探討基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理

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[摘要]本文結(jié)合新時期我國基層醫(yī)療機構(gòu)面臨的基本形式，從管理原則、管理體制、管理對象、技術(shù)手段、人才建設(shè)等角度分析了基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理存在的問題，為我國基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理提出了可供參考的解決思路和工作方法。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療

隨著我國綜合實力的不斷增強和老齡化時代的到來，人民群眾對醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的需求將會呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢，縣鄉(xiāng)及以下各類衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)無疑會成為這一歷史重任的重要參與方。如何充分發(fā)揮好縣鄉(xiāng)及社區(qū)基層醫(yī)療機構(gòu)的作用，積極應(yīng)對和化解老齡化帶來的一系列問題，關(guān)鍵是加強基層衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)人才隊伍建設(shè)，做好各類人才人事檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理，建立完善促進人才成長與和合理流動的人事檔案管理機制。這將是當(dāng)前和今后一個時期加強衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才隊伍的一項重要任務(wù)。

1加強基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理的重要意義

2020年，我國將全面進入小康社會，到本世紀中葉，我國又將進入中等發(fā)達國家行列。在經(jīng)過了30年高速發(fā)展時期，我國進入一個中高速高質(zhì)量發(fā)展和城鎮(zhèn)化建設(shè)提速階段。在這樣一個重要階段，我國也將迎來老齡化時代，養(yǎng)老模式也將由傳統(tǒng)家庭養(yǎng)老為主逐步向社會養(yǎng)老轉(zhuǎn)換。未來30年，縣級城市和大的鄉(xiāng)鎮(zhèn)將成為農(nóng)村人口轉(zhuǎn)移居住的主要集聚地，如何提前做好謀劃，積極應(yīng)對和化解老齡化帶來的問題和矛盾，是保障城鎮(zhèn)化健康發(fā)展和保持城鎮(zhèn)充滿活力的關(guān)鍵所在。在這樣大的框架和歷史視角下，分析和判斷縣鄉(xiāng)各類衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)面臨的歷史機遇和承擔(dān)的歷史使命，有著非常重要的意義?！皼]有全民健康，就沒有全民小康”。這是2014年12月，在考察江蘇鎮(zhèn)江市世業(yè)鎮(zhèn)衛(wèi)生院時提出的觀點。十八屆五中全會首次提出推進健康中國建設(shè)，“健康中國”上升為國家戰(zhàn)略。醫(yī)療健康是個民生問題，事關(guān)國家發(fā)展全局。2016年7月25日會見世界衛(wèi)生組織總干事陳馮富珍時，再次闡述了推進“健康中國”的決策部署：使全體中國人民享有更高水平的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，也是我們兩個一百年目標的重要組成部分。做好醫(yī)療保健工作，關(guān)鍵在人，在于建立一支高素質(zhì)、高水平的醫(yī)療保障隊伍。建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理制度，則是保障醫(yī)療保健人才隊伍健康穩(wěn)定和發(fā)展壯大的重要制度保證。因此，我們應(yīng)當(dāng)站在新的歷史起點和高度審視和對待縣鄉(xiāng)基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理工作。

2基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前，縣區(qū)衛(wèi)健局為衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)人事檔案主管部門，一般都是在衛(wèi)健局機關(guān)集中存放管理，檔案管理人員多為兼職。多年來，人事檔案管理工作在促進縣鄉(xiāng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、加強專業(yè)技術(shù)人員隊伍建設(shè)和保障人民群眾生命健康方面發(fā)揮了重要作用。但隨著時代的發(fā)展進步，舊有的人事檔案管理模式已不能完全適應(yīng)時代的需要。問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是人事檔案文件材料整理規(guī)范出臺相對滯后[1]。中共中央組織部在1991年、1996年先后出臺了《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對干部和人事檔案管理的基本原則、整理方法、歸檔范圍進行了規(guī)范。2018年，中共中央組織部出臺了新的《干部人事檔案工作條例》，但相應(yīng)的整理細則并未配套出臺，“成套裝訂”的規(guī)定仍是基本方法[2]，至今未作明確修訂[3]。但對于“成套裝訂”裝訂的問題和弊端，現(xiàn)有研究已經(jīng)取得了相當(dāng)成果和共識[4]。雖然近年來，國家檔案局2015、2019年出臺的檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》[5]和國家檔案局第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中按“件”整理檔案的原則和方法進行了規(guī)定，但在涉及人事檔案文件材料的整理時僅籠統(tǒng)要求“人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定?！比绾伟础凹睂θ耸聶n案進行整理，仍然需要各單位具體進行探索和研究。二是人事檔案管理體制機制有待進一步理順?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中規(guī)定，“縣（市、區(qū)、旗）以下機關(guān)（單位）的干部人事檔案可以按不同類別、身份，由縣（市、區(qū)、旗）黨委組織部門、人力資源社會保障部門等分別集中管理?！痹趯嶋H中工作，基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案一般由縣衛(wèi)健局人事科管理。由于文書檔案的管理職責(zé)屬于辦公室等綜合文秘部門，因此現(xiàn)有管理體制使人事檔案和文書檔案的管理分別隸屬于不同部門，導(dǎo)致在各類檔案的管理過程中不易形成合力。三是人事檔案管理信息化水平相對落后。目前，基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理仍以傳統(tǒng)管理手段為主，缺少必要的信息化支撐。這一方面表現(xiàn)在人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平不高。現(xiàn)有成熟的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計上主要面向文書檔案，人事檔案管理功能不健全，組織部門配發(fā)的信息管理系統(tǒng)主要面向人事信息管理，不能覆蓋到全部人事檔案全部內(nèi)容。另一方面表現(xiàn)在人事檔案數(shù)字資源建設(shè)水平較低?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中規(guī)定，“干部人事檔案分為正本和副本?！薄案北居烧局饕牧系膹?fù)制件構(gòu)成?！钡S多基層醫(yī)療機構(gòu)的副本多為紙質(zhì)復(fù)印件，沒有對人事檔案進行數(shù)字化加工，人事檔案仍以紙質(zhì)檔案管理為主。四是檔案管理專業(yè)人員隊伍力量不足。《干部人事檔案工作條例》中規(guī)定，“每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員。有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的干部人事檔案工作機構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員?！钡趯嶋H工作中，一般是由1名縣級衛(wèi)健局人事科工作人員兼職負責(zé)。這種方式不容易保持檔案管理工作的連續(xù)性，極易出現(xiàn)人員斷檔，不利于檔案管理人員隊伍的健康成長。五是檔案管理模式偏于粗放[6]。大部分人事檔案仍采用傳統(tǒng)管理方式進行粗放式管理，有些甚至很多年還是放在原來的檔案袋里，沒有按照要求進行分類裝訂，處于無序狀態(tài)。從而造成有些檔案材料一旦丟失，就會造成無法彌補的損失。六是歸檔材料形式內(nèi)容單一?，F(xiàn)在用人單位每年的歸檔材料，主要包括年度考核登記表、正常職務(wù)晉升、工資晉級審批表、入黨材料和學(xué)歷教育相關(guān)材料。這些材料難以形成對一個人的全面客觀評價。七是檔案管理在促進人才隊伍成長方面的作用沒有得到充分發(fā)揮?；鶎俞t(yī)療機構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員人事檔案，是專業(yè)技術(shù)人員在成長過程中累計形成的綜合評價材料，應(yīng)當(dāng)是對專業(yè)技術(shù)人員客觀評價最好的見證，也是選撥使用專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù)。目前，專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案在這方面的作用遠遠沒有得到充分發(fā)揮。

3做好基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理的意見建議

針對目前基層醫(yī)療機構(gòu)面臨的問題，建議從以下幾個方面加強人事檔案管理工作。一是加強對人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。應(yīng)成立黨委領(lǐng)導(dǎo)下的衛(wèi)健系統(tǒng)人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，成員由組織、檔案、衛(wèi)健、人社等部門負責(zé)同志擔(dān)任。辦公室設(shè)在衛(wèi)健局，具體負責(zé)衛(wèi)健系統(tǒng)人事檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督協(xié)調(diào)工作。辦公室定期召集會議，聽取衛(wèi)健系統(tǒng)各單位人事檔案管理工作情況匯報，及時解決檔案管理中發(fā)現(xiàn)的困難和問題，保證各單位專業(yè)技術(shù)人員歸檔材料及時、完整入檔。二是加強人事檔案管理制度和規(guī)范建設(shè)?？h衛(wèi)健局作為衛(wèi)健系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員人事檔案主管部門，應(yīng)牽頭建立制定完善的人事檔案管理制度和規(guī)范。人事檔案管理制度應(yīng)包括管理人員隊伍建設(shè)、人事檔案歸檔制度、管理使用和閱檔制度以及保密制度等。人事檔案管理工作應(yīng)建立監(jiān)督制約制度，應(yīng)按照《干部人事檔案工作條例》中規(guī)定配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的同志負責(zé)人事檔案管理工作，以保證檔案管理工作公正、透明、高效和長遠發(fā)展。應(yīng)參照《歸檔文件整理規(guī)則》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》要求，結(jié)合基層醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理的實際，探索制定以“件”為單位整理人事檔案的具體方法和操作細則，形成科學(xué)的檔號編制規(guī)則和歸檔章使用辦法，增強人事檔案管理的規(guī)范性、完整性。三是加強人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。鑒于人事部門對人事檔案具有獨立的管理職責(zé)，因此應(yīng)為配備獨立的檔案室或在檔案室中劃出獨立空間專用于人事檔案管理。存放人事檔案的檔案室應(yīng)具備獨立的門禁裝置和符合要求視頻監(jiān)控、消防滅火、溫濕度控制設(shè)備。應(yīng)給予必要的經(jīng)費保障，更新配置電腦、高拍儀、檔案盒、檔案櫥等檔案管理設(shè)施，做到人事檔案管理工作緊跟時展步伐。四是加強人事檔案信息化建設(shè)。這一方面要加強人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)覆蓋鑒別、整理、歸檔、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、利用、統(tǒng)計等人事檔案管理各流程的一體化管理平臺,與原有人事信息管理系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)接口對接，提高各類檔案信息資源的整合水平。另一方面要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，奠定人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)[7]。在規(guī)范紙質(zhì)人事檔案的同時，鑒于人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主[8]，應(yīng)按照《干部人事檔案工作條例》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》[9]要求，對人事檔案進行數(shù)字化加工，形成覆蓋全面、內(nèi)容完整、質(zhì)量合格的檔案數(shù)字化復(fù)制件，并通過唯一標識符與人事檔案數(shù)據(jù)庫建立一一對應(yīng)關(guān)系，方便調(diào)閱檔案，保障檔案安全。五是抓好專職檔案管理人員的培訓(xùn)培養(yǎng)。要把檔案管理人員繼續(xù)教育納入檔案管理工作重要日程，組織檔案管理人員積極參加檔案主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時，要根據(jù)單位學(xué)習(xí)計劃安排以及檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的共性問題，適時組織專題培訓(xùn)和理論水平提升培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。六是拓寬歸檔材料范圍。應(yīng)將個人每年度績效考核、繼續(xù)教育形成的材料納入個人檔案，同時，應(yīng)突出個人道德建設(shè)方面的相關(guān)內(nèi)容，如行善助人、潔身自好和遵規(guī)守紀、廉政建設(shè)情況。從而形成不僅僅是簡單記錄個人業(yè)務(wù)成長，而是全方位記錄一個人德能勤績廉全面成長的結(jié)果，最終達到通過查閱個人人事檔案就能基本達到對個人進行綜合客觀評價的目的。七是統(tǒng)籌做好衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員人事檔案管理和綜合利用。在專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和培養(yǎng)選拔人才時，應(yīng)重點調(diào)閱個人人事檔案，從而充分發(fā)揮人事檔案在人才評價中的重要參考作用[10]。

4結(jié)語

在發(fā)達國家中，日本是老齡化問題最嚴重的國家之一，也是社會保障體系最健全的國家。日本采取的積極應(yīng)對措施中，其中一條就是加強醫(yī)療保障人才隊伍建設(shè)，提升保障服務(wù)能力，做好配套醫(yī)療服務(wù)，通過政府有計劃發(fā)展、市場自主擴展等方式為老齡化群體提供快捷、高效的醫(yī)療服務(wù)。他山之石，可以攻玉。面對已經(jīng)到來的老齡化，在不斷完善社會保障體系的同時，縣鄉(xiāng)黨委政府和衛(wèi)健部門應(yīng)緊緊抓住山東省作為全國醫(yī)養(yǎng)結(jié)合示范省的重大機遇，深入貫徹落實國家對衛(wèi)生保健工作的一系列重要決策部署，切實把基層衛(wèi)生人才隊伍建設(shè)提升到戰(zhàn)略層面，從做實專業(yè)技術(shù)人才人事檔案入手，盡快建立起縣鄉(xiāng)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才與社會養(yǎng)老保健深度融合的成長、流動、培養(yǎng)、使用綜合評價體系，為提升縣鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù)和群眾健康水平做出積極貢獻，為實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“中國夢”保駕護航。

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作者：王艷紅 單位：巨野縣衛(wèi)生健康局