探究會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理的辦法
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1當(dāng)前學(xué)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
會(huì)計(jì)人員還可以使用U8系統(tǒng)中快速查詢(xún)到需要的記賬憑證的內(nèi)容、資金發(fā)生流、賬簿等。憑證的保存和管理還是沿用原來(lái)傳統(tǒng)的手工方法進(jìn)行，沒(méi)有采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理。傳統(tǒng)手工檔案管理有以下缺點(diǎn)：占用極大的存儲(chǔ)空間。管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檢索查詢(xún)不方便。二次利用不方便、利用率低。檔案損壞、丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。不能形成信息網(wǎng)絡(luò)。
2會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
管理手段落后電算化會(huì)計(jì)檔案不光存儲(chǔ)于紙質(zhì)檔案上，還高度集中在電腦磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上。這些存儲(chǔ)介質(zhì)，是需要有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其日常維護(hù)和管理的。但財(cái)務(wù)管理人員大多都是會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)，而電算化會(huì)計(jì)又是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的交叉學(xué)科，同時(shí)具備兩種學(xué)科知識(shí)的并從事高校財(cái)務(wù)工作的從業(yè)人員并不多，所以，學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理方法和手段上沒(méi)有得到真正的完善。這易造成檔案形成的過(guò)程冗長(zhǎng)，或是在某個(gè)環(huán)節(jié)積壓沉淀，歸檔不及時(shí)，并最終造成檔案的散亂、遺失。已經(jīng)存入本部門(mén)檔案室的檔案，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格控制，檔案借閱管理混亂，這也容易造成檔案遺失或者殘缺。
3人員配備不足
相關(guān)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高雖然已有很多非藝術(shù)院校開(kāi)設(shè)了藝術(shù)專(zhuān)業(yè)，但還是無(wú)法消化如此多報(bào)考藝術(shù)的學(xué)生。為了容納和培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的藝術(shù)學(xué)生，提供給學(xué)生一個(gè)更好的學(xué)習(xí)生活環(huán)境，我院在2009年提出建設(shè)相思湖新校區(qū)的宏偉藍(lán)圖。建設(shè)一個(gè)新校區(qū)，伴隨著大量的基建項(xiàng)目，眾所周知，建設(shè)是需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力的，由此我院財(cái)務(wù)處就承擔(dān)著越來(lái)越多的財(cái)務(wù)工作。任何地方的建設(shè)，都伴隨著資金流動(dòng)，我院也不例外。大量的資金流動(dòng)，使得我院財(cái)務(wù)日常工作迅速增加，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案也隨之成倍增加。財(cái)務(wù)工作的成倍增加，讓已配備的人員應(yīng)接不暇。數(shù)年前學(xué)院規(guī)模較小，每年招生不足2000名考生，所有學(xué)生加起來(lái)也沒(méi)有達(dá)到萬(wàn)人大學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在我院招生人數(shù)已突破3000人大關(guān)，全校學(xué)生包括研究生已超過(guò)萬(wàn)人。如今已經(jīng)配備的財(cái)務(wù)人員是學(xué)院數(shù)年前核定的標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)無(wú)法適我院如此快腳步的發(fā)展。沒(méi)有按要求配備專(zhuān)職并且專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，造成財(cái)務(wù)檔案管理未能及時(shí)按要求分類(lèi)歸檔并制成電子化材料。
4加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度
所謂萬(wàn)事起頭難，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人是我們財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障工作持續(xù)、有效開(kāi)展的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視后，整個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)才會(huì)上下一心，才可以真正的努力去尋找和制訂解決方案，并論證方案的可行性，最后是很好的執(zhí)行方案。
5通過(guò)學(xué)習(xí)考察，制訂自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度
制訂一個(gè)好的管理制度不是靠我們憑空想象，也不是靠某幾個(gè)人依靠工作經(jīng)驗(yàn)而制訂出來(lái)的。它是經(jīng)過(guò)一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，即提出、試行、修改、再試行，再修改，一直到改無(wú)可改，這樣得出的制訂才是完美的。但是，時(shí)至今日的我們并不需要如此麻煩，因?yàn)槲覀儾皇堑谝粋€(gè)提出建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的學(xué)校。我們要做的是，首先應(yīng)該去兄弟院校考察，借鑒兄弟院校先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。選定幾所區(qū)內(nèi)的大型院校，如，廣西大學(xué)、廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院，對(duì)其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察。其次，依據(jù)考察得來(lái)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)比自身財(cái)務(wù)運(yùn)作情況，建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。最后，在執(zhí)行中不斷修改，以適應(yīng)我院財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。
6實(shí)行全面電算化會(huì)計(jì)檔案管理
隨著人類(lèi)社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的充分運(yùn)用，人們的生活已經(jīng)慢慢地從有紙向無(wú)紙化前進(jìn)。電算化的財(cái)務(wù)管理不僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更是要利用計(jì)算機(jī)海量的存儲(chǔ)功能來(lái)存儲(chǔ)大量的會(huì)計(jì)檔案。購(gòu)買(mǎi)會(huì)計(jì)檔案管理軟件以及相關(guān)的配套硬件，設(shè)置電算化檔案管理崗位，專(zhuān)職負(fù)責(zé)電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)資料的存檔、安全保管和保密工作。通過(guò)細(xì)化和制訂與會(huì)計(jì)電算化檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，如《電算化會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《電算化會(huì)計(jì)檔案操作管理制度》《電算化會(huì)計(jì)檔案管理崗位責(zé)任制度》等，為有效管理會(huì)計(jì)電算化檔案提供保障。
7結(jié)語(yǔ)
提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，重點(diǎn)培養(yǎng)電子信息與會(huì)計(jì)復(fù)合型人才高校作為國(guó)家的事業(yè)單位，機(jī)構(gòu)編制問(wèn)題成為高校前進(jìn)的軟肋。高校要招人，就要有編制，而編制是固定的，空的編制只能等現(xiàn)在在職的人員退休，所以，高校人員更新交替較企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分緩慢的。財(cái)務(wù)工作是長(zhǎng)久而專(zhuān)業(yè)的日常工作，在高校從事財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)人員，一般一干就是一輩子，所以也存在知識(shí)結(jié)構(gòu)老化和接受能力下降的問(wèn)題。當(dāng)今社會(huì)，電子信息技術(shù)發(fā)展如此之快，如果會(huì)計(jì)人員不提高自身的素質(zhì)，就會(huì)使得財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)效率低下，就會(huì)延緩高校發(fā)展的腳步。在不能快速注入新鮮血液的時(shí)候，財(cái)務(wù)部門(mén)只能通過(guò)提高現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，來(lái)提高整個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的素質(zhì)。通過(guò)開(kāi)展電算化繼續(xù)教育，提高整個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)電算化的能力，重點(diǎn)是培養(yǎng)年輕人，因?yàn)槟贻p人對(duì)新事物充滿(mǎn)好奇，并且學(xué)習(xí)能力很強(qiáng)，可以很快地掌握新的技術(shù)和接受新的理念。在這個(gè)時(shí)代，培養(yǎng)電子信息和會(huì)計(jì)的復(fù)合型人才是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)穩(wěn)步前進(jìn)有力的保障。
作者：周游 單位：廣西藝術(shù)學(xué)院
