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摘要:固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位資產(chǎn)的重要組成部分,是《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》明確的重點管控業(yè)務(wù)之一。對固定資產(chǎn)實施有效的內(nèi)部控制、提升固定資產(chǎn)的管理效能,是經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)背景下行政事業(yè)單位面臨的主要任務(wù)。本文論述了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的意義,提出了管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題,并給出對應(yīng)的管理措施,為優(yōu)化和提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制工作提出參考建議。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);內(nèi)部控制
一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的意義
內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部管理的重要措施,固定資產(chǎn)對于任何企業(yè)都是內(nèi)部管理的重中之重,行政事業(yè)單位也不例外。內(nèi)部控制可以全過程對固定資產(chǎn)進行管控,在內(nèi)部控制下,預(yù)算按固定資產(chǎn)的需求情況、重要程度、緊急情況等因素進行編制,合理增加固定資產(chǎn),從而合理控制固定資產(chǎn)購置預(yù)算,提高資金的使用績效。固定資產(chǎn)管理過程中,通過內(nèi)部控制措施明確資產(chǎn)的具體歸屬,責(zé)任落實到人,避免出現(xiàn)問題后互相推卸責(zé)任,將責(zé)任落實到日常工作中,從而保障資產(chǎn)的安全性和使用的有效性。固定資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié),按照內(nèi)部控制制度嚴(yán)格管理,對報廢必要性、合規(guī)性做出客觀分析,從而減少資產(chǎn)的損失和浪費。固定資產(chǎn)審計過程中,同樣利用內(nèi)部控制制度作為主要考量標(biāo)準(zhǔn),使審計內(nèi)容有據(jù)可依,審計結(jié)果客觀公正。對固定資產(chǎn)管理實施有效的內(nèi)部控制,可以有效保障單位固定資產(chǎn)在存續(xù)期內(nèi)的安全性、完整性、可用性,完善并優(yōu)化固定資產(chǎn)管理,有效提升固定資產(chǎn)的使用效能。
二、內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理存在的問題
(一)缺乏有效的內(nèi)部環(huán)境一是缺乏相應(yīng)的資產(chǎn)管理部門。部分行政事業(yè)單位沒有獨立的資產(chǎn)管理部門,大部分是由財務(wù)部門、后勤保障部門、使用部門等分別管理,各個部門都只負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理的其中一部分。由于沒有協(xié)調(diào)性的統(tǒng)一管理,無法分清主體責(zé)任,一旦發(fā)生問題就會責(zé)任不清、扯皮推諉,使固定資產(chǎn)管理得不到有效的內(nèi)部控制。另外,由于沒有明確的資產(chǎn)管理部門,固定資產(chǎn)管理對于任何一個部門來說都不是主體工作,都只是管理工作的一部分,缺乏對固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識,不能形成有效管理,也造成固定資產(chǎn)管理的缺失。二是不重視固定資產(chǎn)管理。行政事業(yè)單位與其他企業(yè)不同,其資金大部分來自于政府資金,更加注重資金管理,對固定資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識不足。由于多數(shù)行政事業(yè)單位尚未建立“有償使用”和“成本補償”機制,對固定資產(chǎn)購置計劃沒有嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施,導(dǎo)致實際工作中固定資產(chǎn)盲目購置、重復(fù)購置、使用率低等現(xiàn)象大量存在,在近年來的審計中甚至披露了有些行政事業(yè)單位部分固定資產(chǎn)購置多年未投入使用的情況,既造成國有資產(chǎn)的浪費和損失,又造成極壞的社會影響。
(二)缺乏有效的內(nèi)部控制流程一是沒有完善的固定資產(chǎn)預(yù)算流程。部分行政事業(yè)單位提交固定資產(chǎn)預(yù)算時,編制及審批較為簡單,往往由使用部門提交預(yù)算需求,再由管理部門統(tǒng)一匯總,最后提交給財務(wù)部門進行審核,而財務(wù)部門審核的標(biāo)準(zhǔn)是不超過往年的預(yù)算規(guī)模,如果沒有超過就直接審核通過,并編入到當(dāng)年的固定資產(chǎn)預(yù)算中。而各個部門提報的預(yù)算需求,都是以部門需求為基礎(chǔ),而不是以整體單位需求為基礎(chǔ),這就造成固定資產(chǎn)重復(fù)購買、部分資產(chǎn)閑置,而且缺乏戰(zhàn)略目標(biāo)的長遠考慮,降低了資金的使用績效,影響行政事業(yè)單位長期發(fā)展。二是缺乏必要的管理流程。部分行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)沒有形成完善的管理流程,對固定資產(chǎn)日常的申請、采購、領(lǐng)取、使用、存放、盤點等沒有完整的管理制度,管理手段相對落后,沒有建立固定資產(chǎn)的信息化管理系統(tǒng),基礎(chǔ)工作不扎實,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度差。比如采購的固定資產(chǎn)由于數(shù)量較大、種類繁多,就按照品類、總量進行簡單化登記;資產(chǎn)領(lǐng)用時只登記領(lǐng)用部門而沒有明確的領(lǐng)用人、部門負(fù)責(zé)人;或者一些容易忽視的資產(chǎn),由于沒有定期進行盤點,一旦損壞或丟失,卻因為責(zé)任人不清無法進行合理的追責(zé)等情況。三是缺乏完善的處置流程。固定資產(chǎn)的處置最主要的是轉(zhuǎn)移、報廢等情況,但部分行政事業(yè)單位缺少完善的處置流程,在盤點時出現(xiàn)很大的差異,比如一些通用性強的固定資產(chǎn)在使用中的調(diào)撥,只是口頭協(xié)調(diào)而沒有及時辦理資產(chǎn)調(diào)撥、交接記錄,從而給日后盤點工作但來很大的困難。另外,部分資產(chǎn)已達到報廢標(biāo)準(zhǔn)但未及時進行報廢流程,再者損壞的資產(chǎn)未報損等情況,都導(dǎo)致賬面與實際資產(chǎn)情況不符,賬面價值高于實際價值,導(dǎo)致固定資產(chǎn)無法有效進行利用。
(三)缺乏合理的管控措施一是內(nèi)部控制評價不細化。我國新規(guī)范要求行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制手冊,通過手冊進行內(nèi)部控制的評價,但部分單位針對手冊的制定,只是按照指導(dǎo)意見進行大致的編寫,僅有粗獷的框架體系,沒有結(jié)合單位自身實際情況進行細化,這就造成內(nèi)部控制手冊形同虛設(shè),不能作為評價結(jié)果的支撐基礎(chǔ)。而且因為僅是框架性內(nèi)容,也無法實現(xiàn)管控的精細化,更多是方向性的政策,沒有具體的管控措施,在固定資產(chǎn)管控過程中無據(jù)可依,無法形成有效的制度來起到約束作用。二是缺乏嚴(yán)格的審計。部分行政事業(yè)單位并沒有建立獨立的審計部門,而是由財務(wù)部門部分人員兼任,或者是內(nèi)部審計人員數(shù)量較少,而針對行政事業(yè)單位內(nèi)部審計人員的工作重點多是財務(wù)收支審計、經(jīng)濟責(zé)任審計、工程審價等方面,開展固定資產(chǎn)審計的廣度和深度不夠,不能真正對固定資產(chǎn)提出針對性的審計意見,使固定資產(chǎn)審計缺乏針對性和有效性,造成固定資產(chǎn)內(nèi)部控制較差。
三、完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的措施
(一)完善內(nèi)部控制環(huán)境一是建立資產(chǎn)管理部門。行政事業(yè)單位要建立獨立的資產(chǎn)管理部門,對固定資產(chǎn)從購置到報廢進行全過程整體性把控,確保國有資源的合理利用,提升固定資產(chǎn)的效能。資產(chǎn)管理部門需要對資產(chǎn)進行劃分,對固定資產(chǎn)的歸屬、使用等情況明確責(zé)任部門,部門再落實到個人,并明確相關(guān)的獎懲措施,對非客觀因素造成的固定資產(chǎn)損失進行追責(zé)。資產(chǎn)管理部門人員需要定期進行培訓(xùn),提升固定資產(chǎn)管理的意識,強化專業(yè)度,提高固定資產(chǎn)的管理能力和管理水平。二是強化領(lǐng)導(dǎo)層對固定資產(chǎn)管理的重視度。加強對行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理重要性的宣傳,增強責(zé)任意識,真正提升固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制氛圍,以點帶面、以身作則,在日常工作中做出表率及監(jiān)督作用,從而加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的頂層設(shè)計,形成管理工作的閉環(huán),發(fā)揮實際作用。
(二)優(yōu)化內(nèi)部控制流程一是提升預(yù)算的合理性,在編制預(yù)算時既要結(jié)合部門需求,又要遵從勤儉節(jié)約原則,將部門內(nèi)部存量固定資產(chǎn)進行盤點后,摸清存量、存續(xù)狀態(tài),并從當(dāng)下需求優(yōu)先性、長遠發(fā)展戰(zhàn)略性等多個維度考量是否需要對固定資產(chǎn)進行采購。在各部門上報預(yù)算后,資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門需要對各部門固定資產(chǎn)進行摸排,將部門之間的固定資產(chǎn)進行調(diào)配,盤活存量資產(chǎn),減少不必要的固定資產(chǎn)購置預(yù)算,對于專業(yè)型強、技術(shù)含量高的大型儀器設(shè)備購置應(yīng)聘請行業(yè)專家對購置必要性、預(yù)期使用效率及可產(chǎn)生的效益等方面進行論證,有效提升國有資產(chǎn)的使用績效。二是完善整體管理流程。行政事業(yè)單位須根據(jù)批復(fù)的預(yù)算進行資產(chǎn)的采購,減少和杜絕無預(yù)算的隨機采購行為。采購的固定資產(chǎn)需要有資產(chǎn)管理部門、使用部門、財務(wù)部門三方進行驗收,驗收合格后進庫,進庫過程中利用信息化系統(tǒng)將所有資產(chǎn)明細統(tǒng)一錄入,做到賬實相符。固定資產(chǎn)領(lǐng)用環(huán)節(jié)需明確領(lǐng)用人并進行領(lǐng)用登記,使固定資產(chǎn)管理落實到具體的部門和個人。加強固定資產(chǎn)的盤點,定期盤點制度化,并進行不定期抽查。在盤點抽查過程中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)損壞或丟失要進行說明,非客觀因素造成的損失要進行追責(zé),部門或個人進行賠償,使整體管理流程形成閉環(huán)。三是優(yōu)化處置流程。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移需要上報資產(chǎn)管理部門,進行簽批后方可進行資產(chǎn)移交,移交單上傳至信息化系統(tǒng),更改資產(chǎn)所屬部門或個人。固定資產(chǎn)報廢需要進行資產(chǎn)殘值審核,對于有殘值的需要評估后進行處置,殘值收入應(yīng)全額上繳國庫,報廢的固定資產(chǎn)同步在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行核銷,確保固定資產(chǎn)處置流程規(guī)范化。
(三)完善管控措施一是細化內(nèi)部控制評價。根據(jù)財政部的相關(guān)要求,結(jié)合當(dāng)下實際情況,進行內(nèi)控手冊的細化,相關(guān)評價指標(biāo)進行內(nèi)部討論,并結(jié)合各部門不同意見,納入單位決策程序,通過后將內(nèi)控評價作為績效考核的一部分,與績效發(fā)放、干部考核等相結(jié)合,使固定資產(chǎn)內(nèi)部控制評價能夠得到正向反饋,實際效能得到有效提升。二是注重固定資產(chǎn)審計。行政事業(yè)單位要建立獨立的審計部門,確保審計具有獨立性,能獨立客觀地開展工作。審計人員須具備專業(yè)性,熟悉國家政策法規(guī),掌握本單位固定資產(chǎn)管理實際情況,經(jīng)常深入固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)一線了解情況、查找風(fēng)險點。有效的審計能夠及時發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理過程中的風(fēng)險和問題,為持續(xù)優(yōu)化和提升管理水平提供重要依據(jù)。
四、結(jié)語
綜上所述,建立和完善“全方位、全過程、全覆蓋”的內(nèi)部控制措施,能夠提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平,節(jié)約公共財政資源,提升資產(chǎn)使用效率和效益,為行政事業(yè)單位更好地履行公共事業(yè)責(zé)任提供保障。
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作者:王璐 單位:上海中醫(yī)藥大學(xué)