如何規(guī)范居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理

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摘要：城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員檔案是重要的民生檔案，是計(jì)發(fā)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)政策的落實(shí)，相關(guān)受益人的切身利益都具有重要影響。是確保城鄉(xiāng)居民參保人的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的終極目標(biāo)。本文主要以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保檔案管理為例，探討城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案；管理問題；對(duì)策

2017年，在黨的報(bào)告中，著重強(qiáng)調(diào)了民生工程建設(shè)的重要性，而在民生工程中，居民養(yǎng)老問題又是其中的重要內(nèi)容，對(duì)于居民“老有所依”以及社會(huì)的和諧發(fā)展都有著重要的影響，因此，做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理有著重要的意義。本文主要以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保檔案管理為例，探討城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問題及對(duì)策。

一、我縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

自我縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局成立后，18個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保中心，把參保人的檔案原件移交到縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局整理存檔，鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保中心留復(fù)印件存檔，按照檔案相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一規(guī)范的模式整理，建立聯(lián)動(dòng)的檔案機(jī)制，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣二級(jí)都是按照國家標(biāo)準(zhǔn)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》來進(jìn)行歸檔。目前，我縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)為50萬余人，而所形成的入柜檔案也有將近50萬份，涉及所有參保人員利益,面廣人多，工作量大。

二、我縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）檔案日常管理規(guī)范性不足

目前，我縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局雖然針對(duì)檔案管理形成了相關(guān)的制度，但是制度的實(shí)際落實(shí)情況還是存在一定的問題，比如制度中對(duì)檔案的調(diào)取、查閱都作出了明確規(guī)定和一定限制，但是實(shí)際運(yùn)行過程中，檔案的任意調(diào)取、查閱行為還是偶有發(fā)生。而究其原因，一方面是目前制度本身實(shí)際上已經(jīng)和客觀形勢產(chǎn)生了一定的滯后，難以覆蓋各個(gè)環(huán)節(jié)，其次，對(duì)于制度的問責(zé)機(jī)制尚不健全，制度約束力不足。

（二）電子化管理方面的問題

早在幾年前，廣南縣就已經(jīng)引入了電子化檔案管理系統(tǒng)，用于提高城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理效率，但是電子檔案管理的水平和效果還是存在一定問題。比如相關(guān)人員對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用水平不高，存在著設(shè)備欠缺，再如對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)的管理缺乏嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，可能會(huì)造成信息數(shù)據(jù)流失等問題。都值得關(guān)注。

（三）檔案室配置及物理環(huán)境問題

當(dāng)前，廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局配有專門的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案室，并由專職人員負(fù)責(zé)管理。但是目前，隨著廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的不斷增加，檔案存儲(chǔ)設(shè)備已經(jīng)飽和，只能夠不停加塞，影響了調(diào)取的便利性。在物理存儲(chǔ)空間方面，整體能達(dá)到防盜功能，但距離有效的防潮、防光、防高溫等還存在一定的差距，一旦發(fā)生意外情況，防范應(yīng)急措施較為有限。

三、廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)規(guī)范性提升對(duì)策

（一）進(jìn)一步健全檔案管理制度體系

一是要針對(duì)目前檔案管理的新形勢，對(duì)現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行不斷的滾動(dòng)梳理，使其能夠有效覆蓋檔案管理的事前、事中和事后管理環(huán)節(jié)。二是要重點(diǎn)修訂完善制度中關(guān)于檔案的調(diào)取、查閱限制的內(nèi)容，防止有關(guān)隱私信息遭到泄露，產(chǎn)生不必要的聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。三是要圍繞制度框架，對(duì)檔案訪問的權(quán)限進(jìn)行一定的設(shè)計(jì)，防止檔案利用者通過系統(tǒng)隨意刪除、修改檔案信息，影響工作的正常進(jìn)行和有關(guān)人群的正當(dāng)利益。四是要不斷提高制度的剛性落實(shí)水平，要將制度執(zhí)行情況和管理人員績效密切掛鉤，促進(jìn)管理人員形成良好的履職意識(shí)。

（二）不斷提升電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用水平

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，我利用空余時(shí)間學(xué)習(xí)摸索用網(wǎng)絡(luò)管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷地提升自己的管理水平，使其能夠進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)使用和維護(hù)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)等，有效適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理的要求。其次，電子檔案的儲(chǔ)存裝置主要是硬盤、U盤等，雖然相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)更具優(yōu)勢，但是本身也有一定的安全威脅，比如硬件損壞、硬件遺失等。所以一方面，要建立起嚴(yán)格的保管制度，防止儲(chǔ)存硬件隨意帶出和離開規(guī)定場所。另一方面，要使存儲(chǔ)硬件原理強(qiáng)磁場、高溫、高壓環(huán)境，防止硬件出現(xiàn)物理損壞。同時(shí)，也要注重對(duì)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，防止病毒攻擊對(duì)文件產(chǎn)生損害。

（三）不斷加強(qiáng)環(huán)境建設(shè)

在檔案管理環(huán)境建設(shè)方面，廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局應(yīng)當(dāng)要加大投入，要嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定建立起防潮、防光、防高溫、防塵、防蟲、防火等方面去全面達(dá)標(biāo)的檔案管理庫房，并且要定期對(duì)檔案管理空間各項(xiàng)安全防范設(shè)備進(jìn)行檢測維護(hù)，確保隨時(shí)發(fā)揮作用。綜上所述，做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，是一項(xiàng)利國利民，事關(guān)社會(huì)和諧發(fā)展、增強(qiáng)人民群眾幸福感、獲得感、安全感的重要舉措：但是目前在一些單位，在檔案管理規(guī)范性方面還是存在一些問題，本文以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局為例，闡述了問題和對(duì)策，希望可以提供一些有價(jià)值的參考和借鑒。

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作者：駱麗 單位：云南省文山州廣南縣人力資源和社會(huì)保障局