水利科技檔案頁碼編制淺析

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摘要：以檔案整理業(yè)務(wù)規(guī)范為依據(jù)，通過梳理水利科技檔案頁碼編寫原則、編寫要求、編寫工具、編制方法等，對檔案中頁數(shù)與頁次的區(qū)別進(jìn)行簡要分析，提出卷與件整理的頁碼表示方法，以供檔案管理工作參考。

關(guān)鍵詞：水利科技檔案；頁碼；編制；頁數(shù)；頁次

水利科技檔案是應(yīng)當(dāng)歸檔保存的水利科技文件材料，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中按照一定的程序和要求直接形成的文字、圖表等不同形式與載體的歷史記錄，具有專業(yè)性強(qiáng)、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實使用性等特點，是對水利工程建設(shè)管理科技成果的真實記錄。特別是企事業(yè)單位的檔案，在單位各項資質(zhì)延續(xù)申請、質(zhì)量體系的評審、工程招投標(biāo)、科研生產(chǎn)項目參考、職稱申報、固定資產(chǎn)備案等發(fā)揮重要作用。隨著水利科技事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，水利科技檔案管理對未來繼續(xù)進(jìn)行水利工程研究與建設(shè)管理具有重要參考意義，而頁碼是水利科技檔案材料每一頁面標(biāo)明次序的號碼，不僅用于統(tǒng)計檔案材料的頁數(shù)，以便于檢索，還可以防止文件的某一部分遺失。

1水利科技檔案頁碼編制的意義

頁碼編制是水利科技檔案整理的一項基本工作。也是檔案工作人員的基本功，也是檔案整理的基本要求。頁碼編制是為檔案材料編制頁號。其意義不僅在于固定文件、明確檔案材料的數(shù)量、位置和次序，更有利于檔案工作人員對檔案完整情況的統(tǒng)計。在確定歸檔材料的總頁數(shù)的同時又確定了檔案材料的先后次序。再者可以保護(hù)文件，文件頁面頁碼的存在，可預(yù)防檔案利用過程中不慎造成的頁面丟失，在未來查找利用時，可及時發(fā)現(xiàn)拆頁、掉頁、缺頁的情況，方便檔案工作人員掌握檔案的完整情況，確保檔案的安全，提高查閱、檢索速度。

2水利科技檔案頁碼編制原則

2．1依法原則

頁碼編制的方式、方法、工具、位置字符等要求應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，應(yīng)做到有章可循，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確切地保持檔案的基本屬性，即原始記錄性。

2．2不干預(yù)原則

不干預(yù)原則是指在不影響原有水利科技檔案頁碼作用的基礎(chǔ)上，如果水利科技檔案原有頁碼，應(yīng)保護(hù)檔案原始記錄、保護(hù)檔案原件，不需重新編寫頁碼。

2．3穩(wěn)定性原則

在水利科技檔案頁碼編制中，除了遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，應(yīng)科學(xué)地、合理地保持統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，書寫或打印頁碼更方便，而且效率會更高。不能因個人習(xí)慣、時間變化等因素隨意更改，在新的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實施前，應(yīng)保持頁碼編制方法的穩(wěn)定性和統(tǒng)一性。

3卷內(nèi)水利科技文件頁碼編寫要求

3．1規(guī)范頁碼編寫位置

根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）6．1條款卷內(nèi)科技文件頁號編寫中，6．1．1條款案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為1頁［1］。6．1．2條款已有頁號的文件可不再重新編寫頁號［1］。6．1．3條款卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號［1］，并未明確指定編頁的具體位置。而在2016年6月1日實施的文書檔案保存的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22—2015）6．3條款中則提到了編頁的位置。筆者認(rèn)為，文書檔案跟科技檔案雖有區(qū)別，但頁碼編制是一樣的，且科技檔案沒有具體規(guī)定案卷頁號的編寫位置，也許正好是給了檔案工作人員一點“自由度”，可以根據(jù)文件編號處的批注、頁邊距等實際情況決定。

3．2判斷頁碼有效頁

2008年的國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）提出案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為1頁。根據(jù)日常檔案工作實際經(jīng)驗和檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，判斷“有效頁”的方法有以下幾點：①待編頁面應(yīng)有數(shù)字、圖表、文字等內(nèi)容；②待編頁碼的頁面內(nèi)容與本卷內(nèi)容相關(guān)；③封面、扉頁、目錄頁、封底均不編寫頁號；④為便于查找文件在文件章節(jié)中間插入的彩色隔頁應(yīng)為無效頁，不應(yīng)編制頁碼。在編制頁碼過程中，可能還會遇到空白頁的情況，空白頁是指頁面無文字或圖表等相關(guān)內(nèi)容，但已經(jīng)編制頁碼，或者雖然沒有明確標(biāo)注頁碼，但事實上已經(jīng)計入頁碼的［2］，處理方法是明確編制頁碼，在此頁面上加蓋“此頁空白”印章。

4水利科技檔案頁碼編寫工具

在傳統(tǒng)頁碼編寫作法中，一般用手寫編碼或當(dāng)頁數(shù)很多時采用金屬自動打碼機(jī)進(jìn)行頁碼編寫。手寫的編碼工具一般采用黑色中性筆或鋼筆。

4．1黑色中性筆或鋼筆

從檔案的永久性考慮，檔案頁碼編制宜采用黑色中性筆或鋼筆等不易褪色的工具材料進(jìn)行編制。特別是保存期限長，存放時限無限制的水利科技檔案［3］，不應(yīng)選擇鉛筆、純藍(lán)墨水、普通圓珠筆等易褪色的字跡材料。

4．2自動打碼機(jī)

當(dāng)采用金屬自動打碼機(jī)進(jìn)行編碼時，首先需要對金屬自動打碼機(jī)進(jìn)行加墨、調(diào)節(jié)連數(shù)等相關(guān)操作。打碼機(jī)使用方便，應(yīng)選印跡快干、清晰、耐水耐光質(zhì)量高的油墨，打印頁碼整齊美觀［4］，但因為是手工翻頁打碼，有時手動翻頁會發(fā)生有多翻頁（1次誤翻多頁）現(xiàn)象，出現(xiàn)打碼漏頁現(xiàn)象，所以要求檔案工作人員在打碼時一定要專心、細(xì)心、耐心，盡可能避免打漏頁碼。

5水利科技檔案頁碼編制方法

水利科技檔案以件為單位編寫頁碼的文件，以有圖表、文字等有效內(nèi)容的頁面為一頁。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22—2015）6．3．3條款，文件材料已印制成冊，并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變［5］，即已有頁碼的檔案文件可不再重新編寫頁碼。編寫原則主要有以下幾點：①逐頁采用阿拉伯?dāng)?shù)字累計編寫頁號；②凡有書寫內(nèi)容的頁面（包括文字、圖表）均應(yīng)編寫頁號，自第1頁開始，按自然號編寫，每一頁連續(xù)編寫；③統(tǒng)一原則，單面書寫的水利科技文件材料，頁碼標(biāo)注在文件正面的右下角；雙面書寫的水利科技文件材料，正面頁碼標(biāo)注在文件正面的右下角、背面頁碼標(biāo)注在文件背面的左下角。

6頁碼編制出錯的處理方式

水利科技檔案作為各單位在從事水利工作及相關(guān)活動中形成的應(yīng)當(dāng)保存的文件材料［6］，也是單位檔案資源的重要組成部分。檔案工作是一項平凡、枯燥又具有連續(xù)、持續(xù)性的工作，而頁碼編制更是一項基礎(chǔ)工作，因此，要求檔案人員具有負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心、專研的工作態(tài)度。1）漏編如第100頁和101頁之間漏編了1頁，可以把100頁修改為100－1，把漏編的1頁編為100－2，但在備考表注明時應(yīng)備注第100頁為2頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時增加1頁。2）重編在用中性筆編寫頁碼時，往往出現(xiàn)編碼重復(fù)情況，即1頁編了2個頁碼，如100頁編碼2次，可以修改為100－1，100－2，但在備考表注明時應(yīng)備注第100頁為2頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時增加1頁。3）錯編在用中性筆編寫頁碼時，往往有書寫跳頁情況，如第80頁后的頁碼應(yīng)為第81頁，結(jié)果寫成82頁了，可以把80修改為80－81，但在備考表說明時應(yīng)備注80－81頁為1頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時減1頁。

7頁次與頁數(shù)的區(qū)別

在實際工作中，發(fā)現(xiàn)個別檔案人員分不清頁數(shù)和頁次［7－8］，在編制卷內(nèi)目錄和備考表時，混淆了頁次和頁數(shù)，筆者從概念、表示方法對頁次與頁數(shù)進(jìn)行了區(qū)別分析。

7．1概念不同

頁次：是指頁面總數(shù)的當(dāng)前頁。頁次表示的是位于第幾頁，一共有多少頁。頁數(shù)：指頁面總數(shù)，也指打印后的文件共多少頁，表示的是一共有多少頁，即每份歸檔文件的總頁數(shù)。

7．2表示方法不同

頁次如10／60，表示是位于第10頁，一共有60頁。頁數(shù)100就表示一共有100頁。

8卷與件整理的頁碼表示方法

按照國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）7．1條款，案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂［1］。裝訂方法不一樣，頁碼編寫方法也不同。每個案卷的序號和頁號是相對獨立，卷內(nèi)所有文件的頁號應(yīng)是1個流水號，不同案卷之間不應(yīng)連續(xù)編寫序號和頁號。以卷為單位裝訂的文件，在這一卷中［9］，頁碼的編寫方法是從第1份文件的首頁開始，一直流水號連續(xù)編到最后1份文件的末頁（不包括卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表），并且不應(yīng)該有空號或重號，在填寫卷內(nèi)目錄時，卷內(nèi)目錄參數(shù)中頁數(shù)就是“頁次”（如圖1所示），即每份文件的首頁在整卷中的起始頁號。需要注意的是，卷內(nèi)目錄最后1份文件的“頁次”一項，必須首尾號均應(yīng)標(biāo)注［10］，即填寫最后1份文件的起始頁和末頁，如整卷共有68頁，最后1份文件的起始頁碼是26，該份文件的卷內(nèi)目錄的頁次就應(yīng)該填寫26－68。以件為單位裝訂的文件材料，應(yīng)在案卷內(nèi)統(tǒng)編件號，每件文件應(yīng)分別編寫頁碼，1件文件1個流水號［11－12］，卷內(nèi)目錄中填寫頁號的一項應(yīng)該是“頁數(shù)”（如圖2所示），即這份文件的總頁數(shù)。9結(jié)語水利科技檔案工作是一項專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的基礎(chǔ)性工作，具有原始記錄性、知識性等特點，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。作為企事業(yè)單位的重要資料，在單位未來發(fā)展中具有重要意義，因此，在檔案整理過程編制頁碼時，應(yīng)根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制，不同的檔案類型有不同的檔案標(biāo)準(zhǔn)，做到認(rèn)真、細(xì)心編寫，避免出現(xiàn)漏號、重號、錯號等情況。

作者:詹小米 李麗萍 鄭丹陽 黃譽艷 單位:廣東省水利水電科研究院