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談人才服務(wù)中心人事檔案管理工作

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談人才服務(wù)中心人事檔案管理工作

【摘要】為了加快實現(xiàn)人才服務(wù)中心管理改革與創(chuàng)新,文章針對人事檔案管理工作展開討論,介紹新形勢下人事檔案管理要求,并從四個方面總結(jié)管理問題,然后提出正確認(rèn)知人事檔案管理、拓寬人事檔案管理的宣傳范圍、創(chuàng)新人事檔案管理模式、創(chuàng)建人事檔案管理團(tuán)隊四點建議,確保人才服務(wù)中心人事檔案管理工作滿足新形勢要求,以期能夠提高人事檔案使用價值。

【關(guān)鍵詞】新形勢;人才服務(wù)中心;人事檔案管理;人力資源社會保障部門

人才工作管理服務(wù)中心作為區(qū)政府直屬事業(yè)單位,為人們提供人事檔案查詢,人事檔案記錄學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù),能夠真實地體現(xiàn)出個人實際情況,也關(guān)系到在社會中參與就業(yè),是用人單位聘請人才非常關(guān)鍵的依據(jù)。由此可見,人才服務(wù)中心的人事檔案管理非常必要。此外,人才服務(wù)中心連接了人才與用人單位,是兩者之間非常重要的連接載體,因此必須要保證人事檔案內(nèi)容完整性與真實性。一方面能夠為人才提供專業(yè)化服務(wù),另一方面能夠使用人單位了解到更加詳細(xì)的人才數(shù)據(jù)?,F(xiàn)階段,實施人事檔案管理在新形勢環(huán)境下難免會出現(xiàn)一些問題,下面以濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心為例,圍繞人事檔案管理工作展開討論。

一、新形勢下人才服務(wù)中心人事檔案管理背景

人事檔案在我國有相對久遠(yuǎn)的發(fā)展歷史,在一直以來的實踐中逐漸形成相對成熟的思維模式與管理體系。新形勢下人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作,在市場經(jīng)濟(jì)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等多項因素影響下,逐漸體現(xiàn)出數(shù)字化、智能化的特點。為此,人才服務(wù)中心也必須要結(jié)合周圍環(huán)境做出改變,創(chuàng)新人事檔案管理模式。與此同時,考慮到人事檔案管理工作的重要性,人才服務(wù)中心在實施該項工作時,務(wù)必要將重點放在檔案管理方法的創(chuàng)新上,積極采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息在線共享,可以更加高效地查詢所需要的數(shù)據(jù),為人才服務(wù)中心工作提供便利。

二、人才服務(wù)中心人事檔案管理問題

結(jié)合濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心現(xiàn)狀,總結(jié)人事檔案管理存在的問題,表現(xiàn)在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、人檔分離、管理方法以及檔案管理人員數(shù)量這四個方面。

(一)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏正確認(rèn)知。進(jìn)入到大數(shù)據(jù)環(huán)境之后,人才服務(wù)中心的人事檔案管理必須要積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù),但個別管理人員對于數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏充分認(rèn)識,認(rèn)為人才服務(wù)中心只需要暫時保管人事檔案即可,導(dǎo)致其他管理并沒有得到深入展開。例如,檔案數(shù)字化管理人數(shù)較少,掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的操作不夠熟練,對今后檔案管理深入實施造成阻礙。

(二)依然面臨人檔分離問題。人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理經(jīng)常面臨的問題,即為人檔分離,該問題主要出現(xiàn)在畢業(yè)大學(xué)生群體中。當(dāng)學(xué)生離開學(xué)校之后,其個人檔案會寄存在人才服務(wù)中心,如果畢業(yè)生所參與的工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻率較高,那么這一部分群體檔案便會在人才服務(wù)中心滯留。面對長期無人過問的檔案,人才服務(wù)中心在檔案信息更新這一方面也會滯后,從而出現(xiàn)人檔分離問題。

(三)檔案管理模式需要創(chuàng)新。新形勢對人才服務(wù)中心管理提出新要求,實施人事檔案管理,必然要朝著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。雖然現(xiàn)階段人事檔案管理已經(jīng)全面實現(xiàn)了信息化建設(shè),但在大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)層面還有很大的提升空間。

(四)人事檔案管理人員數(shù)量缺失。人才服務(wù)中心作為基層單位,主要負(fù)責(zé)人事檔案管理的各項工作。但隨著工作環(huán)境與社會形式的變化,人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作也發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變,工作內(nèi)容更加細(xì)化,人事檔案管理工作崗位也逐漸增多,面臨技術(shù)與信息化管理理念等多方面要求。但是在人才配備方面依然不足,例如檔案管理人員專業(yè)性以及人數(shù)較少,甚至存在一人兼任多崗的現(xiàn)象。

三、人才服務(wù)中心人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

(一)正確認(rèn)識人事檔案管理。人才服務(wù)中心在新形勢下開展人事檔案管理,務(wù)必要對該項工作有一個正確的認(rèn)識,特別是人才服務(wù)中心的管理者,要分別從人員編制、人事檔案管理、基礎(chǔ)設(shè)施培訓(xùn)等多個方面給予重視,并且增加成本投入,能夠在新形勢環(huán)境下了解人事檔案管理要求,明確個人承擔(dān)的職責(zé),從而提升檔案管理的專業(yè)性。面對大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)在人事檔案管理工作中的融入,需要建立全新的人事檔案觀,這就需要加強(qiáng)宣傳,明確人事檔案的重要性,創(chuàng)新檔案管理方法與理念,真正體現(xiàn)出人事檔案的實際應(yīng)用價值。另外,人才服務(wù)中心必須要做好人力資源開發(fā),凸顯人事檔案利用價值,作為管理人員也要明確個人對于檔案管理的重要意義,特別是檔案對應(yīng)的“人”。通過人事檔案記錄的政治面貌、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù),可以幫助用人單位篩選需要的人才。

(二)拓寬人事檔案管理的宣傳范圍。針對人檔分離這一問題,需要通過宣傳使全社會認(rèn)識到檔案的使用價值。人才服務(wù)中心可以到所在城市的社區(qū)、企業(yè)、高校中進(jìn)行宣傳,特別是高校學(xué)生群體,通過人事檔案使用價值的宣傳,可以了解檔案、明確檔案流轉(zhuǎn)過程、畢業(yè)后檔案管理作用,從而能夠采取合理的方式處理個人檔案,這也為人才服務(wù)中心人事檔案管理提供了便利。同時,人才服務(wù)中心利用傳統(tǒng)媒介與新媒體拓寬宣傳途徑,最大限度地杜絕人檔分離和棄檔等現(xiàn)象,盡可能地提高人才服務(wù)中心內(nèi)部檔案資源的使用價值。

(三)創(chuàng)新人事檔案管理模式。新形勢下,人事檔案管理工作的實施要積極創(chuàng)新管理模式,全方位展開檔案管理信息化建設(shè)與引用大數(shù)據(jù)技術(shù)。人才服務(wù)中心作為連接用人單位和人才的載體,在大數(shù)據(jù)時代深入推進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型非常必要,需要在軟硬件設(shè)備升級、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施更新等方面增加投入,通過信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,全方位提升人事檔案管理效率。除此之外,人才服務(wù)中心還應(yīng)該保證儲存檔案信息的安全性,避免重要檔案信息流失,給廣大服務(wù)對象帶來損失。基于新形勢對人事檔案管理的要求,人才服務(wù)中心需要采用全新的管理模式,重點突出檔案管理的開放性,這是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的一種新型模式,是以傳統(tǒng)人事檔案管理模式為基礎(chǔ)進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整。人才服務(wù)中心內(nèi)部儲存人事檔案向全社會開放,所有人都能夠了解檔案內(nèi)容,通過開放性檔案管理模式,無論是個人還是用人單位都能夠享受到專業(yè)服務(wù),滿足檔案使用需求。

(四)創(chuàng)建人事檔案管理團(tuán)隊。人才服務(wù)中心要想保證人事檔案管理質(zhì)量與專業(yè)性,就必須要創(chuàng)建專業(yè)管理團(tuán)隊,由專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。例如在人才服務(wù)中心內(nèi)部,根據(jù)檔案管理要求明確相應(yīng)數(shù)量的編制,聘請專業(yè)水平高、經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員,分別從公開招考、人才引進(jìn)這兩個方面加大力度,雙管齊下,引進(jìn)大量有專業(yè)素養(yǎng)和管理能力的人事檔案管理人員,切實提高管理團(tuán)隊專業(yè)水平。所有檔案管理人員進(jìn)入工作崗位前必須要接受培訓(xùn),如果人才服務(wù)中心條件允許,也可以為其提供外出培訓(xùn)的機(jī)會,或者聘請檔案管理行業(yè)領(lǐng)域的專家現(xiàn)場授課,幫助檔案管理人員了解更為豐富的專業(yè)知識與技能。實施人事檔案管理工作要在實踐管理過程中總結(jié)經(jīng)驗,完善檔案管理制度,通過切實可行的檔案管理制度調(diào)動所有工作人員的積極性,能夠為人事檔案管理提供專業(yè)服務(wù)。為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,人才服務(wù)中心中的人事檔案要在各個時間段呈現(xiàn)出獨特性,要由管理人員了解對應(yīng)使用時間政策規(guī)范與變動,這就需要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)水平的重視,從人事檔案材料的采集、審核、使用等方面著手予以完善。除此之外,作為人事檔案管理人員,還應(yīng)該開展跨專業(yè)學(xué)習(xí),了解與人事檔案管理相關(guān)的其他行業(yè)領(lǐng)域知識,通過管理團(tuán)隊內(nèi)部交流豐富個人的管理經(jīng)驗,將管理經(jīng)驗、管理技術(shù)充分融合,在新形勢下推動人才服務(wù)中心人事檔案管理發(fā)展。一方面能夠切實提升檔案管理人員的專業(yè)水平;另一方面也可以為今后檔案管理人員培訓(xùn)積累切實可行的經(jīng)驗。特別是檔案交接環(huán)節(jié),交接雙方除了要重視檔案數(shù)量、內(nèi)容等這些基礎(chǔ)項目,還要了解檔案材料有關(guān)政策變動,確保后續(xù)個性工作能夠有序展開,以免因為檔案管理人員變更信息或者信息斷層,致使前期檔案遺留問題無法及時得到解決。

四、結(jié)語

綜上所述,人才服務(wù)中心作為人事檔案集中管理主體,面對新形勢提出要求,需要分別從檔案管理方法、理念等方面進(jìn)行創(chuàng)新,使所有人都能夠認(rèn)識到檔案的重要性,杜絕棄檔與人檔分離等現(xiàn)象。今后人才服務(wù)中心進(jìn)行檔案管理工作,也應(yīng)該將各項工作和周圍環(huán)境結(jié)合,創(chuàng)新人事檔案管理理念,正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)對于人事檔案管理的重要意義,從而實現(xiàn)人才服務(wù)中心管理模式的創(chuàng)新。

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作者:張忠鵬 單位:濱州市沾化區(qū)人才服務(wù)促進(jìn)中心