煙葉配套物資管理的現(xiàn)狀與對策

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摘要：煙用配套物資管理是煙葉生產(chǎn)管理中一個重要環(huán)節(jié)，加強煙葉配套物資管理對提高生產(chǎn)效率、保障煙葉品質(zhì)有重要意義。以江西省煙草商業(yè)企業(yè)市局公司為例，分析了當前煙葉配套物資管理現(xiàn)狀，梳理了煙葉配套物資管理中出現(xiàn)的問題。該公司的對策是：以精益管理理念強化管理；加快制度體系建設；加強對物資管理人員的培訓和指導；優(yōu)化信息平臺操作，加強及時共同交流；對管理進行持續(xù)改善。

關(guān)鍵詞:煙葉配套物資管理；現(xiàn)狀；對策

一、煙葉配套物資管理現(xiàn)狀

（一）當前煙葉配套物資管理流程

根據(jù)國家局相關(guān)文件規(guī)定，省級和地市級煙草商業(yè)企業(yè)均具有煙葉配套物資采購資格，可依據(jù)采購規(guī)定開展招標采購。目前，全國主要煙區(qū)基本是以地市州為主體進行采購，再分配到各產(chǎn)煙縣及煙站進行銷售[1]-[3]。為確保規(guī)范和提升效益，江西省則采取省局統(tǒng)一招標、市局簽訂合同采購的模式。具體管理流程如下：

1.招標采購環(huán)節(jié)

招標采購環(huán)節(jié)分為物資使用調(diào)研、需求上報、實施招標、數(shù)量分配4個步驟。在當年煙葉收購基本結(jié)束時，省局公司組織市、縣局公司及煙葉站點開展當年煙葉配套物資使用調(diào)研，對不同品種和廠家的物資在使用效果、價格合理性、誠信經(jīng)營、售后服務等方面進行評價，并針有特殊需求的物資展開重點調(diào)研，在綜合分析產(chǎn)區(qū)需求后，省局確定統(tǒng)一采購的物資種類，隨后下發(fā)需求填報表給產(chǎn)區(qū)。產(chǎn)煙縣局根據(jù)下年種植計劃、當年庫存和使用傾向填報擬采購物資需求報市局，市局結(jié)合下年生產(chǎn)技術(shù)平衡施肥有關(guān)要求，對物資品種和數(shù)量調(diào)整確認后報省局由省局組織招標采購。招標過程嚴格依據(jù)國家局有關(guān)規(guī)定遵循公開透明原則開展。招標完成后省局下發(fā)抄告單給市局，明確分配各市局物資品種和數(shù)量。

2.合同簽訂環(huán)節(jié)

合同簽訂環(huán)節(jié)在市局展開，分為需求再確認、數(shù)量分配、合同起草、合同簽訂4個步驟。市局在進一步征求縣局意見和總體布局的原則下，將采購品種和數(shù)量分配到縣局，其中采購數(shù)量可在抄告數(shù)量的10％上下浮動，超過該比例則需要啟動增補程序再行采購。合同起草交法規(guī)部門審核后與供貨廠家簽訂采購合同。

3.驗收入庫環(huán)節(jié)

煙葉配套物資運輸一般采取鐵路運輸和公路運輸兩種形式。肥料類煙葉配套物資因為數(shù)量較大，一般采用鐵路運輸。農(nóng)藥、育苗物資及少部分肥料采用公路運輸。公路運輸一般可直接運達煙站由煙站接貨驗收，而鐵路運輸?shù)谝坏秸緸楦骺h火車站，需要縣局在火車站接貨驗收后再自行組織汽車運輸?shù)较鄳獰熑~站點。因此，驗收在火車站或煙站進行。驗收入庫后，煙站或縣局在全省統(tǒng)一的現(xiàn)代煙葉管理平臺中錄入驗收入庫數(shù)量提交市局。

4.物資銷售環(huán)節(jié)

物資銷售在各煙站進行，在平衡施肥劃定的物資數(shù)量范圍內(nèi)，由煙農(nóng)到煙站購買物資，刷pos機繳納物資款，煙站同時在現(xiàn)代煙葉管理平臺錄入銷售信息。

5.貨款結(jié)算環(huán)節(jié)

市局根據(jù)廠家開具的發(fā)票及驗收票據(jù)等材料、根據(jù)采購合同規(guī)定分批與廠家結(jié)算貨款，完成當年物資采購流程。

6.物資處置環(huán)節(jié)

每年煙葉生產(chǎn)收購結(jié)束后，縣局對全縣煙葉配套物資進行統(tǒng)一盤點，對破損和過期未能更換不能使用的物資進行報廢處理。

（二）煙葉配套物資管理中存在的問題

1.對煙用物資管理重視不夠

近年來，煙草公司引進了一些現(xiàn)代企業(yè)管理理念，例如，在公司內(nèi)部開展精益管理、推行“6S”管理法等。然而，這些管理措施的推廣應用主要集中在倉儲條件好、車間化操作的物流配送等方面。煙葉生產(chǎn)方面，因為與煙農(nóng)接觸多，涉及人群文化層次普遍較低，因此現(xiàn)代管理觀念較難開展。而在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，人們較多關(guān)注的是生產(chǎn)技術(shù)，對于煙用物資管理沒有引起足夠重視，管理基本是根據(jù)文件要求和領(lǐng)導意見推進，缺乏主動、有效的管理，明顯不適應市場化競爭的需要和高質(zhì)量發(fā)展要求。

2.管理制度不健全

在國家局、省市局相關(guān)物資管理和采購等規(guī)定的大框架下，煙葉配套物資在采購環(huán)節(jié)有明確規(guī)范的管理規(guī)定可以遵循，保障了物資采購中的公開透明和公平公正，有效防范了管理風險。然而，在其他環(huán)節(jié)和具體操作上，仍缺乏操作性強、細致合理的管理規(guī)定。一方面造成管理漏洞，導致在實際管理過程中無章可循、無規(guī)可依；另一方面也不利于物資正常銷售，存在資產(chǎn)流失風險。如倉儲管理上，對物資堆放、保管、出入庫、日常監(jiān)管等管理制度缺乏統(tǒng)一明確定規(guī)定和要求，致使倉儲保管不到位、出入庫不規(guī)范等情況多發(fā)。在物資處置方面，對年限較長和移庫搬運過程破包等影響銷售的某些物資，缺乏科學有效的處置管理辦法，導致這些物資繼續(xù)積壓，造成長期庫存導致過期或者嚴重質(zhì)量問題從而引發(fā)資產(chǎn)流失風險。

3.管理水平較低

基層煙站人員有相當一部分是由煙農(nóng)轉(zhuǎn)化而來，文化素質(zhì)普遍不高，人員年紀普遍偏大，學習能力較低，責任意識淡薄，且由于站點人員有限，工作任務繁重，使他們投入在物資管理上的時間精力有限，因此物資管理水平普遍較低。例如，倉儲物資堆放混亂，沒有定期盤點導致賬物不符；倉儲管理不到位缺乏有效防治鳥害、鼠害的手段導致物資破損和損耗；物資銷售沒有嚴格依據(jù)先進先出原則，使某些物資長期大量積壓導致資產(chǎn)流失；物資報損不及時導致無效庫存；物資銷售仍有待收代付個例，廉政風險依然存在；農(nóng)藥使用上，對煙草抗性和質(zhì)量安全性缺乏認知，沒有合理搭配用藥的認識，致使煙農(nóng)傾向于多年使用同一種農(nóng)藥。

4.倉儲條件有限

部分站點由于年限久遠，倉儲條件較差。倉庫門窗損壞、地面潮濕，加上管理不到位，沒有采取有效防雨、防潮、防鼠等措施，致使倉庫物資受鼠害、鳥害嚴重，導致破包、損耗大大增加。另外，由于大部分站點沒有專用的物資庫，煙葉配套物資不得不臨時占用煙葉倉庫，在收購季節(jié)須另行轉(zhuǎn)移，中轉(zhuǎn)搬運過程中極易產(chǎn)生破包等損耗，既增加了搬運、運輸費用，又造成了資產(chǎn)流失，不利于煙葉配套物資的管理。

5.信息化平臺應用尚需改善

目前，江西省煙葉配套物資管理采用的是與煙葉生產(chǎn)、收購一體的現(xiàn)代煙葉管理平臺，該平臺基本滿足了煙葉配套物資管理的合同簽訂、數(shù)量分配、入庫驗收、銷售出庫和報表查詢等基本功能，對加強煙葉配套物資管理效率和提升管理水平幫助很大。但在后臺管理維護的及時性、特殊情況處理、界面優(yōu)化和數(shù)據(jù)表達方面仍存在一些問題，在服務跟進和溝通上仍有一定欠缺。

二、加強煙葉配套物資管理的對策

（一）以精益管理理念強化管理

現(xiàn)代管理理念是企業(yè)應對市場化競爭的必要手段，是提質(zhì)增效的必然選擇。當前，煙草行業(yè)開展了轟轟烈烈的精益管理活動，在轉(zhuǎn)變思想、提高效率上卓有成效。煙葉配套物資管理作為企業(yè)管理的一部分，也要積極引入精益管理理念，充分領(lǐng)會精益的內(nèi)涵、熟悉掌握精益的各種工具和方法，積極關(guān)注探索工作流程、過程、成效的改善，有效解決物資管理中存在的矛盾和浪費，進一步降低損耗、提高利用率，提升煙葉品質(zhì)和企業(yè)管理水平。如在物資招標采購環(huán)節(jié)，充分利用供應商庫信息和評價機制，分析產(chǎn)區(qū)需求，研究招標文件條款設置，在公開透明和真招實招基礎(chǔ)上，把產(chǎn)區(qū)切實需要的種類和品種招進來，以更好推進技術(shù)推廣和質(zhì)量提升。倉儲環(huán)節(jié)，在物資入庫、銷售出庫、倉庫管理上積極探索更科學、高效的管理機制，有效盤活庫存、降低損耗，提升管理的效率和水平。

（二）加快制度體系建設

1.梳理煙葉配套物資管理流程，明確過程目標和職責

針對當前要求和實際情況，修改完善煙葉配套物資各崗位和流程相關(guān)制度，使崗位有目標、管理有范圍、流程有規(guī)定，促使各崗位人員按規(guī)定辦事，避免過程漏洞和崗位風險。在采購環(huán)節(jié)，完善供應商庫的管理和維護制度，根據(jù)當?shù)丶夹g(shù)要求和產(chǎn)區(qū)實際制定本企業(yè)的采購供應商庫，并通過對方產(chǎn)品和服務質(zhì)量進行分類分級管理，在合作過程中不斷更新，便于更有針對性的采購到需要的物資。在倉儲管理上，明確倉管員和物資管理員的職責和工作程序，建立物資驗收入庫、銷售出庫、日常監(jiān)管、物資報損等系列制度，對因年限較長銷售困難的物資制定合理的處置辦法以減少庫存適當收回資金，對過期且找不到廠家更換的農(nóng)藥根據(jù)情況予以報損，圍繞“零庫存”的目標切實盤活庫存。在物資銷售環(huán)節(jié)，嚴格銷售即時支付的規(guī)定，加強相關(guān)人員的責任意識，切實防范廉政風險。在信息報送上，在驗收入庫、物資銷售等常規(guī)信息報送規(guī)定的基礎(chǔ)上，增加物資短缺、過剩及物資處置等信息的報送制度，以利于全市統(tǒng)一調(diào)劑和處置，提升物資保障效率，減少資金浪費和損失。

2.建立考核制度，提高責任意識

省、市、縣、煙站各層級建立定期與不定期的檢查考核制度，將物資管理檢查融入到煙葉生產(chǎn)和煙站管理檢查中，加強對煙葉配套物資管理的檢查考核力度。同時建立物資管理員和倉管員的崗位負面清單，將考核結(jié)果應用于績效評價，采取獎罰措施，在制度上施加壓力和激勵，提高管理人員責任意識，督促各層級加強管理，持續(xù)改善，從而提升管理質(zhì)量。

（三）加強對物資管理人員的培訓和指導

人才是實現(xiàn)科學管理的根本和關(guān)鍵，擁有一支業(yè)務熟練、精于管理的人才隊伍是提升煙葉配套物資管理水平的根本措施。因此，要定期組織相關(guān)培訓，針對當前煙葉配套物資管理人員文化層次和管理水平不高的現(xiàn)狀，對工作職責、流程和具體操作等進行系統(tǒng)培訓和指導，提高相關(guān)人員的業(yè)務素質(zhì)和工作效率。同時，對管理人員加強施肥和植保等基礎(chǔ)知識培訓，讓他們熟悉不同肥料、農(nóng)藥的性質(zhì)及科學施肥用藥的規(guī)定，便于在物資管理中更好服務于煙農(nóng)。

（四）優(yōu)化信息平臺操作，加強及時共同交流

根據(jù)產(chǎn)區(qū)需求和工作實際，對煙葉配套物資管理欄目相關(guān)操作進行梳理和優(yōu)化，適當增加特殊狀況操作過程，修補平臺缺陷，增強系統(tǒng)穩(wěn)定性，及時更新和規(guī)范后臺操作，改善用戶界面，關(guān)注人性化操作和用戶體驗，保障信息平臺流暢運行。同時，平臺運管人員和產(chǎn)區(qū)管理人員要加強互動交流，可建立相關(guān)工作群以即時溝通交流、反饋問題、指導操作，及時解決操作管理中出現(xiàn)的問題，切實提高煙葉配套物資管理效率。

（五）對管理進行持續(xù)改善

精益管理不僅在于過程的優(yōu)化，還注重管理的持續(xù)改善。管理水平的提升不是一蹴而就的，必須因地制宜、結(jié)合實際，經(jīng)過相當一段時間的適用磨合，找到適合的方法措施才能切實消除浪費、提升效率，最終實現(xiàn)利益最大化。煙葉配套物資管理涉及到省、市、縣、煙站管理人員和廣大煙農(nóng)，遍布產(chǎn)區(qū)眾多煙葉站點，點多、面廣，管理難度較大。在管理提升過程中，可能遇到許多實際困難和客觀問題，需要管理人員本著更好為煙農(nóng)服務的初心，堅守規(guī)范意識，以精益思想對過程不斷進行改善，促進管理水平持續(xù)提升。

三、結(jié)論

煙葉配套物資管理是煙草公司企業(yè)管理的重要部分，關(guān)系到煙葉品質(zhì)提高和廣大煙農(nóng)利益。加強煙葉配套物資管理是煙草行業(yè)切實踐行“兩個至上”共同價值觀和“把煙農(nóng)放在心上”的生動體現(xiàn)。做好煙葉配套物資管理，首先要加強思想認識，引進現(xiàn)代管理理念，采用精益管理方法，加快制度體系建設，搭建好上層建筑，再通過加強培訓和指導提高管理人員素質(zhì)作為保障，最后在系統(tǒng)平臺優(yōu)化上下工夫，提升管理效率，從而實現(xiàn)煙葉配套物資管理科學有保障、操作規(guī)范有素質(zhì)、業(yè)務處理有效率和資金清楚無風險的目標。

作者：潘瑞朋 單位：江西省煙草公司吉安市公司