事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升

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摘要：人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位員工隊伍整體精神面貌和工作能力的最佳體現(xiàn)，對于單位的發(fā)展以及員工的發(fā)展等都有著一定的促進作用。因此，要想更好的適應(yīng)社會發(fā)展需求，首要任務(wù)就是要對事業(yè)單位現(xiàn)有的人力資源檔案管理工作模式進行全面的革新，并采取一系列科學有效的管理措施。本文也會針對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的特點和必要性進行著重的分析，并結(jié)合其中存在的具體問題，提出相應(yīng)的管理對策，以便為進一步提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提供可靠的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源檔案管理；問題分析；管理對策

對于事業(yè)單位而言，人力資源檔案管理工作是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，為事業(yè)單位進行人才聘用和選拔等提供了重要的參考依據(jù)和資料信息。但是在實際檔案管理過程中，很多事業(yè)單位都會因為自身檔案管理制度不完善、檔案管理觀念落后、檔案管理人員技術(shù)水平不高等因素而出現(xiàn)很多問題，這在一定程度上就會阻礙單位的快速發(fā)展。因此，要想改善現(xiàn)狀，當務(wù)之急，就是要尋找一條便捷有效的管理途徑來提高事業(yè)單位人力資源檔案理平。

一、事業(yè)單位人力資源檔案特征分析

（一）多樣性特征首先，事業(yè)單位人力資源檔案資料集結(jié)了各部門員工的基本資料和各種資歷認證材料等；其次，事業(yè)單位人力資源檔案集結(jié)了整體員工隊伍的具體工作信息、崗位晉升信息以及獎懲記錄等；第三，事業(yè)單位人力資源檔案包括整體員工隊伍的薪金待遇、福利待遇、社保資料等信息；最后，事業(yè)單位人力資源檔案的載體形式十分多元化，如：紙質(zhì)載體、影音錄像、磁盤、照片圖像等。（二）階段性特征事業(yè)單位人力資源檔案的形成并非一朝一夕，具體可以分三個關(guān)鍵階段，因此，其階段性特征十分明顯。首先，檔案形成階段。即單位所有員工基本檔案信息的形成，主要包括員工的個人信息、基本資料和入職資料等；其次，檔案發(fā)展階段。即單位員工在日常工作中所積累形成的檔案信息，如：職位調(diào)動、職位發(fā)展、各項考核業(yè)績等資料信息；最后，離職退休階段檔案。即單位所有離職和退休職工的資料信息。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理的意義

（一）有利于促進單位的更好發(fā)展做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，可以在一定程度上為單位的更好發(fā)展提供可靠保障。因為通過人力資源檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)層才能對每位員工的具體情況進行全面了解和掌握，進而在此基礎(chǔ)上開展相應(yīng)的的培訓(xùn)計劃和工作調(diào)動計劃等。另外，由于人力資源檔案信息中詳細記錄員工的日常工作業(yè)績和工作情況，所以這在某種程度上還能為單位人力資源的優(yōu)化配置提供可靠的參考依據(jù)，進而做到人盡其才，不斷提高單位的核心競爭力，使其整體工作效率、工作質(zhì)量達到最大化。

（二）有利于更好的調(diào)動單位員工的工作熱情一般情況下，事業(yè)單位在進行人員崗位調(diào)動時，都會充分考慮員工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個人信息，也對其以往的工作表現(xiàn)及各項業(yè)績考核等有著詳細的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，能夠更好的調(diào)動員工的工作熱情和積極性，從而使其在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮出最大的力量。

三、目前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的具體問題

（一）人力資源管理理念有待更新在當前快節(jié)奏的時展中，隨著各行各業(yè)的不斷變革創(chuàng)新，一些事業(yè)單位對于人力資源檔案管理工作時常處于忽視的重視的狀態(tài)中，在實際管理時，依然按照傳統(tǒng)的管理理念和模式來執(zhí)行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對于單位的持久發(fā)展以及員工的可持續(xù)發(fā)展等都造成了很大的影響。

（二）人力資源檔案管理制度有待完善現(xiàn)如今，一些事業(yè)單位雖然整體發(fā)展水平取得了較大的成效，但是在人力資源管理方面依然處于待提升、待完善的狀態(tài)中，不僅所制定的檔案管理制度存在很多漏洞，而且對于人力資源檔案管理工作內(nèi)容的規(guī)劃設(shè)計也是存在很多不合理的地方，這樣就會嚴重影響檔案管理人員的工作積極性，使其在日常工作中常常抱著隨意的態(tài)度來進行，很難在工作中發(fā)揮出自身應(yīng)盡的義務(wù)和責任，從而使得單位人力資源檔案管理水平大大日漸降低。

（三）人力資源檔案管理人員素質(zhì)有待提升由于事業(yè)單位人力資源檔案管理工作具有一定的專業(yè)性和綜合性，所以對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平也有著極為嚴格的要求。但實際上很多事業(yè)單位人力資源檔案管理人員的綜合水平都很難達到相應(yīng)的標準要求，所以使得單位人力資源檔案管理工作的效率和質(zhì)量大打折扣，并且在一定程度上還會給事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展造成很大的阻礙和影響。

四、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相關(guān)管理策略

（一）強化人力資源檔案管理的認知為了最大化提升事業(yè)單位的核心競爭力，使其人力資源檔案管理水平能夠達到相應(yīng)的標準要求，關(guān)鍵任務(wù)就是要不斷強化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對該項檔案管理工作的重視度，不僅要將人力資源檔案管理納入到單位可持續(xù)發(fā)展決策中，而且還要對該項管理工作給予正確的認知，并在此基礎(chǔ)上組建一支高素質(zhì)、高水平的人力資源檔案管理隊伍。這樣才能進一步提高人力資源檔案管理工作效率和質(zhì)量，更好的為事業(yè)單位發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。

（二）合理規(guī)劃設(shè)計人力資源檔案管理內(nèi)容目前，各級事業(yè)單位在開展人員招聘工作時，都會通過筆試、面試等環(huán)節(jié)來進行層層考核。一旦錄用還要對員工開展崗前培訓(xùn)以及綜合能力等項目的培養(yǎng)。而這些環(huán)節(jié)中所形成的資料信息都可作為人力資源檔案資料來進行收集和整理歸檔。另外，員工入職后的業(yè)績考核、工作表現(xiàn)等相關(guān)信息也要作為人力資源檔案信息進行整理歸檔，這樣才能確保檔案的完整性和真實性，進而為事業(yè)單位人力資源管理工作的順利開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

（三）建立科學有效的人力資源檔案管理制度首先，要立足于事業(yè)單位的發(fā)展實際，在現(xiàn)有的人力資源檔案管理制度進行全面的補充與完善，使其能夠達到一定的科學化與合理化；其次，要保證人力資源檔案管理制度的簡潔性和雙向性，使之在單位領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工等管理方面能夠發(fā)揮出真正的實效作用，這樣才能突顯出事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的公平性，為單位的持久穩(wěn)定發(fā)展奠定扎實基礎(chǔ)；再次，要保證制度的嚴肅性和權(quán)威性，這樣才能在人力資源檔案管理工作中發(fā)揮出一定的約束作用，從而更好的規(guī)范檔案管理人員，使之能夠全身心的投入到日常檔案管理中，全面確保人力資源檔案管理水平；最后，要根據(jù)人力資源檔案實際管理情況，構(gòu)建相應(yīng)的升級達標考核機制，以便可以定期對相關(guān)檔案管理人員的工作情況進行監(jiān)督與考核，進而及時針對所存在的問題給予正確的指導(dǎo)，這樣才能更好的規(guī)范人力資源檔案管理工作，使其整體管理水平達到最大化。

（四）加大人力資源檔案資料收集力度檔案資料的收集是開展事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的關(guān)鍵條件，在實際執(zhí)行過程中，相關(guān)管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)，能夠采用先進的管理技術(shù)對相應(yīng)的人力資源檔案資料進行有效的識別和及時歸納整理，堅決抵制不符合要求的人力資源檔案材料進入到歸檔工作中，這樣才能保證檔案資料的完整性與準確性，從而為單位人力資源的優(yōu)化配置與管理提供可靠的信息數(shù)據(jù)，更好的促進單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。

（五）加強人力資源檔案管理信息化建設(shè)在經(jīng)濟新常態(tài)下，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作也要做到與時俱進，不斷加強信息化建設(shè)，以便可以最大化提升自身的人力資源檔案管理水平，更好的適應(yīng)社會發(fā)展需求。在實際管理過程中，事業(yè)單位不僅要對該項管理工作給予正確的認識，而且還要加大資金扶持力度，引進先進的管理技術(shù)、管理系統(tǒng)等，以便可以及時準確的對人力資源檔案信息進行有效的鑒別、整理、歸檔存儲，進而最大化保障信息的時效性和安全性，為單位人力資源管理工作提供可靠的參考依據(jù)。另外，要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助性作用，將紙質(zhì)的人力資源檔案管理資料轉(zhuǎn)變成豐富立體的文字資料、圖片、聲像等數(shù)據(jù)，并將其納入到信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，這樣才能便于管理人員的查閱和調(diào)用，提高單位人力資源檔案管理工作效率。

（六）不斷提升人力資源檔案管理人員的綜合水平在信息技術(shù)全面充斥的今天，事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化建設(shè)要想達到一定的技術(shù)水準，就要在招募和培訓(xùn)人力資源檔案管理人員時，要以電子檔案推進建設(shè)為核心理念，不僅要適當提高用人標準，對管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識、信息技術(shù)水平等進行全面的考核。而且還要定期組織檔案管理人員參加專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便使其能夠?qū)W習到最先進的人力資源檔案管理技術(shù)，進而在實際工作中能夠針對各類文件資料，采用對應(yīng)的軟件技術(shù)對其進行檢索、歸檔以及登記等，從而確保電子檔案的安全性和完整性，更好的提高其在單位人力資源管理中的利用價值，真正為事業(yè)單位的發(fā)展和員工的發(fā)展起到相應(yīng)的推動作用。

結(jié)束語：

綜上所述，做好人力資源檔案管理工作，不僅有利于促進單位的更好發(fā)展，而且還能最大化調(diào)動員工的工作熱情，實現(xiàn)其個人發(fā)展目標。因此，各級事業(yè)單位必須對該項管理工作給予一定的重視度和認知度，既要將其納入到單位戰(zhàn)略發(fā)展決策中，又要完善相應(yīng)的檔案管理制度，并明確人力資源檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強人力資源檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能真正提高人力資源檔案管理水平，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息。

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作者：薛翔蕓 單位：烏魯木齊市軍事供應(yīng)站