內(nèi)部審計(jì)下醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)淺探

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摘要:本文從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作的現(xiàn)狀展開(kāi)分析，總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作的方法，對(duì)HRP系統(tǒng)中合同審計(jì)方法進(jìn)行初步探討，為醫(yī)院合同審計(jì)工作發(fā)展建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；經(jīng)濟(jì)合同；內(nèi)部審計(jì)

一、關(guān)于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的概述

在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，國(guó)內(nèi)醫(yī)院逐步引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），將合同管理模塊嵌入HRP系統(tǒng)。在此過(guò)程中，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)在梳理醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)方法的基礎(chǔ)上，及時(shí)、科學(xué)、合理的調(diào)整審計(jì)工作策略，要符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、緊跟時(shí)代步伐，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)現(xiàn)狀

1.合同送審資料不明確、不規(guī)范

現(xiàn)如今隨著醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)張，醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)型高速拓展，設(shè)備、維保、耗材、試劑、藥品、服務(wù)采購(gòu)類(lèi)、基建、工程修繕類(lèi)、信息軟件開(kāi)發(fā)、租賃、醫(yī)聯(lián)體項(xiàng)目等類(lèi)型的合同應(yīng)運(yùn)而生，種類(lèi)繁多。部分醫(yī)院審計(jì)部門(mén)未對(duì)送審資料類(lèi)型進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致經(jīng)辦部門(mén)在提供送審資料時(shí)無(wú)據(jù)可依，只能根據(jù)自身理解和經(jīng)驗(yàn)提供資料，不能保證資料的完整性、符合性、相關(guān)性。因資料提供不規(guī)范，極可能致使審計(jì)部門(mén)在審核經(jīng)濟(jì)合同時(shí)做出不合理的判斷，或致使審計(jì)部門(mén)反復(fù)和業(yè)務(wù)部門(mén)溝通以獲得必要資料，增加溝通成本，降低審計(jì)效率，滯緩合同簽訂的時(shí)間。

2.合同審計(jì)底稿與意見(jiàn)評(píng)價(jià)缺失

目前，國(guó)內(nèi)大部分醫(yī)院內(nèi)部控制體系尚未達(dá)到高度成熟的階段，經(jīng)辦部門(mén)人員內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，若審計(jì)人員對(duì)合同審計(jì)意見(jiàn)僅是口頭交流而未形成書(shū)面意見(jiàn)，致使經(jīng)辦人員重視度低，錯(cuò)誤重犯率上升，從而導(dǎo)致合同不斷被退回業(yè)務(wù)部門(mén)整改，增加合同簽訂時(shí)間。且完整編寫(xiě)審計(jì)底稿，出具審計(jì)意見(jiàn)評(píng)價(jià)，對(duì)合同出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整理歸集，有利于審計(jì)部門(mén)留存證據(jù)，總結(jié)合同管理中的共性和個(gè)性問(wèn)題，為進(jìn)一步完善合同管理制度提出合理的、可執(zhí)行性建議。

3.合同審計(jì)鏈條未形成閉環(huán)

目前，不乏有內(nèi)部審計(jì)部門(mén)將合同審計(jì)的重點(diǎn)放在合同簽訂過(guò)程中，而對(duì)合同執(zhí)行中審計(jì)置若罔聞。前期簽訂前審核只能保證雙方的權(quán)利義務(wù)完整體現(xiàn)在合同文本內(nèi)，不能保證后期權(quán)利義務(wù)的履行完全按照合同文本執(zhí)行。在實(shí)際的合同執(zhí)行中，前期合同簽訂過(guò)程合理合規(guī)，但仍有不良供應(yīng)商會(huì)在合同簽訂之后“下功夫”。例如，有的供應(yīng)商以功能齊全、性能良好的設(shè)備A中標(biāo)，但在實(shí)際驗(yàn)收時(shí)，卻替換為性能、功能都相對(duì)較差，但能滿(mǎn)足功能需求的設(shè)備B，合同價(jià)款等依然按照設(shè)備A的執(zhí)行。或者，供應(yīng)商以中標(biāo)產(chǎn)品淘汰或升級(jí)更新為由，驗(yàn)收時(shí)未提供中標(biāo)產(chǎn)品，而提供“更新升級(jí)”后仍能滿(mǎn)足功能需求的新產(chǎn)品。以上兩種情況實(shí)質(zhì)上都屬于虛假應(yīng)標(biāo)的情況，而驗(yàn)收部門(mén)及使用科室因缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，極有可能以滿(mǎn)足科室需求為由通過(guò)驗(yàn)收。但其實(shí)這是嚴(yán)重?fù)p害醫(yī)院利益行為，性質(zhì)極其惡劣，甚至可歸類(lèi)為合同詐騙。若審計(jì)部門(mén)不對(duì)后續(xù)合同執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，從專(zhuān)業(yè)的角度提出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，協(xié)同多部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行的遵從性進(jìn)行探討，便會(huì)讓不良供應(yīng)商有機(jī)可乘，使醫(yī)院陷入糾紛的概率大大提高，不利于維護(hù)醫(yī)院的合法利益。

4.HRP系統(tǒng)合同審計(jì)方法的滯后性

隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)急劇增多，為整合醫(yī)院已有信息資源，許多醫(yī)院引入醫(yī)院資源規(guī)劃（HospitalResourcePlanning），通過(guò)信息化手段，搭建HRP系統(tǒng)平臺(tái)，并將合同管理板塊嵌入其中。這無(wú)疑是對(duì)合同審計(jì)的全新考驗(yàn)。部分醫(yī)院HRP系統(tǒng)中的合同管理模塊屬于運(yùn)行的初期探索階段，系統(tǒng)搭建尚不成熟，系統(tǒng)合同效期計(jì)算規(guī)則不完善，經(jīng)辦人員合同到期日等內(nèi)容填寫(xiě)不統(tǒng)一，可能導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)合同到期日與合同中實(shí)際有效期不符，影響后期有效期提醒功能的準(zhǔn)確性。而部分審計(jì)人員在對(duì)合同進(jìn)行線上審計(jì)時(shí)，仍然按照紙質(zhì)合同的審計(jì)方式進(jìn)行審核，不注重系統(tǒng)信息與合同文本的校對(duì)，未根據(jù)實(shí)際情況，新增審計(jì)關(guān)注點(diǎn)。

三、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的建議

1.明確、規(guī)范合同送審資料

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，運(yùn)用共性和個(gè)性的思維，將合同進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)的依據(jù)可以按照經(jīng)濟(jì)合同本身的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，或者根據(jù)主管業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)，還可根據(jù)資金經(jīng)費(fèi)來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)。在對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)的基礎(chǔ)上，可以和相關(guān)經(jīng)辦部門(mén)探討，梳理出合同送審資料清單，例如：合同文本、招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)（采購(gòu)小組的評(píng)標(biāo)意見(jiàn)或談判紀(jì)要）、采購(gòu)預(yù)算或院務(wù)會(huì)審批意見(jiàn)等等。其次，針對(duì)不同類(lèi)型的合同，梳理審出計(jì)所必需的資料，例如部分藥品、耗材、試劑或者工程類(lèi)合同，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)將供應(yīng)商資質(zhì)也列入送審資料清單中；耗材、藥品的引進(jìn)，有特殊流程的，也應(yīng)將對(duì)應(yīng)流程的審批文件納入送審清單中?？傊?，梳理、歸納送審清單是進(jìn)行合同審計(jì)的第一步，明確、規(guī)范的送審資料，有利于合同審計(jì)工作的順利開(kāi)展，節(jié)省溝通時(shí)間，提高合同審計(jì)效率。

2.編制審計(jì)底稿與評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)

審計(jì)底稿與審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)是能體現(xiàn)審計(jì)工作成果的重要形式，亦是一種嚴(yán)肅、正式的溝通方式。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的審簽部門(mén)之一，應(yīng)該對(duì)所審核的合同進(jìn)行登記，可以設(shè)置合同審計(jì)臺(tái)賬，以備后期查證。其中，對(duì)查驗(yàn)出不合理合規(guī)的合同，應(yīng)以審計(jì)底稿的方式進(jìn)行記錄并反饋給經(jīng)辦部門(mén)確認(rèn)。合同審計(jì)工作底稿至少應(yīng)包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容：底稿編號(hào)、合同名稱(chēng)、送審部門(mén)、送審時(shí)間、審計(jì)審核意見(jiàn)及建議、相關(guān)審計(jì)人員及復(fù)審人員簽字等。編制審計(jì)底稿的同時(shí)，應(yīng)該采取影片或者掃描文件等方式對(duì)有疑問(wèn)的資料進(jìn)行取證留存，保證審計(jì)檔案的完整性。每月或固定時(shí)間對(duì)合同審計(jì)底稿進(jìn)行歸納整理，梳理出經(jīng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的高頻率問(wèn)題，協(xié)同采購(gòu)、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢等多部門(mén)進(jìn)行討論，深入挖掘問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，探討解決方案。若屬于合同管理制度不健全、不合理的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂、完善，共同推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3.完善合同執(zhí)行中審計(jì)鏈條

合同執(zhí)行過(guò)程中審計(jì)顧名思義是對(duì)合同履行、變更、解除的合規(guī)性、合理性進(jìn)行檢查監(jiān)督。合同在履行過(guò)程中，審計(jì)首先應(yīng)關(guān)注合同文本內(nèi)容是否嚴(yán)格執(zhí)行，合同的簽約方、標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量、金額、時(shí)間等核心條款，是否與合同內(nèi)容完全保持一致。其中“時(shí)間”條款作為重點(diǎn)要素之一，其時(shí)效性要求供應(yīng)商必須按規(guī)定的時(shí)間提供相關(guān)設(shè)備或服務(wù)，否則必須承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。在審計(jì)合同變更和解除時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注變更事項(xiàng)的合規(guī)性、合理性。例如，簽約方的變更包括名稱(chēng)、賬戶(hù)、組織關(guān)系的變更等，除了考慮變更的合法性外，更應(yīng)考慮變更的實(shí)質(zhì)，謹(jǐn)防合同詐騙。合同的解除應(yīng)關(guān)注是否經(jīng)相應(yīng)的內(nèi)部權(quán)限人審批，需要上級(jí)審批的合同是否執(zhí)行相應(yīng)的審批程序。審計(jì)是合同執(zhí)行中的重要環(huán)節(jié)，審計(jì)部門(mén)可連同法務(wù)部等多部門(mén)共同進(jìn)行監(jiān)督。

4.基于HRP系統(tǒng)下合同審計(jì)方法的探討

相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的合同審計(jì)工作，HRP系統(tǒng)中的合同審計(jì)工作關(guān)注點(diǎn)更多，關(guān)注范圍更廣。首先，在系統(tǒng)試運(yùn)行階段，審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注權(quán)限設(shè)置的合理性。例如，合同附件、信息修改權(quán)限的控制。若不設(shè)置附件、信息修改權(quán)限控制策略，可能導(dǎo)致已審批合同信息及附件內(nèi)容被隨意替換、更改，無(wú)法確保系統(tǒng)中合同信息、電子版附件的一致性和準(zhǔn)確性。因此需要確保經(jīng)辦人提交合同審簽流程后，不能隨時(shí)修改系統(tǒng)中合同信息、替換合同電子附件，只能在合同審簽者駁回合同之后才能進(jìn)行修改，且系統(tǒng)應(yīng)記錄最后一次修改時(shí)間。其余審簽者不得修改任何附件及合同信息。其次，還應(yīng)關(guān)注合同數(shù)據(jù)查詢(xún)權(quán)限的設(shè)置情況。流程中相關(guān)人員不應(yīng)有查看所有合同數(shù)據(jù)的權(quán)限，否則容易導(dǎo)致合同內(nèi)容、產(chǎn)品價(jià)格等涉密信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)針對(duì)不同部門(mén)、崗位人員分級(jí)設(shè)置合同數(shù)據(jù)查詢(xún)權(quán)限，并且明確合同數(shù)據(jù)查詢(xún)授權(quán)審批流程。再者，應(yīng)關(guān)注審簽流程的完整性。審簽者在流程駁回時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)詳細(xì)的原因和修改意見(jiàn)，以便后續(xù)審簽部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)系統(tǒng)審批記錄了解合同修改情況。最后，審計(jì)人員在線上審批合同時(shí)，除了注重合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性，還應(yīng)將合同信息與系統(tǒng)信息進(jìn)行比對(duì)，確保系統(tǒng)字段填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確。

四、結(jié)語(yǔ)

合同審計(jì)工作是醫(yī)院穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的重要運(yùn)行保障，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部的監(jiān)督、咨詢(xún)功能，內(nèi)部審計(jì)工作人員更應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，發(fā)揚(yáng)探究精神和創(chuàng)新精神，更新工作思路，創(chuàng)新工作方法，盡量避免醫(yī)院陷入合同糾紛，保障醫(yī)院合法權(quán)益不受侵害，為醫(yī)院發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者:昌淦淋 單位:四川大學(xué)華西第二醫(yī)院