高校人事檔案管理研究

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摘要：隨著高校人事機(jī)構(gòu)改革的深入推進(jìn)，對(duì)新時(shí)期高校組織人事工作提出了新的要求。加強(qiáng)高校人事檔案管理，更好地發(fā)揮人事檔案在高校人事工作中的作用，促進(jìn)高校發(fā)展十分必要。本文闡述了做好高校人事檔案管理的重要意義，分析了目前高校人事檔案管理中存在的諸多問題，結(jié)合新時(shí)期高校發(fā)展實(shí)際，對(duì)解決問題的措施進(jìn)行了思考，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；對(duì)策

一、新時(shí)期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據(jù)

高校的發(fā)展關(guān)鍵在人才，核心在領(lǐng)導(dǎo)干部，干部人事檔案記錄了人員的過(guò)往學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷。隨著高校的發(fā)展，對(duì)干部人才愈加重視，嚴(yán)格進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學(xué)性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過(guò)全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過(guò)往，對(duì)于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴(yán)厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風(fēng)險(xiǎn)。

2.為維護(hù)高校教職工合法權(quán)益提供憑證

人事檔案是對(duì)教職工成長(zhǎng)歷史的記錄，內(nèi)容豐富，記錄了其家庭成員、工作經(jīng)歷和薪資福利及獎(jiǎng)懲情況等，當(dāng)教職工出現(xiàn)財(cái)產(chǎn)繼承、離退休辦理等情形時(shí)，可通過(guò)查閱人事檔案進(jìn)行家庭成員關(guān)系確認(rèn)、工作年限確認(rèn)等，有效地維護(hù)教職工切身利益。

3.有利于強(qiáng)化高校人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行了全面詳實(shí)的記錄，包括個(gè)人的興趣、愛好、特長(zhǎng)、學(xué)歷職稱、工作經(jīng)驗(yàn)等，人事檔案的整合就是強(qiáng)大的人員信息庫(kù)，通過(guò)人員檔案資料分析，可以對(duì)高校整體人員情況進(jìn)行盤點(diǎn)，科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái)人員需求，結(jié)合人員特點(diǎn)進(jìn)行人崗匹配，加強(qiáng)人力資源開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效配置，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

4.有利于促進(jìn)高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內(nèi)容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對(duì)人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進(jìn)高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識(shí)薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理。

1.人事檔案意識(shí)薄弱

隨著高校改革的深入推進(jìn)，需要進(jìn)一步做好人事檔案工作，更好地服務(wù)于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產(chǎn)生工作業(yè)績(jī)，因此，許多高校對(duì)人事檔案工作重視程度不夠，高校領(lǐng)導(dǎo)、從業(yè)人員在思想上對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)工作、主動(dòng)作為意識(shí)薄弱，存在重保管輕利用等管理意識(shí)，人事檔案思想認(rèn)識(shí)不足嚴(yán)重制約了人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價(jià)值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理不規(guī)范。高校人事檔案內(nèi)容不齊全情形較普遍，收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無(wú)法為高質(zhì)量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等多個(gè)部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)配合。由于相關(guān)檔案材料形成部門對(duì)檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對(duì)人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時(shí)、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過(guò)程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴(yán)謹(jǐn)，錄入不細(xì)致，排放無(wú)序等情形，嚴(yán)重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于對(duì)人事檔案不夠重視，加之經(jīng)費(fèi)緊缺，缺乏財(cái)力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。有的高校沒有設(shè)單獨(dú)的人事檔案室，僅設(shè)檔案柜；有的人事檔案室被當(dāng)作了雜物室。人事檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室檔案設(shè)備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進(jìn)行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識(shí)薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對(duì)人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運(yùn)用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊(duì)伍建設(shè)不足

雖然國(guó)家政策對(duì)干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實(shí)際工作中，由于學(xué)校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識(shí)不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠，且由于個(gè)人時(shí)間精力有限，對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)投入精力不足，業(yè)務(wù)鉆研不夠，人事檔案工作質(zhì)量無(wú)法得到保證。

三、關(guān)于新時(shí)期做好高校人事檔案管理的對(duì)策思考

1.增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護(hù)高校教職工的利益，更好地促進(jìn)高校人才建設(shè)，推動(dòng)高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極為營(yíng)造良好工作氛圍，調(diào)動(dòng)高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學(xué)會(huì)利用大數(shù)據(jù)思維和信息化思維進(jìn)行人事檔案管理，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和信息資源共享利用意識(shí)，同時(shí)利用學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)校微信公眾號(hào)等平臺(tái)加強(qiáng)推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對(duì)于促進(jìn)高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強(qiáng)高校教職工人事檔案意識(shí)。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進(jìn)高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設(shè)計(jì)，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項(xiàng)工作的依據(jù)和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際，制定科學(xué)的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實(shí)施細(xì)則。完善人事檔案收集、分類、轉(zhuǎn)遞、利用等相關(guān)規(guī)定，要重點(diǎn)做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關(guān)形成部門的工作職責(zé)，建立高校人事檔案收集工作機(jī)制，定期進(jìn)行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項(xiàng)移交資料有據(jù)可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學(xué)做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵(lì)制度。制定人事檔案工作目標(biāo)，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將工作落實(shí)到部門和個(gè)人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于未完成目標(biāo)任務(wù)的扣減績(jī)效得分，將考核結(jié)果和個(gè)人績(jī)效工資、優(yōu)秀評(píng)選、職級(jí)調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵(lì)約束作用，確保人事檔案管理工作各項(xiàng)目標(biāo)有效完成。

3.完善檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施

足夠的經(jīng)費(fèi)和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動(dòng)作為，并致力于推動(dòng)人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫(kù)房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境的現(xiàn)代化，配備技術(shù)先進(jìn)的設(shè)備。例如，溫濕度調(diào)節(jié)、安全監(jiān)控等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量保管，維護(hù)人事檔案安全。加強(qiáng)人事檔案軟件系統(tǒng)配置，通過(guò)掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

4.強(qiáng)化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強(qiáng)開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。一是要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，由重保管將工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來(lái)，要深刻地認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)于優(yōu)化人員配置，促進(jìn)人才建設(shè)的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化利用，條件成熟的學(xué)校要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用平臺(tái)，便于高校教職工更高效便捷地進(jìn)行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，根據(jù)人事檔案信息，更好地進(jìn)行人力資源開發(fā)，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

5.提升人事檔案隊(duì)伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設(shè)一支能夠勝任新時(shí)期高校發(fā)展的高素質(zhì)、高水平的檔案人才隊(duì)伍。高校要認(rèn)真分析人事檔案工作對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識(shí)背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。一是實(shí)施崗前培訓(xùn)，要加強(qiáng)保密意識(shí)培訓(xùn)，要提高從業(yè)人員的政治意識(shí)和保密意識(shí)，從業(yè)人員要有良好的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守人事檔案工作紀(jì)律，確保人事檔案實(shí)體和內(nèi)容安全。要結(jié)合實(shí)踐案例，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。二是在崗位實(shí)踐中培訓(xùn)，通過(guò)老員工帶新徒弟的方式，在實(shí)踐中對(duì)新從業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，更好地將理論與實(shí)踐相結(jié)合。定期組織交流會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，促進(jìn)高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時(shí)期、新問題、新要求，結(jié)合高校實(shí)際，高校人事檔案管理需要從加強(qiáng)人事檔案意識(shí)，完善制度，加強(qiáng)開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進(jìn)一步規(guī)范管理，促進(jìn)人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

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作者：王運(yùn)鐸 單位：山西師范大學(xué)