事業(yè)單位合同管理的內(nèi)部控制問題

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摘要:本文主要分析了事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的問題。重點介紹了事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的基本內(nèi)容，以確保事業(yè)單位合同管理工作的順利進(jìn)行。通過對事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的問題進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，并制定有效的預(yù)防和解決策略，以期為事業(yè)單位合同管理工作的進(jìn)行提供保證，進(jìn)而創(chuàng)造出最大化的經(jīng)濟(jì)與社會效益。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;合同管理;內(nèi)部控制;問題;解決策略

內(nèi)部控制是事業(yè)單位合同管理中比較重要的組成部分，是管理者管理好單位的前提和保證。通過事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制工作的開展，不僅可以把事業(yè)單位的收支、預(yù)算、資產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)等合同納入到統(tǒng)一的控制系統(tǒng)進(jìn)行管理，而且還可以從源頭上杜絕腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，從而有效提高事業(yè)單位管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位更好、更快的發(fā)展。

1.事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制內(nèi)容

(1)職責(zé)分工控制。在事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制過程中，需要明確劃分各個部門的職能，合理分工，這樣不僅可以保證每一個部門各司其職，而且還可以確保各個環(huán)節(jié)工作有條不紊的進(jìn)行。(2)決策機(jī)制控制。建立民主、高效、科學(xué)的合同訂立決策制度，保證事業(yè)單位合同的合理合法，從而有效降低合同風(fēng)險的發(fā)生概率。(3)訂立審批控制。補(bǔ)充和完善合同文本訂立審批流程，并把所有與合同管理相關(guān)的職能部門都設(shè)置相對應(yīng)的審簽流程，從而保證合同文本周密嚴(yán)謹(jǐn)，不至于出現(xiàn)重大專業(yè)或法律漏洞，保證管理工作順利進(jìn)行。(4)履行監(jiān)管控制。做好合同履約的監(jiān)管控制工作，并且在合同訂立后對其相關(guān)條款的履行情況要進(jìn)行實時動態(tài)跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時采取有效措施給予解決，避免合同簽訂后由于缺乏有效監(jiān)管而導(dǎo)致其內(nèi)控效果不理想。(5)考核追蹤控制。在進(jìn)行合同管理過程中，需要與合同崗位責(zé)任制進(jìn)行有效的結(jié)合，并對合同管理考核追蹤制度進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和完善，對合同履行效果和合同管理情況給予定期考核，從而真正的做到合同風(fēng)險防范問責(zé)。

2.事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制存在的問題

(1)合同簽訂內(nèi)部控制管理體系有待進(jìn)一步完善。事業(yè)單位在簽署合同之前，并未對其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全方位的調(diào)研，而且也未重視合同簽訂主體的資格審查，從而導(dǎo)致合同簽署后存在較大的風(fēng)險。一些事業(yè)單位在進(jìn)行合同簽署前，未對對方當(dāng)事人的資質(zhì)情況、履約能力、誠信情況等進(jìn)行充分的調(diào)查，大多數(shù)情況下都是憑借熟人介紹就直接簽署了合同，未按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來制定科學(xué)、合理的審批流程，從而導(dǎo)致合同履行過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些不必要的糾紛，而且又缺乏行之有效的解決對策，這樣會對事業(yè)單位的形象產(chǎn)生不良影響，嚴(yán)重的時候還會造成無法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。(2)未對合同實施分級管理并且未按照要求委派專業(yè)人員對事業(yè)單位所簽訂的合同進(jìn)行嚴(yán)格審查;未對合同簽訂的條款進(jìn)行合規(guī)性審查;未對合同簽訂的前期調(diào)研工作進(jìn)行有效跟蹤;未對事業(yè)單位合同簽訂后履行情況進(jìn)行有效跟蹤調(diào)查。(3)缺少相關(guān)的法律部門來對合同實施統(tǒng)一歸口管理，而且未對合同中的相關(guān)條款進(jìn)行嚴(yán)格審查。(4)合同管理與財務(wù)管理缺乏有效的聯(lián)系。在事業(yè)單位合同管理過程中，未將合同管理與財務(wù)管理有效的結(jié)合在一起，致使財務(wù)部門無法對合同的履行情況進(jìn)行有效的跟蹤，有可能給事業(yè)單位帶來一定的經(jīng)營損失。

3.事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的策略

3.1做好內(nèi)部控制工作

對于事業(yè)單位而言，要按照要求來做好內(nèi)部控制工作，并對其現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度進(jìn)行有效的補(bǔ)充修改和完善，同時根據(jù)實際情況設(shè)置合同審核機(jī)構(gòu)，設(shè)置事業(yè)單位合同專項管理部門，并明確各個部門的基本職責(zé)。同時，合同管理部門在簽訂合同之前要對其相關(guān)條款進(jìn)行仔細(xì)的查閱，并與合同履行部門一起來監(jiān)管合同的執(zhí)行情況，如果發(fā)生合同糾紛問題，需要做好協(xié)調(diào)工作，以確保合同糾紛得到有效的解決。合同訂立的執(zhí)行部門要做好合同項目開展過程中的可行性分析和研究工作，全面調(diào)查合同履約單位的實際情況，做好合同事項的相關(guān)談判工作，按照要求起草合同內(nèi)容，并對合同條款進(jìn)行科學(xué)、合理的審核與修正，從而確保合同的有效性。

3.2做好合同編制、審核時的內(nèi)部控制工作

(1)做好合同簽訂前期的調(diào)研工作，以更好的了解和掌握對方當(dāng)事人的基本情況，同時還需要對簽訂合同當(dāng)事人的質(zhì)量保證能力、資金運(yùn)營情況、專業(yè)技術(shù)能力、合同價格等進(jìn)行有效的論證，最后通過單位內(nèi)部合同審批人員的嚴(yán)格審批后來確定合同簽署對象。(2)內(nèi)部控制部門執(zhí)行合同會審程序，嚴(yán)格審查合同條款的規(guī)范性、合理性，避免合同內(nèi)容和條款出現(xiàn)不合規(guī)的現(xiàn)象而影響合同的最終執(zhí)行。必要的時候可以聘請相關(guān)法律專家來對相關(guān)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，從而有效提高合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性和合規(guī)性。(3)確定合同簽署人的基本權(quán)限，嚴(yán)禁出現(xiàn)越權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。在合同專用章使用過程中，應(yīng)按照要求加蓋騎縫章，避免合同篡改或被換頁，確保合同的真實性和有效性。

3.3合同管理階段內(nèi)部控制工作

(1)委派合同專員來實施對合同的統(tǒng)一管理，保證財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、檔案室應(yīng)對合同進(jìn)行分別存檔。如果事業(yè)單位有條件的話也可以構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，對合同統(tǒng)一進(jìn)行連續(xù)編碼，并將其依次錄入合同管理系統(tǒng)。在后續(xù)合同履行過程中，想要對合同收付款項、合同履行程度進(jìn)行確認(rèn)的時候，財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門可以借助合同管理系統(tǒng)來輸入相關(guān)的權(quán)限就可以實現(xiàn)合同收付款審批。這樣可以有效避免出現(xiàn)未收款項或者重復(fù)付款的現(xiàn)象發(fā)生，避免給單位造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。(2)在合同管理階段明確各個部門的基本權(quán)限和職責(zé)，嚴(yán)禁對合同的相關(guān)條款進(jìn)行隨意變更，同時要做好合同內(nèi)容的保密工作。

3.4合同履行階段的內(nèi)部控制工作

(1)合同簽署后就需要對合同條款進(jìn)行履行，通過對其進(jìn)行內(nèi)部控制可以有效避免合同違約風(fēng)險的發(fā)生，這樣就需要在合同簽署的時候?qū)贤炗喎降男庞们闆r、履行資質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格的審查把關(guān)，并明確違約責(zé)任，簽訂相應(yīng)的擔(dān)保措施，如果合同簽訂方出現(xiàn)違約情況，則需要馬上中止合同，這樣可以把損失降至最低。(2)明確合同的轉(zhuǎn)讓和變更條款，設(shè)立相應(yīng)的合同條款轉(zhuǎn)讓和變更程序。如果未通過相應(yīng)的轉(zhuǎn)讓和變更程序，則合同的轉(zhuǎn)讓和變更應(yīng)判定無效，這樣可以有效降低轉(zhuǎn)讓和變更過程中潛在的風(fēng)險。(3)做好合同糾紛的內(nèi)部控制工作，明確合同糾紛的基本程序。如果合同簽署雙方發(fā)生了合同糾紛，則要求相關(guān)責(zé)任人要第一時間向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，以使他們盡早的了解和掌握合同糾紛的實際情況，并制定有效的措施給予解決。在獲得單位授權(quán)后才可以與合同糾紛方進(jìn)行協(xié)商，盡可能降低合同糾紛產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。

3.5建立合同考核追蹤機(jī)制，保證內(nèi)部控制工作順利進(jìn)行

事業(yè)單位要根據(jù)自身實際情況來構(gòu)建合同管理考核追蹤制度，明確合同管理各個環(huán)節(jié)的基本職責(zé)，優(yōu)化合同風(fēng)險防范問責(zé)機(jī)制，以保證內(nèi)部控制工作的順利進(jìn)行。同時，事業(yè)單位還需要定期對合同管理情況進(jìn)行考核，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時采取有效措施給予解決，并追求相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，這樣可以保證事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制工作有條不紊的進(jìn)行，更好的提高合同管理的效率和質(zhì)量。

4.結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟就需要做好合同管理內(nèi)部控制工作，對合同管理過程中常見的問題進(jìn)行全面的分析，并制定有效的措施給予預(yù)防和解決，這樣一來不僅可以確保合同條款的順利實施，而且還能有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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［3］詹海燕.事業(yè)單位合同管理存在的問題及對策探析［J］.會計師，2015，3(10):84－85.

作者:李敏 單位:山西省煤炭地質(zhì)勘查研究院