采購與付款業(yè)務內部控制審計研究

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摘要：內部控制審計是現(xiàn)代審計的基礎，采購與付款循環(huán)內部控制在生產經營活動中占有重要地位。針對采購與付款循環(huán)可能存在的財務風險，審計人員應在了解被審計單位情況、對采購與付款循環(huán)業(yè)務控制測試的基礎上，采用科學適當?shù)姆椒▽ζ?a href="http://m.saumg.com/lunwen/kjsjlw/77392.html" target="_blank">內部控制進行實質性程序。結合當前采購與付款循環(huán)審計中存在的問題，審計人員應進一步改進審計程序和方法，發(fā)表客觀、公允的審計意見。

關鍵詞：采購業(yè)務；內部控制；審計

一、內部控制的目標和基本要素

內部控制屬于管理范疇，是企業(yè)管理現(xiàn)代化的產物。只要存在經濟活動和經營管理，就需要有相應的內部控制，它貫穿于企業(yè)經濟活動的各個方面，對于促進國家各項政策、法規(guī)的貫徹落實、實現(xiàn)企業(yè)經營目標具有重要作用。內部控制既是被審計單位對其經濟活動進行組織、制約、考核調節(jié)的工具，也是審計人員用以確定審計程序的重要依據(jù)。隨著內部控制的產生和發(fā)展，審計工作從詳細審計發(fā)展成為以測評內部控制為基礎的抽樣審計。在現(xiàn)代審計的發(fā)展過程中，對內部控制制度的重視與信賴，完善了審計職能，提高了審計效率。

二、企業(yè)采購與付款循環(huán)內部控制審計的意義

采購與付款循環(huán)業(yè)務是外部商品和勞務的購置和付款過程，是存貨流動的起點，是影響資產增加和現(xiàn)金支付的重要環(huán)節(jié)，該業(yè)務環(huán)節(jié)在企業(yè)生產經營活動中占有重要地位，它主要涉及采購、驗收、儲存、會計等部門，具有與生產經營活動聯(lián)系密切、業(yè)務發(fā)生頻繁和容易產生管理漏洞等特點。根據(jù)內部控制的基本原理，應該將各項職能活動指派給不同的部門或者職員來完成，以確保業(yè)務處理的正確可靠。因此，企業(yè)必須建立健全采購與付款循環(huán)的內部控制制度，防范和化解可能存在的財務風險，保證企業(yè)生產經營活動順利健康發(fā)展。采購與付款循環(huán)審計是財務報表審計的重要組成部分。加強采購與付款循環(huán)內部控制的審計，能夠了解被審計單位情況，找出內部控制的薄弱環(huán)節(jié)，并能夠確定實質性測試的性質、時間和范圍，因此企業(yè)采購與付款循環(huán)內部控制的審計是實質性程序的基礎。

三、采購與付款循環(huán)主要內部控制和可能存在的風險

采購與付款循環(huán)的主要內部環(huán)節(jié)應該包括：

（1）倉庫或者資產使用部門根據(jù)需求，經過授權批準后提出請購。

（2）采購部門在收到請購單后，對經過批準的請購單發(fā)出訂購單。對于大額的、重要的采購項目，應采用招標競價的方式來確定供應商，以保證供貨的質量和及時性。

（3）驗收部門檢驗所接受貨物的數(shù)量和質量與訂貨單上的要求是否相符，編制一式多聯(lián)的驗收單。

（4）倉庫對于驗收合格的商品組織入庫，填寫入庫單，倉儲區(qū)應相對獨立，限制無關人員接近。

（5）倉庫驗收貨物后，應該核對購貨單、驗收單和供貨發(fā)票的一致性，確認負債，編制付款憑單，送交會計部門，以編制有關記賬憑證、登記有關明細賬和總賬賬簿。

（6）會計部門在收到付款憑單后對有關單據(jù)的內容逐項進行核對后編制記賬憑證，記賬憑證經過編制憑證以外的其他人員審核后，由記賬人員據(jù)以登記應付賬款明細賬、預付賬款明細賬和存貨明細賬以及貨幣資金明細賬等。

（7）付款部門收到付款憑單后，認真核對付款憑單和附件，按照付款憑證上標明的付款日期支付貨款。

（8）月末時，應由供貨方向購貨方寄送賣方對賬單，雙方應及時對賬，發(fā)現(xiàn)不符要及時查找原因、及時處理。采購與付款循環(huán)業(yè)務可能存在的風險有：一是計劃外盲目采購或構建固定資產，造成資金的擠壓和低效使用；二是混淆收益性支出和資本性支出，擠占生產成本行為；三是通過多提少提折舊，調節(jié)費用，從而達到調節(jié)利潤的目的；四是利用固定資產清理截留轉移企業(yè)資金；五是為降低資產負債率可能隱瞞應付賬款賬面余額；六是應付賬款清理工作不及時，長期掛賬。

四、采購與付款循環(huán)內部控制制度的測試

（一）了解和記錄采購與付款循環(huán)業(yè)務內部控制。審計人員采用查閱被審計單位管理制度和相關文件、口頭詢問或現(xiàn)場調查等程序，了解被審計單位采購與付款循環(huán)業(yè)務的內部控制，運用編寫內部控制說明、設計調查表法和繪制流程圖等方式，確定內部控制的關鍵控制點及控制目標。審計人員以內部控制的健全性和有效性為目標，確定每一個具體目標的有效控制和薄弱環(huán)節(jié)，并對每一個控制目標的控制風險做出初步評估，同時制定對哪些控制實施符合性測試的計劃，以進一步開展交易和余額的實質性測試程序。

（二）采購與付款循環(huán)業(yè)務內部控制的符合性測試。

（1）檢查企業(yè)有關崗位責任制度等文件，檢查購貨與付款循環(huán)的業(yè)務分工是否合理，并實地查看業(yè)務分工的執(zhí)行情況；

（2）從采購部門的業(yè)務檔案中抽取購貨合同或訂貨單，查明是否附有請購單或其他授權批準的文件；

（3）檢查大宗商品是否通過招標方式選擇供貨商，并檢查執(zhí)行情況；

（4）核對采購合同上確定的價格、付款日期與財會部門核準的支付條件是否一致；

（5）檢查合同是否經過有關部門審查，核對賣方發(fā)票上所購物品的數(shù)量、規(guī)格、品種與合同是否一致；

（6）抽驗部分付款憑單，檢查其是否附有請購單、訂購單、驗收單，付款憑單和驗收單是否連續(xù)編號；

（7）核對采購合同、賣方發(fā)票、驗收單和入庫單是否一致；

（8）檢查企業(yè)月末對賬制度的執(zhí)行情況，以及對不符情況的處理程序；

（9）檢查企業(yè)內部審計制度的執(zhí)行情況，是否定期進行采購與付款業(yè)務的審計并出具審計報告。根據(jù)上述測試所取得的證據(jù)，審計人員重新評估控制風險水平，根據(jù)重新評估的結果，確定哪些業(yè)務環(huán)節(jié)存在重大錯報風險，需要實施詳細的審計程序；哪些屬于健全的部分，可以減少審計程序。通過對購貨業(yè)務內部控制的測試和評價，就可以確定實質性測試擬信賴的程度。

五、采購與付款循環(huán)業(yè)務內部控制的審計內容

采購與付款循環(huán)業(yè)務內部控制的審計內容主要包括：

（1）物資采購計劃是否為單位所需要購買的物資、設備，采購計劃是否具有合理性，采購資金的來源及到位情況。

（2）物資采購方式和程序是否合理、規(guī)范。審查物資采購項目招投標范圍、方式、程序和文件，投標的條件和招標紀律等，評標、定標的合理性、合法性和真實性；審查供貨方的資格、條件是否符合要求。

（3）物資采購合同的合法性和有效性。采購項目是否符合立項審批，物資采購合同的要件是否齊全，采購物品是否符合國家或者行業(yè)的產品技術標準，產品的交貨單位、交貨方式、運輸方式、到貨地點、交貨期限、驗收方法以及結算及付款方式等條款，在合同中是否予以明確規(guī)定。是否明確了當事人雙方或一方有違約行為時，責任承擔的方式和標準。

（4）物資采購驗收入庫環(huán)節(jié)完好性和正確性。查驗交貨產品是否和合同規(guī)定或樣品的規(guī)格、型號、質量、技術參數(shù)、價格相同、入庫數(shù)量和質量與合同訂購數(shù)量和質量相吻合。

（5）物資采購的貨款結算是否合規(guī)、正確。檢查物資驗收、入庫手續(xù)是否齊全，產品單價、結算方式是否與合同相符，發(fā)票構成要素是否齊全，金額計算是否正確。

（6）物資設備采購的使用效率是否充分，是否達到預期目標。設備使用是否有詳細具體的運行記錄；物資設備的使用效能、效果是否符合采購立項的要求，使用效益如何，是否達到預期的目標；使用部門是否健全和完善相關管理制度，實施規(guī)范管理。

六、當前采購與付款循環(huán)業(yè)務審計中存在的問題

（一）管理當局內部控制意識不強。單位沒有高度重視內部控制制度建設，未能及時開展內部控制業(yè)務培訓，未能及時全面掌握國家有關財經法規(guī)、資產和債務、基本建設、經濟合同管理、會計核算等各項規(guī)定以及單位相關的內部制度，對經濟活動的重要環(huán)節(jié)未開展定期和不定期檢查，缺乏內部監(jiān)督機制，雖然在外部和內部審計中發(fā)現(xiàn)了本單位存在的財務風險，但未按要求進行整改；或者制度不健全或執(zhí)行不力；有的單位缺乏崗位責任制和議事決策機制，經濟活動的決策、執(zhí)行、監(jiān)督有效分離機制不健全，內部控制關鍵崗位人員輪崗制度沒有得到有效實施。

（二）采購的組織管理機構不健全。采購機構組成不穩(wěn)定，職責界定不清晰，因此不能很好地協(xié)調處理采購需求、預算、計劃與運行等方面的關系，難以承擔采購管理的責任。部分單位分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金的浪費和流失。

（三）物資采購價格管理人員專業(yè)素質不高。大多數(shù)物資管理部門雖然設立了采購物資價格管理崗位，配備了專兼職物資采購價格管理人員，但所配備人員的專業(yè)素質和數(shù)量不能達到管理的要求，對供應商提供的一些技術含量較高、金額較大的設備物資的定價是否合理無法作出判斷。（四）采購合同或協(xié)議不規(guī)范。采購合同或協(xié)議條款權責不清，審批程序不當，或不符合國家相關規(guī)定及貿易政策，導致經濟糾紛和經濟損失。

（五）部分業(yè)務供貨在先，采購價格備案在后。物資采購的實際操作程序為：通知供貨→驗收→議價→簽訂合同→付款，而且物資驗收這項工作在工程竣工階段時才能得到簽認，這種做法使得采購制度未能發(fā)揮事前控制作用。

（六）定價方法簡單。物資采購價格管理人員不論價格是否合理均要與供貨商“砍價”，這種定價方法認定價格依據(jù)不充分，供應商摸準砍價規(guī)律后，會采取高定價策略，這些會直接帶來物資采購價格偏高的問題。

七、改進采購與付款循環(huán)業(yè)務內部控制審計的策略

（一）提高物資采購審計人員隊伍素質。這是提高審計工作質量和效率的關鍵。采購業(yè)務在生產經營過程中舉足輕重,要求采購審計人員必須具有較高的政治覺悟、良好的專業(yè)素質和業(yè)務工作技能，能夠掌握需求分析、采購計劃制定、采購洽商、采購合同履行、供應商管理、采購信息管理等工作內容。

（二）推行物資采購集中管理體制。分散采購是大量滋生舞弊的體制性原因。集中管理是由企業(yè)物資供應部門實行業(yè)務歸口，統(tǒng)一管理采購業(yè)務的制度。大量企業(yè)采購管理實踐證明，企業(yè)實施集中采購，可以有效發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢,不僅可以形成經濟采購批量、增強議價能力，還能夠獲得價格折扣，從而降低采購成本,減少儲備資金占用，提高性價比。因此集中采購是堵塞采購過程中各種漏洞的體制性保證。

（三）重視物資采購預算管理控制的審計。采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業(yè)經營指令嚴格執(zhí)行。一是審查采購預算部門和權責劃分，按照對稱信息的原則，即誰需要誰申請，制定采購預算方案；明確采購預算的審批權，確保采購預算的合理性；二是審查采購資金管理的控制，主要審計資金使用計劃表、資金來源預算，監(jiān)控采購資金使用過程；三是審查采購預算人員計劃，包括預算信息調查人員、資金管理人員、預算編制人員、活動實施人員計劃等。

（四）加強對采購方式的審查。物資采購方式可根據(jù)具體情況采取公開招標、商業(yè)談判、詢價等，以獲得合理的采購價格。審計人員應運用經驗、知識來具體分析判斷被審計單位采購方式選擇是否得當，是否節(jié)約資金，減少了人力和物力消耗。

（五）審查供應商管理情況。首先，審查供應商評估和準入制度，是否是在對供應商信譽度評價的基礎上，合理確定的供應商清單，并按規(guī)定的權限和程序審核批準后，確定供應商網(wǎng)絡。其次，審查采購部門是否按照公開、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協(xié)議。第三，審查供應商管理信息系統(tǒng)和供應商確認制度，被審計單位是否對供應商的資信和經營狀況考核評價后，對供應商進行合理選擇和調整，并在供應商管理系統(tǒng)中作出相應記錄。

（六）評價物資采購績效。建立涵蓋物資采購數(shù)量、質量、時間、價格和采購效率績效指標體系，對于儲存費用指標、實際價格與標準成本的差額、采購計劃完成率等指標計算分析；以采購業(yè)務的歷史績效標準、預算或標準績效標準、行業(yè)平均績效標準以及目標績效標準為參考，對于采購部門和采購人員個人的采購業(yè)績進行評估，通過分析評價，找出采購業(yè)務存在的問題和差距，提出改進的意見和建議。

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作者:石振河 單位:德州職業(yè)技術學院經濟管理系