企業(yè)會計檔案管理工作的問題探討

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摘要:企業(yè)會計檔案通常是由于企業(yè)日常的財務(wù)管理以及會計工作內(nèi)容而產(chǎn)生，包括會計賬簿、相關(guān)憑證、財務(wù)報告以及工資記錄等相關(guān)的企業(yè)資料。會計檔案管理工作是企業(yè)運行中的重要部分之一，但部分企業(yè)的會計管理工作還尚存些許不足，因此，本文將對其問題進行總結(jié)，并對解決對策加以簡要探討。

關(guān)鍵詞:企業(yè);會計檔案管理;問題;對策

引言

隨著當今社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在積極適應(yīng)當代社會的發(fā)展腳步。在企業(yè)運行中，會計檔案管理工作能夠?qū)⑾嚓P(guān)資料加以整合并歸納，能夠及時為企業(yè)提供所需資料，因此會計檔案管理工作尤為重要。為了使檔案管理的相關(guān)工作能夠更加完善，本文將對其所存問題與對策進行總結(jié)。

一、在企業(yè)會計檔案管理工作中所存在的問題

(一)會計檔案案卷質(zhì)量低

由于多數(shù)工作人員對會計檔案的管理意識不強，并且加上不熟知檔案整理的重要性，不能做到規(guī)范的整理檔案，導(dǎo)致在檔案案卷中所需填寫的信息不準確、在檔案的裝訂過程中不細心，就會出現(xiàn)會計檔案案卷質(zhì)量較低的現(xiàn)象。

(二)會計檔案沒有完全收集

雖然各個企業(yè)已經(jīng)將會計電算化的設(shè)備融入到會計檔案管理工作中，但其并沒有得到相關(guān)人員的充分使用。很多企業(yè)的檔案還是保留紙質(zhì)模式，也因為這種現(xiàn)象能夠證明檔案管理工作多數(shù)依靠人工模式，因此導(dǎo)致檔案收集資料不夠完整，會產(chǎn)生部分檔案因保存不當而遺失的現(xiàn)象，電算化會計檔案沒有與紙質(zhì)檔案共同歸納整理。

(三)會計檔案尚未進行定期鑒定以及銷毀

會計檔案與企業(yè)整體檔案相比，其所占比例較大，因此，定期對會計檔案的有效性與實用性進行鑒定與銷毀是檔案管理人員的工作內(nèi)容之一。但因為這項工作任務(wù)繁重且難度較大，多數(shù)企業(yè)并沒有專業(yè)人員為其鑒定，所以，企業(yè)會計檔案管理部門會保留著許多財務(wù)檔案記錄，同時也增加了企業(yè)檔案保存室的壓力和管理的工作難度。

二、解決企業(yè)會計檔案管理問題的對策

(一)提升工作人員檔案管理意識

企業(yè)應(yīng)提升對會計檔案管理人員的工作要求，增強其對檔案管理工作的綜合能力，提升檔案案卷的質(zhì)量，做好該項工作的管理基礎(chǔ)。案卷的質(zhì)量是保證檔案管理工作能夠順利進行的基礎(chǔ)，良好的案卷質(zhì)量能夠使會計檔案充分發(fā)揮其所具備的憑證以及參考功能。會計檔案的增加代表著企業(yè)的不斷發(fā)展，在發(fā)展過程中所開展的各類與企業(yè)經(jīng)濟財務(wù)有關(guān)的相關(guān)活動而產(chǎn)生的，檔案經(jīng)過財務(wù)部門的整理，在一段時間之后送往會計檔案管理部門。因此應(yīng)加強會計部門之間的溝通，使檔案后續(xù)的管理人員能夠?qū)⑵淇焖俚闹终?，并著重注意相關(guān)工作人員的檔案管理意識，可通過對其工作人員進行管理工作的綜合培訓(xùn)，增強其員工的工作能力。在會計檔案進行完整的裝訂環(huán)節(jié)之后，工作人員不可以對檔案進行再次拆封與裝訂工作。所以就需要裝訂人員進行規(guī)范裝訂，做好會計檔案管理工作。另外，企業(yè)會計部門的工作人員應(yīng)自主加強對自身工作技能的訓(xùn)練和培養(yǎng)，對自身的工作標準嚴格要求，熟悉并熟練操作會計檔案的裝訂以及收集與歸納工作。

(二)注重檔案的收集與整理

會計檔案管理人員應(yīng)注重檔案的收集與管理工作，保證檔案能完整真實的被保存。會計人員應(yīng)該了解檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，并嚴格遵守，根據(jù)其要求做好檔案的收集整理，并將它規(guī)范的進行裝訂與歸納。將企業(yè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的財務(wù)憑證或報告、財務(wù)賬目等相關(guān)檔案進行完整的收集與整理，確保所有檔案都能夠得到正確且及時的收集入庫。因為電算化技術(shù)能夠提升檔案整理人員的工作效率并保證收集數(shù)據(jù)的精準性，所以，相關(guān)人員應(yīng)改善對檔案工作傳統(tǒng)的人工處理方式，積極利用當代的計算機技術(shù)完成檔案的整理與收集工作。企業(yè)可以培養(yǎng)工作人員相關(guān)的操作方法，確保電算化技術(shù)能夠在檔案管理工作中被廣泛使用。除此之外，由于電算化收集的材料是通過光盤等方式來儲存會計對資料數(shù)據(jù)的計算和檢查結(jié)果，也能用紙質(zhì)打印的方式整理，或是通過相關(guān)的會計系統(tǒng)對整體的檔案保存，因此，會計檔案整理工作還要做到將電算化中的會計資料與人工作業(yè)中的紙質(zhì)資料同時進行歸檔處理。

(三)定期對會計檔案進行鑒定與銷毀工作

按時對會計檔案加以鑒定以及銷毀工作，是完善企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的前提。根據(jù)國家對會計檔案管理方面所提出的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)會計檔案管理工作對所有檔案的保存時間都有規(guī)定，只有會計年度財務(wù)報告能夠永遠保存。但在多數(shù)企業(yè)中，假如檔案室面積允許，就會保存大量超過保管期的檔案，進而引起檔案保管混亂，并出現(xiàn)對所需檔案不能及時查找等現(xiàn)象。財務(wù)部門人員可以參考檔案管理的保管時間，銷毀已經(jīng)到了保管期時間和沒有使用價值的檔案;對檔案內(nèi)容中所涉及的財務(wù)賬目處理不清的檔案需要將其分類并加以標注;對保管期滿但是仍是在項目建設(shè)時間內(nèi)的檔案，不能銷毀。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案管理是一項長期的工作，并具有較強的綜合性。因此，會計檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，加強自己對該方面能力的培養(yǎng)與提升，改善自身對檔案管理工作的不足。同時，企業(yè)也要大力配合會計檔案管理人員的工作，最好邀請專業(yè)人士對該項工作進行指導(dǎo)，幫助該項工作更加科學(xué)高效的完成。

參考文獻:

［1］楊惠玲．企業(yè)會計檔案管理工作存在的問題及對策［J］．機電兵船檔案，2018，(04):29－31.

作者:萬川莉 單位:重慶璧山天然氣有限責(zé)任公司