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摘要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,全球經(jīng)濟(jì)進(jìn)入了現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)代。也對(duì)國(guó)家行政管理現(xiàn)代化提出了新要求,為了推動(dòng)政府行政管理體制改革和電子化政務(wù)管理的改革,電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。高等學(xué)校是知識(shí)的傳播者和創(chuàng)新者,高效率、科學(xué)、健全的行政管理體系必不可少,高校行政管理中電子政務(wù)的應(yīng)用,科學(xué)地解決了諸多管理難題,極大地提高了高校行政管理效能。文章通過(guò)探討高校行政管理領(lǐng)域中電子政務(wù)應(yīng)用,闡明了電子政務(wù)的建設(shè)在信息時(shí)代背景下推動(dòng)了高校行政管理體制的變革和管理創(chuàng)新,以及電子政務(wù)對(duì)高校行政管理帶來(lái)的深遠(yuǎn)影響。
關(guān)鍵詞:高校;行政管理;電子政務(wù)
隨著電子科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息化科技革命影響著每個(gè)人的生活,甚至可以影響一個(gè)國(guó)家的整體實(shí)力,因此,各國(guó)政府行政管理體制和電子化政府相繼展開(kāi)了改革運(yùn)動(dòng),電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。電子政務(wù)的發(fā)展為服務(wù)型政府建設(shè)提供了諸多便捷,它不僅減少了行政成本,還提高了辦事效率。高校行政管理中電子政務(wù)的廣泛運(yùn)用,對(duì)高校的行政管理產(chǎn)生了諸多影響,值得我們關(guān)注和探討。
一、電子政務(wù)概述
近年來(lái),Internet技術(shù)的應(yīng)用普及,電子政務(wù)、電子商務(wù)的飛速增長(zhǎng),政府組織形態(tài)必然隨之改變,許多國(guó)家的政府和學(xué)者認(rèn)為,對(duì)原政府形態(tài)進(jìn)行信息化改造的過(guò)程實(shí)際上是電子政務(wù)發(fā)展的過(guò)程,也就是說(shuō),電子政務(wù)的產(chǎn)生有著廣泛的實(shí)踐背景和深刻的理論背景。電子政務(wù)一詞最早是由美國(guó)副總統(tǒng)戈?duì)査I(lǐng)導(dǎo)的全國(guó)績(jī)效評(píng)估委員會(huì)在1993年提出的,其源于電子政府,伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、電子商務(wù)等新生事物的產(chǎn)生,不斷發(fā)展而出現(xiàn)的新型概念。可以從以下三個(gè)方面來(lái)理解電子政務(wù)的定義:第一,“電子”是手段。電子政務(wù)須借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),也就是說(shuō),離開(kāi)了信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和相關(guān)軟件和安全技術(shù)的發(fā)展的電子政務(wù)就不是電子政務(wù);第二,“政務(wù)”是主體,即政府日常管理事務(wù)、政府行政事務(wù),以及政府在處理各種各樣政務(wù)的過(guò)程中不得不涉及到的有關(guān)政府內(nèi)部工作流程、體制形式、權(quán)利關(guān)系以及管理人員之間所形成的公務(wù)性和私人性的關(guān)系模式;第三,網(wǎng)絡(luò)化的新型管理服務(wù)體系是當(dāng)代信息全球化產(chǎn)生的新興的政府管理和管理方式,于是電子政府就這樣應(yīng)用于政府管理中了。電子政務(wù)不是將傳統(tǒng)的政府行政管理事務(wù)簡(jiǎn)單地、原封不動(dòng)地搬到網(wǎng)絡(luò)上,而是需要對(duì)其進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的重組和業(yè)務(wù)流程的再造,電子政府與現(xiàn)實(shí)政府不是一一對(duì)應(yīng),而是通過(guò)使用電子和信息手段,擴(kuò)大政府活動(dòng)的領(lǐng)域,使政府活動(dòng)從原來(lái)單一實(shí)體環(huán)境延續(xù)到另外的虛擬環(huán)境,使政府行政輸出通道從原來(lái)的實(shí)體輸出通道增加到實(shí)體輸出和虛擬輸出兩個(gè)通道。與傳統(tǒng)政務(wù)相比較,電子政務(wù)沒(méi)有社會(huì)管理的中間成本,其運(yùn)行成本相對(duì)較小,實(shí)行管理服務(wù)速度相比較更快捷。促進(jìn)管理部門業(yè)務(wù)流程的重組,構(gòu)建了一個(gè)嶄新的、快捷的、便利的辦公運(yùn)行環(huán)境,使行政管理效率、公共服務(wù)水平越來(lái)越好,行政機(jī)關(guān)信息公開(kāi)度和增加信息透明度要求越來(lái)越高。電子政務(wù)的雙向發(fā)展模式將是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、漫長(zhǎng)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。
二、電子政務(wù)在高校行政管理中的應(yīng)用
隨著信息化社會(huì)的迅速發(fā)展,高校作為教育事業(yè)的領(lǐng)頭軍,實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)是時(shí)代賦予的使命,同時(shí)也代表著信息化水平的高速發(fā)展。因此,高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)電子政務(wù)滲透到高校的方方面面,它將學(xué)生管理、人才管理、教學(xué)管理、資源管理、科研管理、信息管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理以及學(xué)生服務(wù)等各類管理系統(tǒng)連接起來(lái),實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)之間的信息交換和信息服務(wù),使校園的教學(xué)科研資源與社會(huì)知識(shí)資源實(shí)現(xiàn)了高度整合,使信息化校園網(wǎng)成為完全開(kāi)放、超越時(shí)空的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和知識(shí)中樞。
(一)高校行政管理中電子政務(wù)的應(yīng)用
高校利用自己的優(yōu)勢(shì)來(lái)應(yīng)用信息技術(shù)手段來(lái)加快高校電子政務(wù)工程的建設(shè),其主要功能表現(xiàn)在以下五個(gè)方面:1.展示展示就是以網(wǎng)頁(yè)的形式提供高校的電子信息,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上及時(shí)學(xué)校近期的科研、教學(xué)、行政組織機(jī)構(gòu)設(shè)置等相關(guān)信息,包括在網(wǎng)上的進(jìn)行招生宣傳、科研征題、科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的展示,可以幫助學(xué)校樹(shù)立形象,擴(kuò)大學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度,宣傳學(xué)校好的教學(xué)和科研成果,以來(lái)尋找和吸納新的生源、教學(xué)和科研伙伴。2.就是以電子網(wǎng)絡(luò)的形式向?qū)W校和外界傳達(dá)各種通知、計(jì)劃、政策以及學(xué)校的各種動(dòng)態(tài)信息。3.教育網(wǎng)上教育是大學(xué)教育的第二課堂,是利用網(wǎng)絡(luò)面向校內(nèi)外師生展開(kāi)的可視教學(xué),同時(shí),還可以進(jìn)行輔修專業(yè)和重修課程的教學(xué)及有關(guān)課程的補(bǔ)充教學(xué)。通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育可以使本校學(xué)生進(jìn)入社會(huì)及其他大學(xué)的課堂,實(shí)現(xiàn)資源共享。4.服務(wù)電子政務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供與教學(xué)、科研活動(dòng)有關(guān)的信息,達(dá)到服務(wù)師生的要求,比如為學(xué)生提高教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)安排、教師狀況、成績(jī)查詢、圖書(shū)借閱等等……高校行政管理中的電子系統(tǒng)有明確的服務(wù)對(duì)象和目標(biāo),其業(yè)務(wù)范圍相對(duì)規(guī)則,不像政府級(jí)電子政務(wù),服務(wù)對(duì)象復(fù)雜,業(yè)務(wù)多樣、全面等。高校行政管理中的電子系統(tǒng)比較單一和集中,有相對(duì)的安全性,高校的管理層既是電子政務(wù)的建設(shè)者,同時(shí)也是電子政務(wù)的使用者,其雙重身份決定了高校電子政務(wù)的建設(shè)及功能具有很強(qiáng)的明確性。
(二)影響高校行政管理效率的因素
由于全國(guó)性的高校合并重組與擴(kuò)招,各高校的辦學(xué)規(guī)模顯著擴(kuò)大,造成了機(jī)構(gòu)重疊、膨脹,一些機(jī)構(gòu)權(quán)力過(guò)大;機(jī)關(guān)人員增多,人浮于事,思想觀念落后,理論指導(dǎo)薄弱;制度不統(tǒng)一,工作流程和行為習(xí)慣相去甚遠(yuǎn);管理人員素質(zhì)參差不齊,定位不當(dāng);管理方式、方法、手段落后,辦事拖拉,工作效率低下,工作中隨意性大,缺乏生機(jī)和活力;政策法規(guī)不健全,部門間缺乏密切配合等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響著高校行政管理的效率提高。
三、電子政務(wù)對(duì)高校行政管理的影響
高校通過(guò)發(fā)展電子政務(wù)來(lái)加強(qiáng)高校建設(shè)和管理,提高高校的行政服務(wù)能力、管理能力和管理水平,改變傳統(tǒng)的高校行政管理手段,最終提高高校競(jìng)爭(zhēng)力。本章將從不同方面分析了電子政務(wù)給高校行政管理所帶來(lái)的深遠(yuǎn)的、巨大的影響。武漢大學(xué)自2001年起,已經(jīng)利用上了信息資源校園網(wǎng)。截止到現(xiàn)在,經(jīng)過(guò)13年的建設(shè),現(xiàn)今的校園網(wǎng)建設(shè)已納入最重要的信息化建設(shè)項(xiàng)目,從以前的只有辦公室和教學(xué)樓有校園網(wǎng)的建設(shè)情況,慢慢發(fā)展成宿舍樓有校園網(wǎng),食堂有校園網(wǎng)等等。根據(jù)每個(gè)用戶的工作特點(diǎn)、喜好和所處角色,量身定做了訪問(wèn)所需業(yè)務(wù)信息的安全通道和個(gè)性化應(yīng)用界面,使師生員工可以快速方便的查找到相關(guān)的信息和數(shù)據(jù),高效的處理相關(guān)的事務(wù)。電子政務(wù)在我校多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用,給校園的管理和服務(wù)帶來(lái)了明顯改變。
(一)提高高校行政管理服務(wù)的效率
信息時(shí)代的電子政務(wù)發(fā)展是現(xiàn)代高校管理創(chuàng)新和效率提高不可或缺的工具。它促進(jìn)高校行政管理方法的創(chuàng)新,來(lái)逐步形成新型行政管理模式,不斷提高高校各院系、部門之間的業(yè)務(wù)流程集成化,使傳統(tǒng)金字塔的集權(quán)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代扁平的服務(wù)型、高度透明型的新型管理模式,逐漸做到最大限度地提升管理與服務(wù)的效能。1.提高學(xué)校效能降低行政成本電子政務(wù)的高校行政管理模式使得管理部門在取得、占有、分配和掌管信息過(guò)程中的更加突出了其核心地位。電子政務(wù)給高校行政管理帶來(lái)了突出影響,減少了高校組織管理的層次,擴(kuò)大了高校行政管理的幅度,使原來(lái)的金字塔型的管理結(jié)構(gòu)逐步向扁平型發(fā)展,并且使高校行政管理更加具有靈活性、有機(jī)性和適應(yīng)性。有效地提高了行政管理的效率。電子政務(wù)在校園的建設(shè),提高的師生的辦事效率,減少了辦事時(shí)間,同時(shí)在規(guī)范辦事流程上,縮短了辦事過(guò)程,比如校園信息門戶網(wǎng)的建設(shè)。2.提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要,校園網(wǎng)絡(luò)逐漸成為高校推動(dòng)信息化、數(shù)字化建設(shè)的重要的基礎(chǔ)設(shè)施,是衡量一個(gè)學(xué)校教育信息化、現(xiàn)代化的重要標(biāo)志,是為高校師生提供教學(xué)、科研和綜合信息服務(wù)的寬帶多媒體網(wǎng)絡(luò)。它具有先進(jìn)性、實(shí)用性、開(kāi)發(fā)性、靈活性、可靠性、強(qiáng)性價(jià)比和安全性等特點(diǎn)。通過(guò)校園網(wǎng),加強(qiáng)了各校之間以及學(xué)校與外界之間的各種交流和合作;通過(guò)校園網(wǎng),教師可以迅速、直接地了解國(guó)內(nèi)外科學(xué)研究的最新動(dòng)態(tài)和走勢(shì),對(duì)于提高學(xué)校的師資水平和科研教學(xué)水平具有重大重要的;通過(guò)校園網(wǎng),管理人員可獲取為學(xué)校行政管理和決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、手段和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,實(shí)現(xiàn)高校師生提供教學(xué)、科研和綜合信息服務(wù)的寬帶多媒體網(wǎng)絡(luò),學(xué)生可以進(jìn)行自主學(xué)習(xí),準(zhǔn)確、完善、公平公正的獲取各類信息;通過(guò)校園網(wǎng),完備的學(xué)校及院系主頁(yè)(包括中文版及英文版)是展示科研實(shí)力及科研成果的重要窗口,是宣傳學(xué)校及院系的一個(gè)最好的舞臺(tái)。(1)采用新技術(shù),提高辦公自動(dòng)化水平。該系統(tǒng)已成功應(yīng)用于學(xué)校的日常行政辦公業(yè)務(wù)中,有效地處理了學(xué)校日常辦公業(yè)務(wù),包括信息、會(huì)議管理及公文管理等,提高了行政人員辦事效率,實(shí)行了辦公自動(dòng)化。一卡通系統(tǒng)于2008年9月開(kāi)始投入使用至今已經(jīng)有五年,其先進(jìn)的資金結(jié)算管理及財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)大大降低了工作強(qiáng)度,作為學(xué)校一名財(cái)務(wù)管理人員,切實(shí)體會(huì)到電子政務(wù)帶來(lái)的快捷與方便,收入、支出、成本、費(fèi)用,輕點(diǎn)鼠標(biāo),一目了然。(2)實(shí)現(xiàn)管理的開(kāi)放性與靈活性。電子政務(wù)的建設(shè)使高校管理無(wú)論是從教學(xué)上、還是從行政上,都有開(kāi)發(fā)性和靈活性。在教學(xué)上,教師、學(xué)生與教學(xué)管理人員打破時(shí)間和空間的限制,任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以進(jìn)行學(xué)習(xí)和管理學(xué)校事務(wù)的目的。(3)充分發(fā)揮參謀助手作用。電子政務(wù)中信息的存儲(chǔ)和整合給學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)做決策和了解學(xué)校情況提出了良好的依據(jù)。比如快捷的校情查詢系統(tǒng)就是領(lǐng)導(dǎo)參謀的好幫手。(4)實(shí)現(xiàn)全校統(tǒng)一信息管理。高校管理涉及到教學(xué)管理、科研管理、財(cái)務(wù)管理等諸多方面。為了提高教學(xué)科研業(yè)務(wù)管理人員以及科研人員的工作效率,要求各管理系統(tǒng)之間的對(duì)接信息系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化統(tǒng)一管理。電子政務(wù)在校園行政管理中的應(yīng)用,給武漢大學(xué)的發(fā)展帶來(lái)了積極的明顯的變化,為武漢大學(xué)未來(lái)的規(guī)劃提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保證。它在學(xué)校逐步實(shí)現(xiàn)高校行政管理辦公自動(dòng)化的同時(shí),在推進(jìn)校園的教育改革和提高辦學(xué)質(zhì)量與效率發(fā)揮著極其重要的作用。
(二)改變高校行政管理職能和權(quán)力結(jié)構(gòu)
1.由管理職能向服務(wù)職能改變傳統(tǒng)高校行政管理的弊端主要體現(xiàn)在窒息教育和學(xué)術(shù)活力的官僚主義、文牘主義和形式主義,而電子政務(wù)對(duì)高校行政管理的影響表現(xiàn)為可以使行政職能由管理轉(zhuǎn)向管理和服務(wù)并重的雙重功能。(1)通過(guò)電子政務(wù)的實(shí)施推進(jìn)高校行政改革,增加學(xué)校行政管理的透明度。電子政務(wù)的本質(zhì)屬性就是為公眾服務(wù)的。它可以改進(jìn)高校領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng),提高服務(wù)水平,強(qiáng)化以服務(wù)師生為宗旨觀念,嚴(yán)格執(zhí)行民主集中制原則,充分發(fā)揚(yáng)民主,自覺(jué)接受來(lái)自教師和學(xué)生的監(jiān)督,讓教師和學(xué)生真正成為大學(xué)的主體。(2)利用電子政務(wù)的服務(wù)對(duì)象和目標(biāo)的明確性,業(yè)務(wù)的規(guī)則性的特性,但又不具備像政府級(jí)電子政務(wù)服務(wù)對(duì)象的復(fù)雜性、業(yè)務(wù)的多樣性、全面性等的特點(diǎn)。而相比于政府級(jí)電子政務(wù)系統(tǒng),高校電子校務(wù)系統(tǒng)具有單一性與集中性的特點(diǎn)。2.行政管理權(quán)由集中向分權(quán)轉(zhuǎn)化學(xué)校利用電子政務(wù)提高了教職工、學(xué)生、社會(huì)對(duì)學(xué)校的監(jiān)督力量,加強(qiáng)教職工、學(xué)生對(duì)學(xué)校決策的參與以及對(duì)重大政務(wù)活動(dòng)的雙向交流,同時(shí)進(jìn)行了分割越來(lái)越多的管理權(quán)力的行政改革。
(三)電子政務(wù)對(duì)高校其他的影響
加快電子政務(wù)建設(shè)除了有利于大大簡(jiǎn)化高校行政管理運(yùn)行的環(huán)節(jié)和程序,建立更加廉潔、開(kāi)放透明和更加負(fù)責(zé)任的依法行政的學(xué)校,同時(shí)還會(huì)提高學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力。它不僅會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益,同時(shí)也能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中學(xué)校是需求方,主導(dǎo)建設(shè);IT企業(yè)提供技術(shù)支撐,通過(guò)電子政務(wù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展,這是電子政務(wù)建設(shè)和所帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益之間的契合點(diǎn),同時(shí)也帶動(dòng)IT行業(yè)的發(fā)展。通過(guò)電子政務(wù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)化,使我們?cè)陔娮诱?wù)的系統(tǒng)建設(shè)中能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。由電子政務(wù)構(gòu)建成一套決策支持系統(tǒng),使高校行政管理決策更科學(xué)、合理,盡可能的避免一些決策失誤。另外減少人力和物力的浪費(fèi),也能間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。校園網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展,為高校師生了解其學(xué)科前沿、查閱相關(guān)業(yè)務(wù)資料和教學(xué)實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)備提供了極大的便利。校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)為培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)方面提供了良好的幫助,使大學(xué)生進(jìn)入社會(huì)后產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。電子政務(wù)的實(shí)施給高校行政管理帶了不少便捷的同時(shí),也讓高校行政管理對(duì)信息進(jìn)行管理。因此,高校行政管理必須具有信息管理職能。即使電子政務(wù)應(yīng)用到高校行政管理中或多或少地存在一些問(wèn)題,但是經(jīng)過(guò)不斷探索和逐步完善,相信電子政務(wù)將會(huì)實(shí)現(xiàn)高校資源數(shù)字化、通信網(wǎng)絡(luò)化、教學(xué)現(xiàn)代化、學(xué)習(xí)個(gè)性化、辦公自動(dòng)化、管理科學(xué)化;必將帶來(lái)教學(xué)管理、課堂教學(xué)組織原則、教學(xué)評(píng)價(jià)、德育工作等等從觀念到實(shí)施的深刻轉(zhuǎn)變;必將為實(shí)現(xiàn)高校行政管理的“以教師為本,為教師服務(wù),為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)”的目標(biāo)提供一個(gè)很好的技術(shù)手段,提高高校行政管理的效率,更好的為師生服務(wù)。
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作者:鄭建輝 單位:福建廣播電視大學(xué)