人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)實踐發(fā)展策略
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摘要：在高等?？圃盒＿M行人力資源檔案信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)的不成熟、從業(yè)人員意識不到位及素質(zhì)偏低等問題，影響了其數(shù)字化進程。本文從高等專科院校進行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢入手，分析了高等?？圃盒Ｈ肆Y源檔案實施信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了實現(xiàn)信息化建設(shè)的基本路徑，以期促進高等?？圃盒n案管理工作效率與質(zhì)量的提升。
關(guān)鍵詞：高等?？圃盒?；人力資源；檔案數(shù)字化；發(fā)展策略
如今，人力資源檔案數(shù)字化管理是大勢所趨。從高等?？圃盒５慕嵌瓤?，有利于提高整體的檔案管理水平；從檔案管理人員的角度看，有利于提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量；對于學(xué)生而言，安全的檔案存儲環(huán)境和完整的檔案記錄是成功找到工作的前提。因此，高等專科院校人力資源管檔案進行數(shù)字化建設(shè)是十分必要的。
一、高等?？圃盒＿M行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢
高等教育在全國范圍內(nèi)的普及使得招生人數(shù)逐年增加，隨之而來的師生檔案管理工作量也呈上升趨勢。過去較為落后的人力資源檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)很難滿足現(xiàn)今的管理需求。因此，高等?？圃盒＿M行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)有助于實現(xiàn)整體管理的現(xiàn)代化。其優(yōu)勢具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是減少檔案管理人員的工作壓力，降低出錯率。相較于傳統(tǒng)的手工管理，數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)資料的即時查找與查閱，降低了因?qū)W生重名或字跡不清晰而造成的失誤[1]。二是降低了檔案管理的時間與人力成本。過去手工管理檔案時，需要對不同專業(yè)、不同年份學(xué)生的檔案按照順序和固定數(shù)量進行儲存，查找和歸檔時還需檔案管理人員耗費額外的時間和精力實施操作，十分不便。而實施檔案管理數(shù)字化后，節(jié)省了額外的時間和人力成本，提高了工作效率。
二、高等?？圃盒Ｈ肆Y源檔案實施信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
（一）管理體系有待完善。高等?？圃盒Ｈ肆Y源檔案的管理模式較為松散，與其他部門之間并未形成統(tǒng)一的標準，缺乏完善的管理體系[2]。這在無形中增加了不必要的工作量，比如高等?？圃盒Ｈ肆Y源檔案有時需要被不同部門的人員查看或進行內(nèi)容填充，在此過程中，如何實現(xiàn)快速查找與歸檔，如何解決不同部門之間對檔案需求的沖突等問題，就需要檔案管理人員與其他工作人員進行協(xié)商和思考。另外，不少高等專科院校的檔案管理人員缺乏工作重心和發(fā)展方向[3]，無法對自己現(xiàn)階段的工作質(zhì)量進行理性的認知。
（二）資金投入較為保守。雖然網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在高等?？圃盒?nèi)全面覆蓋，但是相關(guān)管理設(shè)備的更新速度卻始終較為緩慢。造成此種情況的主要原因是高等?？圃盒Ｔ谫Y金投入方面較為保守。首先，硬件方面。全校師生的檔案儲存與管理工作需要較大的網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)存儲空間以及反應(yīng)靈敏的計算機設(shè)備作為保障[4]，但實際上檔案管理設(shè)備運行較慢，無法提供高效即時的便捷服務(wù)。其次，系統(tǒng)與軟件方面。并未引入較為理想的現(xiàn)代化管理與辦公系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理人員在處理檔案時，時常出現(xiàn)界面卡頓、訪問受限、數(shù)據(jù)丟失等問題[4]，無形中增加了其等待和額外工作的時間。最后，在檔案管理人員的培訓(xùn)和軟硬件維護方面也缺乏相應(yīng)的資金投入，使得檔案管理人員的技能提升只能依靠自己來完成，遇到系統(tǒng)或硬件問題時無法及時解決，使檔案管理工作無法持續(xù)高效地開展。
（三）檔案管理人員水平層次不齊。檔案管理人員存在水平參差不齊的情況，主要是由于：一是檔案管理人員較少或年齡偏大，缺乏主動學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的意識。二是檔案管理人員可能由其他部門的管理人員擔(dān)當，對檔案管理基礎(chǔ)流程和方法的了解并不透徹。三是高等專科院校在檔案管理方面開設(shè)勤工助學(xué)崗位或直接由獲得獎助金的學(xué)生來完成，這些學(xué)生既缺乏基本的檔案管理常識又對院校內(nèi)部的管理部門體系不甚了解，因此無法提高工作效率。總之，高等?？圃盒n案管理人員的水平不一，專業(yè)人才缺乏。
三、高等?？圃盒Ｈ肆Y源檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)的基本路徑
（一）汲取經(jīng)驗完善管理體系。管理體系是高等?？圃盒n案管理工作順利開展的基本前提，因而需要根據(jù)當前檔案管理工作的實際情況予以調(diào)整，保證實施的可行性。一是可從高等?？圃盒Ｆ渌芾聿块T的工作中汲取經(jīng)驗并結(jié)合檔案管理的特性對舊有管理體系予以完善。二是完善體系需要從解決實際檔案管理問題的角度出發(fā)，避免脫離實際。三是明確檔案管理的基本管理原則，確立明確的管理制度，量化檔案管理人員的考核機制，使檔案調(diào)動、歸檔與整理時出現(xiàn)的問題有據(jù)可依，提高從業(yè)人員的管理積極性[5]。
（二）加大資金投入。高等專科院校需加大對人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。在硬件上，需加大網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)存儲空間，同時淘汰老舊的計算機設(shè)備，避免檔案管理人員在進行檔案校對、存儲及查找時，出現(xiàn)卡頓或死機的現(xiàn)象。在系統(tǒng)與軟件上，需加大與軟件開發(fā)類企業(yè)間的合作或投資，整合資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的引入，避免使檔案管理人員在工作時遇到訪問受限、數(shù)據(jù)丟失等情況，縮短其等待和額外工作的時間。最后，加強對檔案管理人員培訓(xùn)資金的投入，引入專業(yè)的系統(tǒng)維護人員，及時解決操作系統(tǒng)時存在的各類問題。
（三）引入高新管理人才，加強培訓(xùn)。針對上述高等專科院校檔案管理的人員存在水平參差不齊的情況，可從加強人員培訓(xùn)及引入高新專業(yè)管理人才兩個方面得以改善。一是增加檔案管理人員的數(shù)量和年輕人的占比，為檔案管理提供新的工作思路。二是加強對原有檔案管理人員的培訓(xùn)，使其在具備基礎(chǔ)計算機技能的同時了解數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)，在實踐中得到強化。三是重視檔案管理的安全性。引入的高新管理人才需要具備較為復(fù)合的技能，一方面對檔案管理的工作流程和基礎(chǔ)方案有所了解，另一方面還需具備扎實的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包含安全、存儲、運行、維護等方面，提高高等?？圃盒n案管理的可持續(xù)性。數(shù)字信息技術(shù)在高等專科院校中的普及減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了院校整體的管理效率。不僅如此，檔案數(shù)字化建設(shè)還與國家提出的高等?？圃盒９芾響?yīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化的政策[6]相關(guān)。因此，高等?？圃盒Ｔ谌肆Y源檔案管理方面進行數(shù)字化建設(shè)既是順應(yīng)國家對教育管理改革提出的要求，也是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。
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作者：張盛斌 單位：湘中幼兒師范高等?？茖W(xué)校
