事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策
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根據(jù)《關(guān)于貫徹實(shí)施政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的通知》（財(cái)會(huì)〔2018〕21號(hào)）的文件精神，各部門(mén)、各單位要推動(dòng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)管理的深度融合發(fā)展，以政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度實(shí)施為契機(jī)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，推進(jìn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的有效對(duì)接，為政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度實(shí)施提供技術(shù)支撐，確保單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所生成的信息能夠滿(mǎn)足政府會(huì)計(jì)改革的需要。各級(jí)財(cái)政部門(mén)和有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)，積極引導(dǎo)軟件廠商為單位會(huì)計(jì)信息化工作提供高質(zhì)量技術(shù)服務(wù)。目前，大部分事業(yè)單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)相互分離，會(huì)計(jì)賬務(wù)處理工作仍然依賴(lài)初級(jí)會(huì)計(jì)電算化核算的操作方式，報(bào)銷(xiāo)結(jié)算工作仍然以會(huì)計(jì)人員人工核算，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填制紙質(zhì)憑證的方式開(kāi)展。
事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的重要性
有利于傳統(tǒng)核算會(huì)計(jì)向新型管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員數(shù)量有限，且會(huì)計(jì)信息化程度較低。財(cái)務(wù)人員的工作重點(diǎn)和精力仍然放在基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理工作上，工作重心難以向預(yù)算管理方向轉(zhuǎn)移。會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的開(kāi)展，有利于財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)核算會(huì)計(jì)向新型管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。有利于提高單位的運(yùn)行效率業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的有效銜接，有助于單位內(nèi)部信息資源共享，避免業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)和其他行政部門(mén)的重復(fù)性工作。大量涉及簡(jiǎn)單的“一元式”財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)行為，可通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行流程管控，在確保準(zhǔn)確性的同時(shí)，減少非必要溝通成本；降低人員工作量，提高財(cái)務(wù)及單位整體運(yùn)行效率。有利于提升會(huì)計(jì)審核的準(zhǔn)確性事業(yè)單位會(huì)計(jì)審核過(guò)程中涉及的元素較多，內(nèi)容復(fù)雜。落實(shí)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)工作，通過(guò)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)對(duì)元素進(jìn)行把控，有利于提高會(huì)計(jì)審核工作的準(zhǔn)確性。
事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題
部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作重視程度不夠，會(huì)計(jì)信息化僅滿(mǎn)足于初級(jí)的記賬、算賬和報(bào)表需要。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相互分離，會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理環(huán)節(jié)信息化程度較低，與單位全面信息化建設(shè)相脫節(jié)。不能適應(yīng)繁瑣的會(huì)計(jì)核算需要首先，以業(yè)務(wù)人員出差為例。由于業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相分離，在出差時(shí)間和路徑統(tǒng)計(jì)上會(huì)存在以下問(wèn)題：一是實(shí)際出差時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的出差時(shí)間不符，部分業(yè)務(wù)開(kāi)展周期較長(zhǎng)，在進(jìn)行事前審批時(shí)難以預(yù)測(cè)所需時(shí)間；二是出差行程路徑不清晰。上述情況都將增加補(bǔ)助發(fā)放額核算難度。其次，由于部分事業(yè)單位未建立會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)，全憑會(huì)計(jì)人員進(jìn)行人工審核。在核算各類(lèi)補(bǔ)助時(shí)會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：一是各類(lèi)補(bǔ)助在報(bào)銷(xiāo)時(shí)存在重復(fù)或漏報(bào)現(xiàn)象。這樣就要求會(huì)計(jì)人員，要根據(jù)業(yè)務(wù)人員所開(kāi)展的工作內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行核算，還要針對(duì)每位實(shí)施項(xiàng)目的人員，綜合其業(yè)務(wù)工作開(kāi)展情況，核算其應(yīng)發(fā)補(bǔ)助總額，逐人逐筆發(fā)放到位。二是核算業(yè)務(wù)人員應(yīng)發(fā)補(bǔ)助的變量并不是唯一的，這就給會(huì)計(jì)人員增加了較大的核算量，對(duì)會(huì)計(jì)人員核算的準(zhǔn)確率也提出了更高的要求。第三，由于每個(gè)項(xiàng)目的合同履約階段不同，收付款比例也不相同。財(cái)務(wù)人員每次在收付款階段都要在賬務(wù)系統(tǒng)查詢(xún)核實(shí)合同的履約情況，還要根據(jù)合同總額，核算該階段對(duì)應(yīng)的收付款金額。其過(guò)程繁瑣，在無(wú)形中增加了不必要的時(shí)間成本。第四，由于受到空間限制，傳遞紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的方式給事業(yè)單位職工帶來(lái)了極大不便。部分事業(yè)單位由于事業(yè)發(fā)展需要，人員大幅增加，不得不增加其他辦公區(qū)域。通過(guò)傳遞紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，給職工辦理報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)造成了極大不便。賬務(wù)處理系統(tǒng)不健全由于預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的建設(shè)工作處于初級(jí)階段，存在如下問(wèn)題：一是該系統(tǒng)功能不健全。一體化系統(tǒng)軟件供應(yīng)商設(shè)計(jì)水平和運(yùn)營(yíng)能力與其建設(shè)要求尚有差距，造成了該系統(tǒng)功能不健全、運(yùn)行能力較弱。具體表現(xiàn)為系統(tǒng)運(yùn)行流暢度低，單位與單位之間，單位內(nèi)部一體化系統(tǒng)的模塊與模塊之間數(shù)據(jù)傳輸困難等。二是各單位前期系統(tǒng)建設(shè)投入力度不同，因此難以實(shí)現(xiàn)單位間信息資源流通、數(shù)據(jù)共享。各單位前期使用不同的財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品，業(yè)務(wù)情況也全然不同，這就使賬務(wù)軟件結(jié)構(gòu)和資金支出口徑等不盡相同，造成各單位之間難以實(shí)現(xiàn)“上通、下達(dá)、中互通”的流暢銜接。三是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)記賬較為困難。參與一體化建設(shè)的單位眾多，各個(gè)單位對(duì)于細(xì)節(jié)的要求不盡相同，因此要做到完全適配難度較大。
完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的對(duì)策
構(gòu)建“集中控制系統(tǒng)”針對(duì)在會(huì)計(jì)核算階段較為突出的問(wèn)題，應(yīng)采取構(gòu)建“信息集中控制”系統(tǒng)等措施解決。第一，針對(duì)由于差旅時(shí)間延期、路線和行程統(tǒng)計(jì)不便等，給計(jì)算差旅補(bǔ)助等問(wèn)題，應(yīng)采取如下策略：應(yīng)該在單位內(nèi)部構(gòu)建“信息集中控制”系統(tǒng)，促進(jìn)各部門(mén)間信息資源共享，減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)；針對(duì)出差時(shí)間超期的問(wèn)題，業(yè)務(wù)人員可在審批系統(tǒng)中提交出差延期申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)電子審批同意后，方可執(zhí)行延期計(jì)劃；針對(duì)出差行程路線不清晰問(wèn)題，出差人員可在審批系統(tǒng)上傳交通票據(jù)，由系統(tǒng)自動(dòng)辨別出差路線是否連續(xù)。結(jié)合以上兩步，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)傳遞，報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)便可自動(dòng)獲取實(shí)際出差天數(shù)，并且根據(jù)差旅費(fèi)統(tǒng)一的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)核算差旅補(bǔ)助發(fā)放數(shù)額。第二，針對(duì)各類(lèi)補(bǔ)助報(bào)銷(xiāo)有重復(fù)或漏報(bào)的問(wèn)題，應(yīng)采取如下對(duì)策：相關(guān)人員可在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中，維護(hù)好差旅補(bǔ)助、業(yè)務(wù)補(bǔ)助等各類(lèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)信息，再由系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)人員的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。最終，單位只需把握每位業(yè)務(wù)人員實(shí)際工作天數(shù)這一個(gè)要素，即可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)核算出每位業(yè)務(wù)人員的應(yīng)發(fā)補(bǔ)助數(shù)額。第三，針對(duì)事業(yè)單位合同管理信息化水平較低，收付款需要根據(jù)合同履約階段人工比對(duì)核算金額，增加了不必要的時(shí)間成本的問(wèn)題，應(yīng)采取如下對(duì)策：應(yīng)在合同管理系統(tǒng)中為每位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人設(shè)置對(duì)應(yīng)項(xiàng)目合同信息的維護(hù)權(quán)限，只需在首次維護(hù)或簽訂補(bǔ)充協(xié)議時(shí)上傳一次合同掃描件至系統(tǒng)，并且維護(hù)好收付款次數(shù)和每次收付款金額，以后每次只需要發(fā)起階段性付款申請(qǐng)，即可傳送對(duì)應(yīng)的金額至審核系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)簽批收款信息或同意階段性付款后，再將信息傳遞至報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)信息核對(duì)銀行到賬金額或執(zhí)行付款命令，這便大大降低了非必要的溝通成本和時(shí)間成本，提高了單位內(nèi)部工作效率。第四，針對(duì)不同的辦公區(qū)受到空間限制，使職工報(bào)銷(xiāo)不便利的問(wèn)題。信息集中控制系統(tǒng)可以打破空間限制，解決傳統(tǒng)通過(guò)人工傳遞紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，而造成的報(bào)銷(xiāo)不便問(wèn)題。完善一體化系統(tǒng)針對(duì)賬務(wù)處理階段出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)集中各方力量，激發(fā)各方潛力，推進(jìn)一體化系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)分別采取完善一體化軟件廠商準(zhǔn)入機(jī)制、統(tǒng)一各單位財(cái)務(wù)軟件架構(gòu)、引進(jìn)復(fù)合型人才、動(dòng)員業(yè)務(wù)人員完善業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)信息等措施進(jìn)行解決。第一，針對(duì)預(yù)算管理一體化系統(tǒng)功能不健全的問(wèn)題，應(yīng)強(qiáng)化系統(tǒng)建設(shè)軟件供應(yīng)商的準(zhǔn)入機(jī)制，從軟件流暢性、兼容性、安全性、與政策制度的相關(guān)性等多維度進(jìn)行考評(píng)，擇優(yōu)選取。第二，針對(duì)由于各單位前期對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)投入力度不一，難以實(shí)現(xiàn)各單位之間信息資源流通、數(shù)據(jù)共享的問(wèn)題。應(yīng)在同一部門(mén)內(nèi)共同選擇同款財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品，或者由各家財(cái)務(wù)軟件公司之間簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，開(kāi)放相關(guān)權(quán)限，完備數(shù)據(jù)傳輸口，以確保數(shù)據(jù)銜接流暢，達(dá)到信息資源互通、數(shù)據(jù)共享的效果。第三，針對(duì)所期待的系統(tǒng)自動(dòng)記賬的效果短期內(nèi)難以完全實(shí)現(xiàn)的問(wèn)題。由于參與一體化的單位眾多，應(yīng)該進(jìn)行如下幾步操作以達(dá)到高效、便利的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)效果：一是從頂層重新分類(lèi)部門(mén)，不僅以行業(yè)進(jìn)行區(qū)分，更應(yīng)該以業(yè)務(wù)相似度進(jìn)行區(qū)分，業(yè)務(wù)類(lèi)型相近或趨同的單位劃入同一類(lèi)部門(mén)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的共同統(tǒng)計(jì)。二是統(tǒng)一各單位會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)模式，同一部門(mén)使用同一軟件架構(gòu)。三是讓賬務(wù)處理變得輕快，應(yīng)該按照業(yè)務(wù)特點(diǎn)分類(lèi)各部門(mén),統(tǒng)一賬務(wù)處理結(jié)構(gòu)，盡量減少輔助核算項(xiàng)，減少一級(jí)經(jīng)濟(jì)分類(lèi)的類(lèi)型。四是增加人力資源的支持力度，引入信息技術(shù)和財(cái)務(wù)復(fù)合型人才，專(zhuān)門(mén)進(jìn)行兼容性調(diào)試和賬務(wù)的細(xì)節(jié)處理。五是配合軟件公司不斷優(yōu)化一體化系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)只能處理固定的規(guī)則，應(yīng)不斷進(jìn)行新的賬務(wù)處理數(shù)據(jù)收集，以便對(duì)財(cái)務(wù)軟件公司提出細(xì)節(jié)需求，優(yōu)化其標(biāo)準(zhǔn)軟件產(chǎn)品，以較高的效率達(dá)到最大程度的適配。一體化系統(tǒng)建設(shè)工作的持續(xù)開(kāi)展需要?jiǎng)訂T業(yè)務(wù)人員的加入，而業(yè)務(wù)人員的參與意愿將決定工作開(kāi)展的順利程度。即使是簡(jiǎn)單的資金支付行為，也將不僅僅是財(cái)務(wù)人員的工作，而是需要業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)上上傳支出相關(guān)的數(shù)據(jù)。只有業(yè)務(wù)人員從采購(gòu)和報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)就開(kāi)始錄入數(shù)據(jù)，才能最大程度的減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)，緩解財(cái)務(wù)部門(mén)因人力資源不足而帶來(lái)的壓力。信息化管理模式構(gòu)筑和經(jīng)濟(jì)發(fā)展二者是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系。信息化管理模式的出現(xiàn)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也正是信息化管理模式的到來(lái)提高了各行各業(yè)的工作效率，推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會(huì)計(jì)信息化屬于信息化管理模式的一部分，具有可行性和必要性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，依然還有很多任務(wù)擺在面前、亟須完成。然而隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的逐步完善，在信息系統(tǒng)接過(guò)了大量的重復(fù)性、機(jī)械性勞動(dòng)，從而節(jié)約了數(shù)據(jù)采集成本后，作為財(cái)務(wù)人員更應(yīng)該不斷提高自己各方面的素質(zhì)，包括提高計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的應(yīng)用能力和財(cái)務(wù)方面的理論水平，加強(qiáng)學(xué)習(xí)新的財(cái)務(wù)知識(shí)，造就財(cái)務(wù)戰(zhàn)略思維，從而順利達(dá)到由傳統(tǒng)核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。
作者：葛晨