企業(yè)信息化建設(shè)中精細化管理的應(yīng)用

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［摘要］陜西投資集團華山創(chuàng)業(yè)公司以信息化建設(shè)為抓手提升企業(yè)精細化管理、風(fēng)險防控和全面預(yù)算管理。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，原有獨立的模塊或子系統(tǒng)已難以滿足實際需求。文章?lián)鎸嵃咐秊榧訌娖髽I(yè)EAI(EnterpriseApplicationIntegration，企業(yè)應(yīng)用集成)搭建進行探討和總結(jié)。

［關(guān)鍵詞］信息化；精細化管理；風(fēng)控管理；預(yù)算管理；EAI；定制；集成

引言

近來陜西投資集團將企業(yè)管理提升作為重要改革目標，企業(yè)經(jīng)營和業(yè)務(wù)流程做到信息化統(tǒng)一管理，將進一步促進企業(yè)管理的提升。在信息化建設(shè)過程中將不同廠商標準版的EAI集成化、本地化、定制化，更好地匹配現(xiàn)有運營模式，促進管理且利于推廣是企業(yè)面臨的重要課題。在信息化過程中合理利用軟件工具，可在加強監(jiān)管、優(yōu)化原有制度、提升合規(guī)性的同時實現(xiàn)工作效率提升，在精細化管理實現(xiàn)的同時為信息化提供依據(jù)和制度支撐。

1精細化管理要素分析

精細化管理起源于歐洲，原指在企業(yè)生產(chǎn)過程中對各個細節(jié)、環(huán)節(jié)的監(jiān)控把關(guān)，如今逐步擴展至企業(yè)內(nèi)部的各項管理。精細化管理通過對各個細致環(huán)節(jié)的把控，加強各部門之間的合作，更高效地調(diào)配并使用資源，最大限度減少消耗，進而降低經(jīng)營成本。同時，精細化管理也需要對企業(yè)服務(wù)對象的工作建議進行整合，使員工在未來工作中形成統(tǒng)一操作規(guī)范，即標準化。保持并提升企業(yè)客戶對企業(yè)的滿意度和忠誠度，增強企業(yè)的競爭力。一般管理學(xué)認為加強精細化管理需明確管理理念及思路、建立科學(xué)化管理制度、創(chuàng)新提升管理手段（即方法和工具），良好的工具使用事半而功倍。精細化管理落實的前提是責(zé)任明晰、將崗位職責(zé)具體化，陜投集團于2019年完成各子公司崗位描述工作，這一過程細化并強化崗位職責(zé)（即崗位描述、一口清、一圖清）。實際工作中，崗位的職能是隨著公司業(yè)務(wù)甚至改革而應(yīng)變的過程，不僅實施者要透徹理解，工作環(huán)節(jié)的相關(guān)方也要清楚明確，否則就會出現(xiàn)會錯意、找錯人、辦錯事。企業(yè)進入信息時代后信息傳達對保證命令落地至關(guān)重要，轉(zhuǎn)述傳達＜面談交流＜文字表述。所謂文字表述將更利于結(jié)論、任務(wù)布置、協(xié)同部門／人員轉(zhuǎn)發(fā)而非探討，有效避免低效溝通中的資源消耗、管理成本，從而實現(xiàn)企業(yè)管理效率提高的最終目標。

2信息化手段落實精細化管理

按上級集團公司的管理理念及君子文化為代表的企業(yè)文化，我公司將信息化作為精細化管理落地的手段，倒逼企業(yè)管理制度的升級和細化完善，并以實際工作環(huán)節(jié)指導(dǎo)定制化企業(yè)管理軟件開發(fā)。促進精細化管理要素全落地，使精細化管理在今后持續(xù)服務(wù)于企業(yè)后續(xù)的發(fā)展，實現(xiàn)價值提升。例如依據(jù)我公司實際工作情況：上級發(fā)文—會議布置—工作督辦—總結(jié)反饋，4個環(huán)節(jié)進行施行閉環(huán)。其中在工作督辦落實環(huán)節(jié)，由于牽頭、配合責(zé)任清晰，及時反饋工作進度。倒逼企業(yè)管理制度的進步和完善，廣義上工具的提升將帶來效率的提升；在企業(yè)層面先進的管理手段必然促進效率的提升，完善的制度和規(guī)范也需尋找實際的落地和執(zhí)行方式?，F(xiàn)實中企業(yè)制度制定受制于管理成本，而利用信息化可極大程度上節(jié)約時間、統(tǒng)計、尋錯等要素成本。制度管理行為來源于行為，由于初始制度制定者并非實際執(zhí)行者，統(tǒng)一編寫的管理規(guī)范和制度難以做到一一對應(yīng)，實際的工作某些環(huán)節(jié)缺乏制度支撐導(dǎo)致許多非主觀性違規(guī)。在信息化推進過程中，可以流程運轉(zhuǎn)過程為主線進行分解并詳細規(guī)定，力求標準化。以發(fā)展的眼光看，規(guī)則制定常落后于業(yè)務(wù)調(diào)整：一方面由于機構(gòu)調(diào)整、崗位變動、業(yè)務(wù)更新、新聘員工等情況，另一方面企業(yè)的制度具有強制性和底線作用，頻繁修改和升級也會有損制度的威嚴。存在業(yè)務(wù)調(diào)整和制度規(guī)則“與時俱進”的時間差和矛盾。我公司在實踐中采用信息化工具對某一流程環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的“環(huán)節(jié)規(guī)則”，即避免對公司制度的頻繁修改且具有一定的靈活性、實時性高?？稍谛畔⒒芾碇贫瓤蚣茉试S下，隨業(yè)務(wù)和管理發(fā)展需要同步變更，從而為新的業(yè)務(wù)和管理調(diào)整做到有章可循。通常執(zhí)行層的非合規(guī)性事務(wù)，管理人員容易產(chǎn)生“老好人”，存在“僥幸思想”和“不愿深究”等不良因素。而讓信息化“鐵心鐵面”把關(guān)，暴露、預(yù)警、阻斷不合規(guī)流程流傳，有條件時設(shè)定程序自動判斷以提醒和減少該類違規(guī)事件發(fā)生，切實做到有章必行；亦為后期審計、迎檢工作打下鋪墊，做到違章必究。

3EAI的“本地化”

目前市面ERP功能無法達到公司運轉(zhuǎn)的完全嚙合，企業(yè)信息化部門和軟件公司需要大量的前期溝通和評估，才能實現(xiàn)EAI的量體裁衣；搜集大量的已有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、分析現(xiàn)有管理制度，領(lǐng)導(dǎo)層對預(yù)備系統(tǒng)擴展性的深入探討等，以延長EAI適用壽命。前期調(diào)研中，用戶各部門對軟件工具不了解，廠商對公司業(yè)務(wù)和使用習(xí)慣細節(jié)不熟悉，將造成信息鴻溝。這需要用戶信息化部門承擔(dān)“翻譯”角色并協(xié)助設(shè)計將工具落實到應(yīng)用場景，以實現(xiàn)標準系統(tǒng)的本地化。在企業(yè)調(diào)研中，即使是成熟的功能模塊并入成熟的主系統(tǒng)，即使測試結(jié)果合格，亦不能證明整體系統(tǒng)兼容和運行穩(wěn)定。必要的試運營測試后再并入EAI將對已有數(shù)據(jù)安全提供保證。對業(yè)務(wù)和企業(yè)管理進行縝密的邏輯判斷設(shè)計，是實現(xiàn)智能化的前提，也將極大提升系統(tǒng)帶來的附加值。前期對比、試用摸底廠商的優(yōu)勢做競品報告將有助用戶企業(yè)正確選擇。不同廠商側(cè)重不同：如數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)處理及圖表分析、系統(tǒng)工程邏輯架構(gòu)及集成化、模塊定制化和第三方集成、標準化整體模塊交付等，才能按方抓藥并在試運營中加深了解。非外包的情況下，豐富的同行案例將成為有力的決策支撐。即使是實力強勁的明星廠商，仍有失敗項目。都需依賴于經(jīng)驗豐富的交付團隊（外包團隊）?！盎A(chǔ)工具”齊備也需合理的配置和結(jié)合實際應(yīng)用才能實現(xiàn)預(yù)期效果。用戶企業(yè)在前期需出具UI（界面設(shè)計）樣板同軟件公司評議，盡量避免后期修改UI，可采用增加表單或采用另一模塊實現(xiàn)以節(jié)省二次開發(fā)成本。在前期調(diào)研時，需重視廠商移動端的開發(fā)和UI展示。突破異地辦公并滿足加快響應(yīng)的需求，移動端的人性化設(shè)計將是未來趨勢，能用絕不等于好用。廠商處理同一功能上往往有多個重疊工具，用戶方合理設(shè)計應(yīng)用場景將會有效節(jié)省二次開發(fā)和對接的工作量。如信息化將以O(shè)A系統(tǒng)為核心（圖1），搭建部署業(yè)務(wù)系統(tǒng)（客戶管理、采購、銷售、生產(chǎn)、物流、倉儲）和管理系統(tǒng)（風(fēng)控、人力、企業(yè)安防）新模塊的增加，需要保證系統(tǒng)兼容。

4“與時俱進”———集成優(yōu)化

由于企業(yè)發(fā)展歷史原因而采用多套系統(tǒng)，互相之間無法打通造成查詢障礙，完整的數(shù)據(jù)鏈條需要跨越多個系統(tǒng)造成額外工作量降低精準度進而出現(xiàn)信息孤島。整體更換需大量的經(jīng)費投入，歷史數(shù)據(jù)仍需按新系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入，若頂層設(shè)計未能考慮企業(yè)發(fā)展，將很難滿足未來三年內(nèi)使用目標。這就需要信息化部門將新的ERP子系統(tǒng)對新的子公司、對新的控股企業(yè)完成打通和更新，如圖2所示。對于新建的EAI首要問題是解決數(shù)據(jù)標準。選擇適合公司發(fā)展的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，將為EPR模塊增添擴展打下良好基礎(chǔ)。實際應(yīng)用中，新模塊的進度往往之后于業(yè)務(wù)開拓，需對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行補錄以減少真空期。制定企業(yè)的數(shù)據(jù)標準，用戶公司必須在設(shè)計前定義數(shù)據(jù)含義和結(jié)構(gòu)，原則上不予更改以避免新系統(tǒng)或模塊并入后造成紊亂和數(shù)據(jù)丟失?？稍谄髽I(yè)招標附件中提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和標準，以保證新模塊或子系統(tǒng)的兼容性。絕對的細節(jié)是無法體現(xiàn)在前期演示中，這需要交付工作進行一些數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用、UI面的二次開發(fā)。需要盡量規(guī)避軟件構(gòu)架調(diào)整和數(shù)據(jù)標準重定義造成的延期和投入，采取調(diào)整使用習(xí)慣將有利于信息化的推廣和應(yīng)用。

5助力企業(yè)精細化、風(fēng)控、全面預(yù)算管理提升

在精細化管理提升中發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)來自平時縝密的積累，進而形成的總結(jié)報告具有極高的真實性，為高層決策提供可靠依據(jù)；使用好系統(tǒng)模塊（線上流程、線上討論等工具使用）減少各級各部門確認環(huán)節(jié)，也能有效避免電話或當面匯報產(chǎn)生的指令不清以及遺忘，并加強任務(wù)的跟蹤、反饋性，如圖3。在風(fēng)控管理中，豐富的歷史數(shù)據(jù)可制定出警戒閥值，實現(xiàn)自動風(fēng)險判斷和預(yù)警。數(shù)據(jù)標準制定后將大量減少人工整理工作量和出錯率。從而實現(xiàn)標準化輸出，如月、季、年度報告、生產(chǎn)運營報告、可行性分析報告等，提高數(shù)據(jù)的縱向?qū)Ρ群惋L(fēng)險暴露概率，為高層決策提供直觀依據(jù)。預(yù)算管理層面，如經(jīng)營、投資等將在財務(wù)、HR、采銷系統(tǒng)、各子公司、控股公司系統(tǒng)完成集成后，據(jù)歷史數(shù)據(jù)設(shè)計判斷觸發(fā)邏輯，從而促進全面預(yù)算管理。為公司高層決策提供預(yù)算分配保證，實現(xiàn)按計劃立項、按預(yù)算審批，同時也為企業(yè)資金鏈風(fēng)控提供了智能化判斷的依據(jù)。綜上，整個EAI系統(tǒng)的搭建初衷需遵循求真務(wù)實，杜絕為做而做，充分將各業(yè)務(wù)和管理環(huán)節(jié)分析細化以精細化管理要求融入到系統(tǒng)搭建中。此外，基層部門的認可需作為判斷項目成功的重要依據(jù)，切實對企業(yè)管理水平和效率提升提供支持。

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作者：彭磊 劉剛 陳創(chuàng) 單位：陜西華山創(chuàng)業(yè)有限公司