產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理淺議

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產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理，是產(chǎn)品作為科技檔案重要組成部分的必然要求。本文主要闡述產(chǎn)品檔案的在線整理、文件掛接、提供利用等流程，并從流程、制度等方面優(yōu)化產(chǎn)品檔案的數(shù)字化管理路徑，為產(chǎn)品檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級奠定了良性基礎(chǔ)。

一、產(chǎn)品檔案管理工作的轉(zhuǎn)換

產(chǎn)品檔案來源于生產(chǎn)，又服務(wù)于生產(chǎn)，是科技檔案的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、云數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)表現(xiàn)形式已經(jīng)無法滿足新時代的要求，產(chǎn)品檔案的數(shù)字化加工已成為必然的發(fā)展趨勢。

二、產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理

利用企業(yè)各種數(shù)字技術(shù)及其衍生技術(shù)，將傳統(tǒng)載體類型的檔案轉(zhuǎn)換成計算機可識別進行處理的數(shù)字信息，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并按照自己內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指主要通過掃描儀、照相機等電子設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程?？茖W(xué)開展紙質(zhì)產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作，可根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品檔案的年度、機構(gòu)、保管期限、重要程度及利用率、開放級別等來篩選，注重提高安全性、實用性、實效性等特點，加強對紙質(zhì)產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作的全流程安全風(fēng)險管理，從單位的實際情況出發(fā)，進行數(shù)字化加工管理。

1.準(zhǔn)備工作：查詢產(chǎn)品檔案的總案卷目錄（賬本），剔除無關(guān)及重復(fù)的信息，以不損壞原件為原則進行拆除裝訂，檢查卷內(nèi)頁號，有漏編、錯編的及時補充，有破損嚴(yán)重的組織修復(fù)，有褶皺明顯的進行壓平處理。

2.設(shè)備選擇：檔案在進行數(shù)字化掃描的過程中，可根據(jù)產(chǎn)品檔案掃描幅面的大小選擇相適應(yīng)的掃描儀，如：紙張質(zhì)量較差，超薄、過厚等可用平板掃描方式；紙張質(zhì)量較好可用高掃掃描方式進行；圖紙幅面較大可采用大幅數(shù)碼掃描。

3.整理原則：歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系；區(qū)分產(chǎn)品檔案不同的價值，便于保管和利用；符合文檔一體化要求，便于計算機管理；應(yīng)保證產(chǎn)品紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.質(zhì)量檢查：掃描后對電子文件中出現(xiàn)信息不完整、題名不符、漏掃、多掃等問題進行查漏補缺并核對順序，必須與紙質(zhì)檔案原件相一致，利用圖像處理軟件的糾偏、旋轉(zhuǎn)、裁邊、去污等功能進行校對，使圖像完整、端正、整齊。

5.數(shù)據(jù)的掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫，利用檔案管理系統(tǒng)軟件（檔案管理系統(tǒng)是依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素在計算機存儲器上逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲檔案），須在檔案整理模塊中鍵入必錄項，編輯數(shù)據(jù)等，選擇在電子文件模塊中點擊右鍵上傳已經(jīng)掃描過的產(chǎn)品檔案進行掛接，可以使用復(fù)制粘貼功能，在檔案系統(tǒng)“我的電腦”中，找到要掛接的電子文件，右鍵復(fù)制，然后再回到“整理”界面，在電子文件區(qū)域中右鍵粘貼就可以了。如果產(chǎn)品檔案涉及保密等敏感字符或相關(guān)信息，暫不進行掃描處理，自行檢查后可進行移交并入檔案管理模塊，再由接收人員進行審核及確定，并入檔案庫。整理中的文件信息在“收集整理”模塊中修改，歸檔后的數(shù)據(jù)若有需要修改的地方在“檔案管理模塊”中進行。

6.產(chǎn)品檔案整理過程的登記及數(shù)字化加工后的裝訂：制作登記表，登記數(shù)字化加工過程的主要負(fù)責(zé)人、加工過程注意事項及備注過程信息，記錄檔案整理前后的順序，注明頁號。數(shù)字化加工過程完成后，產(chǎn)品紙質(zhì)檔案應(yīng)該按照檔案的保管要求還原裝訂，排列順序保持不變，做到還原檔案無遺漏，案卷封面或者內(nèi)容有破損嚴(yán)重的需要及時更換，裝訂方式應(yīng)該符合檔案裝訂規(guī)范，確保檔案的前后一致性。數(shù)字化加工完成后，紙質(zhì)檔案與掃描后檔案及目錄錄入信息按照工作量的比例應(yīng)進行抽檢，并將糾錯內(nèi)容及時反饋給相關(guān)人員。

7.產(chǎn)品檔案數(shù)字化過程中注意事項：數(shù)字化加工流程是產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的具體要素，具有一定系統(tǒng)性與整體性，若某一環(huán)節(jié)出錯，必然會降低管理質(zhì)量，因此產(chǎn)品檔案數(shù)字化加工過程應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)流程。首先，應(yīng)將每卷待掃描的產(chǎn)品檔案進行的每一步驟在清單中填寫完整，如該檔案有破損、污染等情況，應(yīng)在流程清單處注明“原件字跡模糊”等字樣；其次，為降低企業(yè)數(shù)字化技術(shù)成本和提高資源利用率，待掃描產(chǎn)品檔案應(yīng)注意區(qū)分掃描件與非掃描件，重要與非重要，涉密與公開等文件信息；再者，雖然分辨率越大越清晰，但是文件存儲體積也會越大，一般要求文件<300dpi,圖片<600dpi；最后，建立目錄時要核對EXCLE表格中的信息與檔案庫的信息是否一致，要進行成果四性檢測，保證數(shù)字化加工后的產(chǎn)品檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。拆裝時保持原貌，加工完成后應(yīng)及時歸檔案庫，注意涉密檔案不得進行數(shù)字化加工等工作。

三、產(chǎn)品檔案利用的創(chuàng)新

1.紙質(zhì)檔案的查詢利用是指通過檔案的借查閱、摘錄、復(fù)制等方式，將檔案信息提供給利用者的過程。對比紙質(zhì)檔案利用方式，電子查詢利用更便利地服務(wù)于借閱人員。在進行電子產(chǎn)品檔案的查詢時，可通過登錄電子檔案管理系統(tǒng)賬號，進入產(chǎn)品檔案庫模塊，可在模塊中通過輸入產(chǎn)品質(zhì)證書號、合同號、錠號、產(chǎn)品年度等數(shù)據(jù)，所要查詢的檔案號、產(chǎn)品類別、歸檔單位等信息即可呈現(xiàn)出來。檔案管理者下發(fā)權(quán)限控制，借閱者可以在系統(tǒng)中通過在線申請，直接下載打印，減少了對紙質(zhì)檔案的借查閱次數(shù)及復(fù)印次數(shù)，從某種意義上對紙質(zhì)檔案進行了有效地保護。

2.電子檔案系統(tǒng)管理平臺還有一特點，可以按照產(chǎn)品檔案的編號、種類、年度等進行分類排序，檔案管理者可利用統(tǒng)計功能進行總結(jié)性業(yè)務(wù)工作。

3.創(chuàng)新電子的利用模式對比以前單一的走程序模式，很大意義上為借閱者及管理者提供便捷，做到足不出戶，既查所需，實現(xiàn)雙贏。既提高了管理者的工作效率，又降低了紙質(zhì)產(chǎn)品檔案的利用率，確保紙質(zhì)產(chǎn)品檔案的安全性。

四、產(chǎn)品檔案超出保管期限在系統(tǒng)中新的處置方法

產(chǎn)品檔案一般保管期限為定期三十年，有特殊要求的產(chǎn)品檔案保管期限為物項再役時間。利用電子管理系統(tǒng)平臺，對于超出保管期限需要銷毀的檔案，審核人員可對提交上來的待銷毀文件進行審核，是否可以進行銷毀處理，提交后的數(shù)據(jù)會在“檔案處置”里顯示，審核人員進入系統(tǒng)此功能后，首先可以查看要處理的檔案類型-產(chǎn)品檔案，再者可以查看待審核的產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)。查看文件目錄的信息、電子文件信息是否繼續(xù)保留并對要銷毀的文件作出銷毀標(biāo)記，再通過“處置結(jié)果”功能提交有銷毀標(biāo)記的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確無誤后再行銷毀。在系統(tǒng)中進行操作，省去跑各部門的復(fù)雜過程。由此可見，產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理模式其優(yōu)勢大于單純紙質(zhì)檔案的庫房管理模式。

五、產(chǎn)品檔案管理數(shù)字化進行中存在的問題及措施

1.問題：檔案工作者對環(huán)境變化缺乏認(rèn)識，仍然局限于以往的產(chǎn)品檔案管理思維中，不愿改變或是行動力遲緩；檔案服務(wù)上被動等待，檔案利用形式單一，流程復(fù)雜，需要蓋章、簽字、審核等過程進行時間過長，缺乏完整性和系統(tǒng)性；掃描數(shù)字化的檔案如何進行檢索查詢及對新的檔案資源如何接收等問題在產(chǎn)品檔案進行數(shù)字化加工過程中都會出現(xiàn)。

2.措施：提升管理人員意識，完善并重構(gòu)其意識觀念；圍繞人才隊伍建設(shè)，提升產(chǎn)品檔案數(shù)字化支撐；以制度環(huán)境為抓手，強化產(chǎn)品檔案數(shù)字化支撐。首先，制度環(huán)境是產(chǎn)品檔案數(shù)字化深化應(yīng)用的核心要素，其不僅能讓管理過程更加標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還能將責(zé)任落實到個人，形成良好的管理環(huán)境；其次，在研究原有關(guān)制度上，制定符合產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的新制度新措施，建立、健全檔案信息化管理制度，檔案數(shù)字化加工注意的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案負(fù)責(zé)人需明確檔案管理體系運行中的各崗位職責(zé)，檢查檔案管理工作，履行檔案工作監(jiān)督責(zé)任；其三，要搭建動態(tài)反饋系統(tǒng)，及時修正制度體系的不足，即要動態(tài)收集產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)化管理過程中制度的運行情況，在匯總分析其中缺陷基礎(chǔ)上，完善制度體系的不足，提升制度措施的適應(yīng)性，以更好保障產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的深化發(fā)展。國有企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理原則是保障國有企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的基本要素。要對其予以重視：一是遵循數(shù)字化原則。對于數(shù)字化的對象應(yīng)設(shè)定一套管理標(biāo)準(zhǔn)，達到這一標(biāo)準(zhǔn)才能將其進行數(shù)字化錄入管理；二是便利性原則。當(dāng)信息技術(shù)與產(chǎn)品檔案管理為契合點時，應(yīng)以便利為核心，如錄入便利、查詢便利及利用便利等，保證掃描的數(shù)字化產(chǎn)品檔案通過檔案管理系統(tǒng)平臺，能夠運用檢索等功能，給借閱者提供快捷服務(wù)；三是安全性原則。數(shù)字化管理模式可能會出現(xiàn)信息泄露或系統(tǒng)崩潰等風(fēng)險，為降低風(fēng)險，應(yīng)制定各種安全保障措施；四是保密性原則。檔案管理系統(tǒng)采取管理人員身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等錄入保密措施，還可根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求，在檔案管理系統(tǒng)為借閱者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，做好保密無遺漏；制定嚴(yán)格的追責(zé)制度，保障企業(yè)檔案不外泄；五是完整性原則。掃描的檔案要有效、實用。在對重點檔案無電子版的數(shù)字化加工，以及對檔案目錄、電子文件檔案在檔案管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)掛接等工作，逐步完善和充實“檔案信息化系統(tǒng)內(nèi)容”。完善強大的檔案系統(tǒng)服務(wù)功能，推進產(chǎn)品檔案信息化管理工作更標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。做好二級單位檔案的歸檔及接收工作，相關(guān)人員應(yīng)加強檔案管理培訓(xùn)，加大對信息化知識的學(xué)習(xí)范圍。全面提高檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，提高工作效率，掌握計算機技術(shù)，熟練掌握檔案管理軟件的各項功能，建立專業(yè)化的檔案數(shù)字化管理團隊，提升檔案管理人員數(shù)字化建設(shè)水平。此外，還公布相關(guān)檔案管理人員的一般信息，便于聯(lián)系與服務(wù)。綜上所述，國有企業(yè)產(chǎn)品檔案管理發(fā)展過程中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能提升檔案管理的質(zhì)量效果。國有企業(yè)檔案管理人員，應(yīng)對其予以重視，要針對自身對產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗不足等問題，提出具有適應(yīng)性的建設(shè)措施，為國有企業(yè)產(chǎn)品檔案發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

作者:王曉芬 單位:寶鈦集團有限公司檔案室