事業(yè)單位人事檔案管理困境與突圍

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人事檔案能直觀地反映一個人的出身、學習培訓經(jīng)歷、各類社會關系、工作和獎懲狀況的原始記錄，是上級單位進行培養(yǎng)、選拔、任命的重要參考依據(jù)。所以當人事檔案管理工作出現(xiàn)突出問題，影響到事業(yè)單位發(fā)展需求時，事業(yè)單位的人事部門就必須給予高度重視，并采用可行性方法予以改善，進而實現(xiàn)擁有完善管理制度及高素質(zhì)管理人員，全面普及信息化管理的理想局面。

1事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的人事管理模式和干部選拔機制，已經(jīng)伴隨著社會主義各項事業(yè)的發(fā)展，呈現(xiàn)出滯后的疲態(tài)。雖說近年來我國已經(jīng)在干部選拔、職稱評定以及人才管理流動方面進行了些許改革，但是收獲頗微。甚至因其缺乏完整的改革目標和準確的價值定位，導致其呈現(xiàn)出的效果與社會主義各項事業(yè)發(fā)展進度南轅北轍。因循守舊的管理方法、墨守成規(guī)的管理方式，混亂且不健全的競爭獎勵機制，“感性”因素的過度參與———這些不僅使事業(yè)單位一部分人員過度“安于現(xiàn)狀”、缺乏危機感，更助長了不思進取的敗壞風氣；最為遺憾的是讓一些真正有工作能力、有積極精神面貌的優(yōu)秀干部因為缺乏良好的機遇而隨波逐流、歸于平庸。長此以往，人才的選拔和培養(yǎng)陷入了惡性循環(huán)；久而久之，各項工作便無法順利開展起來。

2事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境

2.1管理隊伍水平低下

人事檔案管理本身是一項比較復雜且極具專業(yè)性的工作，同時需要投入大量的人力和財力來保證其工作的質(zhì)量。但是近年來多數(shù)事業(yè)單位在進行改革時，往往將人事管理部門的專職檔案人員視作“非必要”工作者，納入縮減編制的范疇中。在這種操作局面下，檔案管理人員大多是由非專業(yè)人員兼任，甚至兼任者本身的工作性質(zhì)與人事背道而馳。由于本身缺乏專業(yè)性，加之單位沒有完備的人事管理制度，歸檔、資料匯編、整理移交等工作都無法準確完成，如此難以避免檔案資料缺失等問題的高頻出現(xiàn)。此外事業(yè)單位現(xiàn)行的聘用制度，導致工作人員的流動性日趨加大，檔案管理人員的調(diào)動也極其頻繁，這樣既不利于單個事業(yè)單位檔案管理水平的提高，也將管理人員個人和團隊陷入了不穩(wěn)多變、難以提升個人素質(zhì)的困局當中。

2.2信息化水平不高

表面看來，雖然目前許多事業(yè)單位都安裝有“人事檔案管理系統(tǒng)”等類似的軟件系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)設計的缺陷或其它原因，這一信息化的平臺，并沒有實現(xiàn)“物盡其用”。據(jù)調(diào)查，大部分平臺操作人員對其只是進行最基本的原始記錄和統(tǒng)計操作，至于員工在實際工作和生活中形成的各方面文件并不予收入，如此自然大幅度降低了檔案管理的信息化程度。而且一些單位的管理人員出于工作習慣，仍然采用原始的紙質(zhì)查閱方法，這樣一方面會對檔案文件造成不可抗力的損耗，還會大大降低工作效率。

2.3重視程度不夠

人事檔案管理是一項本質(zhì)而基礎的工作，而且行于細微之處，無法像銷售團隊那樣看到顯而易見的成績。所以很多時候，難以避免一些領導干部存在著對人事檔案工作的認識誤區(qū)，將文字抄寫和資料整理當成其全部的工作內(nèi)容，覺得沒有任何技術難度可言，人人皆可為之。領導層面的認識偏差，容易導致其下工作人員長期將自己置于被動應付的局面，長此以往，很難再為事業(yè)單位的各項工作提供力量。

3事業(yè)單位人事檔案管理的突圍路徑

3.1加強隊伍建設，提高管理水平

從基本層面來說，人事檔案管理工作進行的如何，取決于具體管理人員的自身素質(zhì)及專業(yè)技能。事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進，迫切需要一支集高水平、高效率、高素質(zhì)于一體的人才隊伍，需要一批真正意義上用有強大操作能力和創(chuàng)新意識的工作人員。而要實現(xiàn)這個目標，除了必要的崗位設置，最重要的就是需要定期組織培訓，人事檔案管理的工作人員只有從自身意識到這份工作的重要性，才有可能主觀能動地驅(qū)使自己跟隨現(xiàn)代科技的發(fā)展方向，即時了解最先進的管理方法、將最有效的管理技術運用到實際工作當中，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻自己的力量。

3.2加強信息化建設，提高管理效率

加強人事檔案管理的信息化建設，是人事檔案管理服務于整個人事工作的需要，也是其順應社會信息化潮流的必然選擇。具體來說，這要求人事檔案管理部門依托單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)和平臺，利用以計算機為代表的現(xiàn)代設備或先進技術，將已經(jīng)輸入系統(tǒng)的檔案資料由原始的圖文或影像變?yōu)榻y(tǒng)一的“數(shù)據(jù)”，保證紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案共同保存。同時還要及時準確地輸入最新的人事信息，方便上級部門或領導通過電子系統(tǒng)查閱所需內(nèi)容。如此，方便了確有工作需要的領導或員工，提高了人事檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，并且較大程度地提高了人事檔案的利用率，可謂“一舉三得”。

3.3強化管理意識，營造良好環(huán)境

人事檔案管理意識的進一步深化，可以極大程度地提升檔案管理的具體工作水平。首先，要利用信息化渠道進一步完善人事檔案資料，努力提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，嚴格按照相關制度標準開展檔案收集整理以及歸檔工作，要從源頭上杜絕虛假消息；其次，在檔案管理的過程中還有進一步完善案卷整理工作準則，使檔案的整理更加標準、規(guī)范，為上級單位選擇和任用人才提供最真實可靠的信息。總而言之，當前我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作確實存在著較為明顯的問題，這些問題有的來源于管理人員本身，有的則是來源于上級領導或單位，無論哪一種都間接決定了檔案管理工作改革的迫在眉睫。但是任何改革都是在結(jié)合單位發(fā)展的具體情況的基礎上，有規(guī)劃、有目的地循序進行。只要能依托現(xiàn)代信息科技建立起一只高水平的檔案管理隊伍，并且從思想深處強化每一位工作人員的主動意識，那么目前管理工作現(xiàn)存的很多問題都將得到一定的改善。當我國事業(yè)單位的具體人事檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)大幅度提升時，也必然能為我國社會整體的經(jīng)濟發(fā)展提供更為堅實的保障。

作者：謝智莉 單位：泰州市環(huán)境監(jiān)測中心站