企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化探析

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人事檔案管理工作是每個(gè)企業(yè)單位基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容之一對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了鋪墊作用，然而由于各種各樣的因素的影響，使得人事檔案管理現(xiàn)代化存在較多的問(wèn)題。本文以企業(yè)人事檔案管理為切入點(diǎn)，分析人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題，切實(shí)提出推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施。

1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題分析

人事檔案是對(duì)企業(yè)工作人員具體信息的一個(gè)真實(shí)記錄，包括員工的工作信息及所獲得的榮譽(yù)亦或是懲罰等，為企業(yè)人事管理人員了解員工、挖掘員工才能、正確決策與科學(xué)管理等提供了參考基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，我國(guó)各企業(yè)的人事檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，但仍舊存在著很多問(wèn)題，影響著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。以下是對(duì)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題的具體分析。

1.1缺少完善的人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作對(duì)于每個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的。然而，由于人事檔案的管理工作較為基礎(chǔ)，且較為繁雜，往往得不到足夠的重視，相關(guān)企業(yè)單位缺少完善的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作沒(méi)有制度可以依靠，工作的開(kāi)展不免有幾分盲目，管理的效果往往不盡人意。

1.2檔案管理方式依然落后。

信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)留存方式發(fā)展到以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息為核心技術(shù)，改變了各領(lǐng)域的工作方式，為企業(yè)提供了人力資源利用保障。但是部分企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)仍然存在用手工對(duì)檔案資料進(jìn)行機(jī)械性的拆裝，管理手段較為落后，企業(yè)管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識(shí)影響下，檔案管理缺乏必要的規(guī)范。

1.3檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求。

在人事檔案管理過(guò)程中，存在著檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求的現(xiàn)象，集中表現(xiàn)在檔案信息不完善與人事檔案跟蹤進(jìn)度較慢兩個(gè)方面。就檔案信息不完善而言，人事檔案需要記錄員工的基本信息、擅長(zhǎng)的工作領(lǐng)域、具體的能力水平以及所取得的成績(jī)等等，如若檔案信息不完善，那么檔案內(nèi)容質(zhì)量就不符合規(guī)定的要求，影響人事管理人員聘用或提拔員工，不能發(fā)揮人事檔案最大的作用，甚至使得人事檔案的存在形同虛設(shè)。就人事檔案跟蹤進(jìn)度較慢而言，某些企業(yè)員工變動(dòng)頻率較高，人員調(diào)動(dòng)幅度較大，那么就要求人事檔案管理人員及時(shí)的更新檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。如若人事檔案跟蹤進(jìn)度較慢，則降低了檔案內(nèi)容的利用效率，甚至造成人事檔案脫檔的情況發(fā)生，不能為管理人員的決策與管理作出正確的參考，也在一定程度上降低了人事檔案存在的價(jià)值。

1.4人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平較低。

很多的人事檔案管理人員由于自身的專(zhuān)業(yè)水平不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒(méi)有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)熟練的專(zhuān)業(yè)人才。

2推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施

前文已述，企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化存在著較多的問(wèn)題，在一定程度上影響著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，故而要切實(shí)采取相關(guān)措施，針對(duì)這些問(wèn)題，逐一解決，確保人事檔案最大程度上發(fā)揮參考作用。

2.1完善人事檔案管理制度。

各企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理工作之前要針對(duì)相關(guān)管理制度加以完善，使得相關(guān)管理人員在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，有制度可以依靠，要規(guī)范可以遵守，提高人事檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2.2檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。為了切實(shí)做到人事檔案管理工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)管理素質(zhì)，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)及時(shí)完善與更新檔案信息，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時(shí)解決。2.3加強(qiáng)人事檔案的保密管理。人事檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，要認(rèn)真研究人事檔案信息化管理的相關(guān)政策，建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制，嚴(yán)格界定人事資源和信息資料的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的加密功能要正確操作。比如有些企業(yè)在人事檔案過(guò)程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號(hào)和密碼進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)查閱資料，出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來(lái)了安全隱患。因此，在工作中，人事檔案管理者應(yīng)該時(shí)刻保持清醒的頭腦，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密條例，準(zhǔn)確采用信息化手段進(jìn)行管理。

2.4實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。

檔案信息質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。人事檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的人事檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等。相反，如若實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，不斷的挖掘與啟用人才，為檔案部門(mén)建設(shè)辦公室和檔案室，配備計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)軟件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理情況，為保持電子設(shè)施更新的及時(shí)性和延續(xù)性增加投資，這樣才能加快企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

2.5提高人事檔案信息化相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將人事檔案管理的工作做的更完善。不僅如此，還要建立員工績(jī)效考核體系?？?jī)效考核是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是企業(yè)在既定的戰(zhàn)略目標(biāo)下，運(yùn)用特定的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，對(duì)工作人員的個(gè)人表現(xiàn)、工作表現(xiàn)及工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行評(píng)估，并運(yùn)用評(píng)估的結(jié)果對(duì)員工將來(lái)的工作行為和工作業(yè)績(jī)產(chǎn)生正面引導(dǎo)的過(guò)程和方法。其主要分為組織績(jī)效考核和個(gè)人績(jī)效考核，這就要求電力企業(yè)的工作人員不僅注重個(gè)人績(jī)效，還要注重團(tuán)體績(jī)效，這樣一來(lái)，不僅提高了員工的個(gè)人工作能力，更增強(qiáng)了團(tuán)體凝聚力、提高團(tuán)體意識(shí)，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)合作精神，有利于人事檔案管理工作的開(kāi)展，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。綜上淺述，企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的作用，在實(shí)際的管理過(guò)程中往往存在著很多的問(wèn)題，需要切實(shí)采取相關(guān)措施加以解決例如完善人事檔案管理制度、使檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化、加強(qiáng)人事檔案的保密管理、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展與提高人事檔案信息化相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化，加快企業(yè)發(fā)展的步伐。

作者：付琳琳 單位：哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院