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企業(yè)增值稅電子發(fā)票管理問題探析

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企業(yè)增值稅電子發(fā)票管理問題探析

伴隨互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展,我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入電子信息化的時(shí)代。與此同時(shí),電子發(fā)票自2012年試點(diǎn)到全面推行工作歷時(shí)七年多,全面推廣使用是時(shí)展的必然結(jié)果,從本質(zhì)上改變我國(guó)發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向,對(duì)社會(huì)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。文章主要從電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的各自特點(diǎn)、使用媒介、交易結(jié)算過程包括申領(lǐng)、開具、傳輸、接收、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的差異點(diǎn)出發(fā),進(jìn)一步分析電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用給現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作所帶來的機(jī)遇和問題,并針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)建議。

一、增值稅電子發(fā)票的內(nèi)涵與特點(diǎn)

增值稅電子發(fā)票是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物,是稅務(wù)管理中的一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新,與紙質(zhì)發(fā)票相同,由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)行、監(jiān)管,采用最新的防偽手段,在線開具給客戶的電子憑據(jù),客戶可以自行保存,無需即時(shí)打印的電子單據(jù)。增值稅電子發(fā)票表現(xiàn)為紙質(zhì)發(fā)票的電子映像,是一種無紙化形式的發(fā)票。增值稅電子發(fā)票的特點(diǎn)包括無紙化、平臺(tái)化、實(shí)名化、互聯(lián)化。無紙化又稱為電子化,電子發(fā)票最根本特征為非紙質(zhì)化,所以電子發(fā)票免除了印制、現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)購(gòu)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié),其運(yùn)行及開具操作均基于電文方式,這是與紙質(zhì)發(fā)票本質(zhì)的區(qū)別。從開戶登記、申領(lǐng)申請(qǐng)、稅種核定、開具發(fā)票、打印蓋章、作廢紅沖等流程都能在網(wǎng)上完成。發(fā)票的開具更加迅速、查詢真?zhèn)胃颖憷?。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的高速發(fā)展,網(wǎng)上購(gòu)物及電子商務(wù)充分體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)和便利性,電子發(fā)票的開具應(yīng)用也隨之被人們接受和廣泛推廣。增值稅電子發(fā)票的全面推行,能夠節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本、便于保存、主動(dòng)補(bǔ)充配給、瞬時(shí)生成、即開即驗(yàn)、平臺(tái)自動(dòng)推送、方便查驗(yàn),無工作時(shí)間、地點(diǎn)、空間限制的優(yōu)勢(shì)越來越明顯。由此,無論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)消費(fèi)者甚至稅務(wù)機(jī)關(guān)而言都是利大于弊。

二、增值稅電子發(fā)票的全面推

行對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的作用就企業(yè)而言,能大幅節(jié)省管理成本,創(chuàng)新電子發(fā)票的管理模式、簡(jiǎn)化核對(duì)、核算流程,并可以與企業(yè)內(nèi)部管理ERP等系統(tǒng)相結(jié)合,有利于提高資源利用效率,降低人工出錯(cuò)導(dǎo)致的無效重復(fù)工作,并能及時(shí)給企業(yè)管理者提供決策所需數(shù)據(jù)支持。

1.增值稅電子發(fā)票帶來財(cái)務(wù)工作效率及質(zhì)量的提高。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票區(qū)別在于開具的媒介不同。電子發(fā)票是通過各種終端設(shè)備開具,紙質(zhì)發(fā)票則是人工開具。因此,紙質(zhì)發(fā)票的工作效率比電子發(fā)票低,而且出現(xiàn)人為誤開錯(cuò)開的機(jī)率也高,紙質(zhì)發(fā)票開具后還需要定期進(jìn)行匯總數(shù)據(jù),整理登記使用情況,并需按時(shí)到稅務(wù)部門核銷、申請(qǐng)。而電子發(fā)票從領(lǐng)、填、核、銷環(huán)節(jié)都是通過數(shù)據(jù)傳輸自動(dòng)完成,沒有時(shí)間、空間的限制,隨時(shí)登錄系統(tǒng)即可完成。由此可見,電子發(fā)票無論在工作效率或質(zhì)量上更適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。

2.增值稅電子發(fā)票降低了企業(yè)的管理成本。紙質(zhì)發(fā)票本身印制成本比較高,此外還存有倉(cāng)儲(chǔ)成本,發(fā)票從購(gòu)入、開具、核銷、保存都會(huì)耗費(fèi)人力和物力。電子發(fā)票一方面沒有印刷、存儲(chǔ)成本,另一方面利于保存及集中進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。在系統(tǒng)開具的電子票據(jù)直接存儲(chǔ)在云系統(tǒng),保管、查詢、調(diào)閱通過電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)或其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)媒介平臺(tái),不占用實(shí)際地理空間,能節(jié)約大量查閱、調(diào)用時(shí)間。從申請(qǐng)、核準(zhǔn)、配號(hào)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作,能節(jié)約大量的辦稅時(shí)間及人力,也避免了發(fā)票在申領(lǐng)、使用、核銷、保管過程中出現(xiàn)丟失。

3.增值稅電子發(fā)票的推行有利于降低稅收風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)上購(gòu)物行為改變了商事活動(dòng)和人民的日常生活,在日益普及的當(dāng)今,商家出于成本問題少開或不開發(fā)票,以此規(guī)避納稅。隨著稅務(wù)部門大力推廣使用和積極宣傳解讀,公眾對(duì)電子發(fā)票愈發(fā)了解、熟悉,提高索要電子發(fā)票的意識(shí)和積極性,有利于企業(yè)規(guī)范納稅行為。電子發(fā)票有助于促進(jìn)稅收公平,使電子交易活動(dòng)的征稅行為更具有實(shí)際操作性,在一定程度上避免偷稅漏稅的現(xiàn)象,用較小的稅收成本取得較大的經(jīng)濟(jì)效益,減少涉稅違法案例,為納稅人營(yíng)造積極公平的稅收環(huán)境。電子商務(wù)的發(fā)展將進(jìn)一步推廣電子發(fā)票的應(yīng)用,從本質(zhì)上改變我國(guó)發(fā)票管理體制及企業(yè)發(fā)票使用、管理的方向。長(zhǎng)遠(yuǎn)而言,電子發(fā)票的信息化管理,轉(zhuǎn)變了管理方式,利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具形成自動(dòng)預(yù)警機(jī)制、綜合監(jiān)管機(jī)制,使企業(yè)走向規(guī)范化經(jīng)營(yíng)管理生態(tài)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)提供的多元化控制方式和手段,從而減少偷稅漏稅后的惡性競(jìng)爭(zhēng),規(guī)范市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)。

三、企業(yè)在使用增值稅電子發(fā)票中給財(cái)務(wù)帶來的問題

企業(yè)在推廣使用電子發(fā)票過程中,既提供了便利又帶來了問題。

1.電子發(fā)票推廣使用中存在的安全問題。為了節(jié)約開發(fā)成本,很多電子發(fā)票系統(tǒng)在搭建時(shí)會(huì)采用某些開源軟件。開源軟件的修改和分發(fā)不受許可證的限制,能為企業(yè)節(jié)省一筆授權(quán)費(fèi)用。但開源軟件與生俱來的開放特性,也會(huì)為系統(tǒng)帶來很多不安全因素,為企業(yè)和用戶帶來安全隱患。開源軟件由于代碼開源,任何人都能拿到這部分代碼,甚至對(duì)它進(jìn)行惡意修改。由于發(fā)票系統(tǒng)可能與企業(yè)ERP、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和金融支付系統(tǒng)相對(duì)接,如果不法人員獲得某部分系統(tǒng)所使用的開源源代碼,并惡意修改代碼或者利用代碼漏洞發(fā)起攻擊,就可能威脅企業(yè)信息安全,甚至為企業(yè)或用戶帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.增值稅電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)賬的風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的法律效力、基本用途和使用規(guī)定相同,而紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印無效,只能一次性粘貼進(jìn)行報(bào)銷。而電子發(fā)票是一個(gè)PDF文件,可以無限次重復(fù)打印,與原來發(fā)票一模一樣,缺乏紙質(zhì)發(fā)票所具有的物理防偽性能。作為財(cái)務(wù)人員根本無法通過發(fā)票表面資料及稅局查詢系統(tǒng)識(shí)別是否已重復(fù)報(bào)銷,這給財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷審核單據(jù)中帶來困難及風(fēng)險(xiǎn)。

3.篡改發(fā)票基本信息,存在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。作為電子發(fā)票載體的PDF軟件,通過軟件修改發(fā)票內(nèi)容、金額、電子簽章在當(dāng)今發(fā)達(dá)的系統(tǒng)并不是難事。為了系統(tǒng)安全考慮,國(guó)家稅務(wù)局在構(gòu)建中采用了不利于雙向交互信息的閉環(huán)系統(tǒng)。企業(yè)是無法統(tǒng)一導(dǎo)出其他企業(yè)開具給本單位的發(fā)票信息,只能通過網(wǎng)上稅務(wù)系統(tǒng)一張張查檢。這樣給繁重的財(cái)務(wù)工作崗位增添不少工作量,所以財(cái)務(wù)人員基本上對(duì)電子發(fā)票的內(nèi)容及金額不驗(yàn)證,這也給不法人員篡改電子發(fā)票提供了便利及機(jī)會(huì)。

四、增值稅電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理影響的應(yīng)對(duì)措施

1.改變核銷發(fā)票機(jī)制,避免重復(fù)報(bào)賬。完善財(cái)務(wù)管理制度,對(duì)于報(bào)賬事宜,不僅要審核發(fā)票,也要審核與付款相關(guān)的采購(gòu)合同、出差審批等相關(guān)資料。開發(fā)建設(shè)已報(bào)銷發(fā)票的管理臺(tái)賬小程序,通過掃描電子發(fā)票上所顯示二維碼自動(dòng)獲得發(fā)票代碼(號(hào)碼)、金額、日期等主要電子信息,并通過類似商品條型碼方式掃描識(shí)別發(fā)票或已報(bào)銷電子信息存入臺(tái)賬后,如下次掃描輸入的信息相同將自動(dòng)提示。從而減輕財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷的壓力,避免重復(fù)報(bào)銷問題的出現(xiàn)。

2.制定電子發(fā)票報(bào)銷檔案系統(tǒng)及指南說明。電子發(fā)票是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新,有利于規(guī)范稅收行為,防控發(fā)票違法行為,降低征收及納稅人成本、節(jié)約社會(huì)資源,提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量、效率。電子發(fā)票發(fā)展更符合社會(huì)發(fā)展方向,在依托企業(yè)現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算的系統(tǒng)基礎(chǔ)上,開發(fā)完整接收電子發(fā)票數(shù)據(jù),并通過建立完善電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)電子歸檔及查詢。企業(yè)編寫相關(guān)指引及政策,進(jìn)一步說明電子發(fā)票的制度,列明電子發(fā)票作為會(huì)計(jì)憑證及報(bào)銷、報(bào)賬嚴(yán)肅性,全面提高企業(yè)人員對(duì)電子發(fā)票認(rèn)識(shí)。

3.電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)銜接融合。電子發(fā)票系統(tǒng)和企業(yè)ERP系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng),從開發(fā)至系統(tǒng)設(shè)計(jì)使用的場(chǎng)景都是各自研發(fā),要實(shí)現(xiàn)兩者的無縫對(duì)接及融合,需要對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)一體化管理會(huì)計(jì)運(yùn)作有針對(duì)性地構(gòu)建以下系統(tǒng)模塊。(1)內(nèi)外用戶端模塊的構(gòu)建嵌入。企業(yè)內(nèi)部員工日常小額費(fèi)用開支,例如零星辦公用品采購(gòu)、差旅費(fèi)報(bào)銷、車輛費(fèi)報(bào)銷以及對(duì)外客戶購(gòu)、銷業(yè)務(wù)往來是內(nèi)外用戶端實(shí)施不同系統(tǒng)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)管理在線操作軟件系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)時(shí)連接,使電子發(fā)票開具、接收、入賬處理與EPR系統(tǒng)內(nèi)的合同、電子數(shù)據(jù)子系統(tǒng)對(duì)接,以最快時(shí)間進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)對(duì)碰后使出入庫(kù)管理、資金收付、賬單生成有序地、高效地聯(lián)動(dòng)起來,最終實(shí)現(xiàn)一體化全自動(dòng)業(yè)務(wù)處理流程。(2)財(cái)務(wù)處理端模塊的構(gòu)建嵌入。電子發(fā)票是財(cái)務(wù)處理端收入、成本、費(fèi)用發(fā)生憑證信息載體,通過對(duì)這些電子數(shù)據(jù)載體的審核后生成會(huì)計(jì)憑證及各種報(bào)表數(shù)據(jù),這個(gè)在線應(yīng)用操作軟件終端稱為財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)。該終端用戶系統(tǒng)可以通過GA證書、密碼口令、人臉識(shí)別技術(shù)、指紋及加密鑰的管理方式,防范冒名者及外來黑客的入侵。處理端應(yīng)設(shè)置層級(jí)權(quán)限,通過差別化層級(jí)權(quán)限提高財(cái)務(wù)審核流程的效率和內(nèi)部控制的成效。(3)財(cái)務(wù)信息生成端模塊的構(gòu)建嵌入。財(cái)會(huì)信息端從云端數(shù)據(jù)中提取電子發(fā)票信息,進(jìn)而對(duì)信息進(jìn)行整理、調(diào)用、歸集后同步生成財(cái)務(wù)資料,從而節(jié)省人力成本、提高效率,并從根本上解決人為失誤導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)向記賬憑證轉(zhuǎn)化過程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤。(4)賬款收付端模塊的構(gòu)建嵌入。搭建與電子發(fā)票平臺(tái)和自身ERP系統(tǒng)互聯(lián)互通的企業(yè)收付平臺(tái),電子發(fā)票的收付款信息傳輸?shù)狡脚_(tái),經(jīng)各級(jí)審核、授權(quán)人員審批簽章確認(rèn)后,由平臺(tái)轉(zhuǎn)化為指令發(fā)送給基于網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或第三方支付平臺(tái)發(fā)起收付款,并將收付款結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、指令接入ERP平臺(tái)及按雙方接收數(shù)據(jù)格式要求發(fā)送結(jié)果指令,最終完成應(yīng)收應(yīng)付賬款的快捷收付。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、電子商務(wù)快速發(fā)展的今天,企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化已成為發(fā)展趨勢(shì)。因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)增值稅電子發(fā)票使用、積極實(shí)施電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)管理系統(tǒng)相銜接與融合,為自身更規(guī)范、更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:黃鼎雅 單位:中山市潤(rùn)訊企業(yè)管理信息服務(wù)有限公司