%，占比兩極分化、差距懸殊。

3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目

3．1制定聲像檔案管理原則與職責。項目聲像檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一標準、分工負責、監(jiān)督指導、歸口實施、分級管理”原則，并按照“簡化整理、便于利用”的工作方法，保障聲像檔案完整、準確、系統(tǒng)與安全，為企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展服務(wù)。項目資料室聲像檔案管理具體業(yè)務(wù)，履行下列職責:(1)根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法對每一位相關(guān)管理人員進行培訓、交底;(2)按照國家和行業(yè)要求，制訂聲像檔案管理實施細則及技術(shù)要求;(3)監(jiān)督指導各部門開展聲像檔案收集工作;(4)負責聲像檔案數(shù)據(jù)庫運維管理及技術(shù)支持;(5)負責職責范圍內(nèi)聲像檔案的集中保管和聲像檔案資源開發(fā)利用工作;(6)信息管理部負責項目聲像數(shù)字檔案庫的硬件配置、運維管理及技術(shù)支持;(7)監(jiān)督、指導聲像檔案的具體形成部門負責聲像材料的整理、分類、編號、歸檔工作。3．2聲像檔案收集與整理。3．2．1照片檔案收集、整理的基本程序和要求。照片拍攝，一般使用不低于800萬像素的單反相機(卡片機不低于1000萬像素)從全貌、局部、特寫三個方面進行拍攝。照片篩選，應(yīng)當選擇展現(xiàn)同一事件活動全貌和過程的主要照片歸檔，要求主題鮮明、影像清晰、色彩還原真實且未加修飾和裁剪。照片著錄，以每張照片為單位著錄“題名”、“檔號”、“數(shù)碼底片號”、“參見號”、“拍攝者”、“拍攝時間”、“說明”等項目。3．2．2視頻檔案收集、整理的基本程序和要求。視頻拍攝，應(yīng)當采用高清攝錄設(shè)備以不低于720×576像素記錄，并通過非線編輯設(shè)備統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為“RMVB”格式高清視頻文件。技術(shù)要求包括:制式選擇HD-I100:PAL制式;視頻碼率:不低于lOOMb/s;輸出像素:分辨率不低于為720×576;音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。但反映工程項目開工、施工過程中重、難點、竣工驗收等重要事項，應(yīng)當采用高清攝錄設(shè)備以不低于1920×1080/50I像素記錄。視頻剪輯，以事件為單位剪輯形成視頻文件，其中大全景或展現(xiàn)事件核心內(nèi)容的畫面應(yīng)當剪輯在視頻第一個畫面，且視頻末尾須加1～2秒彩條。視頻歸檔，須保證視頻文件的完整、準確、系統(tǒng);視頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時視頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。視頻文件歸檔光盤一式兩份。3．2．3音頻檔案收集、整理的基本程序和要求。音頻錄制，音頻應(yīng)采用MP3格式錄制，音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。音頻剪輯，以事件為單位剪輯形成音頻文件。音頻歸檔，須保證音頻文件的完整、準確、系統(tǒng);音頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時音頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。音頻文件歸檔光盤一式兩份。

第4篇：聲像檔案管理范文

新時代環(huán)境下，聲像檔案的保存形式逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等不便讀取的存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)變成數(shù)碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務(wù)器等新的存儲設(shè)備介質(zhì)。本文就新時代聲像檔案管理中質(zhì)量控制存在的難點及要素進行了淺析，并著重對新時代下聲像檔案質(zhì)量控制的要素進行了探究。聲像檔案表達直觀、形象生動，是記錄和反映企業(yè)發(fā)展狀況的重要載體，是特殊形式的檔案資料，現(xiàn)已成為各單位用以進行宣傳報道和企業(yè)文化建設(shè)的有效方式。在記錄和反映信息能力上，聲像檔案具有文字文件材料不可替代的優(yōu)勢，不僅其歷史功能毋庸置疑，在某些情況下，其現(xiàn)行功能亦是文字文件材料所不能實現(xiàn)的。

一、新時代聲像檔案的特點

伴隨著數(shù)碼產(chǎn)品的不斷升級，聲像檔案的保存形式已逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等實物存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)變成數(shù)碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務(wù)器等新的存儲設(shè)備介質(zhì)。這些存儲介質(zhì)具有占用空間小、保存時間長、更新速度快、服務(wù)器多地備份等特點，具有更多可開發(fā)、可探究的優(yōu)勢，并且依然保留著傳統(tǒng)聲像檔案直觀、形象，不受文化差異影響等特點。應(yīng)根據(jù)聲像檔案的這些特點制定出新的管理制度及流程，這些管理制度及流程在實施過程中帶來的質(zhì)量控制問題值得我們進一步探討。

二、聲像檔案管理工作中的質(zhì)量控制

聲像檔案管理工作主要包括前期的拍攝、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大環(huán)節(jié)。在整個過程中會產(chǎn)生拍攝策劃及準備計劃，資料的詳細記錄、移交記錄，存檔的檔案記錄、查閱記錄，以及老舊資料的檢查等過程記錄。通過這些過程記錄的幫助，可形成一個PDCA的戴明環(huán)(PDCA即質(zhì)量環(huán)，是管理學中一個通用模型，最早由休哈特于1930年構(gòu)想，后由美國質(zhì)量管理專家戴明特博士在原循環(huán)概念的基礎(chǔ)上進行修改，形成新版本的PDCA循環(huán)，稱為戴明環(huán)，是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學程序)：P（Plan）計劃——前期的拍攝策劃、準備計劃、收集計劃。D（Do）實施——資料的拍攝、收集、整理、保管、利用過程。C（Check）檢查——查看資料內(nèi)容是否與前期的計劃相符合，老舊資料是否還能正常播放。A（Action）改進——采取措施，對資料的缺失、重點內(nèi)容不突出進行補拍或重新收集，對老舊資料進行翻拍翻錄。我們本著對歷史、對單位、對資料負責的精神開展聲像檔案管理工作，并將質(zhì)量管理的有關(guān)概念和方法有機地融入到聲像檔案管理中，發(fā)現(xiàn)在這個循環(huán)中，存在著一些質(zhì)量控制的難點。

三、聲像檔案質(zhì)量控制難點

1.聲像檔案的拍攝

攝錄人員是聲像檔案的產(chǎn)生者，他們決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量，這一環(huán)節(jié)是聲像檔案產(chǎn)生的最前端，但其重要性常常被忽視。攝錄人員由于工齡長短不一、專業(yè)知識及技能層次不同等因素，會導致其業(yè)務(wù)水平參差不齊。而攝錄人員的攝錄意識不強，攝錄重點把握不準確，也可能造成與一些珍貴的鏡頭失之交臂，給聲像檔案的產(chǎn)生及以后歸檔利用留下隱患。因此，拍什么、怎么拍一直都是攝錄人員比較糾結(jié)的問題。

2.聲像檔案的收集、整理

很多單位在召開重要會議或組織重大活動時都會安排人員進行攝錄和信息采集，這樣會形成許多有保存價值的聲像檔案。但在拍攝完成之后，對于誰收、怎么收，歸檔與否等問題卻不加以重視，攝錄過程結(jié)束后往往沒有了下文。究其原因，主要是沒有明確統(tǒng)一的聲像檔案收集整理的制度辦法，造成聲像檔案的去留界限不清，致使很多有保存價值的聲像檔案流失。另外，據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因攝錄人員工作崗位的原因，導致他們常常感到拍攝的壓力高于整理的壓力，這同樣也是造成聲像檔案不能及時加以整理歸檔的重要原因。

3.聲像檔案的長期保管

聲像檔案的載體不同于一般紙質(zhì)文檔，它包含磁帶、光盤、存儲卡、硬盤、相片等各種介質(zhì)，其要求的保管條件比紙質(zhì)文件要嚴格得多，聲像檔案保管過程中對溫度、濕度、磁場、輻射等因素都有相應(yīng)的要求，一旦出現(xiàn)紕漏，保管條件不到位，聲像檔案載體就會出現(xiàn)問題，輕則發(fā)生霉變、圖像模糊等問題，重則磁帶消磁、張力變形，無法正常播放。保管條件欠佳或不符合條件，會對聲像檔案造成損害，聲像檔案的利用也會受到影響，甚至造成無法彌補的損失。

4.聲像檔案的利用和檢索

數(shù)字化聲像檔案檢索一直是一項難題。它不像紙質(zhì)文件那樣，找到文件標題就能知道是否是自己想要的文件材料，因為聲像檔案文件標題往往并不能全面反映事件或活動的全部內(nèi)容。聲像檔案在數(shù)字化之后，檢索需要預覽中間的內(nèi)容，才能確定檢索的準確性，給查閱利用帶來諸多不便。同時，隨著數(shù)碼產(chǎn)品的快速發(fā)展，聲像檔案的容量一直在逐步擴大，單個聲像檔案占用的存儲空間越來越大，對計算機的要求也越來越高。舉例來說，現(xiàn)在高清攝像機拍攝出來的內(nèi)容，十分鐘的視頻資料占用的空間就可達十幾Gb，在檢索過程中會大大降低計算機的檢索速率，嚴重的甚至會出現(xiàn)死機現(xiàn)象，聲像檔案的安全性存在一定的風險隱患。

四、聲像檔案質(zhì)量控制的要素

1.編制管理制度

為了保證聲像檔案的收集范圍、整理分工、歸檔保管方法和利用流程明確規(guī)范，使聲像檔案質(zhì)量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套嚴格的制度對聲像檔案進行質(zhì)量控制。聲像檔案質(zhì)量控制是一個復雜、繁瑣的過程，需要全程跟蹤，做好質(zhì)量記錄，步步為營、環(huán)環(huán)相扣。對不同介質(zhì)的聲像檔案應(yīng)制定標準化的收集辦法，規(guī)定需要收集的聲像檔案類別，統(tǒng)一進行分類、排列、編號、編目等工作。為真正達到聲像檔案的長期保存和有效利用，實現(xiàn)聲像檔案管理制度的有效執(zhí)行，各單位檔案行政主管領(lǐng)導和檔案管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并將其作為各單位體系建設(shè)和檔案目標管理的重點內(nèi)容來抓。隨著新時代的不斷發(fā)展，聲像檔案管理水平也在不斷提升，這就需要讓管理制度也不斷提升，適應(yīng)新的產(chǎn)品、新的模式的要求，制定新的制度并不斷改進，以實現(xiàn)更高的工作效率。

2.確定規(guī)格標準

應(yīng)根據(jù)聲像檔案管理制度對聲像檔案進行收集和整理。應(yīng)對聲像檔案的格式以及存儲介質(zhì)進行標準化，這是提升聲像檔案內(nèi)容質(zhì)量、提高聲像檔案管理效率的基礎(chǔ)。在新的電子化、信息化時代，應(yīng)制定更適應(yīng)現(xiàn)代管理的新標準。應(yīng)結(jié)合單位OA辦公自動化系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)，建立一個專用的聲像檔案服務(wù)平臺，實現(xiàn)聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化的體系。避免因管理的零散性、下屬單位人員的非專業(yè)性等因素造成珍貴聲像檔案的遺失。

3.提升控制對象的能力

在質(zhì)量管理中常常會提到“端口前移”，也就是從源頭去抓問題。聲像檔案的源頭就是聲像檔案的拍攝采集。針對聲像檔案質(zhì)量控制難點的現(xiàn)狀，要側(cè)重攝錄人員的業(yè)務(wù)培訓，全面加強相關(guān)人員的專業(yè)知識和技能培訓，讓攝錄人員知道怎么拍；相關(guān)檔案人員應(yīng)介入拍攝，從檔案的角度出發(fā)，讓攝錄人員知道拍攝完成后需要歸什么，從而了解前期要拍什么，從根本上保證聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。聲像檔案管理人員要適應(yīng)新時期聲像檔案管理的要求，不斷加強自身業(yè)務(wù)學習，提高自身素質(zhì)，進行定期培訓，了解聲像檔案載體保管的相關(guān)知識，針對新型聲像載體的分類和保管要細分層次、及時修訂和完善相關(guān)的檔案管理制度，最大限度地發(fā)揮聲像檔案的作用。

4.建立穩(wěn)定的質(zhì)量管理技術(shù)措施

從長久保護和利用方面考慮，聲像檔案應(yīng)盡早地進行全面數(shù)字化工作，重點將之前留存的照片、磁帶等對保存環(huán)境有特殊要求的介質(zhì)進行掃描，不能掃描的進行翻拍翻錄。最終將數(shù)字化的內(nèi)容存放在聲像檔案歸檔服務(wù)器中，以便于備份、保管和后期利用。在聲像檔案數(shù)字化前提下，聲像檔案的利用也應(yīng)該更加便捷。據(jù)調(diào)研了解，國內(nèi)已有多家公司針對聲像檔案的特點研發(fā)了一整套聲像檔案管理系統(tǒng)。我們可以借助這樣的系統(tǒng)，搭建一套聲像檔案服務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)各單位的工作流程，結(jié)合其內(nèi)網(wǎng)平臺，做到電子化借閱、利用，使利用者不用離開自己的工作地點就能便捷地搜索想要的聲像資料。通過該系統(tǒng)提供相對完善的記錄能力，可降低錯記錄、漏記錄的風險，不僅能保障質(zhì)量檢驗的能力，而且也可以大大地減輕檔案管理人員的工作壓力，使他們能夠有更多的時間去接收、整理檔案，而不是把更多的工作時間花在調(diào)閱檔案和與利用者的溝通中。數(shù)碼產(chǎn)品的升級使聲像檔案具有了容量越來越大的特點，這就需要聲像檔案管理系統(tǒng)具備自動降碼保存的能力，在查找和檢索時利用低碼率檔案在線預覽、編輯，能夠更準確、更高效、更低耗地完成聲像材料的利用，提高工作質(zhì)量，保障質(zhì)量檢驗的效率。檔案管理人員日常工作量很大，不僅要接收、整理、借閱歸檔檔案文件材料，還要將檔案工作深入到項目工程中，到業(yè)務(wù)工作一線介入指導。通過對這些質(zhì)量控制要素的改善和提升，我們可以更好地解決聲像檔案管理工作中存在的質(zhì)量控制難點。解決了這些控制難點，也就意味著解決了工作中的難題，這將在很大程度上減少檔案管理人員的日常工作量，從而達到事半功倍的效果。

總而言之，聲像檔案的拍攝、收集、整理、歸檔、保存和利用是一條緊密聯(lián)系的“鏈條”，無論“鏈條”的哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯都會讓聲像檔案管理這根“鏈條”斷裂。現(xiàn)階段，聲像檔案的質(zhì)量管理還沒有一套完善的體系來支撐，聲像檔案的質(zhì)量控制仍是一個值得探究和摸索的過程。我們希望質(zhì)量控制能內(nèi)化于心、固化于制，從根本上解決聲像檔案管理工作中遇到的難題，將整個“鏈條”緊緊地扣在一起，并能持續(xù)改進，使聲像檔案管理工作能夠適應(yīng)新時代的環(huán)境，逐步走上標準化、規(guī)范化、科學化發(fā)展的道路。

作者：陳盛 單位：中國艦船研究院

參考文獻：

[1]喬德紅.聲像檔案的質(zhì)量控制.機電兵船檔案,2014(4)

第5篇：聲像檔案管理范文

論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。

聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀?！皬姟北憩F(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務(wù)培訓

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。

第6篇：聲像檔案管理范文

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>

6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸

檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務(wù)培訓

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

第7篇：聲像檔案管理范文

企業(yè)一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下，將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標準不一，同一層級的內(nèi)容相互交叉等不足，在實際的檔案管理工作中因可操作性強，管理方便，在企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習慣。近幾年，筆者所在企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中形成的聲像檔案越來越多，聲像檔案已成為企業(yè)檔案的重要組成部分，成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在企業(yè)面前的一個重要課題。與此同時，上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了更好地做好聲像檔案管理工作，發(fā)揮聲像檔案的作用，確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效，為提升企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ)，筆者所在企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法，建立了適應(yīng)企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式，下面就具體措施做一介紹。

強化制度建設(shè)，聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。

針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)根據(jù)實際情況，制定落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時效，對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時，按照企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護聲像檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的利用，明確責任，嚴格管理，解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。

控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。

聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的，具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責，檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對聲像資料進行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。企業(yè)重點單位、重點科室產(chǎn)生的聲像資料，檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對象，定向、定內(nèi)容的進行收集。方法三：通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務(wù)，有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等，對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點攝錄人員，不失時機地做好收集和征集。

為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素，根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計算機進行登記、整理相關(guān)要素，準確地反映出聲像資料的內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔，及時解決收集過程中的各種具體問題，特別是對企業(yè)重大活動、重要會議、企業(yè)建設(shè)、外事活動等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào)，面對面交流，電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進行及時溝通協(xié)調(diào)，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。

科學立卷歸檔，推進檔案工作規(guī)范化、標準化。

企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，而且內(nèi)容交叉的情況很多，我們根據(jù)聲像檔案管理的特點，按照企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型+問題+案卷號組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業(yè)在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個活動的全貌，為了彌補這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號或指引卡，編制對應(yīng)目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，奠定了堅實的工作基礎(chǔ)，從而達到了為檔案各項工作服務(wù)的目的。

嚴格保管制度，確保聲像檔案長期保管

聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學性、物理性等特點創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點：一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放，入庫前要進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠離光線、磁場，對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統(tǒng)進行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品，與計算機系統(tǒng)進行連接，在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點，代表了未來聲像檔案保管的方向。

五、加強隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。

第8篇：聲像檔案管理范文

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。

6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務(wù)培訓

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。:

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

第9篇：聲像檔案管理范文

關(guān)鍵詞:疾控中心 聲像檔案管理 措施

中圖分類號:R197 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)07(b)-0163-01

近年來公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生,傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變以及疾病控制工作績效考核的開展,給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)和要求[1]。聲像檔案是各種檔案形式中最具代表性,而且包含信息量最大的一種,一直以來都被人們視為最有價值的檔案形式之一。尤其是對于疾控中心這種單位來說,產(chǎn)生的信息量大而且很多信息都是關(guān)乎人民群眾生命安全,非常需要通過聲像的方式真實的記錄下來,形成原始檔案為后來的工作提供參考的素材。本文擬通過對疾控中心聲像檔案管理進行分析,提出加強其管理效率的主要措施,為促進疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供可資參考的思路。

1 加強培訓和繼續(xù)教育,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

對于疾控聲像檔案管理來說,效率的高低與管理人員綜合素質(zhì)的高低直接相關(guān),因為任何管理最終都是落實到管理人員去實施。因此,檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)和能力對于檔案管理效率的高低就顯得至關(guān)重要。而以往,在很多疾控中心的檔案管理部門中,都是一些專業(yè)背景不相符、年齡比較大的工作人員,因為很多人都認為在檔案管理部門沒前途,升職、評職稱都輪不上,是個典型的清貧“衙門”。所以來檔案管理部門成了沒有辦法的選擇,導致檔案管理部門人員綜合素質(zhì)不夠高。面對這種現(xiàn)狀,我們非常有必要著力推進疾控中心聲像檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面,各疾控中心要加強有針對性的培訓,比如聲像檔案保存辦法,新型聲像檔案搜集整理方法[2]。另外,各疾控還需要加強對具有聲像檔案管理背景的檔案管理人員的引進力度,通過政策、待遇、工作環(huán)境方面的傾斜,使這些優(yōu)秀的人才“來的了、留得住、干得好”,全方位的充實疾控中心聲像檔案管理人員隊伍。同時,疾控中心還可以在不影響正常工作的前提下,及時的推進檔案管理人員的繼續(xù)教育,提高文化素質(zhì),這對于促進檔案管理人員適應(yīng)未來聲像檔案管理工作的不斷升級具有重要意義。

2 改善檔案保存環(huán)境,加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

聲像檔案的保管條件不同于普通的紙質(zhì)檔案管理,其條件要求更為苛刻,比如一些磁帶,濕度過大的時候容易粘連變質(zhì)。而對于光盤的保存也是一定要仔細,否則劃傷了磁道,對于聲像質(zhì)量就會產(chǎn)生很大的影響。另外,現(xiàn)階段很多聲像資料都開始在電腦中保存,而這時候?qū)τ陔娔X遠離病毒的“困擾”、黑客攻擊的麻煩就又顯的十分重要了。但從目前對于很多疾控中心檔案保存機構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn),具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構(gòu)并不多,大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段,對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。因此,各單位需要加強對聲像檔案保存環(huán)境的進一步完善,加速聲像檔案保存技術(shù)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。首先,對于保管磁性錄像、錄音檔案和照片檔案來說,要避免人為損傷;嚴格控制檔案管理地域的溫度與濕度,相對濕度應(yīng)在40%～60%。溫度應(yīng)在14℃～24℃。庫房內(nèi)晝夜溫度變化不大于土3℃,溫度變化不大于上5%[3]。另外,各疾控中心要有效的購置和升級相應(yīng)的聲像檔案保存及相關(guān)輔助設(shè)備,比如硬盤、電腦、濕度計、溫度計等,為聲像檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供基礎(chǔ)。

3 完善檔案管理制度,加強檔案收集與管理

由于聲像檔案不同于以文字記載的紙質(zhì)文獻,文字記載的紙質(zhì)文獻,管理人員甚至可以口述其中的內(nèi)容,即使真的出現(xiàn)了丟失的情況,其補救的難度也要小一些。而對于聲像檔案則不同,一旦丟失了,我們很難量化的去描述聲音和圖像,所以,補救的難度很大。因此,對于聲像檔案的管理,需要著力加強,包括日常保管、借閱、利用都要作出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。另外,對于已經(jīng)形成聲像檔案的材料,需要及時關(guān)注載體介質(zhì)的性能,并且要不斷的更新、備份,避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式,都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法[4]。另外,由于疾控中心的業(yè)務(wù)范圍很廣,包括疾病預防與控制,疾病監(jiān)測管理與研究,傳染病、職業(yè)病、常見病的防治,環(huán)境衛(wèi)生、勞動衛(wèi)生、學校衛(wèi)生的監(jiān)測管理,衛(wèi)生宣傳與健康教育,衛(wèi)生檢驗等,為了最大限度的收集聲像檔案資料,疾控中心可以在每個科室設(shè)立信息搜集員,最大限度的為疾控中心保存那些有價值的聲像資料。

4 推進檔案管理模式的創(chuàng)新,完善工作考評措施

檔案管理,主要是進行檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用檔案的保存和管理工作,這對于有效的保護和利用各種有有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄有著不可替代的意義[5]。而很多疾控中心之所以聲像檔案管理工作發(fā)展緩慢,其重要原因就是缺乏足夠的激勵制度,導致管理人員都沒有上進的意識。因此,各疾控中心需要建立明確的激勵制度,把聲像檔案管理工作中的責任心、服務(wù)意識、創(chuàng)新性都納入到職稱考核之中。對于那些責任心強、甘于為檔案事業(yè)奉獻,而且善于思考、樂與創(chuàng)新的管理人員要及時的通過物質(zhì)和精神給于獎勵,形成一種人人講奉獻、講服務(wù)、講創(chuàng)新的氛圍。

聲像檔案是傳承和保存信息的最重要渠道之一,它作為一種資源,同時具備了信息與信息承載的作用,對于人類社會的發(fā)展、文化的傳承有重要意義。而且隨著社會發(fā)展,聲像檔案以其巨大的信息容量、易于復制架空的特點逐步成為檔案家族中不可代替的一員。對疾控中心而言,聲像檔案的意義同樣重大,而要加強聲像檔案管理卻又并非朝夕之事,這是一個系統(tǒng)的工程,包括技術(shù)、人員素質(zhì)、環(huán)境、制度等多方面。所以,各疾控中心需要切實對聲像檔案管理提起重視,力求為疾控中心積累更多有價值的資料,輔助疾控中心工作健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 王紅霓,應(yīng)錫鈞.新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的實踐與體會[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2011,49(17).

[2] 尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智2011(8).

[3] 李中堯.醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].臨床合理用藥,2011,4(10B).