淺談采購管理模式實踐
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2003年1月1日，《中華人民共和國政府采購法》生效實施，高校政府采購經(jīng)過十七年的實踐發(fā)展，尤其是近年政府采購法實施條例的頒布、招標(biāo)投標(biāo)法實施條例的修訂以及財務(wù)部74號令、87號令等配套規(guī)章的出臺，已形成基本完善的法律法規(guī)及政策體系和逐步規(guī)范的地方高校政府采購管理模式。但隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展、對標(biāo)“雙一流”建設(shè)的要求、內(nèi)涵式發(fā)展以及應(yīng)用型本科建設(shè)需要，特別是巡視、巡察以及審計要求下行政事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范建設(shè)需要，高校政府采購也面臨更加規(guī)范、落實“放管服”，更好服務(wù)教學(xué)科研的諸多挑戰(zhàn)。筆者自2007年以來，一直在某地方高校從事政府采購相關(guān)工作，以此為基礎(chǔ)，探索地方高校政府采購實務(wù)中的問題，總結(jié)地方高校政府采購創(chuàng)新、有效的方式方法，以期給地方高校政府采購提供決策參考，進一步規(guī)范和完善地方高校政府采購模式和行為。
1地方高校政府采購模式概況
地方高校政府采購管理模式基本可以歸納為集中型、分散型以及半集中半分散型。集中型是指成立了統(tǒng)一的、集中的采購機構(gòu)，負責(zé)整個高校貨物、服務(wù)、工程的政府采購工作；分散型是指沒有統(tǒng)一、集中的采購機構(gòu)，而是根據(jù)業(yè)務(wù)職能劃分，分別負責(zé)采購，比如一般由設(shè)備管理部門負責(zé)家具、儀器等貨物采購，信息化部門負責(zé)軟件、弱電相關(guān)等貨物或工程采購，基建部門負責(zé)基建工程采購等；半集中半分散型，也即相對集中的采購管理模式，一般在資產(chǎn)管理部門或后勤部門下設(shè)采購機構(gòu)，負責(zé)一般的貨物、服務(wù)采購，但專業(yè)性較強的，仍由業(yè)務(wù)職能部門負責(zé)采購管理和實施。筆者通過實踐以及調(diào)研發(fā)現(xiàn)，近年來大部分高校均向著集中型發(fā)展，總結(jié)評價較高的模式如下：遵循“管采分離”的原則，成立采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組，作為高校政府采購工作的最高決策、管理和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)；成立集中采購機構(gòu)，統(tǒng)籌全校貨物、服務(wù)、工程的采購；依據(jù)業(yè)務(wù)職能設(shè)立采購工作小組，負責(zé)采購前期審批、采購中監(jiān)督管理、采購后期合同管理與驗收結(jié)算，具體如圖1所示。圖1采購工作小組，各高校可以根據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置對應(yīng)的職能范圍不同的形式多樣的采購工作小組。
2采購工作小組管理模式的實踐探索
2.1采購前期實踐探索
2.1.1采購立項與需求書編制高校不乏專業(yè)技術(shù)人員，但缺少了解政府采購法律法規(guī)以及政策規(guī)定和懂得采購標(biāo)的技術(shù)需要的專業(yè)人員，在采購立項和需求書編制時，往往為了預(yù)算而立項、為了經(jīng)費支出而采購；能夠描述采購內(nèi)容的功能需求，但無法形成符合采購明確的技術(shù)規(guī)格需求；編制的采購需求書往往傾向或指向某一特定品牌型號，依據(jù)業(yè)務(wù)職能設(shè)置的采購工作小組在此可以充分發(fā)揮管理職能，組織立項專家論證、審批采購合理性、考慮資源整體配置、審核采購預(yù)算、論證采購文件合理性等。
2.1.2應(yīng)對地方高校不斷發(fā)展引起的多元化采購需求的形勢需要筆者調(diào)研的地方高校數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，近幾年采購需求第一梯隊依然是物資設(shè)備采購，項目數(shù)及預(yù)算金額均占首位，在整體采購項目中占45%；第二梯隊是修繕工程和服務(wù)項目，項目數(shù)每年在20~30項，在整體采購項目中占40%；第三梯隊是圖書教材和信息化產(chǎn)品及項目，每年項目數(shù)在10項上下，在整體采購項目中占10%。由此，地方高校普遍已經(jīng)從傳統(tǒng)的集中在貨物采購向綜合性采購發(fā)展，特別是修繕工程和服務(wù)需求逐年增加，在此情況下依據(jù)專業(yè)分工，設(shè)置不同的發(fā)揮管理功能的采購工作小組勢在必行，應(yīng)對新形勢的前提下科學(xué)、合理地開展高校政府采購。
2.1.3按時完成當(dāng)年預(yù)算的工作需要地方高校預(yù)算下達受預(yù)算管理法律法規(guī)和程序影響，一般在當(dāng)年的3月底、4月初，故地方高校普遍啟動采購的時間在第二季度初。筆者調(diào)研的地方高校數(shù)據(jù)顯示，項目啟動主要集中在第二、三季度，修繕工程受采購前期的程序影響、進口產(chǎn)品國際招標(biāo)受專家論證及備案影響，大多到第三季度初才能啟動，加之采購后續(xù)還需要審計核價、辦理免稅等進口手續(xù)，當(dāng)年無法結(jié)算完成。所以，設(shè)置采購工作小組，提前介入、加強采購管理，特別是修繕工程和大型或進口物資設(shè)備采購項目，早啟動、早采購、早實施，盡量確保當(dāng)年結(jié)算；同時，采購工作小組可以合理安排項目采購實施進度，避免在人員、時間的安排上會遇到采購和實施的“堵車”。
2.2采購實施實踐探索
2.2.1縮短采購實施周期、提高采購效率的需要筆者調(diào)研的地方高校采購項目的實施周期(指集中采購機構(gòu)受理項目到中標(biāo)或成交通知書發(fā)出的時間)，平均周期為2個月、最短0.5個月、最長10個月。采購周期短主要是采購金額小，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格統(tǒng)一，市場競爭充分，采用詢價等簡單方式采購；采購周期在3~4個月的主要為項目采購進口產(chǎn)品，受進口產(chǎn)品政府采購進口產(chǎn)品專家論證、財政部門備案以及商單一，多數(shù)需要執(zhí)行2次國際招標(biāo)影響；采購周期更長的，主要原因為采購文件或過程等受質(zhì)疑、投訴，處理等引起的招標(biāo)時間延長。采購工作小組的設(shè)置，可以加強管理、協(xié)調(diào)溝通各個環(huán)節(jié)，推進采購工作有序、有效開展。
2.2.2有利于加強采購實施的管理監(jiān)督近年來，高校政府采購環(huán)節(jié)中質(zhì)疑、投訴居高不下，財政部為規(guī)范相關(guān)行為相繼出臺了74號令、87號令和94號令，相關(guān)采購工作小組的設(shè)置，可以從采購管理角度出發(fā)，配合集中采購機構(gòu)實施好資格審查等工作，可以從審定采購文件的合理性、確定采購評審人員、跟進和監(jiān)督采購過程、配合處理質(zhì)疑投訴等方面發(fā)揮作用。
2.3采購后期實踐探索
2.3.1完善合同管理筆者調(diào)研的地方高校統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，中標(biāo)或成交通知書發(fā)出后，35%的項目合同簽約時間要超過30天。根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》第46條規(guī)定：“采購人與中標(biāo)、成交供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同。”地方高校政府采購在采購后期的合同簽訂環(huán)節(jié)存在很大的法律風(fēng)險。設(shè)置采購工作小組，可以從合同版本的起草與確定，相關(guān)條款的洽談、確定，在法定期限內(nèi)簽署政府采購合同。
2.3.2加強履約驗收地方高校政府采購的需求部門，往往在合同簽訂完成后，特別是交貨后，在履行合同甲方職責(zé)以及驗收、結(jié)算等環(huán)節(jié)存在拖延甚至不管、不顧的現(xiàn)象，采購工作小組的設(shè)置，可以承擔(dān)合同管理職能，督促需求部門按時、按合同約定履行相關(guān)義務(wù)，做好驗收與結(jié)算工作。
3結(jié)論與建議
通過筆者的實踐與調(diào)研，在地方高校政府采購模式中，依照“管采分離”的原則，在集中采購機構(gòu)外設(shè)置采購工作小組是一個良好的創(chuàng)新與嘗試。但實踐中仍存在值得改進的地方，筆者建議。首先，采購工作小組需要加強項目前期管理，主要是前期論證以及采購需求編制和審定，從政府采購的角度出發(fā)去審定采購項目和采購需求的合理性與科學(xué)性；也可以借助招標(biāo)機構(gòu)的力量，充分進行采購需求的論證，以便公正、合理、合規(guī)的開展項目采購。其次，從采購實施以及采購后期合同管理的角度，建議地方高校單獨設(shè)置法律事務(wù)工作小組，以應(yīng)對政府采購過程中的質(zhì)疑與投訴；同時加強合同簽訂環(huán)節(jié)的專業(yè)能力，推進政府采購合同簽約效率的同時，避免和防范法律風(fēng)險，應(yīng)對合同履約過程中的法律事務(wù)。最后，從加強地方高校政府采購隊伍建設(shè)的角度，設(shè)置集中采購機構(gòu)和采購工作小組，可以在集中采購機構(gòu)和采購工作小組崗位之間，依照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21號)第10條的規(guī)定，實現(xiàn)內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員的輪崗管理。
參考文獻
[1]中華人民共和國政府采購法[S].第五章第四十六條規(guī)定.
[2]行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)[S].(財會﹝2012﹞21號)第十條規(guī)定.
作者：楊明晨 單位：上海海洋大學(xué)招投標(biāo)辦公室