談科技期刊編輯工作效率提升策略

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摘要:隨著社會的發(fā)展，科技期刊編輯的工作量也在逐步增加，為了提高編輯工作效率、優(yōu)化稿件加工質(zhì)量，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出要重視對返修稿件的核對、使用文章模板、提高初審稿件的加工質(zhì)量、應(yīng)用采編系統(tǒng)、提高文后參考文獻(xiàn)的校對效率等方法，期望可以對同類期刊出版工作提供借鑒，促進(jìn)期刊質(zhì)量提高。

關(guān)鍵詞:編輯;工作效率;稿件;加工質(zhì)量;初審

一、引言

編輯工作繁雜而瑣碎，既要求編輯有耐心，同時(shí)又要細(xì)心。受市場環(huán)境影響，目前大部分雜志迫于生存發(fā)展的需要都在增加雜志的版面，因此編輯的工作量也在與日劇增，如何提高編輯的工作效率，使其在有限的時(shí)間內(nèi)保證稿件質(zhì)量是值得探討的［1］?！逗邶埥竽莲F醫(yī)》是全國創(chuàng)刊比較早的畜牧獸醫(yī)類科技期刊之一，在全國畜牧獸醫(yī)期刊界享有較高的知名度。近年來，雜志社通過不斷的改革創(chuàng)新，使刊發(fā)的稿件在創(chuàng)新性和學(xué)術(shù)性上達(dá)到較高的水準(zhǔn);同時(shí)通過提高編輯業(yè)務(wù)水平、完善編校流程，使刊物在標(biāo)準(zhǔn)化方面得到較大提高。筆者結(jié)合在《黑龍江畜牧獸醫(yī)》工作的多年經(jīng)驗(yàn)，對如何提高編輯工作效率，優(yōu)化稿件加工質(zhì)量進(jìn)行初步探討，謹(jǐn)供同行參考。

二、科技期刊編輯工作效率提升的方法

(一)重視對返修稿的核對修改稿是編輯將初審意見及外審專家的審稿意見匯總后發(fā)給作者修改的稿件，修改稿中除了有修改意見外有時(shí)還會有編輯或外審專家格外修改或標(biāo)注的內(nèi)容;而返修稿是作者根據(jù)修改稿中提出的意見逐條解答并修改后返回編輯部的稿件［2］。編輯處理返修稿與處理初審稿的側(cè)重點(diǎn)會有不同，對于返修稿編輯會著重看作者是否將初審提出的修改意見都核實(shí)修改，修改是否合格，此外對于修改符合要求的文章，編輯還要對文章的整體結(jié)構(gòu)和文字表達(dá)是否通順再著重修改［3］。然而編輯在處理修改稿時(shí)往往會遇到諸多問題:例如，1．作者返回的Word文檔不是編輯發(fā)給作者的，導(dǎo)致編輯和作者沒有在同一個(gè)文檔中進(jìn)行修改，這時(shí)就容易出現(xiàn)漏改的情況;2．作者在返修稿中回避主要問題的修改，有的作者甚至對提出的問題不進(jìn)行解釋，也不修改，只對細(xì)小的問題進(jìn)行修改;3．有的作者因修改意見自己解決不了甚至把需要修改的內(nèi)容刪掉，造成文章整體結(jié)構(gòu)不完整;4．編輯沒有讓作者修改的內(nèi)容作者自己進(jìn)行了刪改，如單位和作者姓名，甚至不告知編輯;5．對于編輯修改過的內(nèi)容作者又修改回去，如科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化要求修改的內(nèi)容，導(dǎo)致編輯做重復(fù)工作等。諸如此類的問題還有很多，針對這種情況，編輯在處理返修稿時(shí)一定不能掉以輕心，筆者總結(jié)出以下幾點(diǎn)建議:1．遇到返修稿未在編輯發(fā)給的Word文檔中修改這種情況，編輯要在第一時(shí)間和作者取得聯(lián)系，問明原因，讓作者一定要在編輯發(fā)的文檔中修改。2．在退修稿中將編輯要求的內(nèi)容以醒目的文字逐條列出，如文中除了要求修改的地方，其它修改之處要以醒目顏色突出，這樣涉及改作者姓名、單位或數(shù)據(jù)等重要信息時(shí)會給編輯以提示;提醒作者要在編輯發(fā)給的Word中修改;修改稿是通過投稿系統(tǒng)返回還是通過郵件直接回復(fù)返回等相關(guān)要求都可以在給作者發(fā)退修稿時(shí)一并附上。3．對于返修稿，編輯首先應(yīng)核對退修稿中提出的問題是否都進(jìn)行了解決和修改，同時(shí)對需要解釋的問題作者是否已經(jīng)進(jìn)行了說明，如果作者的解釋有事實(shí)依據(jù)，編輯也要和作者進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤?，以達(dá)成共識［4］;對于編輯把握不了的專業(yè)性較強(qiáng)的內(nèi)容，可以尋求審稿專家?guī)椭?，就相關(guān)問題與審稿專家溝通，討論是否錄用。4．對于退修稿件中要求修改的問題，作者沒有修改的，在返修稿中一定要標(biāo)注好，就相關(guān)問題可以給作者發(fā)郵件再次強(qiáng)調(diào)，或直接電話溝通。5．文章的結(jié)構(gòu)是文章的骨架，只有好的文章結(jié)構(gòu)，文章內(nèi)容表達(dá)才能更清晰、邏輯性更強(qiáng)［5］。主要問題解決之后，編輯還要重新把文章通讀一遍，著重審查文章的整理結(jié)構(gòu)，如研究性文章中是否存在將結(jié)果部分的內(nèi)容寫到了方法里，或討論部分層次不清晰，前后不連貫，討論內(nèi)容脫離主題等問題。

(二)使用文章模板每個(gè)期刊在期刊主頁上或雜志里都會刊出投稿須知，甚至有的期刊會把詳細(xì)的文章模板提供給作者，供作者下載，這便于作者了解相應(yīng)期刊對文章內(nèi)容及格式的要求。編輯在處理稿件時(shí)經(jīng)常會遇到作者來稿寫作格式不正確的情況，出現(xiàn)這種情況筆者分析可能有兩種原因:一是作者在投稿時(shí)沒有查閱該期刊對文章格式的要求，沒有看投稿須知或使用文章模板;二是看了文章模板，但沒有仔細(xì)閱讀，且對于規(guī)范化方面的內(nèi)容了解不深，尤其是圖、表、公式、參考文獻(xiàn)等格式。因此，在處理稿件時(shí)，編輯可以先讓作者把文章格式按本刊投稿格式要求進(jìn)行修改，也可以直接把文章模板發(fā)給作者，讓作者參照修改。這樣既可提升編輯的審稿效率，同時(shí)也促進(jìn)科研工作者對于科技期刊標(biāo)準(zhǔn)化的了解、掌握和運(yùn)用。

(三)提高初審稿件的加工質(zhì)量《黑龍江畜牧獸醫(yī)》雜志社在2014年8月開始采用期刊稿件采編系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了編輯在初審中即可進(jìn)行電子稿加工，改變了以前只能在紙版校樣上進(jìn)行稿件加工的局限，使稿件加工工作適當(dāng)提前。1．稿件加工時(shí)間前移，可減輕稿件后期加工的壓力。編輯部由于發(fā)稿量逐年增加，編輯的工作量也在逐漸加大，如果在初審過程中就可以將文章中80%～90%的問題解決掉，那么編輯的工作效率則會大幅度提高;2．在初審中進(jìn)行稿件加工，是與作者聯(lián)系的最佳時(shí)機(jī)［6］。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有些作者在投稿時(shí)就臨近畢業(yè)或即將要離開做試驗(yàn)的單位，此時(shí)與作者就文章相關(guān)事宜進(jìn)行溝通，作者的記憶還比較清晰，對原始數(shù)據(jù)查找也比較容易，甚至補(bǔ)做試驗(yàn)也來得及。同時(shí)由于剛投稿，作者會比較關(guān)注稿件投稿情況，針對編輯提出的修改意見也會積極配合;但是若間隔一段時(shí)間(一般是6～8個(gè)月)，編輯在對文稿校對時(shí)發(fā)現(xiàn)問題需要與作者聯(lián)系，此時(shí)作者對試驗(yàn)相關(guān)細(xì)節(jié)的記憶就不會很清晰，甚至有時(shí)都很難聯(lián)系到作者，給編輯工作增加了困難，不利于編輯工作效率的提高。因此，建議將稿件加工校對時(shí)間前移，在解決完文稿中有質(zhì)疑和需要作者修改調(diào)整的內(nèi)容并經(jīng)過編輯加工校對后，再給作者發(fā)錄用通知單。

(四)重視期刊稿件采編系統(tǒng)在編輯工作中的應(yīng)用期刊稿件采編系統(tǒng)的出現(xiàn)順應(yīng)了期刊出版數(shù)字化的需求，提高了編輯及雜志社各部門的工作效率。傳統(tǒng)的編輯出版流程一般是，投稿作者通過投稿郵箱投稿，或編輯自行組稿→編務(wù)稿件登記→稿件初審、復(fù)審、終審→編校(一校、二校、三校)→組版→發(fā)排→印刷→發(fā)行。整個(gè)流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對整個(gè)出版流程工作造成影響，甚至延誤正?？冢?］。而期刊稿件采編系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)從稿件來稿到編輯審稿的全流程管理，簡化工作流程。例如，以前作者通過郵箱投稿后，編務(wù)需要從投稿郵箱中將每篇稿件下載下來，然后針對關(guān)鍵信息進(jìn)行登記，耗時(shí)耗力;而通過期刊稿件采編系統(tǒng)投稿后的稿件，作者在投稿時(shí)就會將相關(guān)信息登記完成，期刊采編系統(tǒng)會自動(dòng)生成記錄，并將信息存入數(shù)據(jù)庫。此步驟可將編務(wù)登記稿件的環(huán)節(jié)省去，同時(shí)也會降低因編務(wù)工作延遲導(dǎo)致編輯工作效率降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此外，審稿過程需要編輯、作者及審稿專家針對稿件的內(nèi)容及結(jié)構(gòu)修改等進(jìn)行溝通、交流，編輯與任何一方的溝通出現(xiàn)問題都會降低工作效率，使審稿的周期延長，工作的強(qiáng)度加大;而期刊稿件采編系統(tǒng)可使作者、編輯、審稿專家的工作透明化，任何一方在期刊稿件采編系統(tǒng)中更新稿件信息，其他人都會看到，只要信息更新及時(shí)，作者便可以及時(shí)了解到自己稿件的處理情況。可以說期刊稿件采編系統(tǒng)為編輯、作者及審稿專家提供了一個(gè)平臺，使編輯工作更加智能化，也使編輯部的工作更加簡化，既提高了編輯的工作效率，使編輯從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，有更多的時(shí)間用于稿件加工，也促進(jìn)了期刊的國際化發(fā)展［8］。

(五)熟練使用Word、Excel等常用的辦公軟件Word、Excel等辦公軟件是編輯在日常工作中經(jīng)常使用的，熟練掌握這些軟件可以大幅度提高編輯的工作效率。如官鑫等提出可以巧用Excel軟件對稿件信息、審稿專家信息和作者信息等進(jìn)行整合和拆分［9］;倪樹森等提出可以利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標(biāo)簽［10］。Word、Excel等辦公軟件的使用技巧還有很多，編輯在日常工作中應(yīng)積累并主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，提高自身能力的同時(shí)也能提高工作效率，一舉兩得。

三、結(jié)語

雖然編輯的工作量在不斷加大，但是在保證工作質(zhì)量的前提下，編輯還要不斷學(xué)習(xí)、提高［11］，時(shí)刻關(guān)注專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，提高編輯業(yè)務(wù)水平，掌握編輯行業(yè)規(guī)范，在工作中注意方式方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)期刊發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

［1］林國真．優(yōu)化工作流程提高編輯的工作效率［J］．天津科技，2015，42(4):73－74+76．

［2］陸宜新．編輯應(yīng)重視對修改稿的復(fù)審［J］．編輯學(xué)報(bào)，2016，28(1):34－36．

［3］袁立凡，王薇，宋淑云．淺談提高稿件編輯加工效率的方法［J］．編輯學(xué)報(bào)，2010，22(1):26－27．

［4］李明芳．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高醫(yī)學(xué)期刊編輯加工質(zhì)量和效率的探討［J］．海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2010，16(5):72－73．

［5］張彩鳳．科技期刊編輯流程各環(huán)節(jié)的協(xié)同效應(yīng)［J］．山東理工大學(xué)學(xué)報(bào):社會科學(xué)版，2011，27(1):91－93．

［6］賈翠娟，武文．科技文稿編輯加工的時(shí)機(jī)把握與修改技巧［J］．編輯學(xué)報(bào)，2013，25(1):39－40．

［7］郝京紅，閆聰．一種采編平臺在期刊編輯中的應(yīng)用［J］．中國傳媒科技，2013(10下):83－84．

［8］許敏，李慶華．淺析稿件采編系統(tǒng)在學(xué)報(bào)編輯工作中的應(yīng)用［J］．編輯學(xué)報(bào)，2010，22(1):27．

［9］官鑫，韓宏志，李欣欣，等．巧用Excel軟件提高期刊編輯的工作效率［J］．長春師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2019，38(6):197－200．

［10］倪樹森，王芳菲，丁月華．利用Word和Excel軟件快速制作期刊郵寄標(biāo)簽［J］．新聞傳播，2019(1下):67－68．

［11］程翠，王靜，胡世蓮．積沙成塔，用學(xué)習(xí)成就優(yōu)秀編輯［J］．今傳媒，2019(8):131－133．

作者：王芳菲 倪樹森 朱海虹 單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院