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【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案;信息化管理;問(wèn)題;建議
檔案管理作為一門系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砜茖W(xué),是人類歷經(jīng)千載的智慧結(jié)晶。特別是近些年來(lái),信息化時(shí)代的到來(lái),加快了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)發(fā)展,企業(yè)檔案信息化管理早已成為檔案管理發(fā)展的歷史趨勢(shì),成為現(xiàn)代企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志之一。以下筆者就我國(guó)企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行粗淺的概述,以供參考。
1 目前企業(yè)檔案信息化管理所存在的問(wèn)題
1.1企業(yè)在檔案信息化管理創(chuàng)新時(shí),缺乏有效的安全控制
傳統(tǒng)檔案管理其核心工作在于快速查詢、收集、應(yīng)用,并確保檔案信息的安全。然而隨著檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí),特別是檔案信息化管理的出現(xiàn),致使傳統(tǒng)的檔案管理與新管理形式出現(xiàn)各方面的矛盾。而目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案信息化管理水平尚顯薄弱,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)本身均存在一定的安全缺陷。以至于企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵入或人為破壞,給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子留以可乘之機(jī)。
1.2檔案信息化管理缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的法律規(guī)章制度監(jiān)督
由于檔案自身的復(fù)雜性,分散性。因?yàn)椋跈n案管理中即便是擁有一定的檔案管理規(guī)章制度、法律約束政策。但是在實(shí)際管理中,仍難以形成標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)謹(jǐn)化的管理模式。特別是檔案信息化管理的出現(xiàn),極大地改變了傳統(tǒng)檔案管理的形式與內(nèi)容。目前適合企業(yè)檔案信息化管理的立法保護(hù)仍相對(duì)缺乏,以至于信息化管理重在部分企業(yè)改革發(fā)展中受到排擠、兼并,無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。
1.3大多數(shù)企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才
就目前我國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)檔案工作人員來(lái)說(shuō),既掌握信息技術(shù)、又懂檔案知識(shí)的專業(yè)性人才很少,其現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)過(guò)于單一。而從年齡結(jié)構(gòu)上看,三十歲以下的年輕人極少,四十歲以上的人員占絕大多數(shù),帶來(lái)的問(wèn)題不僅是知識(shí)層次不高,更伴有觀念老齡化等諸多問(wèn)題。
2.推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展的個(gè)人建議
2.1 建立規(guī)范的檔案信息化管理體系,促進(jìn)檔案信息化發(fā)展
規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)工作,是檔案信息化良好實(shí)施的前提。特別是由于我國(guó)檔案業(yè)務(wù)歷史基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量又偏低。以至于在當(dāng)今檔案信息化管理建設(shè)中,各類檔案的著錄細(xì)則相容性低,系統(tǒng)軟件移植性差。而檔案信息化的使用,也使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”走向磁盤、光盤電子形式。因此,制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)范體系,落實(shí)檔案信息化管理責(zé)任,切實(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的管理發(fā)展,有利于=檔案信息化的良好建設(shè)。
2.2 提高檔案信息化技術(shù)水平,促進(jìn)檔案信息化發(fā)展
技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命,沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐,檔案信息建設(shè)與應(yīng)用勢(shì)必形同空話。因此,提高檔案信息化技術(shù)水平,早已成為企業(yè)信息化發(fā)展的首要基礎(chǔ)。首先,企業(yè)應(yīng)該為檔案信息化系統(tǒng),配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備,以防止日常工作中的電磁干擾、輻射等影響,從系統(tǒng)的設(shè)備源頭上減少信息化系統(tǒng)的自然毀損概率;其次,有條件的企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作需求,與軟件工作合作,設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)出合適本公司使用的通用性檔案信息管理軟件,已達(dá)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化管理融匯貫通,提高信息服務(wù)質(zhì)量,服務(wù)效率;最后,企業(yè)應(yīng)該提高自身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平,采取有效的安全保護(hù)措施,以保證檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行安全。
2.3 建立完善的安全管理制度,保障檔案信息安全
檔案信息化的良好建設(shè)與最終落實(shí)都需要靠檔案管理人員來(lái)執(zhí)行,所以可以說(shuō)檔案管理人員是檔案信息化安全保障的第一道屏障。因此,建立完善的安全管理制度,規(guī)范員工操作行為,提高檔案人員的警惕性,可以從根本上降低人為失誤所造成的信息丟失,減少商業(yè)黑客對(duì)檔案信息系統(tǒng)的威脅。同時(shí),在信息化管理中,對(duì)檔案信息的利用應(yīng)該采用員工身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施,以此加強(qiáng)檔案信息安全。
2.4 建立一支高素質(zhì)的檔案信息化專業(yè)隊(duì)伍
作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求企業(yè)檔案人員應(yīng)該根據(jù)檔案信息化發(fā)展的實(shí)際需求,不斷地更新自身觀念,學(xué)習(xí)新的網(wǎng)絡(luò)知識(shí),掌握信息管理新技能,樹(shù)立為企業(yè)服務(wù)的工作意識(shí),以此建立一支高素質(zhì)、高文化的檔案信息化管理隊(duì)伍,滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)需求。
綜上所述,通過(guò)本文筆者對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的概述,使我們更清楚地認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理作為一項(xiàng)全面,而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹匾芾砉ぷ鳎粌H需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視,更需要所有檔案管理人員積極參與、配合。特別是當(dāng)今,信息化發(fā)展早已成為世界發(fā)展的一大趨勢(shì),更好地克服檔案管理工作中所面臨的困難,迎頭而上,才能為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障,更好的服務(wù)與企業(yè),服務(wù)與社會(huì)。
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關(guān)鍵詞:信息管理;信息系統(tǒng);信息化;企業(yè);建議
一、信息管理與信息系統(tǒng)的發(fā)展背景
信息管理與信息系統(tǒng),同時(shí)被簡(jiǎn)單地稱之為管理信息系統(tǒng),它主要指的是一種對(duì)信息進(jìn)行分類、管理、以及研究如何應(yīng)用的科學(xué)。伴隨著20世紀(jì)60年代后期到70年代中期管理信息系統(tǒng)相關(guān)理論與實(shí)踐的產(chǎn)生,信息管理與信息系統(tǒng)的專業(yè)教育隨后也就相應(yīng)產(chǎn)生了。具體來(lái)講,自從我國(guó)改革開(kāi)放的政策實(shí)施以來(lái),這門專業(yè)相關(guān)的教育狀況隨之發(fā)生了非常大的改變。尤為值得一提的是,從1998年7月開(kāi)始,教育部在其相關(guān)的專業(yè)設(shè)置調(diào)整規(guī)定里正式地將每個(gè)學(xué)校的信息學(xué)相關(guān)專業(yè)和經(jīng)濟(jì)信息管理相關(guān)專業(yè)進(jìn)行合并,并將合并后的并到了管理科學(xué)與工程當(dāng)中,并將專業(yè)的名稱正式確定為信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)。與此同時(shí),信息管理與信息系統(tǒng)在企業(yè)近些年的發(fā)展中也得到了徹底的應(yīng)用,在一定程度上在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。
二、信息管理與信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和分類
在簡(jiǎn)單了解信息管理與信息系統(tǒng)發(fā)展背景的基礎(chǔ)上,為了更進(jìn)一步的了解它的基本情況,接下來(lái)主要從幾個(gè)方面對(duì)于信息管理與信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和分類進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述。從廣義上來(lái)講,信息管理與信息系統(tǒng)從內(nèi)容上主要涉及到兩個(gè)方面,分別是應(yīng)用系統(tǒng)和支撐系統(tǒng)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等組成的支撐系統(tǒng)來(lái)提供。
1.信息管理與信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
對(duì)于信息管理與信息系統(tǒng)的功能而言,它不僅對(duì)于每個(gè)部門的管理職能起到支持的作用,同時(shí)也在一定程度上對(duì)于每一種職能不同層次的管理活動(dòng)提供相應(yīng)的支持。而各種相對(duì)來(lái)說(shuō)比較獨(dú)立的子系統(tǒng)就是在執(zhí)行每一種職能中產(chǎn)生的。在每個(gè)子系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)互聯(lián)與數(shù)據(jù)共享,往往是依靠通信網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完成的。在這種情況下,才能最終幫助整個(gè)系統(tǒng)形成為一個(gè)有機(jī)的整體。與此同時(shí),各種職能的管理活動(dòng)可被分成很多層次,一般來(lái)說(shuō)有以下三個(gè)方面,即:運(yùn)行控制層、管理控制層和戰(zhàn)略規(guī)劃層。而這些層次上所有的管理活動(dòng)都會(huì)通過(guò)管理信息系統(tǒng)中每個(gè)子系統(tǒng)的相應(yīng)功能來(lái)提供必要的支持與幫助。
2.信息管理與信息系統(tǒng)的分類
對(duì)于信息管理與信息系統(tǒng)的分類,在這里我們主要關(guān)注以下這兩種:首先,如果從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展程度上來(lái)看,信息管理與信息系統(tǒng)可以被劃分為以下這幾種,即:人工管理的信息系統(tǒng)、單機(jī)管理的信息系統(tǒng)以及以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的管理信息系統(tǒng)。其次,如果從信息管理與信息系統(tǒng)的功能適用性的角度來(lái)看的話,信息管理與信息系統(tǒng)主要包括以下幾個(gè)方面,即:商業(yè)經(jīng)營(yíng)和銷售的管理信息系統(tǒng)、生產(chǎn)管理和生產(chǎn)制造的管理信息系統(tǒng)、輔助科研和設(shè)計(jì)的管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)和事務(wù)管理的信息系統(tǒng)以及提供決策支持的智能化管理信息系統(tǒng)。
三、信息管理與信息系統(tǒng)在我國(guó)企業(yè)發(fā)展中的存在的問(wèn)題
在我國(guó)的中小企業(yè)的發(fā)展中,信息管理與信息系統(tǒng)的應(yīng)用主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:
1.企業(yè)在投入方面的力度不夠
眾所周知,企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)投入包含的內(nèi)容非常多,主要涉及到以下幾個(gè)方面,分別有方案的咨詢與規(guī)劃方面的費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費(fèi)用,軟硬件相關(guān)費(fèi)用以及軟件實(shí)施和服務(wù)、軟件升級(jí)和維護(hù)等方面費(fèi)用。在這些投入中,相對(duì)來(lái)說(shuō),網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和硬件方面所花的費(fèi)用較小,而軟件方面的費(fèi)用則相對(duì)較大,因?yàn)檫@里面不但包括購(gòu)買軟件的費(fèi)用,還包括后期對(duì)于軟件的維護(hù)和升級(jí)等方面的費(fèi)用。但縱觀很多企業(yè)的情況,普遍表現(xiàn)為重視程度不高,投入熱情不夠。所以,在很大程度上也影響了信息管理與信息系統(tǒng)在企業(yè)中的有效應(yīng)用。
2.企業(yè)信息資源的利用效率不高
由于企業(yè)在信息化建設(shè)方面的認(rèn)識(shí)不足和企業(yè)信息化建設(shè)方面的成本過(guò)高等原因,在具體的實(shí)際中應(yīng)用管理信息系統(tǒng)的時(shí)候,企業(yè)除了受到資金的困擾之外,還在一定程度上希望通過(guò)系統(tǒng)快速地追求到可觀的效益。這明顯是不現(xiàn)實(shí)的。因?yàn)槲覀冎?,信息化建設(shè)本社并不是一項(xiàng)能直接帶來(lái)收益的投資,在整個(gè)過(guò)程中,要想獲得收益,更多地要從管理、生產(chǎn)效率的提高以及降低成本等方面努力。總的來(lái)說(shuō),由于諸多原因,企業(yè)在信息資源的利用方面顯得有效率高,這也在一定程度上制約了信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用。
3.企業(yè)信息資源管理缺乏牢固的基礎(chǔ)
企業(yè)在信息資源管理方面缺乏牢固的基礎(chǔ)已經(jīng)成為一個(gè)普遍的問(wèn)題。具體體現(xiàn)在企業(yè)缺乏完善的信息資源管理規(guī)章制度、在管理過(guò)程中手段關(guān)于單一,不夠規(guī)范、企業(yè)信息資源庫(kù)的建設(shè)不夠標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致部分信息不夠完整、準(zhǔn)確等等。要想讓企業(yè)在健康良性的發(fā)展中快速取得可觀的效益,信息資源管理各個(gè)方面的加強(qiáng)顯得尤為關(guān)鍵。
4.管理人員對(duì)信息資源利用水平較低
在競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的今天,企業(yè)要想立于不敗之地,其關(guān)鍵在于人才的質(zhì)量要高。所以在企業(yè)的信息化建設(shè)后中,高質(zhì)量的信息化復(fù)合型人才顯得極其重要。但現(xiàn)在的實(shí)際情況是,一方面對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),由于很多原因,想要尋找到合適的高質(zhì)量信息化復(fù)合型人才極為困難;此外,企業(yè)現(xiàn)有的管理人員的水平也參差不齊,信息化的知識(shí)嚴(yán)重匱乏,在很大程度上影響了資源的利用效率,制約了企業(yè)的健康發(fā)展。
四、優(yōu)化企業(yè)信息管理與信息系統(tǒng)的建議
1.加大投入力度
在資金投入上,不能僅將資金用于先進(jìn)的信息技術(shù)和高檔的信息設(shè)備上,而不注意信息資源的建設(shè)與管理以及人才的投入。企業(yè)要根據(jù)企業(yè)實(shí)際,在加強(qiáng)硬件投入的同時(shí),加強(qiáng)信息資源和信息人才“軟”的投資,使企業(yè)的信息化不但有“路”,也要有“車”、有“貨”,如果沒(méi)有優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)的信息資源和高素質(zhì)的信息管理、信息技術(shù)人才,再好的信息設(shè)備也只能當(dāng)做普通機(jī)器使用。
2.提高信息資源利用率
首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)信息化管理的要求統(tǒng)一規(guī)劃和管理企業(yè)信息資源,設(shè)置企業(yè)信息部門或企業(yè)信息中心。企業(yè)信息部門(信息中心)作為一個(gè)專門從事信息資源開(kāi)發(fā)利用的職能部門,能夠保證設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理信息的快捷流通,消除“信息孤島”,提高信息共享程度和利用率,發(fā)揮信息化投資的效益。通過(guò)對(duì)于企業(yè)各個(gè)部門信息的統(tǒng)一,不僅在很大程度上有效降低了成本的浪費(fèi),也在實(shí)際中使企業(yè)的資源利用率得到了切實(shí)的提高,最終為企業(yè)的快速發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.夯實(shí)信息資源管理基礎(chǔ)
首先企業(yè)應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)的管理理論和方法加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)管理,規(guī)范管理手段和方法,建立完善的規(guī)章制度,構(gòu)建高效益的業(yè)務(wù)流程和信息流程。其次,要建立一套標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫(kù),使企業(yè)信息資源的獲取、傳遞、處理、儲(chǔ)存、控制的建立在全面、系統(tǒng)、科學(xué)的基礎(chǔ)之上,保證信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。
4.提高企業(yè)信息資源管理人員的水平
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng),建立一支高素質(zhì)的信息管理人才隊(duì)伍是企業(yè)信息資源開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)的重要保證。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)信息資源管理的力度,首先要注重信息資源管理人才的培養(yǎng)、引進(jìn)和任用。培養(yǎng)、任用具有經(jīng)營(yíng)頭腦、良好信息素養(yǎng)、有較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力、創(chuàng)新能力、市場(chǎng)運(yùn)作及應(yīng)變能力的復(fù)合型高級(jí)管理人才。比如對(duì)現(xiàn)有企業(yè)人員進(jìn)行在職輪流培訓(xùn)和對(duì)企業(yè)決策層舉辦信息資源培訓(xùn)班;與高校、科研部門取得聯(lián)系,定期舉辦一些信息資源管理和信息技術(shù)應(yīng)用方面的專家講座。在知識(shí)的獲取中,員工的視野不僅得到了有效地開(kāi)闊,也使企業(yè)決策、管理和任務(wù)完成的效率得到了很大的提高。
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[關(guān)鍵詞]企業(yè)管理;信息化建設(shè);制約因素
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.22.091
為了提高我國(guó)企業(yè)管理信息化建設(shè)質(zhì)量,需要企業(yè)內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)改變傳統(tǒng)落后的管理思想以及管理形式,并且學(xué)習(xí)當(dāng)前生活中相對(duì)較為先進(jìn)的信息化思想管理方式,提高自身的思想覺(jué)悟,進(jìn)一步的優(yōu)化企業(yè)管理結(jié)構(gòu)以及企業(yè)管理效果,正確認(rèn)知信息化建設(shè)的重要作用以及價(jià)值。
1企業(yè)管理信息化建設(shè)中的制約因素
第一,企業(yè)內(nèi)缺乏對(duì)信息化管理的正確認(rèn)知,部分企業(yè)仍舊使用傳統(tǒng)的信息管理方式。但是紙質(zhì)的信息管理方式,不僅不利于保存,甚至還會(huì)由于不同的自然因素而遭受到損壞,無(wú)論是過(guò)濕或者是過(guò)干,對(duì)紙質(zhì)的信息管理而言都會(huì)帶來(lái)一定的消極影響。長(zhǎng)久的紙質(zhì)管理也會(huì)出現(xiàn)由于墨水褪色而導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確等一系列現(xiàn)象,利用信息化管理建設(shè)能夠確保信息及時(shí)調(diào)取,并且提高對(duì)信息的認(rèn)知能力。第二,企業(yè)內(nèi)的信息建設(shè)安全性能較低,由于企業(yè)的資金有限,很少有企業(yè)能夠建立好有效的防火墻,為信息安全埋下了非常大的隱患。企業(yè)在信息優(yōu)化、信息存儲(chǔ)方面都沒(méi)有引起足夠的重視,導(dǎo)致系統(tǒng)不安全、操作不規(guī)范的情況頻有發(fā)生。在很大程度上也導(dǎo)致企業(yè)的管理、企業(yè)的信息化建設(shè)不夠完整,企業(yè)需要根據(jù)自身的實(shí)際需求對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析,提高信息管理的整體效果。第三,目前企業(yè)內(nèi)從事信息化管理的人員,其自身的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力偏低,缺乏高素質(zhì)、全能型的人才,這也讓企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化質(zhì)量較差,提高了企業(yè)在信息化管理時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。
2推動(dòng)我國(guó)企業(yè)管理信息化建設(shè)的策略和措施
2.1積極學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的企業(yè)管理信息化理念和思想
提高企業(yè)內(nèi)管理者在實(shí)際管理時(shí)的整體管理效果,了解如何利用信息化建設(shè)提高企業(yè)的工作質(zhì)量以及企業(yè)對(duì)信息的認(rèn)知效率,確保企業(yè)的信息化建設(shè)能夠從根本上改變傳統(tǒng)的管理中存在的一系列問(wèn)題。作為企業(yè)管理者,為了更好地指導(dǎo)企業(yè)開(kāi)展信息化建設(shè),需要企業(yè)內(nèi)的工作人員加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的宣傳和教育,以往在開(kāi)展企業(yè)管理以及企業(yè)宣傳中,經(jīng)常會(huì)忽略信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)重要意義的宣講活動(dòng),缺乏知識(shí)講座,讓企業(yè)內(nèi)的員工并不了解信息化建設(shè)存在的重要意義,部分企業(yè)員工仍舊認(rèn)為信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展而言沒(méi)有必要,企業(yè)也沒(méi)有形成良好的建設(shè)環(huán)境以及建設(shè)氛圍。從思想上直接制約了企業(yè)信息化的建設(shè)質(zhì)量以及發(fā)展質(zhì)量,而且管理層更對(duì)信息化建設(shè)不重視,導(dǎo)致信息化管理在企業(yè)中難以實(shí)現(xiàn),這是我國(guó)很多企業(yè)都面對(duì)的問(wèn)題。
企業(yè)是領(lǐng)導(dǎo)層和決策層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息管理系統(tǒng)的加工和利用,并且讓生產(chǎn)環(huán)節(jié)有所監(jiān)督、有所保障。將計(jì)劃建設(shè)中所蘊(yùn)含的信息化、數(shù)字化和自動(dòng)化逐步融入企業(yè)文化的發(fā)展中,并且將其變成企業(yè)文化建設(shè)以及企業(yè)核心建設(shè)發(fā)展的重要目標(biāo),調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)員工的主動(dòng)性以及積極性,激發(fā)員工工作時(shí)的工作熱情。另外,作為企業(yè)管理者也應(yīng)該對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)給予足夠的重視,在企業(yè)發(fā)展中有效地融入相關(guān)內(nèi)容和相關(guān)信息,改變傳統(tǒng)僅由人力手工完成的工作,讓信息化建設(shè)代替人力手工,這種方式能在短時(shí)間內(nèi)降低工作人員在日常工作時(shí)的工作任務(wù)以及工作量。讓工作人員真正感受到信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展和對(duì)個(gè)人發(fā)展而言的積極影響,促使工作人員自覺(jué)使用信息化建設(shè)。應(yīng)用信息化建設(shè)時(shí),其核心方向以及主要內(nèi)容是利用信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的篩選。無(wú)論是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的資源分布,或者是對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言,都會(huì)帶來(lái)積極影響。從資源分布方面,要切實(shí)提高企業(yè)的管理效率以及核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2.2加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理信息的管理和控制
對(duì)企業(yè)的信息管理進(jìn)行深入分析,能發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)在開(kāi)展信息建設(shè)時(shí),還面對(duì)著非常多的風(fēng)險(xiǎn)以及不安全因素,這讓信息化建設(shè)的整體質(zhì)量相對(duì)較差。由于大部分企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)缺乏可行性以及高效性,無(wú)論是建設(shè)的整體水平相對(duì)較低,或者是基礎(chǔ)信息不夠完善,都導(dǎo)致信息泄露以及信息安全質(zhì)量的防護(hù)較差,特別是在網(wǎng)絡(luò)安全以及防火墻等各個(gè)不同方面,由于資金有限很少有企業(yè)會(huì)定時(shí)、定期更新殺毒軟件以及補(bǔ)丁程序制定。為企業(yè)的信息安全埋下了非常大的隱患,作為企業(yè)管理者應(yīng)了解信息建設(shè)的整體質(zhì)量影響著企業(yè)信息安全以及可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)管理者需要建立相關(guān)的部門,目的是對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行控制和保護(hù),可以通過(guò)以下兩個(gè)方面開(kāi)展相關(guān)工作:第一,企業(yè)需要配置完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,加強(qiáng)基本的現(xiàn)代化信息建設(shè)落實(shí)工作,讓信息化建設(shè)的工作基礎(chǔ)打好,才能夠做好上層建筑。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢(shì),提高信息的利用效果,并且確保信息的安全性加大,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠讓該平臺(tái)內(nèi)的信息安全保護(hù)質(zhì)量逐步提升,企業(yè)管理者也需要定期投入更多的資金資源,確保所有信息在實(shí)際使用時(shí)的安全性和可靠性。特別是對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理部門而言,企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門所蘊(yùn)含的信息直接關(guān)系到了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理
效果,一旦財(cái)務(wù)部門的信息遭到了泄露或者是黑客的偷盜,對(duì)企業(yè)而言其打擊十分大,甚至?xí)鹗袌?chǎng)中的惡性競(jìng)爭(zhēng)。第二,企業(yè)管理者也應(yīng)該明確企業(yè)在使用信息共享時(shí),制定的信息安全管理規(guī)章制度,對(duì)于企業(yè)內(nèi)所有的操作、產(chǎn)品加工和管理過(guò)程,都需要具體過(guò)程具體實(shí)施,對(duì)每一個(gè)過(guò)程的實(shí)施環(huán)節(jié)做到規(guī)范性的控制、管理技能防患于未然,減少危險(xiǎn)行為的出現(xiàn),也能夠規(guī)范所有員工的日常行為狀態(tài),做好管理程序,從源頭上從根本上把控信息安全能提高信息在使用和應(yīng)用時(shí)的整體質(zhì)量。
2.3全面提升企業(yè)管理信息化人才的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)
作為企業(yè)管理者應(yīng)明確,現(xiàn)代化信息建設(shè)開(kāi)展時(shí)需要專業(yè)的人才,不僅要懂管理,還需要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何確保信息安全。這是信息化建設(shè)的重要保障之一,作為企業(yè)的管理者應(yīng)切實(shí)地解決當(dāng)前人才不足、人才應(yīng)用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題,緩解企業(yè)內(nèi)缺乏專業(yè)型技能型人才的局面。企業(yè)可以從社會(huì)或者從高等院校獲取更多的專業(yè)人才,也可以開(kāi)展校企結(jié)合,讓高等院校根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求培養(yǎng)人才。企業(yè)需要了解到當(dāng)前自身的發(fā)展現(xiàn)狀以及發(fā)展需求,才能夠給予高等院校更好的信息化建設(shè)方向人才培養(yǎng)的目標(biāo)。企業(yè)管理者也可以引進(jìn)管理人才和技術(shù)人才,或者讓企業(yè)內(nèi)的人才到學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí),了解到更多、更加先進(jìn)的理論知識(shí)與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展相融合。既能夠提高人才的專業(yè)知識(shí)了解,也能夠提高人才的應(yīng)用質(zhì)量,開(kāi)展一系列的專業(yè)技能培訓(xùn),提高員工的信息化能力和綜合素質(zhì),充分發(fā)揮出企業(yè)管理信息化的作用以及價(jià)值,為企業(yè)的信息化發(fā)展帶來(lái)積極影響,也能儲(chǔ)備一批優(yōu)秀的人才,始終保證企業(yè)在開(kāi)展現(xiàn)代化信息建設(shè)時(shí),其建設(shè)質(zhì)量以及建設(shè)效果。企業(yè)在信息化管理建設(shè)中獲取人才時(shí),也可以邀請(qǐng)其他企業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀骨干人才到企業(yè)進(jìn)行知識(shí)講座以及知識(shí)培訓(xùn)。其目的是為企業(yè)搭建更好的專業(yè)人才獲取方式,并且提高企業(yè)的軟實(shí)力,促進(jìn)企業(yè)能創(chuàng)新發(fā)展,向著明確的目標(biāo)不斷前行。
摘要:隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷改革和深化,中小企業(yè)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的數(shù)量和作用越來(lái)越大,其行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越強(qiáng),再加上信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的不斷推廣和應(yīng)用,使得中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作面臨著諸多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。文章對(duì)“云會(huì)計(jì)”的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了簡(jiǎn)要概述,就目前我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和總結(jié),并對(duì)中小企業(yè)如何更好地應(yīng)用“云會(huì)計(jì)”提出了自己的建議和看法,以期提高中小企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的信息化、現(xiàn)代化水平,不斷推動(dòng)和促進(jìn)我國(guó)中小企業(yè)的優(yōu)質(zhì)、高效、平穩(wěn)、可持續(xù)建設(shè)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:中小企業(yè) 會(huì)計(jì)信息化 云會(huì)計(jì) 應(yīng)用策略
會(huì)計(jì)工作一直以來(lái)都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)與核心內(nèi)容,會(huì)計(jì)工作的水平和效果直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。尤其是在當(dāng)前日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及飛速發(fā)展的信息化水平新形勢(shì)下,會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作在企業(yè)管理中的重要性更為突出,因此,提高會(huì)計(jì)信息化管理的水平和效果顯得尤為迫切。而“云會(huì)計(jì)”作為近幾年來(lái)新興的一種會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),也是會(huì)計(jì)工作未來(lái)建設(shè)發(fā)展的必然方向與趨勢(shì)。
一、文獻(xiàn)綜述
程平、何雪峰(2011)提出,“云會(huì)計(jì)”是指構(gòu)建于互聯(lián)網(wǎng)上,并向企業(yè)提供會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)管理和會(huì)計(jì)決策服務(wù)的虛擬會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)?!霸茣?huì)計(jì)”將會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)與服務(wù)業(yè)務(wù)外包,在成本、效率等方面具有優(yōu)勢(shì),但也給中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化帶來(lái)了會(huì)計(jì)信息安全的挑戰(zhàn)。盧加元(2013)認(rèn)為云計(jì)算作為一種全新的商業(yè)模式具有低成本、靈活性強(qiáng)、按需服務(wù)等特點(diǎn),為中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化提供了便捷的解決方案。程平、趙子曉(2014)指出“云會(huì)計(jì)”作為一種新型的會(huì)計(jì)信息化實(shí)施模式,對(duì)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程會(huì)產(chǎn)生較大的促進(jìn)作用。張媛等(2014)認(rèn)為“云會(huì)計(jì)”的出現(xiàn)使中小企業(yè)會(huì)計(jì)處理方面存在的諸多問(wèn)題的解決成為可能。蔡立新、王壘壘(2015)從成本效益、系統(tǒng)運(yùn)維與拓展、安全與風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)監(jiān)督、信息共享以及委托等視角對(duì)“云會(huì)計(jì)”進(jìn)行分析,認(rèn)為中小型企業(yè)低成本實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的內(nèi)在要求,是“云會(huì)計(jì)”服務(wù)普及推廣的重要契機(jī)。程平、陳珊(2016)指出小微企業(yè)的人員專業(yè)化程度、管理意識(shí)、資金投入等因素制約著企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提高,通過(guò)“云會(huì)計(jì)”現(xiàn)代信息技術(shù)在小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,將有助于提高小微企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。
二、“云會(huì)計(jì)”概述
所謂“云會(huì)計(jì)”,即會(huì)計(jì)信息云計(jì)算,主要是指會(huì)計(jì)人員借助相P計(jì)算機(jī)技術(shù),在云計(jì)算的環(huán)境下,利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立虛擬的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),并以此來(lái)進(jìn)行企業(yè)的會(huì)計(jì)管理及核算等工作?!霸茣?huì)計(jì)”是在“云”的基礎(chǔ)上研發(fā)出來(lái)的一種會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),因此,它的基本結(jié)構(gòu)體系主要分為五大層,包括:數(shù)據(jù)層、平臺(tái)層、基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用層以及硬件虛擬化層。它的每一層都是由所對(duì)應(yīng)的相關(guān)服務(wù)所組成的,并且每一層都可以有一個(gè)或者多個(gè)“云會(huì)計(jì)”服務(wù)商,從而能更加成熟地運(yùn)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
“云會(huì)計(jì)”也是會(huì)計(jì)與云計(jì)算的綜合,因此它具有普通會(huì)計(jì)以及云計(jì)算的基礎(chǔ)性、普遍性的特點(diǎn),從供需兩方的角度來(lái)看,“云會(huì)計(jì)”主要具有以下五個(gè)方面的特征:(1)資源共享,即利用多客戶共享模型能夠同時(shí)為不同的客戶提供會(huì)計(jì)信息資源服務(wù)。(2)按需自助服務(wù),即客戶可以根據(jù)自身需求向服務(wù)商索求與自身相適應(yīng)的服務(wù),并通過(guò)自助系統(tǒng)直接獲得相關(guān)服務(wù)。(3)服務(wù)具有可度量性,即系統(tǒng)能夠?qū)?huì)計(jì)資源進(jìn)行自動(dòng)的優(yōu)化控制,以便于更好地提供某一類型的服務(wù)。(4)快速的可伸縮性,即系統(tǒng)的服務(wù)能力具有快速性以及可伸縮性。(5)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)具有較高的廣泛性和易操作性。
與過(guò)去傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)軟件相比,“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)具有以下四大方面的優(yōu)點(diǎn):(1)擴(kuò)展空間充足并且更具彈性?!霸茣?huì)計(jì)”不受企業(yè)電腦配置、存儲(chǔ)空間等硬件環(huán)境的制約,可以隨時(shí)隨地、因地制宜地?cái)U(kuò)展系統(tǒng),靈活性較強(qiáng)。(2)成本費(fèi)用更低。“云會(huì)計(jì)”大多通過(guò)電子終端進(jìn)行訪問(wèn)、購(gòu)買等業(yè)務(wù),有效節(jié)省了硬件更新、軟件維護(hù)、設(shè)備折舊等大量管理成本。(3)空間移動(dòng)性極強(qiáng)?!霸茣?huì)計(jì)”的載體是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),因此,它可以在任意場(chǎng)所、位置利用網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)的登錄訪問(wèn),打破了傳統(tǒng)軟件的地域、處所方面的限制。(4)具有較高的數(shù)據(jù)安全性?!霸茣?huì)計(jì)”的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行有專門的供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)維護(hù)和管理,有效增強(qiáng)了整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全水平。
三、中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
通過(guò)文獻(xiàn)資料的整理并結(jié)合對(duì)珠三角地區(qū)部分中小企業(yè)的調(diào)研,筆者發(fā)現(xiàn)當(dāng)前中小企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作時(shí),普遍存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題與不足,具體表現(xiàn)在:
(一)缺乏正確的觀念認(rèn)識(shí)。目前,我國(guó)許多中小企業(yè)家以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、管理層,由于缺乏對(duì)會(huì)計(jì)信息化管理工作的正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為會(huì)計(jì)信息化等同于會(huì)計(jì)電算化,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息化工作的管理內(nèi)容往往只局限于利用相關(guān)軟件對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行錄入、核算、歸檔,僅僅將信息化系統(tǒng)作為會(huì)計(jì)核算的一種手段,會(huì)計(jì)信息化軟件不能充分地發(fā)揮自身的功能、不能體現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化所創(chuàng)造的價(jià)值,也嚴(yán)重影響到企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。
(二)缺乏健全的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的一個(gè)重要標(biāo)志就是電子信息平臺(tái)的建設(shè),即將會(huì)計(jì)的日常工作,如:會(huì)計(jì)科目、日記賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)歸檔、會(huì)計(jì)監(jiān)督、成本控制等環(huán)節(jié)通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。雖然目前我國(guó)許多中小企業(yè)已經(jīng)建立了會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),但由于受到當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等因素的制約,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的資源共享效果不佳,中小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的利用率較低,企業(yè)內(nèi)部各部門、科室間的會(huì)計(jì)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、聯(lián)網(wǎng)化的應(yīng)用、調(diào)度和管理,其會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在不健全、不到位等問(wèn)題。
(三)缺乏完善的應(yīng)用管理機(jī)制。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及,我國(guó)許多地方的中小企業(yè)在會(huì)計(jì)管理工作中都引入了信息化管理系統(tǒng),但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中,由于缺乏具體、完善的管理制度和機(jī)制,使得有些企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在首次錄入相關(guān)會(huì)計(jì)信息后,沒(méi)有在后期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù),導(dǎo)致系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息陳舊,無(wú)法完全同實(shí)際情況相匹配,造成會(huì)計(jì)信息價(jià)值的降低或消失。同時(shí),由于大量中小企業(yè)采取財(cái)務(wù)外包、記賬等形式,承接任務(wù)的會(huì)計(jì)人員習(xí)慣了“走穴”式辦公,因而大多采用傳統(tǒng)的手工式記賬辦公模式,對(duì)信息化管理模式不適應(yīng),導(dǎo)致在實(shí)際工作過(guò)程中對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用次數(shù)較少,有些會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)甚至成了擺設(shè)。
(四)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息安全缺乏保障。中小企業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由于受到其自身性質(zhì)和技術(shù)水平的影響,在運(yùn)行應(yīng)用期間可能會(huì)遭到電腦病毒、黑客等的侵入攻擊,導(dǎo)致會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的相關(guān)信息泄漏、損壞、缺失,造成會(huì)計(jì)信息在保密性和安全性上缺乏保障。同時(shí),由于會(huì)計(jì)管理人員缺乏信息系統(tǒng)的維護(hù)意識(shí)、安全意識(shí)和保密意識(shí),并且在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的技能水平不高,導(dǎo)致在實(shí)際的信息化系統(tǒng)管理操作中經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)備份不及時(shí)、系統(tǒng)操作不規(guī)范等問(wèn)題,也對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全性造成一定的影響。
(五)缺乏高素質(zhì)的管理人才。目前,我國(guó)大部分中小企業(yè)會(huì)計(jì)人員由于缺乏充分的互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí),在信息化建設(shè)管理以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用方面的素質(zhì)普遍偏低,對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)軟件“不認(rèn)識(shí)”“不了解”“不會(huì)用”,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)形同虛設(shè)。
四、加強(qiáng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化中“云會(huì)計(jì)”的應(yīng)用策略
針對(duì)上述問(wèn)題,各地中小企業(yè)可以通過(guò)以下幾方面措施,進(jìn)一步加強(qiáng)和提高會(huì)計(jì)工作在信息化建設(shè)管理方面的質(zhì)量和水平。
(一)要積極提高和強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的思想認(rèn)識(shí)。中小企業(yè)主、企業(yè)管理層等高級(jí)管理人員要深入學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作的重要性和必要性,明確會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的目的、內(nèi)容和優(yōu)勢(shì),在思想上加強(qiáng)重視,并給予資金、人員、設(shè)備等方面的大力支持和投入,從而有效保障和推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化管理的順利開(kāi)展。同時(shí),積極加強(qiáng)在理論觀念上的改進(jìn)和創(chuàng)新,確保在管理思想上緊跟社會(huì)發(fā)展趨勢(shì),與時(shí)俱進(jìn),從而積極提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平。
(二)要積極轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新會(huì)計(jì)管理工作觀念。企業(yè)要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代經(jīng)濟(jì)大環(huán)境,積極轉(zhuǎn)變過(guò)去傳統(tǒng)、落后的會(huì)計(jì)管理觀念,樹(shù)立現(xiàn)代化、信息化的先進(jìn)會(huì)計(jì)管理理念。通過(guò)組織宣傳和學(xué)習(xí),全面、正確地了解和認(rèn)識(shí)“云會(huì)計(jì)”的內(nèi)容、模式、目標(biāo)、方法以及對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的積極作用,加強(qiáng)“云會(huì)計(jì)”建設(shè)意識(shí),真正在會(huì)計(jì)管理工作中發(fā)揮“云會(huì)計(jì)”的積極價(jià)值和作用,從而更好地推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)的信息化建設(shè)。
(三)要建立健全與“云會(huì)計(jì)”相適應(yīng)的內(nèi)部管理制度。中小企業(yè)在進(jìn)行“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)建設(shè)時(shí),首先要制定和健全相應(yīng)的管理規(guī)章制度,明確規(guī)定“云會(huì)計(jì)”信息化管理的要求和標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范會(huì)計(jì)信息化管理的工作流程、步驟,明確“云會(huì)計(jì)”網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的管理方法和標(biāo)準(zhǔn),并構(gòu)建專門的企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)管理部門,明確各崗位的技術(shù)規(guī)范和管理職責(zé),從而更好地為會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)、可靠的制度保障。
(四)要完善會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)。中小企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)管理工作在資金、技術(shù)和設(shè)備等方面的投入,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建和完善,健全和更新會(huì)計(jì)工作的各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)(如目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、人員數(shù)據(jù)庫(kù)、薪資數(shù)據(jù)庫(kù)等),并通過(guò)專業(yè)技術(shù)將其進(jìn)行數(shù)據(jù)鏈接和資源共享,提高各部門、科室會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)一性和關(guān)聯(lián)性。
(五)要加強(qiáng)對(duì)“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)。中小企業(yè)在購(gòu)買“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)軟件時(shí),要組織專業(yè)人員根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)情以及會(huì)計(jì)工作需求對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、合理、系統(tǒng)、切實(shí)的優(yōu)化和開(kāi)發(fā),提高信息系統(tǒng)與自身企業(yè)間的適應(yīng)性和契合性,強(qiáng)化它的實(shí)用性、可行性和有效性,從而更好地推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)和發(fā)展。
(六)要加強(qiáng)“云會(huì)計(jì)”信息系統(tǒng)的安全水平。中小企業(yè)必須著重加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)安全的關(guān)注和重視,聘請(qǐng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行防火墻、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限、加密軟件等安全技術(shù)的設(shè)置和升級(jí),以便對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的實(shí)時(shí)監(jiān)控和防范。同時(shí),還要提高管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí),讓保密意識(shí)警鐘長(zhǎng)鳴,嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作流程和步驟,完善對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)信息的備份工作,從而有效避免因人為原因造成的信息泄密、失密等問(wèn)題,提高會(huì)計(jì)信息的安全性。
(七)要提高會(huì)計(jì)管理人員的綜合素質(zhì)。中小企業(yè)要積極重視和加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)管理人員隊(duì)伍的信息化建設(shè),通過(guò)進(jìn)行定期的職業(yè)教育培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流,不斷提高會(huì)計(jì)人員對(duì)“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)的了解、認(rèn)識(shí)和掌握,并提高他們?cè)诂F(xiàn)代化企業(yè)信息化建設(shè)管理以及計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等方面的專業(yè)知識(shí)和素質(zhì),加強(qiáng)他們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息安全技術(shù)等方面的技能水平,從而更好地應(yīng)用和發(fā)揮“云會(huì)計(jì)”信息軟件的優(yōu)勢(shì)和作用。同時(shí),中小企業(yè)還可以積極吸納和聘用高素質(zhì)的專業(yè)信息管理人才,優(yōu)化會(huì)計(jì)信息化管理人員的隊(duì)伍結(jié)構(gòu),提高會(huì)計(jì)工作人員隊(duì)伍的整體信息化水平,進(jìn)而打造一支信息化管理知識(shí)豐富、操作技能水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的綜合性復(fù)合型專業(yè)會(huì)計(jì)管理人才隊(duì)伍。
會(huì)計(jì)工作可謂是中小企業(yè)日常管理工作中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié),也是中小企業(yè)得以順利開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理工作的重要基礎(chǔ)保障。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提升和推廣,對(duì)會(huì)計(jì)工作實(shí)施“云會(huì)計(jì)”系統(tǒng)管理也成為中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)和發(fā)展方向。因此,中小企業(yè)在開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化建設(shè)時(shí),必須積極提高“云會(huì)計(jì)”意識(shí),積極引M、運(yùn)用和創(chuàng)新“云會(huì)計(jì)”網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),完善會(huì)計(jì)信息化管理體系,提高管理人員在信息網(wǎng)絡(luò)方面的素質(zhì)和水平,從而更好地促進(jìn)我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的信息化、現(xiàn)代化、科技化發(fā)展。S
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作者簡(jiǎn)介:
摘 要 隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加速,我國(guó)的企業(yè)也逐漸全面、深入的參與到激烈的國(guó)際經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中去。與之同時(shí),企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中存在的一些問(wèn)題和不足也逐漸的顯現(xiàn)出來(lái),這就要求企業(yè)在日常的經(jīng)營(yíng)管理尤其是財(cái)務(wù)管理中做到精細(xì)化,提高其財(cái)務(wù)管理的水平和效益。本文就企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的相關(guān)內(nèi)容及存在問(wèn)題進(jìn)行分析和討論,并對(duì)其提出相應(yīng)的解決優(yōu)化措施,以期提高企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)中的地位和競(jìng)爭(zhēng)力。
關(guān)鍵詞 企業(yè) 財(cái)務(wù)管理 精細(xì)化 問(wèn)題 措施
近些年來(lái),我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷得到深化改革和完善,尤其是加入世界貿(mào)易組織(WTO)之后,我國(guó)國(guó)內(nèi)的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上更是逐步的同世界經(jīng)濟(jì)接軌。隨著我國(guó)企業(yè)在全球經(jīng)濟(jì)一體化中參與度的加深,其管理經(jīng)營(yíng)中存在的一些問(wèn)題和不足也逐漸的顯現(xiàn)出來(lái),阻礙了企業(yè)在國(guó)際經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力,這就要求我們的企業(yè)在日常的經(jīng)營(yíng)管理中,尤其是財(cái)務(wù)管理中做到精細(xì)化,提高其財(cái)務(wù)管理的水平和效益。本文就企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的相關(guān)內(nèi)容及存在問(wèn)題進(jìn)行分析和討論,并對(duì)其提出相應(yīng)的解決優(yōu)化措施,以期提高企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)中的地位和競(jìng)爭(zhēng)力。
一、企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的概述
1.企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的含義
企業(yè)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化是一個(gè)科學(xué)、嚴(yán)密、規(guī)范、精細(xì)、系統(tǒng)的管理過(guò)程,它主要指的是企業(yè)的相關(guān)財(cái)務(wù)人員以最大化效益為目標(biāo),依據(jù)企業(yè)客觀環(huán)境、管理對(duì)象和管理目標(biāo)的變化,為了將風(fēng)險(xiǎn)維持在可控制范圍內(nèi)而不斷的完善和改進(jìn)的一種企業(yè)管理手段和方法。
企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化由多個(gè)子系統(tǒng)組成,其具體內(nèi)容包括兩個(gè)方面,即企業(yè)管理的思想和企業(yè)管理的目標(biāo)。企業(yè)管理思想主要指財(cái)務(wù)管理以精細(xì)化為基礎(chǔ),對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)工作進(jìn)行科學(xué)、合理的決策和精密、嚴(yán)格的管理,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)資源的合理分布和優(yōu)化配置,提高企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和處置能力,達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。企業(yè)管理的目標(biāo)是指要保持財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的目標(biāo)同企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的一致性,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各層次、部門和崗位管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
2.企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的特點(diǎn)
1)系統(tǒng)化管理。企業(yè)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化要求企業(yè)財(cái)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的精細(xì)化,并要求其相互間的協(xié)調(diào)配合,具體嚴(yán)密的系統(tǒng)性。
2)數(shù)據(jù)化管理。企業(yè)的財(cái)務(wù)工作歸根到底是對(duì)企業(yè)各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理,因此財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化也是從各種數(shù)據(jù)報(bào)表中呈現(xiàn)的。
3)人本化管理。企業(yè)財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)保障是財(cái)務(wù)人員,因此,其精細(xì)化管理也是要建立如何激勵(lì)和監(jiān)督財(cái)務(wù)各相關(guān)環(huán)節(jié)人員的機(jī)制。
4)流程化管理。企業(yè)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化是依照業(yè)務(wù)的專業(yè)性進(jìn)行分工的一種典型的導(dǎo)向流程化管理。
二、企業(yè)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理中的問(wèn)題
1.財(cái)務(wù)人員缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)
目前,我國(guó)的許多企業(yè)雖然加強(qiáng)了財(cái)務(wù)工作的管理和控制,但在應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的企業(yè)觀念和模式,其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)。財(cái)務(wù)部門缺乏成本費(fèi)用的控制管理觀念,沒(méi)有將財(cái)務(wù)工作的目標(biāo)同企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)結(jié)合統(tǒng)一起來(lái),使得財(cái)務(wù)管理工作的效果事倍功半。
2.財(cái)務(wù)管理的信息化程度低
雖然目前我國(guó)有一些企業(yè)已經(jīng)引用了較為先進(jìn)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理辦公軟件,但由于軟件應(yīng)用范圍和操作人員水平的限制,通常只是減輕了財(cái)務(wù)工作量,而沒(méi)有真正發(fā)揮出其在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理中的作用,無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息共享。
3.缺乏先進(jìn)的管理手段
目前,我國(guó)的許多企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中缺乏如全面質(zhì)量控制、全面預(yù)算等科學(xué)、先進(jìn)的管理方法,其手段嚴(yán)重滯后于企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化,無(wú)法有效地對(duì)其財(cái)務(wù)相關(guān)工作進(jìn)行精細(xì)化的管理,從而導(dǎo)致企業(yè)成本控制不到位,嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。
4.財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)不高
許多企業(yè)的財(cái)務(wù)人員對(duì)當(dāng)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的新理念、新知識(shí)、新技術(shù)、新方法了解認(rèn)識(shí)不足,其自身的專業(yè)素質(zhì)和實(shí)際的業(yè)務(wù)能力較低,不能滿足企業(yè)信息化發(fā)展的要求,在財(cái)務(wù)預(yù)算中缺乏及時(shí)、合理的分析、預(yù)測(cè)、控制能力,阻礙了企業(yè)的發(fā)展。
三、加強(qiáng)企業(yè)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理的措施
1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的意識(shí),創(chuàng)新管理模式
企業(yè)要加強(qiáng)各部門領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的了解和認(rèn)識(shí),理解精細(xì)化管理對(duì)財(cái)務(wù)管理以及企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)效益的意義和作用,提高對(duì)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的意識(shí)和重視。同時(shí),還要建立和創(chuàng)新現(xiàn)代財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理的模式。通過(guò)深化企業(yè)改革,制定精細(xì)化財(cái)務(wù)管理的制度,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用和效益。
2.建立健全企業(yè)的內(nèi)部控制制度體系
企業(yè)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化是建立企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制的基礎(chǔ)之上的,完善的內(nèi)控制度體系是實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的前提和保證,因此,企業(yè)要建立和健全自身的內(nèi)部控制制度體系,完善企業(yè)相關(guān)的政策管理制度和體制,努力探索和建立科學(xué)、規(guī)范的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理模式,從企業(yè)的各個(gè)部門和按崗位支撐和參與財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化控制,從而保證企業(yè)的財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的順利、有效實(shí)施。
3.加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行成本的控制,提高管理效益
對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)行精細(xì)化管理的目的就在于降低企業(yè)的成本,提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益。因此,企業(yè)在實(shí)行工程中要著重加強(qiáng)對(duì)成本尤其是執(zhí)行成本的管理和控制。通過(guò)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行分步、分級(jí)、分階段的精細(xì)化管理,并對(duì)企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中人力、物力、時(shí)間、環(huán)境等因素進(jìn)行分析,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本的管理和控制,盡最大可能的以最小化的成本獲得最大化的利益。同時(shí),還有提高精細(xì)化管理的水平和質(zhì)量,保證管理工作的科學(xué)、規(guī)范、到位,從而提高企業(yè)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的效益。
4.加強(qiáng)對(duì)籌資新模式的建立和規(guī)范,降低融資的成本支出
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理,還有一項(xiàng)重要的條件就是規(guī)范合理的企業(yè)資金籌劃的管理模式。在實(shí)際的工作中,企業(yè)要充分利用財(cái)務(wù)的杠桿效應(yīng),不斷在實(shí)踐中探索創(chuàng)新,建立起符合本企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r的新型的籌資管理模式,并制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度,明確籌資的目標(biāo),規(guī)范籌資的行為,已達(dá)到降低企業(yè)的融資成本,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。在建立企業(yè)籌資模式的過(guò)程中,要充分的考慮到企業(yè)的自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)性質(zhì)、資金的長(zhǎng)短期需求、客戶要求、銀行授信、邊際收益以及擴(kuò)股能力等多個(gè)方面的因素,統(tǒng)籌整合籌資方式,建立綜合性的籌資模式,從而減少融資過(guò)程中企業(yè)的融資控制。
5.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)
財(cái)務(wù)管理人員是企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理的主體,對(duì)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的順利開(kāi)展有著至關(guān)重要的決定性作用。因此,針對(duì)目前企業(yè)中財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì)偏低的現(xiàn)狀,企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)他們業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)和提高。通過(guò)對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行定期的專業(yè)的職業(yè)培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)人員對(duì)當(dāng)今企業(yè)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的意識(shí)和對(duì)其新知識(shí)、新理念、新模式、新方法的了解、認(rèn)識(shí)和掌握,加強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和精細(xì)化管理的能力,加強(qiáng)他們的職業(yè)道德素質(zhì),打造一支業(yè)務(wù)水平高、綜合能力強(qiáng)的高素質(zhì)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理人才隊(duì)伍。
結(jié)語(yǔ):精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理工作對(duì)企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著十分重大的意義和作用,在新時(shí)期新形勢(shì)下,企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新財(cái)務(wù)管理精細(xì)化模式,提高財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平,從而提高企業(yè)在激烈的國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力和地位,促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。
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