企業(yè)人事檔案管理對人力資源管理影響

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前言

在目前社會中，人事檔案仍是個人信息的主要載體，它是對任何一個公民的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系和思想言行方面的文字記錄，而在企業(yè)中人力資源管理中的重要工作之一就是檔案管理，隨著企業(yè)結(jié)構(gòu)的多元化和市場經(jīng)濟(jì)下對適合的人才的渴望不斷增加。因此，完善的人事檔案管理工作才能夠有效完成的基礎(chǔ)人力資源可以將檔案作為企業(yè)對工作需要和員工能力綜合匹配的用具，對于企業(yè)的結(jié)構(gòu)改革和中層員工的選拔，員工的定向培養(yǎng)等都具有非常重要的參考價(jià)值。

一、人事檔案管理對人力資源管理的意義

1、防止人才埋沒

目前企業(yè)能夠依靠的手段就是通過人事檔案，來了解人才過去的受教育情況，工作經(jīng)歷以及現(xiàn)在的生活狀況，來考慮今其后是否適合企業(yè)工作。因此，一份真實(shí)有效的人事檔案能才能幫助企業(yè)得到人才真正的信息，才能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，了解人才，留住需要的人才，以及防止內(nèi)部人員的埋沒。

2、妥當(dāng)調(diào)配人力資源

有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)更加合理的安排員工，在對每個員工都有了深入性了解的基礎(chǔ)上，對員工暗器能力進(jìn)行合理安排?？茖W(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理可以在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確的人才配置，還能完成人力資源的信息共享，依據(jù)不同員工的特長充分發(fā)揮人才的相對優(yōu)勢，促進(jìn)人才在各個部門都能夠有良好的工作氛圍，從而推動企業(yè)的快速發(fā)展。

3、制定人力資源計(jì)劃

對于人才資源需求最大的區(qū)域一般都是數(shù)是來自于企業(yè)內(nèi)部，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鋈肆Y源檔案有助于企業(yè)對人才需求進(jìn)行及時了解，最終對人才資源計(jì)劃予以合理制定。只有在科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墨@取人事檔案的基礎(chǔ)上，才能為人力資源需求做出更為準(zhǔn)確、有效并且科學(xué)的預(yù)測。

二、人事檔案管理對人力資源管理的影響

1、得不到有價(jià)值的人力資源信息

目前企業(yè)中的人事檔案中的材料大多過于陳舊，大多事以員工的歷史的記錄為主，因此，企業(yè)很少會重新翻閱，而是不斷更新新的資料，很少能夠了解到員工近期的個人狀況，以至于人力資源管理部門無法從這些庫存檔案中發(fā)現(xiàn)能夠反映員工狀況，進(jìn)步過程的有效資料，導(dǎo)致企業(yè)在需要內(nèi)部分配、提升的階段，不能得到可靠的依據(jù)。

2、阻礙對人力資源的配置

首先，真實(shí)性是人事檔案的最基本的特性，現(xiàn)在社會企業(yè)中由于個人信息的不真實(shí)以致企事業(yè)單位用人失誤的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，殺之不絕，這些不真實(shí)的信息將會使得人事部門無法對職工進(jìn)行正確的評估，進(jìn)而無法對企業(yè)的人力資源計(jì)劃中涉及到的人員配置、員工升職和離退休計(jì)劃等進(jìn)行正確的擬定，更對企業(yè)當(dāng)前及未來的人力資源需求預(yù)測帶來負(fù)面影響，使企業(yè)與其真正需要的人才失之交臂。

3、大幅度降低人力資源管理部門的工作效率

首先，由于人事檔案中的材料過于陳舊，而新放進(jìn)去的材料也是一些程式化的記錄文件，能夠真正的反映當(dāng)事人最新動態(tài)情況的材料是相當(dāng)少的，因此人力資源管理部門要想從這些繁多且復(fù)雜的人事檔案中獲取對企業(yè)有價(jià)值的信息，需要做很多方面的刪減和調(diào)查工作，這無疑會增加人力資源部門的不必要工作量。而傳統(tǒng)的人事檔案大都采用紙質(zhì)檔案的管理模式為主，但是伴隨企業(yè)職工流動性的上升，同事也為人力資源管理部門翻查人事檔案的過程帶來很大難度，浪費(fèi)了大量的人力物力，直至導(dǎo)致人力資源部門管理的效率低下。

三、提高人事檔案管理的方案

1、提高負(fù)責(zé)檔案管理的人員素質(zhì)

做任何工作，首先都需要員工的認(rèn)真、負(fù)責(zé)，人事檔案管理工作更是如此，為了對企業(yè)每一位員工更好的負(fù)責(zé)，這個崗位的擔(dān)子只會更重，因此提高企業(yè)所有負(fù)責(zé)人事檔案管理人員的素質(zhì)勢在必行，在人事崗位也要設(shè)定適合的提升、淘汰責(zé)任制，定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，不光要提高員工的專業(yè)知識、技能，提高他們的職業(yè)道德水準(zhǔn)、責(zé)任心，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)精神才是重中之重，打破人事崗位是閑職的思維理念，提高員工的服務(wù)意識，才能真正的對企業(yè)每位員工負(fù)責(zé)。

2、加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

在目前企業(yè)的人事檔案管理工作中，應(yīng)及時進(jìn)行檔案平臺的更新?lián)Q代，為了能夠使人事檔案管理工作更加制度化以及法律化，要與時俱進(jìn)，建設(shè)更為先進(jìn)、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的人事檔案管理制度。提高企業(yè)檔案傳遞以及登記制度，采用動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)人事檔案的遺漏和丟失，能夠及時修復(fù)漏洞，找回丟失資料，是的企業(yè)能夠隨時隨地，在需要的時候獲取到需要的信息，完善人力資源管理工作，能夠最大程度幫助企業(yè)提高工作效率。四、結(jié)語目前，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，研究怎樣掌握真實(shí)的人事檔案可以說對企業(yè)發(fā)展有著相當(dāng)重要的作用，更是提升人力資源管理效率的一個有效途徑，能夠使企業(yè)在需要的時候，科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、及時的完成對人員的調(diào)配，因此，如何清楚的認(rèn)識到目前人事檔案管理的弊端于漏洞，并加以完善，成為了企業(yè)保持健康，具有市場競爭力的重要因素。

作者：石盛菊 單位：兵團(tuán)供銷社