人事檔案管理工作重點(diǎn)與方法探討

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國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)人才，企事業(yè)單位的發(fā)展更離不開(kāi)人才的引進(jìn)與管理，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展的重要力量。隨著我國(guó)人事改革制度的逐步落實(shí)，人事檔案管理的內(nèi)涵和外延有了顯著變化，人事檔案管理工作也面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，當(dāng)前，人事檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題，檔案管理工作人員的工作理念有待創(chuàng)新，工作方法還需優(yōu)化，因此，全面把握人事檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容至關(guān)重要。在檔案信息收集、整理、匯總方面更應(yīng)不斷細(xì)化工作內(nèi)容，更新管理思想，勇于迎接挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮主人翁意識(shí)，積極運(yùn)用各種信息化技術(shù)手段，以企事業(yè)單位發(fā)展方向和愿景做指引，將工作職責(zé)與自身發(fā)展緊密結(jié)合，切實(shí)做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）思想上輕視企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的工作十分重視，認(rèn)為業(yè)務(wù)部門(mén)是完成工作目標(biāo)的主力軍，在思想上缺乏對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，片面地將人事檔案管理工作看作是保管人事檔案和績(jī)效考核歸檔，對(duì)單位的發(fā)展起不到什么關(guān)鍵作用，也無(wú)法直接為單位帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)收益，這些狹隘的管理思想使得人事檔案管理處于單位管理的邊緣。

（二）管理上粗放人事檔案管理工作人員大多非專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)涵一知半解，在管理上難免出現(xiàn)紕漏，比如在單位新員工入職時(shí)，沒(méi)有及時(shí)讓員工填寫(xiě)人事檔案錄入信息表，往往是員工入職很久了，涉及到年終績(jī)效考核時(shí)，才會(huì)想起來(lái)還沒(méi)有進(jìn)行人事檔案表錄入工作，匆忙將落下的表格補(bǔ)上。這種粗放型的人事檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)人才的流動(dòng)，更不利于留住人才。

（三）細(xì)節(jié)上薄弱人事檔案管理工作繁雜，考核表格多，如果對(duì)人事檔案資料的業(yè)務(wù)不夠熟練，容易忽略細(xì)節(jié)上的管理，將會(huì)嚴(yán)重影響到人事檔案的完整度。有些人事檔案管理工作是兼職，主要工作是行政管理，對(duì)檔案管理工作只求不出錯(cuò)即可，在工作態(tài)度上不認(rèn)真，檔案資料不能做到及時(shí)歸檔，尤其體現(xiàn)在人事關(guān)系變動(dòng)時(shí)，職工需要將檔案遷出，才發(fā)現(xiàn)很多檔案資料不全，不能夠真實(shí)地反應(yīng)出職工在崗時(shí)的工作狀態(tài)，這種不全面、不完整的檔案資料給用人單位帶來(lái)較大困擾。

二、人事檔案管理工作的重點(diǎn)

（一）強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工都應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，從思想上高度重視這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。領(lǐng)導(dǎo)要在年初單位規(guī)劃工作目標(biāo)時(shí)，就將人事檔案管理工作提上日程，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期或者不定期地對(duì)人事檔案管理工作開(kāi)展監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)檔案資料不完善的情況要及時(shí)提出，督促改正。同時(shí)，各部門(mén)之間要協(xié)調(diào)好與人事檔案管理有關(guān)的工作內(nèi)容，按時(shí)將檔案匯總到檔案室，避免出現(xiàn)人事檔案大量堆積的現(xiàn)象。

（二）配備設(shè)施設(shè)備人事檔案管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，在經(jīng)費(fèi)撥付上也要加大投入力度，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備，不斷提升人事檔案管理的硬件設(shè)施。在人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)上，也要選擇那些售后服務(wù)好、系統(tǒng)更新快、軟件維護(hù)佳的信息研發(fā)企業(yè)；杜絕使用一些小企業(yè)的雜牌軟件，安全漏洞不能及時(shí)修補(bǔ)，極其容易導(dǎo)致人事檔案資料外泄，最終造成不可挽回的重大損失。經(jīng)濟(jì)條件較好的企事業(yè)單位還可以建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案室，不要忽視防潮、防霉、防火等設(shè)施的配備，確保檔案資料安全、不損壞。

三、改革人事檔案管理工作的方法

（一）健全檔案管理制度建立人事檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)，在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（二）嚴(yán)格核實(shí)把關(guān)加強(qiáng)人事檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過(guò)程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率；在鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門(mén)外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

（三）強(qiáng)化收集力度收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，人事制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人才是發(fā)展的第一要素，人事檔案資源在促進(jìn)企事業(yè)單位人才發(fā)展方面一直發(fā)揮著重要作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的需要，也是企事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。人事檔案管理工作人員要將自身工作與企事業(yè)單位發(fā)展緊密融合，積極貫徹落實(shí)人事檔案改革工作，將創(chuàng)新的思想和踏實(shí)的態(tài)度融入到人事檔案管理具體工作之中，努力提高檔案管理質(zhì)量，讓人事檔案為職工說(shuō)話(huà)、為單位謀利，最終達(dá)到企事業(yè)單位與人才之間的和諧發(fā)展。

作者：王星宇 單位：巴彥縣人才服務(wù)中心