企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策

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企業(yè)人事檔案管理就是通過企業(yè)人事信息進行收集和整理，形成統(tǒng)一的檔案材料進行保管和鑒定、統(tǒng)計，以便于以后的利用。其工作對企業(yè)內部有著至關重要的作用。然而現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)對人事檔案管理都存在著不重視，少人用，無人管等問題，不僅給企業(yè)人事管理工作上帶來了一定的困難，而且嚴重地制約了企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理存在問題

1.員工個人和企業(yè)對人事檔案意識薄弱

目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態(tài)度，意識不到自己也有積累和維護檔案內容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當?shù)厝瞬胖行墓芾砗缶烷L期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.人事檔案管理員的素質和管理水平不高

由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導致企業(yè)人事檔案管理員在素質水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業(yè)員工流動性大，檔案管理員的轉檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。

3.人事檔案的管理手法相對落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業(yè)知識的人員全職管理，而在現(xiàn)實情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經過專業(yè)培訓，不具備專業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢需要。例如企業(yè)沒有運用專業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業(yè)性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的應對措施

1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性

企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現(xiàn)在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過內部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業(yè)共同參與檔案維護與管理工作的理念。

2.提高檔案管理人員的素質和管理水平

作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專業(yè)理論知識和熟悉的業(yè)務技能。因此，企業(yè)可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業(yè)知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業(yè)務環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

3.優(yōu)化檔案管理模式，實現(xiàn)信息化管理

實現(xiàn)檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據本單位人事檔案管理的現(xiàn)實情況自行開發(fā)檔案管理信息軟件或者是對外購買專業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。

結束語：

做好企業(yè)人事檔案管理工作，有助于企業(yè)對員工的了解，使員工的個人能力得到更好地發(fā)揮。我們要用長遠的目光來看待人事檔案管理工作，充分支持人事檔案管理工作的開展并學習先進的管理技術，建立完善的管理體系，保障企業(yè)內部的正常穩(wěn)定的運轉，以促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

作者：阮曉霞 單位：廣東省韶鑄集團有限公司